Memo Gebruik van Indicatoren - bespreekversie.docx

Memo Van: Aan: Datum: Onderwerp:

D. Klomberg Financiële Commissie 15 maart 2021 Logisch kader begroting en spelregels indicatoren

Op donderdag 25 februari is het beoogde stappenplan voor de doorontwikkeling van de programmabegroting met u besproken. Dit stappenplan beschrijft 3 stappen: vaststellen logisch kader van de begroting, vaststellen spelregels voor het opstellen van indicatoren en daarna het bepalen van Maatschappelijke Effecten en andere Indicatoren in een pilot voor programma 2. Bij de bespreking heeft u het college gevraagd een eerste voorzet te doen voor de uitwerkingen van deze stappen. De eerste voorzet voor zowel het logisch kader (stap 1) en de spelregels voor het opstellen van indicatoren (stap 2) leest u in deze memo. De rekenkamercommissie adviseert de Raad om vooraf te bepalen waarop zij wil sturen en aan te geven welke informatie daarvoor nodig is (rekenkamerrapport Programmabegroting). De wens vanuit de raad is om meer te richten op het beleid (wat willen we bereiken/hebben we bereikt) in plaats van op de uitvoering (wat gaan we doen/hebben we gedaan). Natuurlijk kan ook wat we gedaan hebben van belang zijn, maar wat we doen is uiteindelijk een middel om een doel te bereiken. Dit betekent dat pas als we een doel niet halen, van belang wordt wat we gedaan hebben (en of dat dan wel het juiste was). Hierbij wordt gebruik gemaakt van de 3 W vragen, aan de hand waarvan in de begroting de voornemens zijn benoemd en in het jaarverslag de verwoording op deze voornemens.

Dit alles zou er toe moeten leiden dat de raad beter in haar controlerende rol komt, en bovendien de P&C documenten meer concreet, minder omvangrijk en beter leesbaar worden. Deze memo start met een doorontwikkelde opzet van de programmabegroting op basis van de 3-W vragen. Daarna zijn kaders (spelregels) voor het gebruik van indicatoren neergezet. Hierbij is gebruik gemaakt van de input uit de financiële commissie op 25 februari, het rekenkamerrapport naar de programmabegroting en openbare bronnen waaronder andere gemeenten. Deze memo sluit af met een implementatieaanpak om het gebruik van indicatoren gefaseerd in te voeren aan de hand van een groeimodel.

1/6

I. Opbouw programmabegroting Het startpunt van de P&C cyclus is de kadernota die in de uitmond in de programmabegroting. Hierin worden afspraken gemaakt over wat we willen bereiken, wat dit mag kosten en hoe we hierop gaan sturen. In de begroting hanteren we per programma de opbouw Visie, Doel en Resultaat. De inspanning van de organisatie is gericht op Activiteiten. Begrip Visie Doel

Resultaat Activiteit Budget

Vraag Wat vindt de Gemeenteraad belangrijk? Wat willen we bereiken? Wanneer zijn wij succesvol geweest? Wat willen we verbeteren om te komen tot die visie? Wat moet het opleveren? Welke belangrijkste risico’s staan dit resultaat in de weg? Wat gaan we daarvoor doen? Welke acties ondernemen we? Wat mag het kosten?

Indicatoren Gewenste situatie Effect gericht op komende jaren

Prestatie gericht op specifiek jaar of jaren Input en Proces Euro’s en uren

Tabel 1: Logisch kader programmabegroting (zgn. Doelenboom o.b.v. 3 W vragen)

Het logisch kader helpt bij de fundamentele discussie om beter te sturen. De raad stuurt op doelen en resultaten. Het college op doelen, resultaten en activiteiten. Abstracte doelen worden door middel van de resultaten meer expliciet gemaakt. Daarbij wordt duidelijk op welk resultaat de gemeente stuurt, en uiteindelijk verantwoording aflegt, om het bovenliggende doel te bereiken. De indicatoren geven verdere invulling aan de begrippen (visie, doelen, resultaten): ze maken deze meer concreet. Het is belangrijk dat zowel de begrippen en de bijbehorende indicatoren op het juiste abstractieniveau zijn geformuleerd, zodat ze enerzijds goed helpen om te sturen en anderzijds “verzanden” in detaildiscussies1 voorkomen. Op de volgende pagina zijn illustratief twee voorbeelden opgenomen waarin de visie wordt vertaald in doelen; en de doelen verder zijn uitgewerkt in resultaten. De percentages zijn illustratief opgenomen waarbij “x%” later in te vullen is.

