Omvormingsplan (def.)

•

Weeg af of er posten zijn die wel mee moeten worden genomen in de kostenpost contractbeëindigingen.

•

Houd voor de post personeelskosten bij welke kosten worden gemaakt voor ontvlechting en welke voor invlechting.

Categorie

Omschrijving

Bedrag (€1.000)

1. Personeelskosten

Kosten voor het “as-is” overgaan naar de nieuwe situatie.

€ 440

2. Juridische en Advieskosten

Juridische afwikkeling en fiscale due diligence op basis van een ruwe inschatting en de volledige DVOkosten voor ontvlechting.

€ 53

3. Beëindiging Contracten

Kosten voor beëindiging lopende overeenkomsten

N.n.b

4. Fiscale Afwikkeling

Afhandeling BTW en overige fiscale verplichtingen. Buiten scope: belasting die in 2026 nog betaald moet worden, komt in aparte jaarrekening 2026

€ 24

5. Overhead tijdens Liquidatie

Kosten in de overhead die gemaakt worden t.b.v. de omvorming

€ 193

6. Waardevermindering Activa

Waardeverlies bij overdracht van activa aan gemeente Arnhem n.v.t. indien Arnhem de afschrijvingstermijnen overneemt.

N.V.T

Totaal Verwachte Kosten

€ 710

Financiële risico’s en beheersmaatregelen Risico

Impact Beheersmaatregel

Toegenomen financiële risico’s Hoog

Regelmatige herziening van de begroting

Kosten voortvloeiend uit

Meenemen in de liquidatiebegroting

Middel

contractbeëindigingen

@proofadviseurs.nl Pagina 22 van 28

7. Risico’s inherente politiek/bestuurlijke risico’s In hoofdstuk 6 worden enkele financiële risico’s genoemd. Aan deze risico’s kan toegevoegd worden dat er geen expliciete uitspraak is gedaan door de colleges of het bestuur van De Connectie over de hoogte van de kosten die voortvloeien uit de omvorming dan wel invlechting. In meerdere gevallen is in de vorige hoofdstukken vermeld dat de omvorming als het ware vloeiend overgaat in invlechting. Een scherpe scheiding is in sommige gevallen niet te maken. Dit heeft een tweeledig financieel effect. De kosten als gevolg van omvorming worden gedragen door de drie deelnemende gemeenten. Naarmate de kosten van omvorming hoger worden, werkt dit ook door in de bijdragen daarin per gemeente. De omvorming lijkt vooral te worden benaderd als een bedrijfsvoeringsaangelegenheid, waarbij de gemeenten Renkum en Rheden niet dan wel weinig worden betrokken. Daarmee is een politiek/bestuurlijk risico geschetst. Deze twee gemeenten zijn immers volledig medeeigenaar van De Connectie en bestuurlijk verantwoordelijk voor het omvormingsproces en wat daarmee samenhangt. Als de kosten niet onder omvorming vallen maar onder invlechting, betekent dit dat de gemeente Arnhem die kosten zal moeten dragen.

Als risico in de liquidatiebegroting is opgenomen dat de financiële risico’s als gevolg daarvan voor de gemeente Arnhem kunnen toenemen en daarmee het politiek/bestuurlijke risico voor een positieve besluitvorming kan toenemen. In beide gevallen zal in een vroegtijdig stadium dienen te worden besloten door het bestuur van De Connectie samen met het college van Arnhem of bepaalde acties onder omvorming of invlechting vallen en daarmee voor wiens rekening de kosten vallen. Contractuele risico’s Het op naam van de gemeente Arnhem zetten van contracten zal in de meeste gevallen geen of weinig risico met zich meebrengen. De meeste contracten zullen zonder problemen overgenomen kunnen worden door Arnhem omdat de wederpartijen daar geen bezwaar tegen zullen hebben. Dit geldt eveneens voor de contracten met derden waar De Connectie zelf diensten aan verleent. Zolang de betreffende dienstverlening ongestoord door Arnhem kan worden overgenomen is het risico klein. De grotere risico’s worden in de regel gelopen bij ICT-contracten die De Connectie heeft gesloten, bijvoorbeeld met Microsoft. Het vroegtijdig beëindigen van dat contract (omdat het een duplicaat is van een contract voor de gemeente Arnhem) kan leiden tot hogere kosten. Zo spoedig als mogelijk zal in 2025 vooral voor deze contracten duidelijk moeten zijn wat de (on)mogelijkheden zijn en welke consequenties dat met zich brengt.

