Plan van Aanpak Slagkracht in Samenwerking definitief (24.23)

Plan van Aanpak “Slagkracht in Samenwerking” Versie d.d. woensdag 20 maart 2024

Inleiding In 2023 en 2024 zijn er aan de gemeenteraad twee rapportages aangeboden die ingaan op het functioneren van de gemeente Rheden. Ten eerste heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar het samenspel tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Ten tweede heeft het Perikles Instituut het vergadermodel en -wijze van de gemeenteraad geëvalueerd. Beide rapportages zijn vergezeld van aanbevelingen aan de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Naast deze rapportages is er op 30 januari 2024 een raadscommunicatieplan door de raad vastgesteld met als doel de afstand tot inwoners te verkleinen en actief burgerschap (onder jongeren) te vergroten. Bij de vaststelling van het rapport van de rekenkamercommissie is door de raad een motie aangenomen (zie bijlage). In deze motie is geconstateerd dat zowel raad, college als organisatie nog verbeterslagen kunnen maken in het samenspel en hierin alle drie een verantwoordelijkheid te nemen hebben. Ook is toen vastgesteld dat zowel het rekenkamerrapport als het advies van Perikles Instituut vertaald moet worden en dat het wenselijk is dat beide trajecten uiteindelijk samen komen tot een integraal voorstel.

Vandaar dat de raad een werkgroep ‘Slagkracht in Samenwerking’ heeft ingesteld met een vertegenwoordiging vanuit de raad, college én ambtelijke organisatie onder voorzitterschap van de voorzitter van de raad en begeleiding van de griffier. Deze heeft als opdracht gekregen een Plan van Aanpak op te stellen dat ingaat op de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek en het Perikles advies. Het Plan van Aanpak moet een duidelijk onderscheid maken wie (raad, college of ambtelijke organisatie) welke aanbeveling oppakt of (beargumenteerd) niet overneemt. Tot slot zou dit Plan van Aanpak moeten worden gepresenteerd in een rondetafelgesprek voor 1 april 2024. In dit definitieve Plan van Aanpak leest u het resultaat van de werkgroep.

Leeswijzer De werkgroep is in drie bijeenkomsten gekomen tot een kort, maar krachtig plan van aanpak vanuit de behoefte om concrete stappen te zetten. De opmerkingen tijdens de oriënterende vergadering van 5 maart zijn daarin meegenomen alsmede de nagekomen reacties van fracties. In het volgende hoofdstuk leest u onze visie op de aanpak. Gezien de verbinding tussen de eerder genoemde rapportages, het raadscommunicatieplan en het bieden van een helder overzicht, is ervoor gekozen alle aanbevelingen te verwerken in een visual. Deze kunt u vinden in het volgende hoofdstuk. Het Plan van Aanpak sluit af met een overzicht van de 16 aanbevelingen met daarbij een (proces)voorstel op alle aanbevelingen waar de raad op gevraagd wordt te besluiten. Het plan van aanpak sluit af met een tijdlijn voor de komende periode waarin de aanbevelingen verder worden uitgewerkt.

2

Visie op het Plan van Aanpak Voordat we doorstappen naar de concrete aanbevelingen en uitvoering, geeft de werkgroep graag een aantal uitgangspunten mee waarop we ons Plan van Aanpak baseren. Uitgangspunten die ons helpen in de vertaling van de aanbevelingen in de praktijk en kunnen dienen als kader of richting waarop we kunnen terugvallen. Onze visie op het Plan van Aanpak is als volgt (cursief).

1. Inwoner centraal Het is niet voor niets dat de gemeente Rheden aan vernieuwing toe is: sommige inwoners zijn het vertrouwen in de gemeente namelijk verloren. Die inwoner heeft geen boodschap aan de wijze waarop in “samenspel” en met welk “vergadermodel” de gemeente Rheden tot besluitvorming komt. In de uitvoering van de aanbevelingen zal misschien de neiging bestaan om naar de eigen taken en verantwoordelijkheden van raad, college en organisatie te kijken, maar de gemiddelde inwoner ziet het verschil tussen raad, college en ambtelijke organisatie niet. De inwoner ziet “de gemeente” acteren. Daarom willen we in de uitvoering van de aanbevelingen de inwoner centraal stellen: waar zou die behoefte aan hebben? Wat sluit aan bij hun leefwereld? Uiteindelijk is de inwoner het eindperspectief voor wie we de aanbevelingen uitvoeren en waarop raad, college en organisatie elkaar kunnen vinden.

