Memo Status advies werkgroep Jaarrekening 2021 aangevuld.docx

Memo Van: Aan: T.k.n.: Datum: Onderwerp:

Roel Kuipers en Nanette Koning College Financiële Commissie 9 januari 2023 Status advies werkgroep Jaarrekening 2021

Aanleiding De Werkgroep Jaarrekening heeft op 2 juni 2022 haar advies bij de jaarstukken 2021 opgeleverd. Hierin heeft zij geconstateerd dat een groot deel van de aanbevelingen uit het advies van vorig jaar adequaat zijn opgevolgd. Middels deze memo informeren wij u over de voortgang van de resterende aanbevelingen. In de eerdere memo van 17 oktober jl. waren per abuis alleen de bevindingen uit paragraaf 3 van het rapport van de Werkgroep Jaarrekening opgenomen, de memo is hier bij deze op aangevuld (blauwe tekst). Afgeronde bevindingen De onderstaande bevindingen uit het advies van vorig jaar, bij de jaarstukken 2020, zijn met de jaarstukken 2021 opgelost: ✓

Evalueer het controleproces in het auditcomité en maak goede afspraken voor volgende jaren teneinde de raad in staat te stellen zijn controlerende rol optimaal te kunnen vervullen.

✓ Stem in met het vormen van een bestemmingsreserve voor een bedrag van € 1,1 miljoen voor een aantal te verwachten uitgaven in 2021, waaronder COVID-19. ✓ Verzoek het college om alsnog uitvoering te geven aan de nader te onderzoeken bezuinigingsmogelijkheden en de raad hierover concrete voorstellen te doen bij de programmabegroting 2022. ✓ a. Zie er op toe dat door het college uitvoering wordt gegeven aan het advies van de Provincie om de voortgang van de opgenomen taakstellingen nader toe te lichten en op te nemen in een aparte paragraaf in de programmabegroting. b. Verzoek het college, wanneer bepaalde maatregelen niet uitvoerbaar blijken of niet leiden tot het gewenste financiële resultaat, voorstellen te doen voor alternatieve maatregelen. ✓ Verzoek het college de raad te informeren over de resultaten van deze zero based inventarisatie van taken. ✓ a. Dring er bij het college op aan om de raad via de kwartaalrapportages, dan wel mondeling tijdens de financiële commissie expliciet te informeren over belangrijke financiële ontwikkelingen, met name waar het gaat om het taakveld jeugd. b. Geef het college opdracht om te onderzoeken of de jaarlijkse overschrijding van 20% op jeugdzorg structureel is, zodat hierop geanticipeerd kan worden bij de begroting. Openstaande bevindingen De volgende bevindingen stonden volgens de werkgroep Jaarrekening nog open.

U leest hier een korte toelichting op de huidige status: o

Dring er bij het college op aan om in te zetten op een goed werkend financieel systeem, het eerder afronden van een boekjaar en eerder zicht te geven op de financiële stand van zaken op dat moment. Status: Een belangrijke stap is dat beleid en financiën nu meer hand in hand gaan. Naast dat dit impact heeft voor het opstellen van de begroting en andere P&C documenten, stellen we 1/4

de budgethouder beter in staat haar/zijn rol te pakken. Hiervoor zijn we het project ‘Plan van Aanpak Budgetbeheer’ gestart. Het doel van dit project is: “Duidelijkheid creëren over rollen en verantwoordelijkheden in budgetbeheer en daarnaast de budgethouders en budgetbeheerders in gelegenheid te stellen hun verantwoordelijkheid te pakken via passende inrichting van het financiële systeem en management rapportages. En daarmee meer grip krijgen op de gemeentelijke budgetten.” Dit bestaat uit de volgende pijlers: Rapportages in Cognos (juni – november 2022) Het doel van deze pijler is om de verantwoordelijke medewerkers in één oogopslag inzicht te geven in de uitnutting van het budget, waarbij rekening wordt gehouden met uitgaven en financiële verplichtingen. Het uitgangspunt dat we hanteren is “selfservice reporting”, waarbij de gebruiker zelf op elk moment de informatie kan ophalen uit het rapportagesysteem. ▪ Kennisbank (juni – december 2022) Deze pijler heeft als doel om een informatieplatform te creëren voor de verantwoordelijke medewerkers, zodat ze op eenvoudige wijze informatie over de verschillende facetten van hun rol op kunnen zoeken. Hiermee leggen we de kennis op één centrale plaats vast.

