Memo reactie advies werkgroep jaarrekening 2020 11062021 (21.36)

Memo Van: Aan: Datum: Onderwerp:

College van B&W Werkgroep jaarrekening 2020 11 juni 2021 Reactie op advies werkgroep jaarrekening 2020

Algemeen Wij stellen het op prijs dat de rekeningcommissie ook dit jaar veel tijd heeft gestoken in het uitgebreid beoordelen van de jaarstukken en met ons als collegeleden maar ook medewerkers uit de organisatie hierover open gesprekken aan te gaan. En dat er op een constructieve wijze met de opbrengst van die gesprekken wordt omgegaan. Het helpt ons ten aanzien van een (onveranderd) gemeenschappelijk doel: een financieel stabiel Rheden als basis voor de voorzieningen voor onze inwoners, instellingen en bedrijven. We kunnen alle adviezen van harte onderschrijven. Onderstaand geven wij per advies onze reactie. 5.2 Samenvatting conclusies en adviezen De jaarstukken, de gevoerde gesprekken en de antwoorden op de vragen hebben geleid tot een aantal conclusies en aanbevelingen die onderstaand, als samenvatting van dit rapport, kunnen worden weergegeven. Bij ieder advies treft u een reactie van het college aan: 1. Het proces is dit jaar moeizaam verlopen als gevolg van het gefaseerd aanleveren van de stukken en het ontbreken van het accountantsverslag. Advies: Evalueer het controleproces in het auditcomité en maak goede afspraken voor volgende jaren teneinde de raad in staat te stellen zijn controlerende rol optimaal te kunnen vervullen. Reactie college Wij kunnen instemmen met uw advies.

Daarbij stellen we voor om de bevinden op hoofdlijnen vanuit de accountantscontrole al te bespreken voordat het definitieve rapport is vastgesteld. Dit maakt meer dialoog mogelijk. Wel vraagt dit dat we de planning van de accountantscontrole naar voren halen. Met onze accountant zullen we hierover afspraken gaan maken. 2. Het college heeft in de jaarstukken voorgesteld een bestemmingsreserve te vormen. De werkgroep is van mening dat hiervoor voldoende onderbouwing is aangegeven. Advies: Stem in met het vormen van een bestemmingsreserve voor een bedrag van € 1,1 miljoen voor een aantal te verwachten uitgaven in 2021, waaronder COVID-19. Reactie college n.v.t. 3. Er zijn geen concrete acties uitgezet ten aanzien van de nul-lijst, die wel als sluitpost was opgenomen voor de bezuinigingsmaatregelen en die in het onderhavige geval had kunnen leiden tot een hoger resultaat. Advies:

1

Verzoek het college om alsnog uitvoering te geven aan de nader te onderzoeken bezuinigingsmogelijkheden en de raad hierover concrete voorstellen te doen bij de programmabegroting 2022. Reactie college Wij verwijzen hierbij naar onze toelichting zoals opgenomen in de Kadernota 2022 (zie pagina 5 en 6 van de kadernota bij onderdeel “Motie alternatieven (bezuinigingen)”. 4. Teneinde grip te kunnen houden op de financiële positie is het voor de raad belangrijk om inzicht te hebben in de voortgang van de bezuinigingen. Advies: a. Zie erop toe dat door het college uitvoering wordt gegeven aan het advies van de Provincie om de voortgang van de opgenomen taakstellingen nader toe te lichten en op te nemen in een aparte paragraaf in de programmabegroting. b. Verzoek het college, wanneer bepaalde maatregelen niet uitvoerbaar blijken of niet leiden tot het gewenste financiële resultaat, voorstellen te doen voor alternatieve maatregelen. Reactie college Wij kunnen instemmen met uw advies. 5. Vanuit de ambtelijke organisatie wordt eraan gewerkt om vanuit een zero based benadering goed in beeld te brengen welke taken er liggen en hoe die zich verhouden tot de opdrachten die gegeven zijn. De werkgroep is benieuwd naar deze nieuwe benadering. Advies: Verzoek het college de raad te informeren over de resultaten van deze zero based inventarisatie van taken.

Reactie college Wij willen benadrukken dat het doel van het ‘project zero based’ is om de werkdruk in beeld te brengen per teams en voor projecten. Wij zullen de raad op hoofdlijnen op de hoogte houden over de inhoudelijke voortgang. Fase 1 van het project loopt op dit moment en geeft inzicht, maar nog niet in relatie met eventuele overige opdrachten die zijn gegeven. 6. Het taakveld jeugd blijft een punt van zorg, gelet op het jaarlijks terugkerend financieel tekort. Advies: a. Dring er bij het college op aan om de raad via de kwartaalrapportages, dan wel mondeling tijdens de financiële commissie expliciet te informeren over belangrijke financiële ontwikkelingen, met name waar het gaat om het taakveld jeugd. b. Geef het college opdracht om te onderzoeken of de jaarlijkse overschrijding van 20% op jeugdzorg structureel is, zodat hierop geanticipeerd kan worden bij de begroting. Reactie college Wij delen uw zorg over de financiële beheersing van het taakveld jeugd. In de kadernota 2022 geven wij hierover nadere informatie, waarbij we ook melding maken van de recente besluitvorming over extra rijksmiddelen voor jeugdzorg. Een adequate bewaking van de betreffende budgetten achten wij net als u van belang.

