Programma-opdracht VFF - def 26 juni 2024

“Versterking Financiële Functie Rheden 2024-2027”

PROGRAMMA-OPDRACHT

Opgesteld door

Datum

Programmamanager Naam: Marjolein Huijskes Vastgesteld door

Opdrachtgever Naam: Gerard Zijlstra

1

Handtekening

1. Wenkend perspectief / uitdaging De gemeente Rheden heeft haar financiële functie op orde dat wil zeggen dat: ✓ iedereen met een financiële rol of verantwoordelijkheid deze correct en consequent kan vervullen, ✓ de financiële informatie actueel, snel en betrouwbaar beschikbaar is, ✓ de financiële administratie volledig, juist en tijdig is. 2. Aanleiding Naar aanleiding van eerdere bevindingen over de kwaliteit van de financiële verslaglegging voor Leefomgeving is in 2023, in opdracht van de teammanager Leefomgeving, samen met de concerncontroller, een quick scan uitgevoerd door Baker Tilly met de opdracht om te komen tot aanbevelingen voor verbetering en een roadmap voor de benodigde acties. Deze dient als basis voor het programma. In het eerste kwartaal van 2024 is op basis van deze quick scan een uitgebreide analyse uitgevoerd van de financiële functie in Rheden in de volle breedte omdat deze in algemene zin niet op orde is. Dit wordt gezien door de raad, het college, de directie en de organisatie inclusief het team financiën. Het besef is er dat het versterken van de financiële functie ingrijpt op ieder niveau, taai is en meerdere jaren van volharding vereist om stap voor stap naar versterking te gaan. Het team financiën, dat daarin een belangrijke rol heeft, heeft extra aandacht en ondersteuning nodig om de uitdagingen het hoofd te bieden. 3.

Programmadoel(en) Als het programma klaar is hebben we de volgende doelen bereikt (in willekeurige volgorde): 1. Het financiële beleid is geactualiseerd en het is duidelijk hoe, wanneer en door wie deze geactualiseerd worden. 2. De financiële systemen en bijbehorende modules zijn ingericht naar de behoefte van de organisatie en de behoefte aan relevante rapportages. 3. De data zijn betrouwbaar. De organisatie en discipline van de mensen die coderen en goedkeuren eveneens. 4. De relevante financiële processen zijn herijkt, herkenbaar en duidelijk voor iedereen die een rol/taak en verantwoordelijkheid heeft in die processen. De relevante processen leveren adequate informatie om de specifieke (budget-)verantwoordelijkheid te kunnen waarmaken. 5. Binnen de gemeente Rheden (h)erkennen we elkaars behoeften en dilemma’s, collega’s uit team financiën en collega’s uit andere teams weten elkaar te vinden en werken samen aan onze maatschappelijke opgaven. Een en ander binnen de door de Raad vastgestelde (financiële) kaders. 4. Scope en afbakening Het vernieuwen van de financiële functie is een omvangrijk verandervraagstuk waarin we met kleine stappen de verbetering gaan ervaren. We werken aan de verschillende rollen binnen de financiële functie, en de bijbehorende taken en verantwoordelijkheden, op het gebied van: • • • •

het voeren van de administratie het organiseren van de controle, verantwoording en financiële sturing het adviseren en ondersteunen bij beleid en besluitvorming het ondersteunen en organiseren van het budgetbeheer (budgethouders en -beheerders)

Het bestendigen van die rollen, taken en verantwoordelijkheden is een verantwoordelijkheid van ons allemaal en valt in de slotfase van loslaten en inbedding van de programmadoelen in de bredere organisatie. De doorontwikkeling van het team financiën valt buiten de scope van deze programmaopdracht naar achteren maar is wel een belangrijke randvoorwaarde.

2

5. Kaders en randvoorwaarden Geldende (beleids- en wettelijke) kaders Het belangrijkste wettelijke kader voor dit programma is het BBV (Besluit begroting en verantwoording). De herijking van onze eigen kaders, financiële verordening, de nota reserves en voorzieningen en budgethoudersregeling valt binnen de scope van het programma. Een kader voor subsidies, om de financiële verwerking ervan technisch en administratief helder te maken, valt mogelijk buiten de scope van dit programma. Geldende randvoorwaarden t.a.v. tijd, geld, kwaliteit. De doorlooptijd van het programma wordt geschat op drie jaar, te starten medio 2024, en medio 2027 over te dragen naar de staande organisatie. De timing van de projecten is essentieel in dit programma, we willen gelijk oplopen met de P&C momenten zodat MT en DT gericht op de opgaven kunnen (bij)sturen. Het budget dat de raad beschikbaar heeft gesteld voor het programma zetten we flexibel in naar aanleiding van de behoeften die zich voordoen binnen het programma zolang dit aantoonbaar bijdraagt aan het behalen van de programmadoelen.

