Ontwerp raadsvoorstel Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Rheden 2026 - def

RAADSVOORSTEL Onderwerp

Verordening ambtelijke bijstand en fractievergoeding Rheden 2026

Datum raadsvergadering

?

Thema programmabegroting

Bestuur en Organisatie

Portefeuillehouder

Carol van Eert

Zaaknummer

2026 – 001495

Samenvatting De huidige verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is verouderd en dient geactualiseerd te worden. Zo geeft deze verordening onvoldoende duidelijkheid over het beroep dat raadsleden kunnen doen op de specialistische kennis van ambtenaren bij bijvoorbeeld initiatiefvoorstellen, amendementen en moties en is er behoefte aan duidelijkheid over de bestedingsdoelen van het fractiebudget.

Voorgesteld besluit 1.

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Rheden 2026 vast te stellen;

Inleiding Artikel 33 van de Gemeentewet bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning, de zogenaamde ambtelijke bijstand. Dit is bedoeld om raadsleden te ondersteunen bij het opstellen van bijvoorbeeld initiatiefvoorstellen, amendementen en moties. Dit kan vragen om specialistische kennis, waarmee raadsleden hun plannen of ideeën verder kunnen uitwerken. Hoewel raadsleden door middel van ambtelijke bijstand het recht hebben om gebruik te maken van de expertise van de ambtelijke organisatie heeft een aantal raadsleden te kennen gegeven dat de regels voor de toepassing van dit raadsinstrument onvoldoende duidelijkheid bieden. Zo missen zij duidelijke termijnen en regels over hoe te handelen wanneer een verzoek om ambtelijke bijstand wordt geweigerd of wanneer een raadslid niet tevreden is met de wijze waarop hier uitvoering aan is gegeven. Op initiatief van deze raadsleden heeft de griffie, in samenspraak met deze raadsleden, de burgemeester en de gemeentesecretaris, een voorstel voorbereid om te komen tot aanpassing en verduidelijking van deze regels.

Aangezien de toepassing van dit raadsinstrument onderdeel is van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning worden gelijktijdig ook de regels herzien die betrekking hebben op de vergoeding die fracties jaarlijks ontvangen als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van hun fractie.

Beoogd effect Met dit voorstel beschikt zowel de raad, het college van burgemeester en wethouders als de ambtelijke organisatie over duidelijke regels voor situaties waarbij raadsleden een beroep doen

1

RAADSVOORSTEL op ambtelijke bijstand. Tevens wordt met de nieuwe verordening helderheid geboden over waar fracties hun fractiebudget wel of niet aan kunnen besteden en geeft dit tegelijkertijd een helder kader aan de griffie om de verantwoording van de besteding van de fractiebudgetten te kunnen controleren.

Argumenten 1.1 De huidige verordening is verouderd en dient geactualiseerd te worden De huidige verordening dateert uit 2003 en is slechts op enkele onderdelen aangepast in 2012. Voor de actualisatie hiervan is gebruik gemaakt van de modelverordening van de VNG en aangepast aan de Rhedense praktijk en de -volgens de initiatiefnemers- wenselijke situatie. 1.2 Er is behoefte aan duidelijkheid over de toepassing van ambtelijke bijstand Hoewel het beroep op ambtelijke bijstand wettelijk is geregeld en dit ook verder is uitgewerkt in een verordening blijken de bepalingen in de praktijk niet altijd even duidelijk. Zo beschrijft de huidige verordening bijvoorbeeld niet wanneer een verzoek om ambtelijke bijstand kan worden geweigerd. Ook wanneer een raadslid het niet eens is met deze weigering, dan wel de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de ambtelijke bijstand, is niet duidelijk met wie hierover het gesprek moet worden gevoerd en wie uiteindelijk het laatste woord heeft. Voorts is niet bepaald wanneer het raadslid een uitspraak mag verwachten wanneer er een geschil bestaat over het verlenen van ambtelijke bijstand.

