Memo Evaluatie totstandkoming jaarrekening 2020.docx

Memo: Van:

Dorus Klomberg

Aan:

Financiële commissie

Datum:

8 oktober 2021

Onderwerp:

Evaluatie proces totstandkoming jaarrekening 2020

Op 8 september jl. is het proces van de jaarrekeningcontrole in het audit comité geëvalueerd. Daarbij is afgesproken om in een volgende vergadering van de financiële commissie het proces van de totstandkoming van de jaarrekening 2020 te bespreken. Hiertoe is voorliggende memo opgesteld, waarin op hoofdlijnen een aantal bevindingen zijn benoemd die als input daarbij dienen. Tevens formuleren wij een advies m.b.t. het (bestuurlijke) proces van behandeling van de jaarstukken 2021, waarin de beoogde planning van onze accountant voor de jaarrekeningcontrole 2021 is verwerkt. Bevindingen: Lostrekken van beleid (teksten) en financiën In de planning voor het opstellen van de jaarstukken 2020 is ervoor gekozen om de aanlevering van beleidsteksten en de financiële verantwoording van elkaar los te koppelen en beide apart te behandelen in college en financiële commissie. De gedachte hierbij was omwille van de voortgang de beleidsinhoudelijke teksten alvast ter afstemming voor te leggen en niet te wachten op de afronding van de bijbehorende financiële administratie. De concept beleidsmatige verantwoording uit de jaarrekening 2020 is op 1 april in een technische vragensessie besproken met de financiële commissie. De concept financiële verantwoording over 2020 zou volgens planning op 22 april worden gedeeld voor bespreking in de werkgroep jaarrekening op 12 mei.

Door personele knelpunten binnen team financiën is de financiële verantwoording 1 week later aangeleverd op 29 april. De behandeling heeft op 12 mei plaatsgevonden. Daarnaast zijn m.b.t. beide verantwoordingen schriftelijke vragen ingediend en beantwoord. Ondanks de goede voornemens hebben we in de praktijk geconstateerd dat de splitsing tussen beleidsmatige en financiële verantwoording verwarring opleverde, de documenten minder leesbaar maakte en zowel van bestuurders, commissieleden en ambtenaren meer inzet vereiste. Maatregel: De werkgroep jaarrekening heeft geadviseerd om voor volgende jaren goede afspraken te maken teneinde de raad in staat te stellen zijn controlerende rol optimaal te kunnen vervullen. Het college heeft in zijn reactie daarop aangegeven daarmee in te kunnen stemmen. Wat daarbij helpt is dat we de accountantscontrole voor komend jaar naar voren halen (week 19) en de financiële verantwoording dus ook eerder (in concept) gereed dient te zijn. Advies / voorstel: Met ingang van de jaarstukken 2021 de beleidsmatige en financiële verantwoording gezamenlijk in één document ter behandeling voor te leggen aan de financiële commissie.

Jaarrekeningcontrole Hierbij verwijzen wij naar de memo van 6 september jl. “Input evaluatie jaarrekeningcontrole 2020”

Late aanlevering van definitieve jaarstukken De definitieve jaarstukken 2020 zijn pas in een laat stadium aan de raad toegezonden. De voornaamste reden hiervoor betrof de administratieve verwerking van Corona-gerelateerde mutaties en de als gevolg daarvan later geplande accountantscontrole. Hierdoor kwam het bestuurlijke behandeltraject onder druk te staan. Door pragmatische oplossingen en een flexibele opstelling van de werkgroep jaarrekening en de gemeenteraad is het uiteindelijk gelukt om de jaarstukken 2020, zoals gepland, in de raadsvergadering van 29 juni te kunnen behandelen en vast te stellen. En daarmee tijdig (voor 15 juli) bij de provincie de jaarstukken aan te kunnen leveren. Voor de komende jaarstukken (2021 en verder) zijn de inspanningen (en planning) erop gericht om de conceptstukken eerder op te leveren, de accountantscontrole eerder af te ronden en daarmee voldoende ruimte te creëren voor bestuurlijke behandeling. Maatregel: Vanaf het derde kwartaal 2021 gaan we werken met een kwartaalafsluiting. Dit betekent dat we tussentijds de achterliggende maanden boekhoudkundig gaan afsluiten. We willen hiermee beter tussentijds zicht krijgen in de financiële situatie. Met deze kwartaalafsluiting kunnen we werk van de jaarafsluiting naar voren halen.

Een bijkomend voordeel van eerdere oplevering van de jaarstukken is dat de werkzaamheden voor het opstellen van de zomerrapportage en kadernota niet door elkaar heen lopen. Advies / voorstel: Om de gemeenteraad tijdig te informeren over het voorlopige jaarrekeningresultaat, zullen de concept jaarstukken naar verwachting begin mei worden gedeeld. In plaats van de (eerste) schriftelijke vragenronde, stellen wij een technische vragenmarkt voor. Eventuele mutaties als gevolg van de jaarrekeningcontrole door de accountant, worden verwerkt in de definitieve jaarstukken waarbij de mutaties apart worden uitgelicht. Onze accountant heeft de controle gepland voor week 19 tot en met week 21, met uitloop in week 22 (9 mei t/m 3 juni). Dit betekent dat de definitieve jaarstukken naar verwachting begin juni worden verstrekt.