Presentatie Digitaal Rheden orienterende vergadering 20 februari 2024

Programma Digitaal Rheden

oriënterende raadsvergadering 20 februari 2024

Agenda 1.

Programma Digitaal Rheden

2.

Doel van het programma

3.

Activiteiten, resultaten en voortgang

4.

Financiën

5.

Wet open overheid en voortgang (toezegging)

6.

Digitaal decenium (EU digital decade)

7.

Vragen

1. Programma Digitaal Rheden: thema’s I Efficiënte en toegankelijke dienstverlening --------------------- Digitale dienstverlening - Transparante en open overheid - Papierarm en digitaal werken

II Moderne werkgever

III Samenwerken

IV Stevig fundament

V Sturing

--------------------- Digitaal fit zijn en blijven - Digitalisering opgenomen in strategische personeelsplanning

--------------------- Demandmanagement - Harmoniseren van processen en systemen - Bestuurlijke advisering digitaliseren

--------------------- (Kern)systemen werken in dienstverlening en archivering zijn betrouwbaar en toegankelijk ondersteunen medewerkers

--------------------- Datagedreven werken - We voldoen aan wet- en regelgeving

6-9-2022

2. Doel van het programma • Digitalisering: ‘omzetten van analoge informatie in bits en bytes’ en veel meer • Aanleiding • Meer digitale samenleving: inwoners gemiddeld 4 uur en 44 minuten online

• Wet- en regelgeving: Decentralisaties Sociaal Domein, Omgevingswet, Wet open overheid, Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer, Archiefwet, Wet digitale overheid, etc • Veilig en hybride kunnen werken: met nieuwe gemeentehuis is digitaal werken de norm • Digitaliseren in dienst van de lokale samenleving.

2. Wat hebben onze inwoners/bedrijven er aan ? • Alle producten en diensten kunnen ook digitaal worden afgenomen en digitale dienstverlening wordt gewaardeerd met een 8 in 2026, dit o.a. door lancering van een nieuwe website (Rheden.nl). • Een moderne, transparante, veilige, betrouwbare en open overheid die het inwoners, bedrijven, instellingen en medewerkers mogelijk maakt plaats en tijdsonafhankelijk, toegankelijk, efficiënter en slimmer respectievelijk product/dienst te kunnen afnemen en de kwaliteit van het werk te verhogen.

• Digitalisering staat in dienst van de lokale samenleving. worden.

3. Programma Digitaal Rheden: eindresultaten I ---------------------Alle producten en diensten zijn ook digitaal te verkrijgen. -Digitale dienstverlening wordt gewaardeerd met een cijfer 8 in 2026. -We werken papierarm en digitaal. -We werken transparant en open.

II ------------------------

III ------------------------

IV ------------------------

V ------------------------

-Medewerkers zijn

-Voorstellen tot verbetering demand en supplymanangement zijn gemaakt en overgedragen aan de lijn. - Harmonisatie is uitgangspunt van ons handelen. - Digitalisering van bestuurlijke advisering is uitgevoerd.

- Medewerkers worden ondersteund met (basis)systemen die het mogelijk maken het werk adequaat uit te voeren. -Ons archief is in een goede en geordende staat en zo verbeteren we onze informatievoorziening.

- Met datagedreven werken voeren medewerkers hun werkzaamheden op een kwalitatief hoger niveau uit. - We voldoen aan wet- en regelgeving

digifit en weerbaar. -Digitalisering is onderdeel van de strategische personeelsplanning.

3. Programma Digitaal Rheden: stand van zaken I ---------------------

-

-

Digitale dienstverlening, circa 45% gereed, extern advies op toegankelijkheid, nieuwe website Papierarm en digitaal werken, is de laatste fase in digitalisering, substitutie, digitale handtekening van backofficesystemen Elektronische publicatie, afgerond

II ------------------------Digifitte medewerker, aanpak en in samenwerking met Astrum College -Aanpak digitalisering als onderdeel van personeelsbeleid is gemaakt

III ------------------------

IV ------------------------

V ------------------------

-Digitalisering van bestuurlijke advisering incl archivering loopt -Connectie: harmonisatie kansen zijn in beeld gebracht, bij nieuwe applicaties is harmonisatie het uitgangspunt - Connectie: voorstellen tot verbetering demand en supply zijn vastgesteld

-Een noodzakelijk upgrade van een van basisapplicaties ten behoeve van dienstverlening heeft door problemen bij leverancier vertraging opgelopen, dienstverlening blijft op peil. Oplevering in q2 2024

-Er is een visie op datagedreven werken. Er vinden pilots plaats. We geven richten datamanagement in. We zijn bezig met het dataportaal Rheden in cijfers - Er komt de komende periode veel nieuwe EU wet en regelgeving aan, digitale decade, zie verder op in presentatie

3. Aandacht voor ethische waarden bij digitalisering Bij inzet van digitale technologie aandacht te besteden aan de ethische afweging tussen verschillende waarden. • Inzet om ethische waarden centraal te stellen bij digitalisering en dit op te nemen in het (regionaal) informatiebeleid • Uiterlijk eind 2024 middels raadsbrief rapportage over (on) mogelijkheden beschreven uitgangspunten (inzet digitale technologie transparant en controleerbaar; besluitvorming door een mens; portefeuillehouder Digitale Zaken; deelname algoritmeregister, publicatie algoritmeregister, gemeente is eigenaar van in publieke ruimte verzamelde data; verbinden van leveranciers en partners; voorleggen van onvoorziene ethische vraagstukken rondom digitale technologie aan de gemeenteraad)

6-9-2022

4. Financiën •

Er is bij Digitaal Rheden sprake van een investering die in 5 jaar wordt afgeschreven (kapitaalslasten).