De mondelinge vragenrondes zijn uitermate geschikt indien een aantal raadsleden vanuit interesse behoefte hebben aan meer detailinformatie. Deze vorm van afstemming faciliteert de dialoog dan beter dan het vaststellen van een zeer inhoudelijke indicator. 1

2/6

Voorbeelden Visie: Heel Rheden beweegt. Indicator: het % inwoners dat lid is van een sportclub of een abonnement heeft op een sportvoorziening is 40% of hoger. Doel A: Rijk aanbod van sportvoorzieningen. Indicator: Het aantal soorten sportverenigingen of abonnementen waarvan je gebruik kunt maken (van 65 naar 75). Doel B: Gemiddelde BMI index van geïnterviewde inwoners tussen de 19-63 jaar. Indicator: % inwoners van 19-63 jaar met een BMI index van 18,5 tot 25. (BMI grenzen 19-69 jaar: lager dan 18,5 (ondergewicht); Vanaf 18,5 tot 25 (gezond gewicht); Vanaf 25 tot 30 (Overgewicht); 30 en hoger (Ernstig overgewicht)) Resultaat A: We maken prestatieafspraken met alle sportvoorzieningen over hun deelname aan promotie-acties op scholen. Indicator: het % deelnemende sportverenigingen (ambitie: 80%) Resultaat B: Wij stimuleren de deelname aan de BMI-monitor. Indicator: het % inwoners dat een deelneemt aan de gemeentelijke BMI monitor (ambitie: 10%)

Visie: Rheden kent sociaaleconomisch evenwichtige wijken. Indicator: aantal huurwoningen is niet groter dan 60% van het aantal woningen in de wijk of buurt. Doel A: Meer evenwichtige inkomensverdeling. Indicator: Iedere wijk kent een meer evenredige verdeling van huishoudens met een lager, midden en hoger inkomen in jaar t ten opzichte van jaar (t-10). Doel B: Vergroten zelfredzaamheid inwoners. Indicator: % inwoners dat gebruik maakt van Jeugd, WMO of Participatievoorzieningen van de gemeente (van 40% naar 10%). Resultaat A: We maken prestatieafspraken met alle huisvestingspartners over benodigde transformatie van een wijk of buurt. Indicator: in 2022 hebben we met alle huisvestingspartners prestatieafspraken gemaakt. Resultaat B: Wij faciliteren het gebruik van het Netwerk Informele Organisaties. Indicator: het % inwoners dat een beroep doet op vrijwilligers van het Netwerk Informele Organisaties (ambitie: 10%)

3/6

II. Kaders voor bepalen indicatoren Indicatoren geven invulling aan de doelen en resultaten van gemeentelijk beleid. Door het gebruik van indicatoren worden afspraken gemaakt over het meten van deze doelen en resultaten (streefwaarde). Ze ondersteunen het gesprek tussen college en raad en geven invulling aan de vraag: Hoe stuur ik als raadslid effectief op beleid? Indicatoren worden primair bepaald door de raad en zijn bedoeld om duidelijkheid te creëren voor zowel raad, college als organisatie. In beginsel geldt dat het niet om de indicator zelf gaat, maar om het gesprek over het doel en het resultaat waarop de indicator betrekking heeft. Ondanks dat de indicator ‘slechts’ een (meet)instrument is kan de meerwaarde groot zijn:  Bieden gelegenheid voor sturen en bijsturen, versterking horizontaal toezicht  Bieden inzicht in toestand  Maken vergelijking mogelijk  Maken trends zichtbaar en volgbaar  Monitoring en evaluatie  Helpen om te bepalen wanneer in actie te komen Het is belangrijk dat de indicatoren een duidelijke opdracht meegeven en het gesprek tussen raad en college ondersteunen. Het opstellen van goede indicatoren begint dan ook met gezond verstand. De eerste vraag is aan welke knoppen de raad wil draaien. De tweede vraag is vervolgens welke indicatoren gewenst zijn. Voor het bepalen van indicatoren stellen wij de volgende spelregels voor.

Indicatoren (groen is op 25 februari aangedragen door de financiële commissie, geel is de aanvulling van de organisatie): 1. Zijn specifiek en maken concreet wat in de kern belangrijk is. 2. Maken inzichtelijk of je het beoogde effect of prestatie bereikt; 3. Zijn duidelijk en betekenisvol voor het doel of het resultaat; 4. Geven een gevoel van eigenaarschap en helpen bepalen wanneer je in actie moet komen; 5. Geven richting (trendlijn; hoger, gelijk, lager); 6. Zijn praktisch hanteerbaar en toegankelijk; 7. Zijn (relatief) eenvoudig beschikbaar; 8. Vullen elkaar aan; 9. Bestaan in kleine aantallen: Maximaal 3 indicatoren per doel of resultaat. Zelfs bij toepassing van deze spelregels kan het zijn dat een indicator toch een “verkeerd” beeld geeft. Achtergrond informatie en context blijft erg belangrijk. Werkwijze: hoe kom je tot indicatoren?

Het proces voor het komen tot indicatoren is als volgt: 1. Visie: Wat vindt de Gemeenteraad belangrijk? Wat hebben we voor ogen? Beschrijf de situatie waar u op termijn wilt staan. Geef hierbij aan om wie of wat het gaat. Voorbeeld: ‘alle inwoners van Rheden zijn gelukkig’. Doel: Wat willen we bereiken? Wat wil je verbeteren om te komen tot die visie? Geef hier het verschil aan tussen de huidige en de gewenste situatie. Voorbeeld: ‘We bieden ondersteuning aan alle jongeren die het (even) niet op eigen kracht of met hun omgeving kunnen redden’.