1.3 Er is behoefte aan duidelijkheid over de bestedingsdoelen van het fractiebudget De huidige verordening geeft slechts aan dat fracties de bijdrage besteden om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken en geeft heel summier aan waar deze bijdrage niet voor mag worden gebruikt. Hierdoor vragen fracties zich dikwijls af of zij een bepaalde uitgave ten laste mogen brengen van het fractiebudget of niet. Door de beschrijving van de bestedingsdoeleinden in de verordening wordt getracht hierin zoveel mogelijk duidelijkheid en houvast te bieden. Hiermee wordt het voorbeeld gevolgd van de gemeenten Arnhem en Duiven. 1.4 De hoogte van de fractievergoeding wordt met dit voorstel niet gewijzigd Bij de wijziging van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning in januari 2012 heeft de raad het vaste bedrag dat fracties ontvangen bijgesteld van € 1.000,00 naar € 750,00. Het bedrag van € 450,00 per lid van de fractie is gehandhaafd. Deze verlaging van het budget kwam voort uit de bezuinigingsronde ‘Minderen met beleid’. Dit roept de vraag op of de fractievergoeding anno 2025 nog toereikend is voor de fracties om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

Een vergelijking van de hoogte van deze bedragen met andere gemeenten in Gelderland laat echter zien dat de fractievergoedingen in Rheden hier niet noemenswaardig van afwijken, een uitzondering daargelaten. Soms is het vaste bedrag dat fracties ontvangen hoger, maar in de meeste gevallen is het bedrag dat fracties per lid ontvangen lager. Voorgesteld wordt daarom om de fractievergoedingen vooralsnog niet te wijzigen. 1.5 Met dit voorstel wordt duidelijkheid geboden voor de fractievergoeding en de opgebouwde reserve bij samenvoeging van fracties In de nieuwe verordening worden, naast de geldende regels voor de toekenning van fractievergoeding bij splitsing van fracties, ook regels gesteld wanneer fracties tijdens de zittingsperiode van de gemeenteraad besluiten tot samenvoeging en de consequenties voor de opgebouwde reserve. Ook is het belangrijk om duidelijkheid te bieden wanneer twee of meer politieke partijen na de verkiezingen als nieuwe, gefuseerde, partij terugkeren in de

2

RAADSVOORSTEL raad en wat dit betekent voor de reserve die de afzonderlijke partijen in het vorige kalenderjaar hebben opgebouwd.

Kanttekeningen en/of risico’s

1.1 Een concrete termijn voor het verlenen van ambtelijke bijstand is niet altijd mogelijk Hoewel het wenselijk kan zijn om een concrete termijn te stellen voor het verlenen van ambtelijke bijstand is dit niet voor alle gevallen gelijk. Deze verzoeken kunnen variëren van hulp bij het opstellen van een initiatiefvoorstel, waarvoor in de regel wel wat tijd is, tot hulp bij een amendement of motie, waarvoor binnen enkele dagen een reactie mag worden verwacht. Om die reden gaat de voorgestelde verordening ervan uit dat een verzoek om ambtelijke bijstand ‘zo spoedig mogelijk’ wordt verleend. Mocht er sprake zijn van een geschil over het niet (of niet tijdig) verlenen van ambtelijke bijstand en de hulp moet worden ingeroepen van de burgemeester, dan bepaalt de verordening dat de burgemeester zo

spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 7 dagen, beslist. 1.2 Niet alles kan in een verordening worden (dicht) geregeld Ambtelijke bijstand wordt in de praktijk nog niet altijd benut en soms zijn raadsleden en medewerkers van de ambtelijke organisatie zich ook niet altijd bewust dat ze ambtelijke bijstand verlenen. Want ook tijdens informatiebijeenkomsten, telefoontjes en mailtjes rechtstreeks tussen raadsleden en ambtenaren tot aan ‘kopjes koffie’ wordt informatie bij de ambtelijke organisatie ingewonnen. Het verschil is dat hierbij de verordening niet aan te pas komt en dit contact ook veelal goed verloopt. Voor de ambtelijke organisatie is het echter niet altijd duidelijk hoe er moet worden gehandeld wanneer een raadslid zich meldt met een verzoek om ambtelijke bijstand. Daarvoor wordt met de nieuwe verordening duidelijkheid geboden. Maar het is goed om te beseffen dat het niet mogelijk is om hiermee alles te regelen. Om meer inzicht te geven in de toepassing van ambtelijke bijstand heeft de VNG enkele jaren geleden een handreiking opgesteld die als bijlage bij dit voorstel is gevoegd. Deze handreiking kan dienen als aanvulling op de voorgestelde nieuwe verordening en omvat in ieder geval vijf noemenswaardige spelregels: 1. Deel objectieve informatie ruimhartig met raadsleden. 2. De griffie(r) kent een verbindende rol. 3.