2. Luister, reflecteer en sta open De inwoner centraal is ons richtsnoer, maar aan de andere kant is er de politieke werkelijkheid. Elk raads- en collegelid bedrijft de politiek op zijn/haar eigen manier en behartigt daarmee de eigen achterban. Dat is op zich niet erg: politiek gaat er immers om zo goed mogelijk met elkaar van mening te verschillen en dat op een democratische wijze in de openbaarheid te doen. De ander overtuigen en door de ander begrepen worden, vraagt echter wel eerst te begrijpen wat de ander zegt. Dit vraagt een open houding, te luisteren naar elkaars standpunten en te reflecteren op wat de ander zegt. Door daar gezamenlijk in op te trekken, komen de leefwerelden van raad, college en organisatie dichterbij elkaar.

3. Categoriseer, prioriteer en alloceer In de 16 aanbevelingen zitten nogal wat verschillen. Sommige aanbevelingen hebben een doelstelling in zich (“verklein de afstand met de inwoner” of “kom tot een effectiever debat”), andere aanbevelingen richten zich op de verbetering van de instrumenten (“herzie de opzet van raadsvoorstellen” of “organiseer een pilot mondelinge vragen stellen”) terwijl nog weer andere aanbevelingen gaan over houding, gedrag en omgangsvormen (“investeer in argumentatieve vaardigheden” of “politieke antenne ontwikkelen”). Met andere woorden: sommige aanbevelingen zijn heel concreet en klein en andere heel groots en meeslepend. Bepaalde aanbevelingen werken ook op elkaar in. Waarschijnlijk wordt er een beter debat gevoerd als in de raadsvoorstellen ook argumenten of varianten te lezen zijn. Daarvoor is het ook nodig dat medewerkers hun politieke antenne verder ontwikkelen en daar de informatieverstrekking op aanpassen. In het vervolg zullen we dus aandacht hebben voor het categoriseren en prioriteren van die aanbevelingen waarmee we als eerste aan de slag gaan. We categoriseren de aanbevelingen richting de samenleving, de eigen 3

raad of als intern samenspel. Daarnaast maken we een onderscheid in aanbevelingen die we op de korte termijn oppakken (uitvoering voor 1 september 2024), de middellange termijn oppakken (uitvoering voor 1 januari 2025) en aanbevelingen die niet worden opgepakt. Tot slot stellen we ook voor een duidelijk onderscheid te maken wie (raad, college of ambtelijke organisatie) welke aanbeveling oppakt en welke personen daarmee aan de slag gaan. Er is daarbij getracht een balans te zoeken in snelheid (voortvarend oppakken) en zorgvuldigheid van het proces (voldoende ruimte voor raadsleden en – volgers om een bijdrage te hebben).

4. Balans in rollen In het griffieplan (2023) is aanbevolen de raad te ondersteunen in de doorontwikkeling van zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. In de huidige situatie lijkt de raad sterk te hechten aan de controlerende rol. Die rol is ook in de toekomst belangrijk, maar om inhoudelijk richting te geven aan de toekomst van de gemeente en dichterbij de inwoner te staan, is inzet op kaderstelling en volksvertegenwoordiging noodzakelijk. Op deze manier komen de rollen meer in balans. In de prioritering van de aanbevelingen stelt de werkgroep daarom voor meer inzet te plegen op de aanbevelingen die investeren in de kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol van de raad. De werkgroep begrijpt dat dat ook om een investering van raadsleden, collegeleden en ambtelijke organisatie gaat die mogelijk ten koste gaat van inhoudelijke vraagstukken die voorliggen, vandaar dat getracht is het aantal werkgroepen tot een minimum te beperken.