4/6

Resultaat: Wat moet het opleveren? Benoem een doelstelling waarin een werkwoord en object zijn opgenomen. Voorbeeld (kwantitatief): ‘het verlagen (werkwoord) van ziekteverzuim (object)’. Voorbeeld (kwalitatief): is ‘het verhogen (werkwoord) van gevoel van zelfredzaamheid (object)’. 2. Verkenning) Waar wilt u op sturen? Geef hierbij aan wat u ècht moet weten (dus niet de nice to know) Definieer de indicator in de vorm van een zelfstandig naamwoord en geef de bijbehorende definitie. Voorbeeld: ‘ ziekteverzuim personeel (zelfstandig naamwoord)’ gedefinieerd als het aantal ziekte-uren gedeeld door het aantal beschikbare uren maal 100%. 3. Verkenning) Definieer een streefwaarde. Deze wordt ook wel aangeduid als ‘norm’. Voorbeeld: het ziekteverzuim was in het voorgaande jaar 6%. De nieuwe richtwaarde is 4%. 4. Verkenning) Definieer een tijdsperiode waarin de richtwaarde moet zijn bereikt. Voorbeeld: ‘in 2024 of ‘binnen een periode van een jaar na 1 maart 2024 of ‘voor 31 december 2024. 5. Vastlegging) Beschrijf een doelstelling waarin een werkwoord en object zijn opgenomen. Voorbeeld: ‘het verlagen (werkwoord) van ziekteverzuim (object)’ 6. Vastlegging) Definieer de indicator in de vorm van een zelfstandig naamwoord en geef de bijbehorende definitie.

Voorbeeld: ‘ ziekteverzuimpercentage (zelfstandig naamwoord)’ gedefinieerd als het aantal ziekte-uren gedeeld door het aantal beschikbare uren maal 100%. 7. Vastlegging) Definieer een richtwaarde. Deze wordt ook wel aangeduid als ‘target’ of ‘norm’. Voorbeeld: het ziekteverzuim was in het voorgaande jaar 6%. De nieuwe richtwaarde is 4%. 8. Vastlegging) Definieer een tijdsperiode waarin de richtwaarde moet zijn bereikt. Voorbeeld: ‘in 2024 of ‘binnen een periode van een jaar na 1 maart 2011’ of ‘voor 31 december 2024. Indicator

Norm 2021

Norm 2022

Norm 2023

Norm 2024

Ziekteverzuim

6%

5%

4%

4%

Tevredenheid 70% (waargenomen tov ideaal)

80%

90%

95%

Voorbeeld richtwaarden indicatoren

5/6

III Implementatie Voor raadsvoorstellen is het reeds vereist om aan te geven aan welke SDG-target deze bijdraagt. Het advies is om per 1 januari 2022 ook in het raadsvoorstel op te nemen aan welk programmadoel het bijdraagt. Hierdoor zullen deze programmadoelen door het hele jaar heen aandacht krijgen en kan er ook buiten de bestuurlijke P&C document over voortgang worden geïnformeerd. Daarnaast is het voorstel om het doorontwikkelde logisch kader, zoals in deze memo neergezet, vanaf de programmabegroting 2022 te hanteren. Dit betekent dat vanaf deze programmabegroting in plaats van activiteiten resultaten worden opgenomen. Dit moet er toe leiden dat de programmabegroting meer concreet en minder omvangrijk wordt. Tot slot stellen we voor om als pilot voor de begroting 2022 (maatschappelijke) effect indicatoren per doel uit te werken voor programma 2 - Welzijn. Conform uw verzoek komen we met een voorstel met alternatieven waar u uit kunt kiezen. Indien de pilot slaagt dan zullen we deze aanpak ook voor de andere programma’s hanteren vanaf de programmabegroting 2023. Het gebruik van zowel resultaten als doelen indicatoren is nieuw voor zowel de organisatie als het bestuur, als gevolg hiervan is het belangrijk snelheid- en abstractieverschil tussen de programma’s te accepteren (groeimodel).

Aan de hand van de pilot voor de begroting 2022 zal in overleg met de financiële commissie nader worden bepaald: 1. Hoe inzichtelijk kan worden gemaakt wat de kosten per doel zijn en wat nodig is om deze stuurinformatie aan de begroting toe te voegen (aanbeveling 3 van het rekenkameronderzoek) 2. Op welke manier het onderscheid tussen wel en niet-direct beïnvloedbare uitgaven in de begroting wordt opgenomen (aanbeveling 11 van het rekenkameronderzoek). 3. Hoe indicatoren een plek krijgen binnen kaderstellende raadsbesluiten en beleidsnota’s (aanbeveling 13 van het rekenkameronderzoek).

Bronnen   

Rekenkamer rapport: De programmabegroting Rheden ~ naar een betere sturing op de toekomst https://www.cfoconsult.nl/hoe-definieer-ik-de-juiste-prestatie-indicator/ https://www.sociaalwerknederland.nl/?file=18480&m=1580824450&action=file.download

6/6