Memo integrale planning P&C.pdf

Memo datum

voor

27 januari 2023

TAC

behandeld door

ons kenmerk

Sjaak Leenders

Afdeling/cluster

bijlage(n)

2

Onderwerp

Integrale P&C planning 2023 In de laatste vergadering van de financiële commissie is gesproken over de integrale P&C planning voor 2023. Dit voorstel week af van het voorstel dat eerder die week aan de commissie was voorgelegd en werd in die vergadering mondeling toegelicht door Roel Kuipers. Resumerend stelt Roel het volgende voor: • In de planning uit te gaan van 2 tussentijdse voortgangsrapportages, behandeling in juni en in september. • De doorlooptijd voor de behandeling van deze rapportages wordt verkort, zodat de informatie meer actueel is. • Daarnaast worden de financiële commissie en gemeenteraad proactief geïnformeerd over eventuele tussentijdse grote afwijkingen. Een toelichting op dit voorstel, alsmede het verslag van die vergadering, treffen jullie als bijlagen aan. Afgesproken is dat de leden dit voorstel zullen meenemen naar hun fractie, waarna dit via de fractievoorzitters kan worden besproken in het BCO, dan wel de TAC. De griffie hecht eraan om een aantal punten te benadrukken, teneinde misverstanden te voorkomen. Deze zijn via een mail meegegeven aan de leden van de financiële commissie. De griffie verzoekt de TAC om deze aandachtspunten mee te nemen bij de overweging om al dan niet in te stemmen met dit voorstel: - Wanneer wordt ingestemd met dit voorstel komen de Zomerrapportage, de Q2 rapportage en de Winterrapportage te vervallen.

- De 2 tussentijdse rapportages die daarvoor in de plaats komen zullen direct, dus zonder tussenkomst van een voorbereidende vergadering, worden doorgeleid naar de besluitvormende raadsvergadering. Dit wijkt af van de huidige werkwijze van de raad en hetgeen daarover is bepaald in het Reglement van Orde en de financiële verordening. - In de nieuwe situatie is er, buiten de mogelijkheid om vooraf schriftelijk (technische) vragen te stellen, geen mogelijkheid meer om mondeling vragen te stellen. Dit in tegenstelling tot de wens die de financiële commissie in haar vergadering van februari 2022 heeft uitgesproken om de tussentijdse rapportages, naast de voorbereidende vergadering, te agenderen voor de financiële commissie. - Het aantal behandelmomenten van de tussentijdse rapportages wordt met dit voorstel teruggebracht van 3 naar 1. Hou er daarbij rekening mee dat dit een verzwaring zal betekenen van de raadsvergadering. Zeker waar het gaat om de volle agenda in de maand juni. - De tussentijdse rapportages zijn niet uitsluitend bedoeld om de raad te informeren. Op basis hiervan kunnen namelijk ook begrotingswijzigingen worden voorgesteld. Het vraagt dan dus ook pagina

ons kenmerk

1

Memo planning

om besluitvorming van de raad. - Het voorstel zegt niets over de wijze van rapporteren aan de raad. Het is dus wel belangrijk om vooraf duidelijk te hebben of dit aansluit bij de informatiebehoefte van de raad. Wanneer de raad deze stukken 2 weken voor de vergadering ontvangt is er geen mogelijkheid meer om bij te sturen. Advies: - Breng de tussentijdse rapportages niet rechtstreeks in de raad, maar bespreek deze eerst in de financiële commissie of voorbereidende vergadering. Bij een aanlevertermijn van 2 weken voor de raadsvergadering zou er dan voor kunnen worden gekozen om die bespreking 1 week voor de raadsvergadering te plannen. - Verzoek om een voorstel met een opzet voor deze tussenrapportages inclusief de wijze over hoe om te gaan met begrotingswijzigingen en heldere peildata, en bespreek dit voorstel in de volgende financiële commissie. Hiermee bereik je dat de verwachtingen aan de voorkant helder zijn. - Beperk deze werkwijze vooralsnog tot 1 jaar (als pilot). Indien uit de evaluatie blijkt dat deze nieuwe werkwijze bevalt kan het Reglement van Orde en de financiële verordening hierop worden aangepast.

pagina

ons kenmerk

2

Memo planning