5. Constant onderhoud Met de uitvoering van alle aanbevelingen is Rheden niet af. Het is zelfs de vraag of en wanneer bepaalde aanbevelingen “afgevinkt” kunnen worden. We scheppen daarom overzicht in (de samenhang van) de aanbevelingen om de voortgang hierop te kunnen bewaken en eigenaren te benoemen (zie overzicht). Maar met de uitvoering van alle aanbevelingen alleen zijn we er niet. De lokale democratie en bestuurscultuur vereist constante aandacht en onderhoud. Uiteindelijk moeten de aanbevelingen niet gezien worden als “losse acties” waarmee we er zijn, maar dient het gesprek over de staat van de lokale democratie in het reguliere proces een plek te krijgen. Bijvoorbeeld door het een vaste plek op de agenda van de raad, het college en de organisatie te geven tijdens de start van het politieke seizoen in september. Ook wordt het nieuwe gemeentehuis als mijlpaal gehanteerd om het nieuwe vergadermodel te implementeren. De visie op het plan van aanpak en de samenhang in de rapportages en aanbevelingen leidt tot de volgende visual:

4

Legenda uitvoering Groen = korte termijn uitvoering voor 1 september 2024 Oranje = middellange termijn uitvoering voor 1 januari 2025 Rood = aanbeveling wordt niet opgepakt Agendap unt

Titel

Oriëntere nde vergaderi ng sessie 1 23-012024 2. Toelichtin g evaluatie vergader wijze Rheden

1. Zoek naar mogelijkheden het raadswerk makkelijker te maken

Oriëntere nde vergaderi ng sessie 1 23-012024 2. Toelichtin g evaluatie vergader wijze Rheden

2. Herzie de opzet van raadsvoorstelle n

Oriëntere nde vergaderi ng sessie 1 23-012024 2. Toelichtin g

3. Geef de Agendacommis sie een organiserende rol

Aanbeveling

De in de laatste twee decennia fors toegenomen werkdruk onder raadsleden heeft een veelvoud aan oorzaken. Sommige oplossingen liggen buiten het bereik van de gemeente(raad). De raad kan wel echter zoeken naar mogelijkheden om niet alleen de werkdruk, maar ook de tijdsdruk te doen afnemen. Een pasklare oplossing is er niet.

Categorie + termijn uitvoering

Gericht aan

(Proces)voorstel werkgroep

Raad

De werkgroep ziet deze aanbeveling als “paraplu” voor alle andere aanbevelingen. Bij de uitvoering van de aanbevelingen zal de vraag “in hoeverre draagt dit bij aan de verlaging van de werkdruk?” in het achterhoofd gehouden moeten worden. Vandaar dat er ook een keuze is gemaakt om niet alle aanbevelingen uit te voeren of aan te sluiten bij lopende initiatieven.

Richting eigen raad

Eigenaren

Goos Hageman, Bart Drewes, Coen Knipping

De werkgroep stelt een combinatie van een aantal praktische maatregelen voor: 1.

opnieuw kijken naar de ICT voorziening voor raadsleden – en volgers en de toegankelijkheid van oude stukken/iBabs 2. zorgen voor duidelijke regels (RvO herzien én handhaven) 3. de rol en inzet van raadsvolgers 4. het mogelijk maken van inloopspreekuren voor de vergadering op bepaalde thema’s waar technische vragen aan ambtenaren kunnen worden gesteld (zoals bij de Kadernota hockeyvelden voor de zomer). De aanlevering van informatie is een wettelijk bepaalde taak van het college. Daarnaast bereidt het college de besluitvorming van de raad voor. Om goed te passen bij de Oordeelvormende fase (aanbeveling 1) én de meer gespecificeerde rol van de raad, zullen nieuwe afspraken moeten worden gemaakt over de wijze waarop het college informatie en voordrachten verstrekt. Hiertoe moet een opzet of inlegvel voor raadsvoorstellen worden ontwikkeld, door raad, college én ambtelijke organisatie in gezamenlijkheid. De agendacommissie moet meer gaan optreden als spelverdeler, naast de huidige planmatige taken. De Agendacommissie bewaakt niet alleen de agendavorming of de vergaderdruk, maar ook de rol van de raad. Hiertoe kunnen verschillende behandelwijzen

