Memo aan financiële commissie 16122021 mbt integrale PC planning 2022 aangepast.docx

Memo Van: Aan: Datum: Onderwerp:

College van B&W Financiële commissie 7 december 2021 Integrale P&C planning 2022

Vanaf 2022 willen we voor de start van een nieuw begrotingsjaar een integrale P&C planning bepalen, waarin is opgenomen wanneer welke documenten van de Planning & Control cyclus dienen te worden geschreven inclusief de planning van de bestuurlijke behandeling van die documenten. U vindt de voorgestelde P&C planning voor 2022 bijgevoegd bij deze memo, als bespreekstuk voor de financiële commissie op donderdag 16 december. De voorliggende integrale planning is op een aantal onderdelen gewijzigd ten opzichte van 2021. We stellen deze wijzigingen voor aan de hand van de leerpunten uit de evaluaties van de P&C producten dit jaar1. Het betreft de volgende wijzigingen: a. De concept jaarstukken worden eerder opgeleverd en staan 2 keer geagendeerd voor collegebehandeling (op 5 en 12 april) waarbij – net als voor 2021 - tegelijk het beleidsmatige en financiële aspect wordt behandeld. Daarnaast worden de concept jaarstukken aanzienlijk vroeger met de raad gedeeld dan in 2021, waardoor er meer ruimte is voor zorgvuldige behandeling. In 2023 is het streven om de jaarrekeningcontrole eerder plaats te laten vinden, waardoor de definitieve versie van de jaarstukken ook eerder kan worden gedeeld; b. In 2022 zijn twee voortgangsrapportages gepland, namelijk een Zomer- en Winterrapportage.

De Winterrapportage komt in de plaats van de Herfstrapportage en zal in december aan de raad worden voorgelegd. De Herfstrapportage 2021 was financieeltechnisch van aard. Een belangrijk verschil tussen de voorgestelde Winterrapportage en de huidige Herfstrapportage, is dat de Winterrapportage qua opzet hetzelfde zal zijn als de Zomerrapportage en daarmee een afwijkingen-rapportage is op zowel financiën als beleid. In de winterrapportage zal ook de eindejaarprognose worden verwerkt. De rapportage komt dus later, om te zorgen dat er ruimte is om ook beleidsmatige ontwikkelingen op te nemen. Het aantal tussenrapportages wordt hiermee teruggebracht van 3 naar 2 documenten. Dit geeft gelegenheid om te zorgen dat de rapportages kwalitatief beter van aard zijn en daarmee de raad beter te faciliteren in zijn controlerende rol. Met de voorgestelde planning beogen we voorts een vereenvoudiging van de P&C cyclus waarbij zowel het bestuur als de organisatie meer tijd en rust wordt gegeven voor een goede behandeling van de betreffende documenten. Met voorliggende planning 2022 wijken we ten aanzien van de tussentijdse rapportages af van de vigerende Financiële verordening. In deze Financiële verordening gemeente Rheden 2019 is o.a. opgenomen dat het college de raad tussentijds informeert door middel van vier rapportages: Lente-, Zomer-, Herfst- en Winterrapportage.

In het jaar 2021 was er ook sprake van een afwijking ten opzichte van de Financiële verordening. Met de financiële commissie is eind 2020 afgesproken terug te gaan naar 2 tussentijdse bestuursrapportages (zomer- en herfstrapportage) plus de De input van de evaluatie voor de totstandkoming van de jaarrekening en de jaarrekeningcontrole zijn met u gedeeld. Daarnaast is er een interne evaluatie uitgevoerd op de totstandkoming van de eindejaarprognose 2021. 1

1

eindejaarprognose in verband met de late beschikbaarheid van de jaarcijfers. In 2022 is een aanpassing van genoemde financiële verordening gepland. Vooruitlopend op die aanpassing wordt nu voorgesteld om in te stemmen met de Integrale planning 2022. Hierbij nog enkele aandachtspunten bij de Integrale planning 2022 die wij ter afstemming aan de financiële commissie voorleggen: •

Jaarstukken 2021 De jaarstukken 2021 worden tijdig aangeleverd bij de raad ten behoeve van besluitvorming op 28 juni 2022. Daartoe zullen in april de concept jaarstukken in B&W worden behandeld en (uiterlijk) op 22 april zal verzending van deze conceptversie aan de raad plaatsvinden. De definitieve jaarstukken staan gepland in college van B&W van 31 mei. Deze behandeling op 31 mei wijkt af van het aanleverschema vergaderjaar 2022. Daarin is opgenomen dat uiterste B&W behandeling 17 mei is voor raad van 28 juni. De accountantscontrole is in afstemming met onze accountant gepland in de weken 19 t/m 22 (vrijdag 3 juni). Dit betekent dat op 31 mei de accountantscontrole nog niet definitief afgerond zal zijn. Een eventuele aanpassing van de jaarstukken n.a.v. de accountantscontrole kan indien nodig in B&W van begin juni worden geagendeerd. De accountant onderschrijft de ambitie om uiterlijk 14 juni de accountantsverklaring te verstrekken, zodat deze beschikbaar is tijdens de voorbereidende raadsvergadering op de 14e juni.

•

Kadernota 2023 en Zomerrapportage 2022 De voorbereidende raadsvergadering voor de Kadernota (op 21 juni gepland) en Zomerrapportage (op 14 juni) kunnen gecombineerd worden. Het technisch vragenuur voor de Kadernota 2023 staat gepland op 15 juni. Deze datum staat nog niet in het vergaderschema 2022; daarin is nu een financiële commissie gepland op 13 juni, deze zou verplaatst c.q. vervangen kunnen worden door een technisch vragenuur op 15 juni.

In 2022 zullen we uitvoering geven aan de geplande werkzaamheden zoals benoemd in voorliggende planning. Met deze werkzaamheden dragen we zorg voor een tijdige oplevering van de P&C documenten van een adequaat kwalitatief niveau. In aanvulling op de planning leggen we graag de volgende 2 bespreekpunten voor aan de financiële commissie: 1. Wat is de rol van de financiële commissie / gemeenteraad in relatie tot de Zomer- en Winterrapportage? 2. De Zomerrapportage is nu ingestoken op peildatum per 1 april. In hoeverre is het wenselijk om de peildatum te verzetten naar 1 mei?

2