Memo reactie College advies werkgroep JR 2021 (22.59)

Memo datum

voor

Afdeling/cluster

9 juni 2022

Werkgroep jaarrekening

Directieteam

behandeld door

ons kenmerk

bijlage(n)

College van B&W

0

Onderwerp

Reactie op advies werkgroep jaarrekening 2021 Wij waarderen de heldere werkwijze van de Werkgroep Jaarrekening in de advisering over de jaarstukken 2021. We hebben de gesprekken van de werkgroep met zowel het College als de organisatie als open en constructief ervaren. We stellen ook uw zorgvuldige terugkoppeling op prijs. Bovenal zijn we blij met de bevestiging van de ingeslagen weg uit van 2021 waarbij het versterken van de financiële functie heeft geresulteerd in een beter functionerend controleproces en P&C cyclus. Wij kunnen de gegeven adviezen van harte onderschrijven. Onderstaand geven wij per advies onze inhoudelijke reactie: Advies werkgroep jaarrekening: 1. Het controleproces is ten opzichte van vorig jaar aanzienlijk verbeterd. Advies: Teneinde de raad (nog) beter in positie te brengen om zijn controlerende rol goed te kunnen uitvoeren, adviseert de werkgroep: - het controleproces vanaf de jaarstukken 2022 zodanig in te richten dat de accountantscontrole kan starten in de eerste week van april en hierover goede afspraken te maken met de accountant; - in de bestuurlijke planning 2023 rekening te houden met een moment waarop de accountant de bevindingen op hoofdlijnen kan toelichten aan de raad, teneinde een open dialoog mogelijk te maken; - de raad periodiek te informeren over de wijze waarop het college uitvoering heeft gegeven aan de bevindingen van de accountant.

Reactie college: We onderschrijven dit advies. Het college deelt de behoefte om eerder te starten met het controleproces. We hechten eraan te melden dat de accountant heeft aangegeven dat gemeentes die begin april met de jaarrekeningcontrole starten, tot de “kopgroep” behoren. De controle eerder plannen dan in april raden zij met klem af. Toch zal met de accountant onderzocht worden in hoeverre dit verder vervroegd kan worden naar de eerste week van april. Advies werkgroep jaarrekening: 2. Aangezien een technisch vragenuur ook voor andere P&C documenten wordt ingezet is het belangrijk dat er goede afspraken worden gemaakt over het doel en de invulling ervan. Advies: Verzoek de financiële commissie om het doel en de invulling van het technisch vragenuur te evalueren en hierover goede afspraken te maken voor de behandeling van toekomstige P&C documenten. Reactie college: Het college wacht hierin het initiatief af van de financiële commissie.

1

Advies werkgroep jaarrekening: 3. Er is nog geen uitvoering gegeven aan het advies van de werkgroep om de raad tussentijds te informeren over de resultaten van de cultuurverandering. Dit zou op voorstel van het college plaatsvinden in de financiële commissie. Advies: Verzoek de financiële commissie om de resultaten van de cultuurverandering, in overleg met de betreffende portefeuillehouder/directeur bedrijfsvoering, te agenderen voor een volgende vergadering. Reactie college: Het college geeft graag nadere toelichting op de beoogde cultuurverandering en de stappen die hierin gezet zijn en gezet zullen worden. Het college wacht het initiatief van de financiële commissie af om de behoefte en vorm af te stemmen waaraan wij graag zullen meewerken. Advies werkgroep jaarrekening: 4. Er is nog geen uitvoering gegeven aan het advies van de werkgroep om te komen tot een toekomstvisie. Op advies van de werkgroep is dit opgenomen in het overdrachtsdocument. Nu de nieuwe raad is geïnstalleerd is het raadzaam om dit concreet te maken. Advies: Verzoek op korte termijn de Technische Agenda Commissie om een datumvoorstel te doen, bij voorkeur aankomend najaar, waarin raad en college met elkaar in gesprek kunnen gaan over de toekomstvisie van onze gemeente. Reactie college: Het college onderschrijft dit advies en wacht het initiatief van de raad af. Advies werkgroep jaarrekening: 5.