Raad

Intern samenspel

Raad

Richting eigen raad

Op dit moment wordt in een ambtelijke projectgroep in samenwerking met de griffie een plan van aanpak kwaliteit raads- en collegevoorstellen uitgewerkt dat voorstellen doet op de organisatie, samenwerking en ICT (o.a. het format). Er heeft hiervoor begin januari een vragenlijst opengestaan in de organisatie om alle verbeterpunten op te halen. De uitkomsten zijn besproken in een medewerkersbijeenkomst op 1 februari. Het concept plan van aanpak wordt nu uitgewerkt tot een definitief plan voor 1 juli 2024 en wordt dan aangeboden aan directie, college en raad.

De werkgroep stelt voor een nieuwe strategische agendacommissie in het leven te roepen, met enkele raadsleden – dit om de onafhankelijkheid van de raad te verstevigen. De technische agendacommissie komt daarmee te vervallen. Deze 3 a 4 raadsleden en/of -volgers hoeven geen fractievoorzitters te zijn, maar worden eerder geselecteerd op non-politieke nuance en strategische analyse (met oog voor raad,

Bart Drewes, Coen Knipping, Sjir Hanssen

Theo Kooijmans, Krista Heins, Jelte Kolkman, Hendri Witteveen, Nienke Overvliet, Tim Endeveld, Carol van Eert, Coen Knipping

evaluatie vergader wijze Rheden

worden aangewezen, elk met oplopend initiatief van de raad. Daarnaast kan de Agendacommissie, zeker in de invoeringsfase, feedback verzamelen over de vergaderwijze en de instrumenten, zoals de raadsvoordrachten van het college.

organisatie, college en inwoners). Aangezien zij feedback gaan verzamelen bij de verschillende gremia is het van belang dat deze strategische agendacommissie een verbindend karakter heeft, met oog voor alle participanten – maar met name de positie, behoefte én werkdruk van de raad. Zij kunnen dan vervolgens advies uitbrengen aan raad/BCO. De werkgroep zoekt hiervoor medewerking van raadsleden die deze aanbeveling nader vorm en inhoud wil geven bijvoorbeeld aan de hand van het voorbeeld van de gemeente Ede. Vragen die door de werkgroep worden meegegeven en beantwoord moeten worden: • Wel of niet alle fracties vertegenwoordigd in de strategische agendacommissie? • Hoe staat een extra vergadering i.r.t. werkdruk? • Hoe maak je de selectie? • Hoe groot moet de strategische agendacommissie worden om werkbaar te blijven en toch voldoende informatie op te halen? • Invoeren per 1 september 2024? • Kunnen raadsvolgers plaatsnemen? • Is het een idee de bezetting te rouleren? • Hoe houdt deze strategische agendacommissie feeling met de hele raad? • Hoe zorgen we ervoor dat dit een apolitiek karakter krijgt? • Wat komt er op de agenda? • Hoe gaan we bepalen wanneer de strategische agendacommissie een succes is?

Oriëntere nde vergaderi ng sessie 1 23-012024 2. Toelichtin g evaluatie vergader wijze Rheden

4. Investeer in het goed met elkaar van mening verschillen en in argumentatieve vaardigheden

In de Oordeelvormende fase faciliteert de raad in het voeren van het politieke debat. Om de oordeelsvorming goed tot z’n recht te laten komen zal de raad moeten investeren in het gebruik ervan. Zoals: het (snel) analyseren van standpunten en argumenten, politieke hoofdlijnen uit een (verbaal of schriftelijk) betoog halen en het goed ‘met elkaar van mening verschillen. Door vaardigheden voor de oordeelvorming te ontwikkelen, wordt de scheidslijn tussen de verschillende fasen ook scherper.

Oriëntere nde vergaderi ng sessie 1 23-012024 2. Toelichtin g

5. Neem een oordeelvormen de fase op

Een oordeelvormende fase zorgt voor toename van de politieke interactie. Hierdoor krijgen de raadsleden en -volgers meer gelegenheid om op elkaars argumenten in te gaan, elkaar te bevragen en zodoende meer tot een argumentatieve afweging te komen.