Personele risico’s Deze risico’s worden als gevolg van de overgang van onderneming niet groot ingeschat. Toch kunnen door het Lokaal Overleg eisen worden gesteld aan de overgang, bijvoorbeeld als werknemers niet mee wensen over te gaan of (als gevolg van de samenstelling van het personeelsdossier) werknemers het niet eens zijn met de vastgelegde rechten en verplichtingen. Het is zaak om dit gedurende de eerste helft van 2025 bij de vaststelling van het overgangsprotocol of bij de vaststelling van het personeelsdossier inzichtelijk te hebben en daarmee de risico’s in kaart te hebben. Wgr-risico’s De tijdlijn van de omvorming en invlechting per 1 januari 2026 is ambitieus. Per die datum dient de centrumregeling een feit te zijn. In hoofdstuk 8 worden de processtappen geschetst @proofadviseurs.nl Pagina 23 van 28

en de tijdlijn neergezet. Dat vergt een strakke planning, waarin alle drie gemeenten een belangrijke rol spelen. Het niet behalen van de gestelde termijnen voor de centrumregeling, levert uitstel op van de gehele exercitie. Bedrijfsvoeringsrisico’s Een deel van de bedrijfsvoeringsrisico’s is in de voorgaande hoofdstukken beschreven. Bijvoorbeeld op het gebied van gegevensdeling, informatieveiligheid en dergelijke, die een risico kunnen opleveren bij een centrumgemeenteconstructie als de systemen en processen niet vanaf het begin volgens de vereiste wet- en regelgeving en standaarden daarop zijn ingericht. Voor deze processen is het belangrijk om de risico’s in kaart te brengen, kans x impact.

8. Proces van omvorming 8.1.

Bestuurlijk besluitvormingsproces

De Connectie is, zoals hiervoor al is vermeld, op dit moment vormgegeven als een bedrijfsvoeringsorganisatie. Een bedrijfsvoeringsorganisatie wordt in het leven geroepen door het treffen van een gemeenschappelijke regeling. In dit geval is die gesloten door de colleges van de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden. De wens is dat de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt beëindigd (opgeheven) maar dat de samenwerking tussen de drie gemeenten blijft bestaan. Anders dan voorheen zal niet meer de bedrijfsvoeringsorganisatie de opdracht krijgen tot de uitvoering van de aan De Connectie opgedragen taken, maar zal de gemeente Arnhem de taken op het gebied van bedrijfsvoering voor de drie gemeenten gaan uitvoeren. Dat betekent dat de colleges van Renkum en Rheden het college van Arnhem zullen mandateren tot het uitvoeren van de betreffende bedrijfsvoeringstaken. De gemeenten Renkum en Rheden zullen dienstverleningsovereenkomsten sluiten met de gemeente Arnhem over de wijze waarop en de voorwaarden waaronder de gemeente Arnhem de dienstverlening verricht. De samenwerking tussen de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden wordt niet beëindigd. Evenmin veranderen het doel en het belang van partijen en worden (vrijwel geheel) dezelfde taken uitgevoerd als gevolg van het vastgestelde ‘as-is’-principe. De samenwerking wordt echter op een andere manier voortgezet, namelijk bij de centrumgemeente Arnhem.

Daarvoor is een wijziging nodig van de gemeenschappelijke regeling waarmee De Connectie is ingericht. Het gaat daarbij om de gemeenschappelijke regeling Intergemeentelijke uitvoeringsorganisatie De Connectie. De colleges van de drie gemeenten nemen het besluit tot wijziging met inachtneming van artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Door de wijziging van de gemeenschappelijke regeling wordt de samenwerking binnen de bedrijfsvoeringsorganisatie opgeheven en daarmee eveneens de rechtspersoon opgeheven en een centrumconstructie in plaats daarvan in het leven geroepen. Op het moment dat de gewijzigde gemeenschappelijke regeling in werking treedt, is daarmee formeel een einde gekomen aan de dienstverlening door bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie – let wel, de rechtspersoon is daarmee nog niet ontbonden, dat dient in een later stadium te gebeuren. Dat betekent dat het besluitvormingstraject tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling De Connectie zowel onderdeel is van de omvorming als van de invlechting van De Connectie in de gemeente Arnhem.

