Opzet rapportage grote projecten fin. c'sie 7 juni 2023.pptx

Rapportage grote projecten

Financiële commissie 7 juni 2023

1

Bespreekpunten

I.

Definitie “Grote projecten”

II. Overzicht projecten 2e concept III. Vervolgproces

2

I. Definitie Vraag:

Welke definitie hanteren we voor grote projecten? Oftewel; wanneer is het een groot project?

Voorstel: Een groot project is een project* dat voldoet aan één of meer van de volgende criteria:

1. Project- of programmabudget groter dan € 1.000.000,2. Een doorlooptijd van meer dan 2 jaar 3. Het project is gericht op een majeure maatschappelijke ontwikkeling

* Een project/programma is een unieke opgave, begrensd in tijd en middelen en afgesloten met een resultaat dat bijdraagt aan een doel.

3

II. Overzicht rapportage grote projecten Verwachtingen (financiële commissie 21 maart 2023)

o Niet alleen ruimtelijke projecten o Aansluiting op beleidsdoelen o In aanvulling op bestaande factsheets. Deze bevallen goed. o Risico’s per project (geen top 5) o Niet alleen financiële risico’s versus alleen financiële risico’s

o Taartpunt met status gewogen zodat belangrijk project meer aandacht krijgt o (Interne) Rapportagefrequentie niet nodig, eventueel laatste datum

Verwachting proces

o Tijd om in te laten werken o Mee beginnen! o Bijschaven en blijven ontwikkelingen

4

II. Overzicht rapportage grote projecten Uitgangspunten

üRapportage aan de raad op afwijkingen üBedoeld voor overzicht en inzicht

• Niet voor inhoudelijke bespreking (deel)resultaten • Aanvulling op fact sheets

üAansluiting op P&C cyclus

Bespreekpunten

o Integraal of per programma?

Ø insteek nu is concernbrede rapportage

o Alleen financiële risico’s? o Rapportage frequentie? o 2e uitwerking rapportage grote projecten

5

III. Vervolgproces (voorstel) Ø Focus ligt nu op de WAT de behoefte is, nog niet op de HOE we het gaan organiseren 1.

Check op welke projecten vallen onder deze criteria

2.

Besluitvorming in raad •

3.

Vaststellen definitie groot project

Pragmatische tijdelijke werkwijze • • •

Geeft ruimte om bij te schaven Ambitie: Start in de 2e helft van 2023 Voorbehoud op capaciteit faciliteren en inrichting

4.

Evaluatie in financiële commissie

5.

Borgen rapportage grote projecten • • •

Inpassen in P&C applicatie Vraagt investering voor ontwikkeling Voorbehoud organisatorisch borging faciliteren proces

6