Raad

De werkgroep stelt een training voor raadsleden, raadsvolgers en voorzitters voor zoals ook geoffreerd door Perikles.

Carol van Eert, Martinique Visser, Hendri Witteveen, Rosanna Huertas Mulckhuyse, Coen Knipping (begeleidingscommissie Perikles)

Daarnaast meer ruimte tijdens BCO om elkaar feedback te geven over waar we verbeterpunten zien bij elkaars fracties.

Richting eigen raad

Raad

De werkgroep stelt voor (nog) niet een keuze te maken in model 1 of 2 zoals gepresenteerd in het Perikles rapport, maar even goed de tijd nemen tot de zomer om de raad te inspireren met een aantal vergadermodellen met als doel de oordeelsvormende fase beter tot zijn recht te laten komen. De volgende uitgangspunten zijn daarbij leidend:

Erik Roumen, Rob Koekkoek, Herriët Heersink, Carol van Eert, Coen Knipping

evaluatie vergader wijze Rheden

Dit zorgt voor verscherping van het beleid en een betere politieke legitimering ervan. De beeldvormende fase kan worden versterkt met beter gebruik van meer algemene verkennende themabijeenkomsten.

• Richting eigen raad

• • •

• •

We hebben een vaste vergaderavond (dinsdag) en een vaste fractieavond (donderdag); We gaan uit van het BOB-model: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming; Parallel vergaderen is mogelijk; Er kan flexibeler worden omgegaan met het agenderen van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming op één avond; Er moet meer ruimte zijn voor inwoners om laagdrempelig aan te schuiven; Er moet meer ruimte zijn voor informele contactmomenten tussen raad, college en ambtelijke organisatie om eens wat uitgebreider over een onderwerp te spreken.

Voorgesteld wordt een of twee gemeenten (Ede, Bronckhorst) te bezoeken voor de zomer die werken met het BOB-model. Na de zomer kan dan een concreet voorstel voor het nieuwe vergadermodel worden gedaan. Invoering per 1 januari 2025 in het nieuwe gemeentehuis. Raadsver gadering 31-102023 5. Onderzoe k rekenkam ercommis sie ‘Samen werken voor Rheden’ (23.64)

Raadsver gadering 31-102023 5. Onderzoe k rekenkam ercommis

6. Faciliteer dat medewerkers een politieke antenne ontwikkelen en het afdoen van verzoeken van de gemeenteraad

7. Betrek de gemeenteraad eerder bij belangrijke dossiers en maak meer

Zorg voor 1 april 2024 voor een trainingsplan voor de ambtelijke organisatie in het ontwikkelen van een politieke antenne, zodat zij beter in staat zijn zich in te leven in de behoefte en de rol van raadsleden en daar de informatieverstrekking op kunnen aanpassen. Start voor het einde van 2024 met de uitvoering ervan. Maak meer gebruik van de mogelijkheid om raadsleden in een vroeg stadium en in een meer informele setting te informeren en te bevragen bijvoorbeeld in een themabijeenkomst of oriënterende vergadering. Zorg voor 1 januari 2024 voor een duidelijke instructie hoe toezeggingen en moties dienen te worden afgedaan, in de vorm (per mail, per memo of raadsinformatiebrief) en het proces (kan een medewerker die zelf afdoen of gaat het via de portefeuillehouder/college). Neem de gemeenteraad eerder mee in het proces door in een vroeg stadium een belangrijk onderwerp te agenderen voor de oriënterende vergadering en daarin met elkaar over de hoofdlijnen te discussiëren, die richting geven aan de nadere uitwerking in beleid en/of mogelijke

Organisat ie

Intern samenspel

Dit maakt integraal onderdeel uit van het plan van aanpak kwaliteit raads- en collegevoorstellen dat voorstellen doet op de organisatie, samenwerking en ICT. Het concept plan van aanpak wordt nu uitgewerkt tot een definitief plan voor 1 juli 2024 en wordt dan aangeboden aan directie, college en raad. Waar passend stellen we verder voor gebruik te maken van een themabijeenkomst of oriënterende vergadering om raadsleden in een vroeg stadium en in een meer informele setting te informeren en te bevragen.