Immers, voor omvorming van de bedrijfsvoeringsorganisatie naar een centrumregeling is een wijziging van de gemeenschappelijke regeling vereist, en voor invoeging van de organisatie van De Connectie in de gemeente Arnhem is – bij een wens van continuerende dienstverlening voor de drie gemeenten – eveneens een wijziging van de gemeenschappelijke regeling vereist. Na wijziging van de gemeenschappelijke regeling is @proofadviseurs.nl Pagina 24 van 28

taakuitvoering van en dienstverlening door de bedrijfsvoeringsorganisatie onmogelijk geworden. De ‘lege huls’ bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie is daarmee niet ineens verdwenen maar, blijft als rechtspersoon alleen nog bestaan ter vereffening. Immers, de rechtspersoon heeft vermogen dat vereffend dient te worden. Dat gebeurt door alle passiva en activa over te dragen (dus de rechtspersoon leeg te halen). Pas nadat de hele rechtspersoon leeg is en er geen lopende garanties/aanspraken (o.a. hoofdelijke aansprakelijkheid op grond van het Burgerlijk Wetboek) meer zijn en deze is uitgeschreven uit het register van de Kamer van Koophandel (allemaal acties van het bestuur van De Connectie gedurende de vereffening) is het vermogen van de bedrijfsvoeringsorganisatie vereffend en bestaat de rechtspersoon bedrijfsvoeringsorganisatie niet meer. Het bestuur blijft daarom bestaan totdat alle vereffeningshandelingen hebben plaats gevonden.24 Bestuurlijk besluitvormingstraject tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling Om een gemeenschappelijke regeling te wijzigen geldt een in de Wet gemeenschappelijke regelingen beschreven procedure. Omdat het gaat om een collegeregeling, ziet de procedure er als volgt uit: -

-

-

Een ontwerp gewijzigde gemeenschappelijke regeling wordt opgesteld25; De colleges van de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden besluiten om de ontwerp gewijzigde gemeenschappelijke regeling aan de raden van de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden voor te leggen ter zienswijze; De raden van Arnhem, Renkum en Rheden delen hun zienswijze op de ontwerp gemeenschappelijke regeling met hun colleges, daarvoor hebben zij op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen 8 weken de tijd; Er wordt door het bestuur van De Connectie, waar de colleges in vertegenwoordigd zijn, gereageerd op de ingediende zienswijzen, waarna de ontwerp gewijzigde gemeenschappelijke regeling eventueel wordt aangepast vanwege de ingediende zienswijzen; De colleges van Arnhem, Renkum en Rheden nemen het voorgenomen besluit de gemeenschappelijke regeling te wijzigen conform de ontwerp gewijzigde gemeenschappelijke regeling en vragen de raden van de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden toestemming om de gemeenschappelijke regeling te wijzigen; De raden verlenen de colleges binnen een termijn van 13 weken toestemming de gemeenschappelijke regeling te wijzigen; De colleges nemen het besluit tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling, volgens artikel 24, lid 2 van de gemeenschappelijke regeling is hiervoor noodzakelijk dat de colleges unaniem besluiten tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling; Het bestuur

van De Connectie26 publiceert de gewijzigde gemeenschappelijke regeling, waarna deze vanaf 1 januari 2026 in werking zal treden;

Dit traject van bestuurlijke besluitvorming start in 2025, met het opstellen van een ontwerp gewijzigde gemeenschappelijke regeling. Uiterlijk een dag voor 1 januari 2026, dus 31 december 2025, dient de gewijzigde regeling bekend gemaakt te zijn, zodat deze op 1 januari 2026 in werking kan treden. Uiteraard kan de gewijzigde regeling ook eerder worden bekendgemaakt, mits daarbij in de gemeenschappelijke regeling wordt opgenomen dat de gemeenschappelijke regeling na bekendmaking, maar niet eerder dan 1 januari 2026, in werking zal treden. Op die manier kan de dienstverlening vanuit De Connectie onafgebroken 24 Zie ook artikel 9:3 van de Wgr. 25 Dit kan op initiatief van één of meer van de colleges die deelnemen in De Connectie. Zoals het nu lijkt neemt de