De driehoek is de hoeder van de informatievoorziening tussen de raad en het college. 4. Er wordt gewerkt op basis van duidelijke verantwoordelijkheden en rollen. 5. Gebruik ambtelijke bijstand als objectieve informatiebron. Maar beter nog is het om hierover periodiek (bijvoorbeeld jaarlijks) het gesprek te voeren tussen alle betrokkenen tijdens een raadsinformatiebijeenkomst. Dit gesprek kan bijdragen aan ieders rolbesef en rolneming wanneer een beroep wordt gedaan op ambtelijke bijstand. 1.3 De gespecificeerde bestedingsdoelen van de fractievergoeding zijn slechts richtinggevend. Met artikel 7, tweede lid van de verordening wordt duidelijkheid geboden waaraan een fractievergoeding wel of niet mag worden besteed. Deze opsomming is niet limitatief en slechts bedoeld om hier richting aan te geven. In de praktijk zullen zich echter nog steeds situaties kunnen voordoen waarbij discussie kan ontstaan of bepaalde uitgaven kunnen worden betaald uit het fractiebudget. In voorkomende gevallen kan het advies worden gevraagd van de griffie. In geval van twijfel kan dit zo nodig worden voorgelegd aan het BCO.

3

RAADSVOORSTEL Financiën Met dit voorstel wordt de hoogte van de fractievergoedingen niet gewijzigd. Er zijn derhalve geen financiële consequenties.

Uitvoering De gewijzigde verordening zal op de wettelijk voorgeschreven wijze bekend worden gemaakt en zal per 1 januari 2026 in werking treden.

Participatie en communicatie Dit voorstel is tot stand gekomen op initiatief van de raadsleden Koekkoek, Endeveld en Weijers en is om zienswijze voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Deze zienswijze is als bijlage bij dit raadsvoorstel gevoegd. Naar aanleiding hiervan is de begripsbepaling in artikel 1 van de verordening aangescherpt teneinde een voor alle partijen helder kader te bieden waar ambtelijke bijstand voor is bedoeld. Voor het overige biedt de verordening voldoende waarborgen om een onbegrensd leveren van ambtelijke bijstand te voorkomen. Dit komt onder andere tot uitdrukking in artikel 3 van de verordening waarin de criteria zijn beschreven waarop de gemeentesecretaris een verzoek om ambtelijke bijstand beoordeelt, alsmede de rol van de burgemeester hoe er kan worden gehandeld wanneer er een geschil mocht ontstaan over het al dan niet verlenen ervan. Ook bestaat er begrip voor de positie van de ambtenaar in een proces van bijstandsverlening aan de gemeenteraad, zoals ook beschreven in de “Handreiking voor ambtelijke bijstand” van de VNG. Het verdient aanbeveling om dit thema te bespreken met de ambtelijke organisatie en op basis daarvan een werkproces op te stellen dat houvast kan bieden aan eenieder die te maken krijgt een verzoek om ambtelijke bijstand.

Bijlagen 1. 2. 3.

Ontwerp raadsbesluit inclusief Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Rheden 2026 Overzicht van fractievergoedingen andere gemeenten Handreiking “Omgaan met ambtelijke bijstand”

De Steeg, 23 januari 2026 Mede namens de heren R. Koekkoek, T. Endeveld en C. Weijers, Sjaak Leenders, plv. griffier.

4