Er zijn stappen gezet in de doorontwikkeling van de Programmabegroting. Of de nieuwe structuur uiteindelijk ook de informatie biedt die de raad wenst zal blijken bij de jaarstukken 2022. Advies: Verzoek, voor zover dit nog niet is gebeurd, om bij de verdere doorontwikkeling van de programmabegroting ook de volgende aanbevelingen mee te nemen: - Laat zien welk resultaat of maatschappelijk effect is bereikt; - Zorg voor concrete gegevens en kwantitatieve data om inzicht te geven in de impact van de beslissingen voor de inwoners; - Voorkom verwijzingen naar eerdere P&C documenten of beleidsnotities of voeg deze bij de stukken. Reactie college: Het college zal de gegeven adviezen zoveel mogelijk verwerken in de programmabegroting 2023. Het college hecht er volledigheidshalve aan te vermelden dat zoveel mogelijk, maar niet alle resultaten 1 op 1 gekoppeld kunnen worden aan maatschappelijke effecten en kwantitatieve data. Daarnaast heeft de Raad zelf bij het vaststellen van beleidstukken ook een belangrijke rol om te benoemen welk resultaat of maatschappelijk effect het beleid dient en welke afspraken in de vorm van indicatoren en normen daarbij horen. Advies werkgroep jaarrekening: 6. Het resultaat van de jaarrekening blijkt moeilijk voorspelbaar. De vraag kan gesteld worden wat dit zegt over onze financiële beheersing.

Advies: Blijf kritisch op de financiële beheersing en kijk daarbij zowel naar de effecten van landelijk beleid als de transformatie die lokaal ingezet is.

Reactie college: Het college blijft de financiële situatie van de Gemeente Rheden nauwgezet volgen.

2

Advies werkgroep jaarrekening: 7. Er zijn stappen gezet om te komen tot een betere interne beheersing, maar de kwetsbaarheden zijn nog niet verholpen en vormen daarmee een financieel en beleidsmatig risico. Advies: Kijk samen met het college en de ambtelijke organisatie kritisch naar de huidige staat van de bedrijfsvoering om een breed gedragen verbeterplan te ontwikkelen. Hierbij moeten in ieder geval de risico’s, doorlooptijd en benodigde financiële middelen in beeld worden gebracht. Reactie college: Het college onderschrijft dit advies. Het streven is om deze verbeterslag zoveel mogelijk met de bestaande capaciteit en middelen op te pakken. De accountant monitort middels de Interim Controle de voortgang en rapporteert hierop via de Managementletter. Advies werkgroep jaarrekening: 8. De reserves zijn in de afgelopen jaren hard teruggelopen. Om financiële tegenvallers het hoofd te kunnen bieden en tijdig te kunnen bijsturen is het van belang om te beschikken over voldoende reserves Advies: Neem een standpunt in over de solvabiliteitsratio en de termijn waarop dat moet zijn bereikt. Reactie college: Het college wacht het resultaat van dit advies af en zal daar in haar bedrijfsvoering op aansluiten. Advies werkgroep jaarrekening: 9.

De raad heeft onvoldoende zicht op de uitgaven die door het college worden gedaan en de risico’s die daarbij worden gelopen, hetgeen bij een majeur project zoals de bouw van een nieuw gemeentehuis wel mag worden verwacht. Advies: Vraag het college om de raad minimaal eens per kwartaal te informeren over de (financiële) voortgang van de bouw van het nieuwe gemeentehuis. Reactie college: Het college stemt in met dit advies. Er is al voorzien in het regelmatig sturen van Raadsinformatiebrieven over de voortgang van de bouw van het nieuwe gemeentehuis. Advies werkgroep jaarrekening: 10. Door het college worden al enige tijd geen onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid uitgevoerd, terwijl zij daar op grond van artikel 213a Gemeentewet wel toe verplicht is. Dergelijke onderzoeken zijn van belang voor de controlerende taak van de raad. Advies: Verzoek het college om uitvoering te geven aan de wettelijke verplichting om periodiek onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid en een integraal onderzoeksplan te delen met de deelnemers van het audit comité. Reactie college: Het college stemt in met dit advies. Aan de 213a onderzoeken wordt invulling gegeven door middel van zogenaamde ‘snelkookpansessies’ die samen met Baker Tilly ontwikkeld zijn.

Deze sessies worden ook gebruikt voor rechtmatigheidsonderzoeken in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording.

3

Advies werkgroep jaarrekening: 11. Het is belangrijk om gedurende het jaar scherp te zijn op wat er met de adviezen van de werkgroep jaarrekening is of wordt gedaan en hier niet mee te wachten tot de volgende jaarstukken. Advies: Verzoek de financiële commissie om de voortgang van het advies over de jaarstukken periodiek (bijvoorbeeld 3 keer per jaar) te agenderen voor haar vergadering. Reactie college: Het college stemt in met dit advies en het eerste voortgangsverslag zal in oktober plaatsvinden.

4