Procesopdracht Pilot Burgerberaad G1000 def

Burgerberaad G1000 in Rheden Een pilot voor partnerschap

PROCESOPDRACHT

Opgesteld door Procesbegeleider Naam: Marjolein Huijskes Vastgesteld door Opdrachtgever Naam: Nanette Konings

Datum

Handtekening

1. INLEIDING Naam proces: Bestuurlijk opdrachtgever: Ambtelijk Opdrachtgever: Procesbegeleider:

Burgerberaad G1000 Rheden, een pilot in partnerschap Carol van Eert, portefeuillehouder Partnerschap en Participatie Nanette Konings, directeur Bedrijfsvoering Marjolein Huijskes, programmamanager Bestuur en Directie Advies

2. WENKEND PERSPECTIEF/UITDAGING We hebben het instrument Burgerberaad/G1000 toegevoegd aan onze gereedschapskist voor partnerschap en participatie en kunnen het inzetten wanneer de omvang en het belang van het actuele vraagstuk dat rechtvaardigen. 3. AANLEIDING Bij de behandeling van het beleidskader Energie en Landschap in juni 2021 heeft de raad gevraagd om een voorstel voor het opzetten van een Burgerberaad voor de klimaatopgave in Rheden. In december 2021 heeft de raad ingestemd met het opzetten van een Burgerberaad G1000 in Rheden inclusief de daarvoor benodigde financiële middelen en een positieve zienswijze gegeven op de nog te ondertekenen partnerovereenkomst tussen gemeente en stichting G1000.nu. Het onderwerp van dit burgerberaad is “Hoe wordt Rheden CO2 neutraal in 2040?”. De inhoud is voor deze procesopdracht geen onderscheidend criterium. Als instrument voor partnerschap en participatie met inwoners en bedrijven kan een burgerberaad voor meerdere vraagstukken worden ingezet. Het betreft een nieuw instrument dat met name gericht is op het maximaal betrekken van inwoners bij hun lokale bestuur. Als zodanig verdient het de aandacht om goed in de organisatie te bedden. De raad heeft de portefeuillehouder voor partnerschap en participatie gevraagd om de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor dit proces te dragen.

Er moet een duidelijke knip komen tussen vorm/proces en inhoud. Dit is door het college, in vergadering bijeen op dinsdag 1 februari 2022, bekrachtigd. 4.

BEOOGDE PROCESRESULTATEN 1. Een goede project- en processtructuur. Hier gaat het vooral om de proceskwaliteitseisen, om zo maximaal rendement van de inspanning te kunnen realiseren. Organisatiebreed moeten medewerkers de ruimte krijgen om mee te doen en te experimenteren. 2. Praktische handvaten om inhoudelijk met de inzichten uit de G1000 aanpak te werken. 3. Een Burgerakkoord over het onderwerp in kwestie dat tijdig (december 2022) door de gemeenteraad in behandeling kan worden genomen.

5. DOELSTELLING De raad heeft de portefeuillehouder voor partnerschap en participatie gevraagd om de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor dit proces te dragen. Er moet een duidelijke knip komen tussen vorm/proces en inhoud. Met deze aanpak willen we het burgerberaad neutraal en onafhankelijk neerzetten. Het gaat over de manier waarop inwoners, ondernemers en gemeente met elkaar tot gedragen oplossingen komen over belangrijke maatschappelijke thema’s. 6. SCOPE EN AFBAKENING De opdracht betreft alleen vorm en proces van het burgerberaad. Deze ligt primair bij de afdeling Bedrijfsvoering. De inhoud (het toeleveren van kennis en informatie en uitwerken van het burgerbesluit na vaststelling door de gemeenteraad) is aan de verantwoordelijke portefeuillehouders en de afdelingen Leefomgeving en Samenleving. Ook gaat de opdracht niet verder dan het organiseren van het Burgerberaad G1000 tot en met het opleveren van het Burgerakkoord.

7.

KADERS EN RANDVOORWAARDEN

Geld Het benodigde budget voor zowel de inhuur van de Stichting G1000 als voor het uitvoeren van het burgerberaad wordt deels gedekt uit het Klimaatbudget en is deels beschikbaar gesteld door de gemeenteraad (december 2021). De geraamde kosten voor het burgerberaad bedragen naar schatting: G1000 inzet: € 84.000 Communicatie: € 5.000 Campagne: € 10.000 Locaties: € 10.000 Catering: € 30.000 Audiovisueel: € 25.000 Dagvergoeding: € 16.000 Eigen/extra personeel: P.M. Totaal:

€ 180.000

Organisatie De inzet van eigen/extra personeel is niet meegenomen in de kostenraming. Voor een maximaal resultaat van deze pilot is het noodzakelijk dat het burgerberaad zoveel mogelijk door eigen personeel wordt ondersteund en waar nodig uitgevoerd. Eigen medewerkers zullen moeten worden vrijgemaakt voor de ureninzet die nodig is. Het streven is niet alleen om maximaal draagvlak onder inwoners te bereiken voor de aanpak maar ook onder ambtenaren en politici. Mogelijk kunnen we onder de eigen medewerkers ook loten voor deelname aan de tafels net als we bij de inwoners doen. Wat is er nodig in het projectteam: Projectleiding gemeente, is tevens het aanspreekpunt voor projectleider G1000. - Projectassistentie met betrekking tot de logistieke organisatie. - Gerichte inzet met betrekking tot de werving van deelnemers, intern en extern. - Communicatie advisering vanuit bedrijfsvoering. - Communicatie uitvoering vanuit de afdelingen. - Ondersteunende communicatie/vraagbaak in de dorpen extern inkopen (Opiniepijlers inzetten, extra budget is opgenomen in de algemene begroting klimaataanpak 2022). De piekbelasting voor het projectteam ligt in de voorbereidende weken in april, mei en juni, daarna wordt het rustiger met uitzondering van de communicatie en participatiecampagne die loopt gedurende het hele proces door.

Wat moet er gebeuren: - Verkenning aansluiting projectstructuren voor onderzoek vanuit Ministerie BZK en/of RES (Rheden als lokaal voorbeeldproject) - Mobiliseren van de verschillende doelgroepen/sleutelfiguren in de kernen. - G1000 cafés in de drie grote kernen organiseren om kennis te maken met de aanpak. - Medewerking Sportbedrijf voor locaties burgertop, fora en raad. - Locaties vastleggen en geschikt maken. - Mobiliseren van collega’s en politici voor aan de tafels (loten?) bij de burgertop en de burgerraad.

-

-

Organiseren van een raadswerkgroep die actief meedoet. Medewerking burgerzaken en Connectie voor loten en brieven. Mobiliseren van schrijvers voor de burgerfora.

Mobiliseren extra tafelaars, als deze niet onder de deelnemers geworven kunnen worden Mobiliseren gastheren en -vrouwen voor de bijeenkomsten

Opzetten taakgroep beleidsadviseurs: oriënteren op wat er speelt, reader schrijven, sprekers en experts regelen, na afloop ontwikkelen van beleidsscenario’s op basis van de input uit het burgerberaad. Voor al deze rollen en taken is de medewerking van DT en MT noodzakelijk zodat medewerkers die zich aanmelden ook echt de tijd krijgen om hier samen voor te gaan. -

Tijd Vanwege de verplichtingen die we in RES verband zijn aangegaan en het aflopende klimaatbeleid ligt de deadline voor het opleveren van een Burgerakkoord in oktober 2022. Om die deadline te halen moeten we na de verkiezingen in maart starten met het maken van de bedding (zie aangehecht projectplan G1000) en voor de zomer de Burgertop houden. In september gaan we dan verder met de bijeenkomsten in het Burgerforum zodat we in oktober de afsluitende Burgerraad kunnen houden waarin het Burgerakkoord wordt gepresenteerd. Informatie Alle beschikbare informatie wordt voor medewerkers beschikbaar gesteld in een PJ map. Kwaliteit We streven naar hoge kwaliteit, er hangt veel af van een correcte uitvoering. Het vertrouwen van onze inwoners in de politiek en in de gemeentelijke organisatie is ons veel waard. Dit wordt een voorbeeld proces voor de doorontwikkeling van partnerschap en participatie in het openbaar bestuur. 8. BETROKKEN PARTIJEN Intern: medewerkers, collegeleden en gemeenteraadsleden. Extern: G1000, Opiniepijlers en natuurlijk onze inwoners en ondernemers en de nog op te zetten Klimaatcoalitie. 9.

PROCESORGANISATIE OP HOOFDLIJNEN

Opdrachtgever Procesbegeleider Projectteamleden Stuurgroep Raadswerkgroep Taakgroep Beleid Werkgroep ondersteuning 10.

AANPAK

Fasering Fase 0

Vaststellen opdracht inclusief randvoorwaarden

Planning 2022 Medio maart

Fase 1

Maken van de bedding en voorbereiden burgerberaad

Medio maart-eind april

Fase 2

Burgertop

Eind juni

Fase 3

Verschillende burgerfora

september

Fase 4

Burgerraad en akkoord

Oktober

Besluitvorming raad

December

11. PROCESRISICO’S Teveel vertraging leidt tot verlaging van het vertrouwen. Onvoldoende neutraliteit in het proces eveneens. Mogelijkheid van een nieuwe Covid-golf in het najaar/winter, waardoor het proces niet afgerond kan worden. 12. VERHOUDING TOT ANDERE INITIATIEVEN Er ligt een link met de verplichte Participatie paragraaf in de Omgevingswet en het beleidskader voor participatie dat opgesteld wordt.