•

Het betreft een meerjarig programma, we zijn gestart in 2023 zijn we gestart, we hebben knel- en aandachtspunten. Uitgaven en verplichtingen op programmaniveau lopen daarom nog achter.

•

We verwachten uiteindelijk de beschikbaar gestelde middelen ook benodigd te hebben, eventueel met wat uitloop (kadernota 2025).

•

Verantwoording loopt mee met de P&C-cyclus.

6-9-2022

5. Wet open overheid • De Wet open overheid (Woo) is per 1 mei 2022 inwerking getreden.

• Het doel van de Woo is een transparante overheid. • Een inwoner kan een verzoek tot openbaarmaking van informatie doen (passieve openbaarmaking). • De Woo voegt daar de actieve openbaarmakingsplicht aan toe. De verplichting om documenten uit zeventien informatiecategorieën gefaseerd uit eigen beweging openbaar te maken. Op een nog nader bekend te maken tijdstip. • Daarnaast eist de Woo dat de informatiehuishouding van de gemeente op orde is. Informatie moet beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren zijn.

6-9-2022

5. Voortgang Wet open overheid (Woo) I Contactpersoon Woo -------------------------------

II Opleiding ------------------------

III Passief publiceren ---------------------------

IV Actief publiceren ------------------------

-

-Meer dan 20 medewerkers hebben een training Woo gevolgd voor 1-5-2022. - Eventueel een aanvullende opleiding voor (centrale) contactpersoon Woo.

-Op onze website Rheden.nl publiceren we de openbaar gemaakte informatie. -Afhankelijk van de omvang en complexheid kan een verzoek relatief snel worden behandeld. Maar een omvangrijk Wooverzoek kan ook een (te) grote druk op teams leggen, vanwege de wettelijke behandelingstermijn.

-Wij publiceren al: a) Openbaar gemaakte documenten n.a.v een Woo verzoek b) Bestuurstukken B&W: c) Organisatiegegevens: d) Weten regelgeving. - We zijn aangesloten op de Woo-index. - We volgen planning van het Rijk, een aantal categorieën hebben een grote impact op de organisatie.

-

Vanaf 1 mei 2022 (inwerkingtreding Woo) is er een tijdelijke contactpersoon Woo aangewezen door het college. Er is na ruim 1,5 jaar ervaring een voorstel tot duurzame (centrale) invulling (centrale) contactpersoon Woo.

V Informatiehuishouding ---------------------------------Er is binnen onze organisatie grote behoefte aan het automatisch weglakken van gegevens met gebruikmaking van anonimiseringssoftware. Voorzien wordt dat dit in het eerste kwartaal van 2024 kan worden ingekocht. -Actief openbaar gemaakte informatie ontsloten en doorzoekbaar (Woo-index). - Van document tot archivering: voorzien is in het slim digitaliseren van archief, en een regionale aanbesteding van het digitale archief samenloop met papierarm en digitaal werken. Een flinke uitdaging.

-> Goede stappen gezet in 2022 en 2023, volgt nog een grote uitdaging de komende jaren

6. Digitaal decenium (EU digital decade) •

13 nieuwe Europese wet- en regelgeving binnen nu en 2026 met grote impact op digitaliseringsopgave (o.a. informatieveiligheid, privacy, kunstmatige intelligentie (AI), elektronische identificatie, data en uitwisseling). Een deel van de wetten zijn al van kracht.

•

Uit de eerste impactanalyse VNG blijkt een forse impact op het gebied van veiligheid, communicatie, organisatie besturing en control, organisatie toezicht en handhaving, personeel, administratieve organisatie, informatievoorziening en juridische zaken.

•

Een uitvoeringstoets door de VNG vindt momenteel plaats. Deels moet nog bepaald worden wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe extra taken worden bekostigd.

•

Voor nu geldt bewustwording, kennisverzameling, aanpak en implementatie in samenhang is noodzakelijk en leidt deels tot uitbreiding van de scope programma Digitaal Rheden.

•

In de perspectiefbrief 2025 van onze bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie wordt dit onderwerp ook gezien als belangrijke wettelijke ontwikkeling met impact. Tijdens de oriënterende raadsvergadering in april waar o.a. De Connectie centraal staat, komen de belangrijkste ontwikkelingen waaronder Digital Decade aan de orde.

Vragen