Bart Drewes, Coen Knipping, Sjir Hanssen

De instructie hoe toezeggingen en moties dienen te worden afgedaan in de vorm en het proces is recent in het DT geagendeerd. Voorgesteld wordt ook (een aantal) raadsleden en collegeleden een onderdeel te laten zijn van de training, zodat het samenspel beter tot uiting komt.

College

De startnotitie en een startgesprek zijn al vaker onderwerp van gesprek geweest. In 2018 (?) is er een memo geschreven over de startnotitie. Het lijkt goed om deze te herijken in het kader van het veranderende vergaderproces. Voorgesteld wordt de leden van de strategische agendacommissie te laten kijken naar de inzet van een startgesprek en het format van de startnotitie en de verwachtingen

Ronald ter Hoeven en Coen Knipping agenderen dit in de (werkgroep van de) strategische agendacommissie

sie ‘Samen werken voor Rheden’ (23.64)

gebruik van een startnotitie

opties. Informeer de gemeenteraad bij alle grotere projecten/belangrijke dossiers door gebruik te maken van de startnotitie. Herijk het bestaande format en werkwijze in overleg met de gemeenteraad voor 1 april 2024. Neem daarin in ieder geval de volgende aspecten op: a) Het doel van het traject/project b) De werkwijze c) Het tijdpad d) Hoe belanghebbenden/inwoners bij het project worden betrokken e) De rol van de gemeenteraad en contactmomenten tijdens het proces f) De verwachte kosten, risico’s en ambtelijke capaciteit.

Raadsver gadering 31-102023 5. Onderzoe k rekenkam ercommis sie ‘Samen werken voor Rheden’ (23.64)

8. Maak met elkaar afspraken om tot een effectiever debat te komen

Wij hebben deze aanbeveling niet uitgewerkt omdat wij ervan uitgaan dat dit onderdeel uitmaakt van het traject dat op dit moment met een extern bureau wordt doorlopen.

Raadsver gadering 31-102023 5. Onderzoe k rekenkam ercommis sie ‘Samen werken voor Rheden’ (23.64)

9. Organiseer een training over de meer proactieve raadsinstrumen ten

Vraag de griffie om, als vervolg van de training in januari 2023, voor het einde van het jaar een training de organiseren die erop is gericht om raadsleden en fractievolgers meer kennis te laten opdoen van de inzet van meer proactieve raadsinstrumenten. Denk daarbij aan het beleggen van een extra raadsvergadering, een initiatiefvoorstel, interpellatie, raadsonderzoek en raadsenquête. In de training wordt naast uitleg over deze instrumenten ook specifiek aandacht besteedt wanneer zulke instrumenten kunnen worden toegepast, wat nodig is om de inzet effectief te laten zijn, de voor- en nadelen van de verschillende instrumenten en hoe deze in de praktijk zouden worden toegepast bijvoorbeeld door deze in een veilige setting uit te proberen.

Raadsver gadering 31-10-

10. Verbeter format en kwaliteitsbewak

hierover tussen college en raad helder te maken. De eerste gedachte is dat startnotities in de beeldvormende fase een rol zouden kunnen spelen en vooral bij strategische keuzes, besluiten met maatschappelijke of financiële impact ingezet kan worden.

Intern samenspel

Raad

Zie aanbeveling 4.

Zie aanbeveling 4.

Raad

Zo nu en dan wordt al geëxperimenteerd met wat meer proactieve raadsinstrumenten, zoals het toevoegen van agendapunten of het ontwikkelen van een initiatief voorstel. Het organiseren van een extra raadsvergadering, een interpellatie, raadsonderzoek en/of raadsenquête kan uiteraard, maar is alleen gebruikelijk bij (politieke) noodzaak.

n.v.t.

Richting eigen raad

Laat de ambtelijke organisatie en griffie voor 1 december 2023 een plan van aanpak maken gericht op

Richting eigen raad

Er is een “Instrumentenwijzer Rheden” (2023) beschikbaar op iBabs in raadsinformatie. Geadviseerd wordt dat raadsleden, mochten ze gebruik willen maken van deze instrumenten, contact zoekt met de griffie.