Het team financiën is formatief en kwalitatief op orde en toegerust om in dit programma haar rol te pakken en in de bestuurlijke en ambtelijke advies en ondersteuningsbehoeftes te voorzien. Er loopt een onderzoek naar het verlengen dan wel het opnieuw aanbesteden van ons financiële systeem door de Connectie. Het opstellen van een eisenpakket voor deze eventuele aanbesteding valt buiten de scope van dit programma maar is wel een belangrijke randvoorwaarde. Verder is 100% betrokkenheid en ondersteuning nodig van DT en MT bij het vrijspelen van de medewerkers (voor een aantal uren per week) die van belang zijn voor het versterken van de financiële functie van Rheden. 6. Betrokken partijen De gemeenteraad in het algemeen en de financiële commissie en de rekenkamer in het bijzonder zijn de belangrijkste “klanten”. Het college, de directie en het managementteam zijn belangrijke spelers, ze staan aan het roer en zetten de koers die nodig is om het doel te bereiken. Het team financiën is samen met de budgetbeheerders aan zet om op de inhoud het nodige werk te verzetten. 7. Programma-organisatie op hoofdlijnen (in concept, er wordt nog gewerkt aan een sluitende governance) Stuurgroep: Pfh Financiën en Directeur BV; om te beginnen één maal per maand. College en gemeenteraad: 2x per jaar bijpraten of zo vaak als nodig is. Financiële commissie: betrekken op de inhoud en gericht benaderen.

Opdrachtgever: TM Financiën Opdrachtnemer: Programmamanager BV TM Financiën en Programmamanager BV werken nauw samen in hun verschillende rollen.

Team: o o o

Projectleider financieel beheer (doel 2, deels ook 3 en 4) Monique ten Holder en/of een externe medewerker. Projectleider financieel/business advies (doel 1, 3 en 4, deels ook 5) Rene Seegers (?) en/of een externe medewerker. Projectleider “groei en bloei” (doel 5, deels ook doel 3) nog te bepalen.

3

Control: Zowel de financial controller als de concerncontroller hebben een belangrijke richtinggevende rol bij (de voorbereiding van) de besluitvormingsmomenten. De financial controller neemt deel aan het regieteam, dat verantwoordelijk is voor de regie op het proces van de bestuurlijke P&C documenten, en bewaakt de financiële aspecten ervan. De concerncontroller bewaakt het functioneren van het systeem van interne beheersing en sturing. Informatiemanagement: Op termijn zullen we ook onze informatiemanagers nodig hebben dan wel een informatieanalist moeten inhuren om ons te helpen bij het opbouwen en genereren van relevante rapportages. Klankbordgroep: Om het management (ofwel de budgethouders) goed aangehaakt en medeverantwoordelijk te houden is het belangrijk om periodiek met elkaar te spiegelen hoe de voortgang van het programma loopt. We haken daartoe aan bij het overleg dat reeds plaatsvindt met betrekking tot de implementatie van de Solide Kadernota. 8. Aanpak De aanpak is opgedeeld in fases voor de helderheid en het onderscheid van de verschillende projecten en processen. Ze volgen elkaar niet in de tijd op maar zullen deels naast elkaar uitgevoerd worden en altijd samen met elkaar. Gaandeweg zal er in de verschillenden projecten aan veel van de beoogde resultaten worden gewerkt: met kleine stapjes.

1 2

fase Basis op orde Groei en Bloei

3 4 5 6 7

Budgetbeheer Verplichtingadministratie Financieel/business adv. Processen en procedures Inbedden werkwijze

planning Juni ’24 – juni ‘25 Nader te beoordelen idem idem idem idem idem

capaciteit

budget

Per project te beoordelen

€ 500.000

Fase 1 is uitgewerkt in de projectopdracht “”De basis op orde”, deze is momenteel meest urgent vanwege de opgave Solide Begroting 2025. De uitwerking voor de andere fases volgt. We zullen ieder kwartaal met elkaar kijken hoe het gaat, waar we moeten bijsturen en welke projecten/processen de prioriteit moeten krijgen 9. Programmarisico’s Het grootste risico is altijd weer onvoldoende tijd, aandacht en urgentie. Het DT is het kruispunt waar alles passeert en waar de integrale afwegingen worden gemaakt. Ze is eindverantwoordelijk voor de knoppen van tijd en geld en van een bijgesteld resultaat als het beoogde resultaat niet haalbaar blijkt om moverende redenen. 10. Verhouding tot andere initiatieven Er ligt een sterke relatie met het traject Solide Kadernota, met het proces verbetering college- en raadsvoorstellen en met het programma nieuwe sturingsfilosofie.

4