▪ Bredere inzet verplichtingenadministratie (jan – juli 2023) We willen de verplichtingenadministratie breder in te zetten, zodat we gedurende het jaar beter inzicht hebben in de uitnutting van budgetten en de (jaar)prognose. Hierdoor wordt de voorspellende waarde van onze rapportages hoger (1e pijler). ▪ Actualisatie regelingen (okt – juni 2023) De huidige regeling budget beheer is theoretisch goed doordacht, maar blijkt in de praktijk lastig implementeerbaar door de uitzonderingen die hier in zijn benoemd. Zo is het 4 ogen principe voor kleine bedragen nu volgens de regeling niet van toepassing. De kosten om deze uitzondering in het systeem te implementeren wegen niet op tegen de voordelen en we zullen de regeling hierop herzien. Naast de regeling budgetbeheer is de financiële verordening een belangrijke regeling. Onze huidige financiële verordening dateert uit 2019. ▪ Rapportages in Lias FM (okt – juni 2023) We gebruiken de Planning en Controle applicatie Lias voor de ondersteuning van de P&C cyclus (kadernota, begroting, etc.). We gaan verkennen in welke mate we deze applicatie breder kunnen inzetten om meer grip te krijgen op de gemeentelijke budgetten. Daarnaast werkt de afdelingen financiën sinds 2021 met kwartaalafsluitingen.

Een belangrijk voordeel hiervan is dat het beter mogelijk is om tussentijds een beeld te krijgen van de kosten en een prognose te maken voor het resterende jaar. Bovendien kan de jaarafsluiting efficiënter verlopen doordat werkzaamheden naar voren worden gehaald. Met uitzondering van de kwartaalafsluiting over het derde kwartaal, zijn deze volgens planning uitgevoerd. De reden dat de afsluiting over het derde kwartaal later is gestart, is vanwege de grote drukte in de zomerperiode als gevolg van de Q2 tussenrapportage en de Programmabegroting. Hierdoor komt de planning voor de Winterrapportage onder druk te staan, voordat we zijn begonnen. ▪

o

Verzoek het college om de raad tussentijds te informeren over de resultaten van de cultuurverandering. De wijze waarop deze informatie wordt verstrekt laat de werkgroep over aan het college. Status: Er is met de werkgroep jaarrekening en de financiële commissie afgesproken om de financiële commissie tussentijds (mondeling) te informeren over versterken van het bewustzijn op budgetbeheer. 2/4

o

Dring bij het college aan op een goede en tijdige communicatie teneinde onnodige discussies over processen te voorkomen. Status: Middels een brief heeft de Provincie op 22 december 2019 de Raad geadviseerd om zichzelf de vraag te stellen “Wie c.q. wat wil je als gemeente Rheden zijn?”. De werkgroep jaarrekening heeft in juni 2021 vastgesteld dat nog geen uitvoering is gegeven aan dit advies. De Raad heeft hiertoe (nog) geen concrete opdracht verstrekt1.

Nieuwe bevindingen In haar rapport geeft de Werkgroep Jaarrekening de volgende (nieuwe) aanbevelingen mee: o

Voor zover dit nog niet is gebeurd adviseert de werkgroep om bij de verdere doorontwikkeling van de programmabegroting ook de volgende aanbevelingen mee te nemen: a. Laat zien welk resultaat of maatschappelijk effect is bereikt; b. Zorg voor concrete gegevens en kwantitatieve data om inzicht te geven in de impact van de beslissingen voor de inwoners; c. Voorkom verwijzingen naar eerdere P&C documenten of beleidsnotities of voeg deze bij de stukken. Status: Het inzichtelijk maken of een doel en resultaat bereikt is maakt onderdeel uit van de van de ‘doorontwikkeling van de programmabegroting’ (a). Deze beperkt zich namelijk niet alleen tot de begroting, maar omvat ook de opzet van zowel de bestuurlijke afwijkingenrapportages (Zomer- en Winterrapportage) als de Jaarstukken. Daarnaast is in de volgende stap in ons groeimodel de verdere concretisering van doelen met behulp van indicatoren een belangrijk onderdeel (b). Bij het bepalen van de indicatoren die we gaan gebruiken om de maatschappelijke impact te meten, heeft de Raad een belangrijke rol. Tot slot over de verwijzingen (c): voor P&C documenten is het gebruikelijk om financiële informatie vanuit het referentiepunt vanuit de laatste rapportage aan te leveren. Een belangrijke meerwaarde hiervan is dat de lezer dan snel kan zien wat de nieuwe informatie is.

