Memo Managementletter 2020

Memo Van: Aan: Datum: Onderwerp:

College van B&W Gemeenteraad 2 februari 2020 Managementletter 2020

Met deze memo bieden wij u de managementletter van de accountant ter kennisname aan. De managementletter is opgesteld naar aanleiding van de interimcontrole en begin januari besproken en toegelicht door de accountant met de directie en de wethouder Financiën. Ten opzichte van de vorige managementletter zijn er 14 aanbevelingen bijgekomen, bovenop de 9 aanbevelingen die nog openstonden uit voorgaande jaren. De aanbevelingen variëren in prioriteit: laag, middel of hoog. Op alle aanbevelingen hebben we inmiddels acties geformuleerd en we sturen erop dat deze bij de volgende managementletter (vierde kwartaal 2021) zijn opgevolgd, van een aantal aanbevelingen is dit nu overigens al het geval. De hoogste prioriteit ligt voor ons bij aanbevelingen die van invloed zijn op de controle bij de jaarrekening. Deze pakken we zoveel mogelijk met voorrang op waarbij we nog met de ‘naweeën’ te maken hebben van een onvoldoende bezetting op een aantal onderdelen. Hierover heeft inmiddels een concreet vervolgoverleg met de accountant plaatsgevonden waarbij de insteek is dat we deze zelf als organisatie oplossen maar daar waar nodig is de accountant bereid extra werkzaamheden te verrichten om de controle tijdig af te kunnen ronden.

De accountant heeft er in het overleg op gewezen dat ook 2020 weer een bijzonder jaar zal worden in het kader van allerlei extra controles die gemeenten moeten uitvoeren ten aanzien van het gebruik van de steunmaatregelen die door het rijk zijn genomen vanwege COVID-19. Met name bij de controle op de TOZO-regeling verwacht de accountant bij veel gemeenten problemen vanwege de complexiteit. De inrichting van een vakgroep Financiën & Control vanaf 1 februari 2021 zal bijdragen aan structurele verbeteringen in de toekomst. Ook de voorgenomen bundeling van uitvoeringstaken in het sociaal domein zal een positief effect hebben door een integrale benadering die daarmee zal ontstaan. Het verbinden van het team kwaliteit/Interne Controle met de uitvoeringsteams zal het risico op onrechtmatigheid verlagen omdat werkprocessen eenduidiger zullen worden en wij controles gaan intensiveren. Ten slotte willen we er, voor de volledigheid, op wijze dat de aanbevelingen vooral een (financieel) administratief karakter hebben. Het zijn aanbevelingen die zich richten op zichtbare vastlegging van handelingen binnen de processen. Zo staat bijvoorbeeld de kwaliteit van zorg niet ter discussie of onder druk en hebben we vooralsnog geen aanleiding te veronderstellen dat er op onjuiste wijze ingekocht wordt. Wel is er, binnen de processen, meer aandacht nodig voor een zichtbare vastlegging c.q.

check op bijvoorbeeld een juiste inkoopprocedure zodat dit in de toekomst niet allemaal achteraf hoeft te worden vastgesteld.