Ten aanzien van het verstrekken van informatie over de financiële stand van zaken willen we bij voorkeur aansluiten bij de reguliere P&C cyclus: kadernota, begroting, zomer- en herfstrapportage, eindejaar prognose en jaarrekening.

2

7. Het financieel systeem is nog niet op orde, waardoor het nog niet mogelijk is om real time te kunnen sturen, het boekjaar tijdig af te ronden en periodiek informatie te geven over de actuele financiële stand van zaken. Advies: Dring er bij het college op aan om in te zetten op een goed werkend financieel systeem, het eerder afronden van een boekjaar en eerder zicht te geven op de financiële stand van zaken op dat moment. Reactie college Wij onderkennen dat we hierin stappen kunnen zetten. Het real time sturen op alle budgetten achten we vooralsnog niet haalbaar. Wel is het onze ambitie om onze zorgkosten real time te gaan monitoren (m.b.v. zorglokaal) aangezien daar de afgelopen periodes sprake is geweest van de grootste afwijkingen. Om beter te kunnen sturen op onze budgetten richten we ons o.a. op de volgende zaken: • Kwartaalafsluiting; • Meer logisch inrichten financiële administratie; • Meer duidelijkheid over budgetverantwoordelijkheid d.m.v. de regeling budgetbeheer. 8. De werkgroep vraagt aandacht voor de cultuuromslag die een andere manier van werken met zich meebrengt. Voor het welslagen hiervan is het van belang dat dit breed (zowel door het college, het management en de ambtelijke organisatie) wordt gedragen. Advies: Verzoek het college om de raad tussentijds te informeren over de resultaten van de cultuurverandering.

De wijze waarop deze informatie wordt verstrekt laat de werkgroep over aan het college. Reactie college Dit aspect heeft vanzelfsprekend onze aandacht en dat zal het voorlopig blijven houden. Wij zullen de financiële commissie informeren over de inhoudelijke stappen die we in dit proces zetten en op welke wijze een en ander in de praktijk wordt opgepakt en ingevuld (houding & gedrag). Een belangrijke stappen die zijn gezet is het logische clusteren van teams, het centraliseren van de sturing en het wijzigen van bezetting op sleutelposities. 9. Ondanks de goede beloftes komt het nog steeds geregeld voor dat stukken niet, te laat of gefaseerd worden aangeleverd, zonder dat de raad hiervan vooraf in kennis wordt gesteld. Advies: Dring bij het college aan op een goede en tijdige communicatie teneinde onnodige discussies over processen te voorkomen. Reactie college Wij kunnen instemmen met uw advies en spannen ons in om helder en tijdig te communiceren over het proces van aanlevering van de P&C documenten, waarbij we zo goed mogelijk invulling geven aan eerder geformuleerde adviezen.

10. Tot slot concludeert de werkgroep dat een aantal onderwerpen waarover de rekeningcommissie in een vorige rapportage advies heeft uitgebracht nog niet, of niet volledig, is afgedaan. Zonder hier inhoudelijk op in te gaan verwijst de werkgroep naar de punten zoals vermeld in hoofdstuk 3. Advies: Vraag aandacht bij het college voor de onderwerpen uit het eerdere advies van de rekeningcommissie die nog niet zijn afgedaan. Het betreft de volgende nog openstaande punten: 3

1. Constatering/advies: Dring er bij het college op aan om vanaf volgend jaar in de jaarstukken tevens een vergelijking op te nemen van de primitieve begroting en het uiteindelijke jaarresultaat. Reactie college Hierin is voorzien in de jaarrekening 2020. 4. Constatering/advies: Kom, in het licht van de financieel zware tijden en de noodzaak om rigoureuze keuzes te maken, op korte termijn tot een toekomstvisie. Reactie college Het college wacht hierin het initiatief af van de raad.

12.1 Constatering/advies: Vraag aandacht voor het tijdig aanleveren van kwartaalrapportages en andere rapportages in de P&C cyclus. Reactie college Het college onderschrijft dit advies. Er is inmiddels een bestuurlijke planning en dit onderwerp heeft de aandacht in de financiële commissie. De organisatie is sinds kort versterkt op financiën en control en de functie van concern controller is recent structureel ingevuld. Het structureren van de werkprocessen (die betrekking hebben op verantwoording en besluitvorming) in systemen en het monitoren hiervan heeft hoge prioriteit gekregen.

4