Raad

Zie aanbeveling 2

Zie aanbeveling 2

2023 5. Onderzoe k rekenkam ercommis sie ‘Samen werken voor Rheden’ (23.64)

Raadsver gadering 31-102023 5. Onderzoe k rekenkam ercommis sie ‘Samen

ing van raadsvoorstelle n

11. Besluit tot het opstellen van een toekomstagend a

de kwaliteitsbewaking van raadsvoorstellen en het dusdanig aanpassen van het format dat de elementen bevat: - Een duidelijke inleiding met duidelijke beslispunten - Gerichtheid op hoofdlijnen maar toch volledig en transparant Integraliteit en afstemming tussen elkaar rakende beleidssectoren Keuzemogelijkheden op raadsniveau - Expliciete en meetbaar/evalueerbare doelstellingen - Inzicht in de effecten ervan - Inzicht in benodigde ambtelijke capaciteit, financiën en risico’s - Leesbaarheid. De verantwoordelijkheid voor adequate informatievoorziening ligt primair niet bij de griffie, maar bij het college. Bewaak actief dat de informatievoorziening richting gemeenteraad voldoende is afgestemd op diens behoefte en dat uit voorstellen tevens duidelijk wordt wat de consequenties hiervan zijn voor de ambtelijke capaciteit, de uitvoering van andere beleidsdoelstellingen en mogelijke alternatieven. Kom samen met de griffie voor 1 oktober 2023 met een voorstel om te komen tot een aangepast format raadsvoorstel en een betere kwaliteitsbewaking. Neem in de planning tevens een evaluatie moment op met het TAC.

Zorg voor adequate sturing op de kwaliteit van de informatie aan de raad: Is de inhoud van een raadsvoorstel van dien aard dat het alle informatie bevat die raadsleden nodig hebben om tot een gedegen besluitvorming te komen? Is het zo kort en begrijpelijk mogelijk geschreven zodat het de gemeenteraad helpt om op hoofdlijnen te sturen? Besluit om, als vervolg en in aanvulling op de Omgevingsvisie, het college opdracht te geven om gezamenlijk met inwoners te komen tot een toekomstagenda. Een toekomstagenda helpt bij het sturen op hoofdlijnen, doordat een gemeenteraad individuele beleidsplannen en raadsvoorstellen

Intern samenspel

Raad

Richting eigen raad

In het traject van de Solide Kadernota wordt een integrale discussie gevoerd over het “willen” en het “kunnen” van de gemeente. Voorgesteld wordt eerst deze discussie en de bouwstenen voor de koers sociaal en de koers fysiek (Omgevingsvisie) af te wachten. Mogelijk leidt de inhoud van deze koersen wel tot input/onderwerpen voor de strategische agendacommissie die de raad nader wil agenderen.

n.v.t.

werken voor Rheden’ (23.64)

kan toetsen aan het gewenste toekomstperspectief.

Raadsver gadering 31-102023 5. Onderzoe k rekenkam ercommis sie ‘Samen werken voor Rheden’ (23.64)

12. Organiseer een pilot Mondeling vragen stellen

Start na het zomerreces met een pilot Mondeling vragen stellen met een looptijd van in eerst instantie een half jaar. Maak het gedurende die periode mogelijk voor raadsleden en raadsvolgers, via de leden van het directieteam, om ambtenaren rechtstreeks per telefoon te benaderen met vragen die van technische aard zijn. Medewerkers informeren de portefeuillehouders over de gestelde vragen. Organiseer na een half jaar een evaluatie, bijvoorbeeld in de Technische Agenda Commissie (TAC), waarbij aandacht wordt besteed aan: - De ervaringen van gemeenteraad en ambtelijke organisatie - De ontwikkeling van het aantal en de kwaliteit van schriftelijke vragen en antwoorden in deze periode - De vraag of voortzetting van deze werkwijze gewenst is en zo ja onder welke condities.

