Memo Status advies werkgroep Jaarrekening 2021.docx

Memo Van: Aan: Datum: Onderwerp:

Roel Kuipers en Nanette Koning College 17 oktober 2022 Status advies werkgroep Jaarrekening 2021

Aanleiding De Werkgroep Jaarrekening heeft op 2 juni 2022 haar advies bij de jaarstukken 2021 opgeleverd. Hierin heeft zij geconstateerd dat een groot deel van de aanbevelingen uit het advies van vorig jaar adequaat zijn opgevolgd. Middels deze memo informeren wij u over de voortgang van de resterende aanbevelingen. Afgeronde bevindingen De onderstaande bevindingen uit het advies van vorig jaar, bij de jaarstukken 2020, zijn met de jaarstukken 2021 opgelost: ✓

Evalueer het controleproces in het auditcomité en maak goede afspraken voor volgende jaren teneinde de raad in staat te stellen zijn controlerende rol optimaal te kunnen vervullen.

✓ Stem in met het vormen van een bestemmingsreserve voor een bedrag van € 1,1 miljoen voor een aantal te verwachten uitgaven in 2021, waaronder COVID-19. ✓ Verzoek het college om alsnog uitvoering te geven aan de nader te onderzoeken bezuinigingsmogelijkheden en de raad hierover concrete voorstellen te doen bij de programmabegroting 2022. ✓ a. Zie er op toe dat door het college uitvoering wordt gegeven aan het advies van de Provincie om de voortgang van de opgenomen taakstellingen nader toe te lichten en op te nemen in een aparte paragraaf in de programmabegroting. b. Verzoek het college, wanneer bepaalde maatregelen niet uitvoerbaar blijken of niet leiden tot het gewenste financiële resultaat, voorstellen te doen voor alternatieve maatregelen. ✓ Verzoek het college de raad te informeren over de resultaten van deze zero based inventarisatie van taken. ✓ a. Dring er bij het college op aan om de raad via de kwartaalrapportages, dan wel mondeling tijdens de financiële commissie expliciet te informeren over belangrijke financiële ontwikkelingen, met name waar het gaat om het taakveld jeugd. b. Geef het college opdracht om te onderzoeken of de jaarlijkse overschrijding van 20% op jeugdzorg structureel is, zodat hierop geanticipeerd kan worden bij de begroting. Openstaande bevindingen De volgende bevindingen stonden volgens de werkgroep Jaarrekening nog open.

U leest hier een korte toelichting op de huidige status: o

Dring er bij het college op aan om in te zetten op een goed werkend financieel systeem, het eerder afronden van een boekjaar en eerder zicht te geven op de financiële stand van zaken op dat moment. Status: Een belangrijke stap is dat beleid en financiën nu meer hand in hand gaan. Naast dat dit impact heeft voor het opstellen van de begroting en andere P&C documenten, zetten we sterk in om de budgethouder beter in staat te stellen haar/zijn rol te pakken. Hiervoor zijn we het project ‘Plan van Aanpak Budgetbeheer’ gestart. Het doel van dit project is: “Duidelijkheid creëren over rollen en verantwoordelijkheden in budgetbeheer en daarnaast de budgethouders en budgetbeheerders in gelegenheid te stellen hun verantwoordelijkheid te pakken via passende inrichting van het financiële systeem en management rapportages. En 1/2

daarmee meer grip krijgen op de gemeentelijke budgetten.” Dit bestaat uit de volgende pijlers: ▪ Rapportages in Cognos (juni – november 2022) ▪ Kennisbank (juni – december 2022) ▪ Bredere inzet verplichtingenadministratie (jan – juli 2023) ▪ Actualisatie regelingen (okt – juni 2023) ▪ Rapportages in Lias FM (okt – juni 2023) Daarnaast werkt de afdelingen financiën sinds 2021 met kwartaalafsluitingen. Een belangrijk voordeel hiervan is dat het beter mogelijk is om tussentijds een beeld te krijgen van de kosten en een prognose te maken voor het resterende jaar. Bovendien kan de jaarafsluiting efficiënter verlopen doordat werkzaamheden naar voren worden gehaald. Met uitzondering van de kwartaalafsluiting over het derde kwartaal, zijn deze volgens planning uitgevoerd. De reden dat de afsluiting over het derde kwartaal later is gestart, is vanwege de grote drukte in de zomerperiode als gevolg van de Q2 tussenrapportage en de Programmabegroting. Hierdoor komt de planning voor de Winterrapportage onder druk te staan, zelfs voordat we zijn begonnen. o

Verzoek het college om de raad tussentijds te informeren over de resultaten van de cultuurverandering. De wijze waarop deze informatie wordt verstrekt laat de werkgroep over aan het college. Status: Er is met de werkgroep jaarrekening en de financiële commissie afgesproken om de financiële commissie tussentijds (mondeling) te informeren over versterken van het bewustzijn op budgetbeheer.

o

Dring bij het college aan op een goede en tijdige communicatie teneinde onnodige discussies over processen te voorkomen. Status: Middels een brief heeft de Provincie op 22 december 2019 de Raad geadviseerd om zichzelf de vraag te stellen “Wie c.q. wat wil je als gemeente Rheden zijn?”. De werkgroep jaarrekening heeft in juni 2021 vastgesteld dat nog geen uitvoering is gegeven aan dit advies. De Raad heeft hiertoe (nog) geen concrete opdracht verstrekt.

Vervolgstappen Het zwaartepunt voor opvolging door de ambtelijke organisatie ligt bij de bevinding gericht op het eerder afronden van het boekjaar en het eerder zicht te geven op de financiële stand van zaken. Een gestructureerde kwartaal- en jaarafsluiting draagt hier in 2022 al aan bij. Een belangrijk project wat is gericht op het eerder zicht geven in de financiële stand van zaken is het project ‘plan van aanpak budgetbeheer’. Dit project wordt concern-breed opgepakt. De wethouder financiën wordt namens het College op de hoogte gehouden van de voortgang van dit project.

2/2