Memo Rapportage en verantwoording over rechtmatigheid.docx

Memo Van: Aan: Datum: Onderwerp:

D. Klomberg Financiële Commissie 11 maart 2021 Rapportage en verantwoording over rechtmatigheid

Op donderdag 25 februari is in aanwezigheid van onze externe adviseurs Baker Tilly verder gesproken over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. In de presentatie van Baker Tilly zijn door hen een 4-tal vragen gesteld aan de financiële commissie: 1. Is een “groeimodel” wenselijk? Bijv. eerst een hoger percentage dat in de loop der tijd naar beneden wordt bijgesteld. Of eerst een lager percentage dat in de loop der tijd naar boven wordt bijgesteld. 2. Welke deelgebieden vragen om extra aandacht bij de rechtmatigheidscontrole? (college i.o.m. raad) 3. Welke “rapportagegrens” acht de raad wenselijk voor het geïnformeerd worden over geconstateerde onrechtmatigheden gedurende het jaar door college? 4. Wat verstaat de raad onder communicatie van “grote fouten” [die ook in de loop van het boekjaar moeten worden gemeld]: welke maatstaf geldt hiervoor? De financiële commissie heeft aan het college gevraagd met een concreet voorstel te komen. Dit voorstel leest u in deze memo. Vragen 1 en 3 worden gecombineerd beantwoord. Deelgebieden die extra aandacht vragen (vraag 2) We zullen jaarlijks bij het aanbieden van het controleprotocol tevens de aandachtsgebieden voor de rechtmatigheidscontrole uitvragen. Voor boekjaar 2020 en 2021 zijn dit:  Prestatielevering Sociaal Domein (Wmo & Jeugd);  Europese aanbestedingen.

Maatstaaf voor “grote fouten” die gedurende het boekjaar moeten worden gemeld (vraag 4) We stellen voor hierbij aansluiting te zoeken bij de rapporteringstolerantie die voor de jaarrekening van toepassing is. Deze is in het controleprotocol vastgesteld op € 50.000. Als gevolg hiervan worden geconstateerde onrechtmatigheden boven de € 50.000 niet alleen in de jaarrekening, maar ook in andere P&C documenten gedurende het jaar gemeld. Rapportage en verantwoordingsgrens (vragen 1 en 3) De verantwoordingsgrens is het grensbedrag waarop het college fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheid moet rapporteren. De raad kan deze vaststellen tussen 0% en 3% van de totale lasten en heeft een voorkeur uitgesproken voor een verantwoordingsgrens van 1%. Een lagere verantwoordingsgrens betekent, in ieder geval bij de invoering, maximale inspanning en controlekosten voor de 3e lijns Verbijzonderde Interne Controle. Daarnaast; Indien het college op basis van de vastgestelde verantwoordingsgrens een te laag aantal fouten rapporteert, kan dit op basis van de goedkeuringstolerantie tot een niet-getrouw oordeel van de accountant leiden. Het vaststellen van een lage verantwoordingsgrens kan dus verregaande gevolgen hebben. Een verantwoordingsgrens van 1% is wat ons betreft op termijn zeker wenselijk, maar voor 2021 een brug te ver.

Het invoeren van de rechtmatigheidsverantwoording is een mooie ontwikkeling, maar die wel een andere manier van werken van de organisatie vraagt. We stellen daarom voor een groeimodel te hanteren van 3% afbouwend naar 1%. Elk jaar zal in overleg met de financiële 1/2

commissie besproken worden of de afbouw op dat moment verstandig is. Het groeimodel voor de verantwoordingsgrens van 3% naar 1% met daarnaast de voorgestelde rapportage grens voor “grote fouten” is visueel gemaakt in onderstaande grafiek. De linker as in de grafiek (€ - tot € 4.000.000) heeft betrekking op de verantwoordingsgrens die procentueel wordt berekend op basis van de totale lasten. De rechter as in de grafiek (€ - tot € 400.000) heeft betrekking op de rapportagegrens voor “grote fouten”. Om tegemoet te komen aan de behoefte om inzicht vanuit de raad, zullen we rechtmatigheidsfouten en – onduidelijkheden boven de € 50.000 melden. Zie ook het hiervoor gegeven antwoord op vraag 4. Hierdoor krijgt de raad wel zo goed mogelijk inzicht in de rechtmatigheid en de kwaliteit van de Interne Beheersing, zonder dat dit tot maximale inspanning en controlekosten leidt.

2/2