Memo Managementletter 2023

Memo Van: Aan: Datum: Onderwerp:

College van B&W Financiële Commissie 16 januari 2024 Managementletter 2023

Deze memo geeft u een toelichting bij de bevindingen en aandachtspunten die de accountant heeft gegeven in de Managementletter 2023. Wij hechten belang aan een goede interne beheersing en zijn deze aan het verbeteren. Belangrijke prioriteiten zijn de rechtmatigheidsverantwoording, het budgetbeheer en het sturen op arbeidskosten (inhuur). Bij het verbeteren van onze interne beheersing nemen wij ook de bevindingen van de accountant mee. Over de voortgang zullen wij u periodiek informeren. Inleiding Ieder jaar voert de accountant twee controles uit. In de eerste controle (de zg. interim-controle) vindt toetsing plaats van de interne beheersing van bedrijfsprocessen. In de tweede controle (de jaarrekeningcontrole) beoordeelt de accountant de getrouwheid van de jaarrekening. De interim-controle heeft eind oktober begin en november 2023 plaatsgevonden. De uitkomsten van deze interim-controle zijn vervat in de managementletter 2023 en, na ambtelijke hoorwederhoor, op 21 december 2023 besproken met de wethouder financiën en manager bedrijfsvoering/loco-gemeentesecretaris. Op 22 december 2023 hebben wij de definitieve versie van deze managementletter ontvangen. U vindt de management letter bijgevoegd. Bevindingen en aandachtspunten Managementletter De managementletter onderschrijft dat wij een aantal bevindingen uit het verleden onderhanden hebben en vooruitgang laten zien.

Daarmee zijn de bevindingen nog niet opgelost, maar is er wel een concreet plan van aanpak in uitvoering met het perspectief om tot een structurele oplossing te komen. Deze constatering van de accountant geeft het college het gevoel dat we op de goede weg zijn, maar dat blijvende aandacht nodig is. Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf boekjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording van toepassing. Hiermee komt er meer verantwoordelijkheid te liggen bij het College ten aanzien van de financiële rechtmatigheid. Als gevolg hiervan beoordelen wij zelf deze rechtmatigheid, waarna de accountant controleert of onze beoordeling klopt. Wat ons betreft een goede ontwikkeling die naadloos aansluit op onze visie op control. Een visie waarbij we uitgaan van lerend vermogen en systematisch verbeteren van de (interne) beheersing. De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording stond oorspronkelijk gepland voor boekjaar 2021. Wij hebben er voor gekozen om deze wetswijziging niet af te wachten en 2021 en 2022 als proefjaar te gebruiken. Naar oordeel van de accountant is onze voorbereiding en planning passend bij deze wetswijziging. We zien in deze constatering van de accountant een bevestiging dat we de goede dingen doen en dat stemt op dit punt tot tevredenheid.

Voortgang op bevindingen managementletter De actiepunten voor verbeteringen van de interne beheersing wordt intern gestructureerd gemonitord met behulp van een opvolgingsplan. In 2023 zijn er geen nieuwe bevindingen uit de interim-controle gekomen. Er is één bevinding opgelost en voor vijf bevindingen zijn er zichtbaar stappen gezet. Ook aan de andere bevindingen wordt gewerkt, maar hier is de voortgang nog minder zichtbaar. Ten aanzien van de IT-beheersing is een goede stap gezet met de ISAE 3402 Type 2 verklaring. Prioriteiten De hoogste prioriteit ligt net als eerdere jaren bij aanbevelingen die van invloed zijn op de controle van de jaarrekening en die voor de start van de jaarrekeningcontrole opgelost kunnen worden. Met de accountant zijn afspraken gemaakt ter voorbereiding van de jaarrekeningcontrole en over de samenwerking tijdens de jaarrekeningcontrole.

Structureel verbeteren De managementletter is primair voor het management geschreven en geeft daartoe een overzicht van alle bevindingen en aandachtspunten uit de interim controle, ongeacht het abstractieniveau. Het is aan het management en het college om hierin prioriteiten te stellen en een aanpak uit te werken. Voor deze aanpak maken we gebruik van de input van de accountant, maar ook van de (verbijzonderde) interne controle en andere input zoals externe onderzoeken. Het komende jaar gaan we structureel verbeteren aan de hand van de volgende drie prioriteiten: 1. Implementatie rechtmatigheidsverantwoording 2. Verbeteren budgetbeheer 3. Sturen op arbeidskosten (inhuur) Deze prioriteiten vragen een langere doorlooptijd en bestaan uit verschillende verbeterstappen. Het is daarbij niet reëel om alles in één jaar op te lossen, maar wel om voortgang te boeken. We zullen u het komende jaar aan de hand van deze drie prioriteiten informeren over deze voortgang. Tot slot Het doel van het college is om de organisatie steeds beter beheerst te krijgen. In 2021 is een stap gezet om een fundament te leggen voor een cultuur waarin we systematisch leren van bevindingen uit zowel de interne – als de externe controle. Wij zien dit als een continue proces; er vallen bevindingen af en er komen nieuwe bij.

De uitkomst van zowel de interne controle als de externe controle door onze accountant (managementletters en rapport van bevindingen) zijn input voor de verbetering van onze interne beheersing. De interim-controle 2023 laat zien dat we op de goede koers zitten, maar dat betekent niet dat we er al zijn. Het is belangrijk dat we aandacht houden voor het verbeteren van de interne beheersing. Enerzijds om te concrete bevindingen op te lossen, en anderzijds om de beheersingsmaatregelen in het algemeen beter vast te leggen zodat we minder afhankelijk worden van controle achteraf. Het is echter het ook belangrijk om realistisch te zijn. In een periode waarin we scherper aan de wind moeten zeilen en ons financieel perspectief om aandacht en capaciteit vraagt, willen wij door het stellen van prioriteiten ook in 2024 verbeteringen realiseren. Bijlagen • Management letter Boekjaar 2023