We onderkennen dat er een slag te maken is in de presentatie (weergave van de cijfers), zodat de P&C document niet alleen voor de ‘actieve volger’ waardevol is, maar zodat het document ook zelfstandig leesbaar is zonder de eerdere P&C documenten te kennen. We zullen hier bij het eerstvolgende P&C document, de jaarstukken, al mee aan de slag gaan.

o

De werkgroep adviseert de Raad om kritisch te blijven op de financiële beheersing en hierbij zowel te kijken naar de effecten van landelijk beleid als de transformatie die lokaal ingezet is. Status: Verzoek aan de Raad.

o

De werkgroep adviseert de Raad om met het College en de ambtelijke organisatie kritisch te kijken naar de huidige staat van de bedrijfsvoering en een breed gedragen verbeterplan te ontwikkelen. Hierbij moeten in ieder geval de risico’s, doorlooptijd en benodigde financiële middelen in beeld worden gebracht. Status: Vanuit het College zijn twee projecten gestart die in dit kader relevant zijn: het project Budgetbeheer, dat hierboven al nader toegelicht is, en het project Digitaal Werken. Voor de laatste zijn via de Programmabegroting 2023-2026 middelen beschikbaar gesteld. Het College zal de Raad en de financiële commissie periodiek informeren over de voortgang hierop.

1 Na verschijnen van de eerste versie van deze memo is hier in de financiële commissie over gesproken. Deze memo is hierop

niet geactualiseerd.

3/4

o

De werkgroep adviseert de raad om een standpunt in te nemen over de solvabiliteitsratio en de termijn waarop dat moet zijn bereikt. Status: Via de financiële commissie wordt een voorstel voorbereid.

o

Zij adviseert daarom om het college te vragen om de raad minimaal eens per kwartaal te informeren over de (financiële) voortgang van de bouw van het nieuwe gemeentehuis. Status: De informatieverstrekking verloopt zoveel mogelijk vanuit het project Gemeentehuis zelf. Daar wordt drie maandelijks invulling aan gegeven. Daarnaast maken de projecten ook onderdeel uit van de reguliere verantwoording in de P&C documenten. Naast de schriftelijke rapportage is de mondelinge toelichting op de grote projecten een vast agendaonderdeel van de financiële commissie. De raad ontvangt ook ter kennisneming de notulen van de stuurgroepvergaderingen en is daarmee altijd actueel op de hoogte van de voortgang.

o

Gelet op het voorgaande adviseert de werkgroep om het college te verzoeken om uitvoering te geven aan de wettelijke verplichting om periodiek onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid en een integraal onderzoeksplan te delen met de deelnemers van het audit comité. Status: Vanaf 2023 zal er een start gemaakt worden van het vormgeven van de zogenaamde ‘213a onderzoeken’ gericht op doelmatigheid en doeltreffendheid. Uitgangspunt is dat het met de bestaande formatie kan worden opgepakt, indien dit extra middelen vraagt zal dit aan Raad worden voorgelegd.

o

De werkgroep adviseert de financiële commissie om de voortgang van het advies over de jaarstukken periodiek (bijvoorbeeld 3 keer per jaar) te agenderen voor haar vergadering. Status: Dit is aan de financiële commissie. Er kan een periodieke toelichting worden verzorgd.

Vervolgstappen Het zwaartepunt voor opvolging door de ambtelijke organisatie ligt bij de bevinding gericht op het eerder afronden van het boekjaar en het eerder zicht te geven op de financiële stand van zaken. Een gestructureerde kwartaal- en jaarafsluiting draagt hier in 2022 al aan bij. Een belangrijk project wat is gericht op het eerder zicht geven in de financiële stand van zaken is het project ‘plan van aanpak budgetbeheer’. Dit project wordt concern-breed opgepakt. De wethouder financiën wordt namens het College op de hoogte gehouden van de voortgang van dit project.

4/4