gemeente Arnhem het voortouw tot het opstellen van een ontwerp-gemeenschappelijke regeling. 26 Volgens artikel 4, vijfde lid van de gemeenschappelijke regeling is het bestuur van De Connectie belast met bekendmaking van de gewijzigde regeling, echter vanwege de omvorming naar een centrumregeling is geen sprake van een bestuur, zodat het college van Arnhem verantwoordelijk zal zijn voor de publicatie van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling. @proofadviseurs.nl Pagina 25 van 28

worden voortgezet vanuit de centrumgemeente Arnhem. Het omvormen van de bedrijfsvoeringsorganisatie naar een centrumregeling is gelijktijdig zowel een omvorming als een invlechting. Tijdens het proces van omvormen moeten er op verschillende vlakken keuzes gemaakt worden ten dienste van een soepele invlechting van De Connectie in de gemeente Arnhem. Met de gemeenten Renkum en Rheden dienen dienstverleningsovereenkomsten aangegaan te worden, gegrond op de afspraken in de gemeenschappelijke regeling. Feitelijk is de omvorming daarom niet volledig los te zien van de invlechting, maar is sprake van gelijktijdigheid van beide processen. Overige bestuursbesluiten Voordat het besluitvormingstraject tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling is afgerond is het de bedoeling dat het bestuur van De Connectie een aantal besluiten neemt om de organisatie ‘klaar’ te maken voor de overgang. Voor een ongestoorde dienstverlening vanaf 1 januari 2026 dienen de noodzakelijke bestuursbesluiten genomen te zijn om de dienstverlening vanuit de centrumgemeente Arnhem vanaf 1 januari 2026 plaats te laten vinden.

Dat betekent dat vóór de bekendmaking van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling besluiten zijn genomen over het overdragen van contracten en overeenkomsten van De Connectie, evenals over de wijze waarop alle benodigde faciliteiten onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Arnhem vallen. Zie hiervoor ook de paragrafen 2 tot en met 4. In beginsel kan het hele jaar 2025 worden benut om alle noodzakelijke bestuursbesluiten te nemen. Natuurlijk moet voor een aantal onderwerpen rekening gehouden worden met het voorafgaand uitzoeken van zaken en/of het informeren van verschillende gremia. Te denken valt aan het onderwerp personele aspecten, waarbij de ondernemingsraad op de juiste wijze en op het juiste moment betrokken moet worden, evenals het lokaal overleg met de vakbonden, dat op het juiste moment geïnformeerd en betrokken moet worden. In de volgende paragraaf geven wij de (globale) tijdlijnen weer die aangehouden moeten worden om op 1 januari 2026 de dienstverlening voor de bedrijfsvoering van de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden door de centrumgemeente Arnhem te laten uitvoeren zonder problemen in de continuïteit van de dienstverlening.

8.2.

Tijdlijn besluitvorming

Voor het bestuurlijke besluitvormingstraject om tot een gewijzigde gemeenschappelijke regeling te komen kan de volgende globale tijdlijn aangehouden worden:

@proofadviseurs.nl Pagina 26 van 28

9. Bijlagen 9.1.

Besluit

9.1.1. Besluit bestuur De Connectie Het Bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie; Gelet op de intentiebesluiten van de colleges van Arnhem, Rheden en Renkum om de taken van de bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie te laten uitvoeren door de gemeente Arnhem en daarvoor de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie te wijzigen; Dat daarvoor nodig is inzicht te verkrijgen in de gevolgen van deze intentiebesluiten en die te verwerken in een omvormingsplan; Gelet op artikel 1 en 9 van de Wet gemeenschappelijke regelingen; Overwegende dat: In bijgevoegd omvormingsplan de uitwerking van de uitgangspunten voor de omvorming van de regeling worden vastgelegd; Besluit: 1. Het bijgevoegd omvormingsplan vast te stellen en daarmee in te stemmen met de daarin vermelde acties. 2. De colleges van de gemeenten Arnhem, Rheden en Renkum te informeren. Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van De Connectie op [DATUM], De Secretaris [NAAM]

De Voorzitter [NAAM]

Bijlagen: Omvormingsplan - Omvorming Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie ‘De Connectie’ versie februari 2025

@proofadviseurs.nl Pagina 27 van 28

@proofadviseurs.nl Pagina 28 van 28