Raadsver gadering 31-102023 5. Onderzoe k rekenkam ercommis sie ‘Samen werken voor Rheden’ (23.64)

13. Leg afspraken vast in het Rhedens Manifest en bespreek de voortgang jaarlijks

Verzoek de Technische Agenda Commissie (TAC) om voor 1 december 2023 een proces in gang te zetten waarin wordt gewerkt aan een Rhedens Manifest waarin de 3 partners afspraken vastleggen over: - Centrale waarden voor het samenspel - De rolopvatting Informatievoorziening en verantwoording - Mogelijkheden voor inwoners om te participeren.

Raadsver gadering 31-102023 5. Onderzoe k rekenkam ercommis sie ‘Samen werken voor

14. Blijf inzetten op het verkleinen van de afstand tot de inwoner

Informeer uzelf als ambtelijke organisatie over wat er speelt in de samenleving op de diverse beleidsterreinen - Betrek inwoners en andere stakeholders bij de totstandkoming van beleid en de evaluatie ervan en communiceer als ambtelijke organisatie over wat wel/niet wordt gedaan met de inbreng van inwoners - Heb daarbij oog voor diversiteit probeer ook in

Raad

Voorgesteld wordt hiermee aan de slag te gaan door twee opties mogelijk te maken: 1. Raadsleden en – volgers kunnen bellen naar de griffie, dan ontvang je het nummer van de behandeld ambtenaar 2. Mondeling vragenuur met portefeuillehouders en ambtenaren voorafgaand aan vergadering organiseren

Intern samenspel

Intern worden er een aantal “spelregels” met elkaar afgesproken die ingaan op: Het punt/de acceptatie dat dan niet elk raadslid over precies dezelfde technische informatie beschikt Wanneer wel/wanneer niet? Bestaat de mogelijkheid alleen voor geagendeerde stukken? En/of alleen in de beeldvormende fase? Het onderscheid in technische en politieke vragen en de rol en verantwoordelijkheid van raadsleden en medewerkers

Raad

Voorgesteld wordt deze aanbeveling niet nader uit te werken. Het inzetten van een Manifest kent een sterk “controlerend” karakter, terwijl we met dit Plan van Aanpak eigenlijk al afspraken met elkaar maken hoe we met elkaar het samenspel, de informatievoorziening en mogelijkheden voor inwoners om te participeren in het vergadermodel vormgeven.

n.v.t.

Organisat ie

Van medewerkers wordt verwacht dat zij weten wat er speelt in de samenleving en in het proces om te komen tot een participatiebeleid is hier voldoende aandacht voor.

n.v.t.

Intern samenspel

Intern samenspel

Bart Drewes, Marloes van de Kolk, Martinique Visser, Carol van Eert, Coen Knipping

Rheden’ (23.64)

gesprek te komen met mensen die niet zelf de vinger opsteken.

Raadsver gadering 31-102023 5. Onderzoe k rekenkam ercommis sie ‘Samen werken voor Rheden’ (23.64)

15. Participatienota

Raadsver gadering 31-102023 5. Onderzoe k rekenkam ercommis sie ‘Samen werken voor Rheden’ (23.64)

16. Bezoeken van dorpen of excursies

Besteed in de participatienota, of in aanvulling hierop, aandacht aan: Zowel het fysieke domein als het sociale domein - Hoe wordt geanticipeerd op het wetsvoorstel Wet versterking participatie op decentraal niveau - Wat dit vraagt van de ambtelijke organisatie en hoe deze hierin wordt gefaciliteerd.

De griffie vragen om, in lijn met het griffieplan, voor 1 januari 2024 een voorstel uit te werken gericht op het bezoeken van dorpen of excursies door de gemeenteraad en een vervolg te geven aan het burgerberaad.

College

In het proces om te komen tot een participatiebeleid is hier voldoende aandacht voor. Let wel, we gaan uit van participatie die twee richtingen kent. Zowel van de overheid naar de inwoners als andersom.

Raad

Het bezoeken van dorpen of excursies is opgenomen als actie in het op 30 januari 2024 door de raad vastgestelde raadscommunicatieplan. De uitwerking daarvan vindt in 2024 plaats. Gedacht wordt aan een proef in een kleine kern, bijvoorbeeld Laag Soeren.

n.v.t.

Richting de samenleving

Richting de samenleving

Jeroen van den Elst, Martinique Visser, Goos Hageman, Marloes van de Kolk

Babbels in Beeld