Maatregelen financiele beheersing

Memo Door:

Directieteam

Aan:

College van B&W

Datum:

25 april 2024

Onderwerp:

Aanpak financiële beheersing 2024

Aanleiding De financiële situatie van de gemeente Rheden vraagt om fundamentele keuzes om de uitgaven en inkomsten in onze begroting weer in balans te brengen. Het traject ‘solide kadernota’ is gestart om ambities (willen) weer in balans te brengen met de financiële middelen (kunnen). Dit traject richt zich op de jaren 2025-2028. Tegelijkertijd constateren we dat we, in de lijn der verwachting, voor 2023 een aanzienlijke tekort hebben op het resultaat. Het tekort voor 2023 bedraagt -/- € 2,2 miljoen (voor resultaatsbestemming). Voor 2024 gaan we nog uit van een positief begrotingssaldo, echter komen er diverse autonome ontwikkelingen op ons af waarop we onvoldoende compensatie krijgen van het Rijk en zien we dat een aantal risico's toenemen. In de laatste update aan de financiële commissie van 14 maart zien we dat het risico op hogere uitgaven voor WMO en Jeugdzorg en het risico voor de kosten op personele inzet aanzienlijk toenemen, opgeteld van € 1,25 miljoen naar € 4,5 miljoen. We krijgen onvoldoende compensatie voor de ontwikkelingen in de tarieven van de zorgaanbieders en de omgevingswet, structurele autonome ontwikkelingen die in 2024 financieel effect hebben. Dit alles maakt dat het belangrijk is om al in 2024 maatregelen te treffen. Het eerstvolgende natuurlijke moment om de raad te informeren is de 1e bestuursrapportage 2024.

Voorgesteld wordt om deze rapportage niet af te wachten en de raad voortijdig te informeren over enkele maatregelen. In deze memo doen we u een voorstel - ter bespreking - van een aantal maatregelen met als doel om 2024 met een positief jaarrekeningresultaat af te sluiten. Afwegingscriteria Bij het uitwerken van de (beheersings)maatregelen zijn de volgende criteria gehanteerd, om te borgen dat we de juiste koers blijven varen: ✓ Is het noodzakelijk voor veiligheid? De veiligheid van onze inwoners mag niet in het geding komen. ✓ Is er sprake van een wettelijke verplichting? We hebben te voldoen aan onze wettelijke taken. Wel zit er ruimte in de mate waarin we invulling geven aan deze wettelijke taken. Is de taak, op minimum kwaliteit, over te nemen door iemand anders? ✓ Levert de maatregel een desinvestering op? We vinden het belangrijk langere termijn te denken en geen ondoordachte keuzes te maken die tot extra kosten in de toekomst leiden. ✓ Is het mogelijk om uit te stellen? Wanneer er geen keuze te maken is in de noodzaak, is het mogelijk om te temporiseren en daarmee te schuiven in de tijd? Deze afwegingscriteria zijn niet bedoeld om de werkelijkheid plat te slaan, maar bieden ons koers in een tijd van schaarste en helpen ons om kritisch te zijn en keuzes te maken.

Maatregelen De maatregelen die we voorstellen zijn onder te verdelen in drie aanpakken. U leest de maatregelen per aanpak terug. Aanpak 1: Scherp aan de wind zeilen Er wordt een adviescommissie geïnstalleerd, de adviescommissie is adviserend aan het college van BenW. Het college besluit op basis van dit advies, zodat de collegeleden de besluiten en maatregelen kunnen uitdragen. Deze adviescommissie bestaat uit in elk geval een collegelid, gemeentesecretaris en concerncontroller (voor nadere uitwerking). Deze adviescommissie richt zich op de volgende maatregelen: 1. Terugdringen externe inhuur bij langdurige ziektevervanging. We constateren al jaren dat het ziekteverzuimbudget niet toereikend is en hebben er in het verleden voor gekozen om de dienstverlening voorop te stellen. We kiezen er vanaf nu voor om bij langdurige ziekte niet te vervangen via inhuur (uitgangspunt). Dit zal gevolgen hebben voor onze dienstverlening en toegevoegde waarde voor de samenleving. Om de verhoging van de werkdruk te beperken, volgt er hierbij een voorstel op de inhoud waarin wordt aangegeven welke taken er in mindere mate, later of niet worden opgepakt. De teammanager brengt bij langdurige ziekte de risico’s in kaart en komt met een voorstel richting de adviescommissie wat minder, later of niet te doen. 2. Terugdringen van externe inhuur, ten gunste van medewerkers in vaste dienst.

Externe inhuur wordt teruggebracht en er wordt alleen ingehuurd na besluit adviescommissie op basis van bovenstaande afwegingscriteria. Dit zal gevolgen hebben voor onze dienstverlening en toegevoegde waarde voor de samenleving. Ook hierbij hoort een inhoudelijk voorstel welke taken er in mindere mate, later of niet worden opgepakt. 3. Vacatures worden alleen open gesteld na een positief advies van de adviescommissie, ook al is er budget. Voor het uitzetten van alle nieuwe vacatures vindt een zwaardere weging plaats, waarvoor bovenstaande afwegingscriteria worden gebruikt. Dienstverbanden voor bepaalde tijd worden alleen omgezet in vaste dienstverbanden na weging in de adviescommissie. 4. We voeren een brede analyse uit wat minder of later kan om de uitgaven te beperken (begrotingsbreed). Hierbij worden ook ingezette taken in kaart gebracht die nog (tijdelijk) gestopt kunnen worden. Deze inventarisatie zal bottom-up plaatsvinden en biedt naast beperking van de uitgaven voor 2024 ook input voor het traject ‘solide kadernota’ en een antwoord op de hoge werkdruk. De analyse brengt in beeld van de gevolgen zijn voor de doelstelling en resultaten (inhoud). De analyse wordt onder regie van de adviescommissie uitgevoerd en ter besluitvorming aan BenW aangeboden. De raad wordt hierover geïnformeerd / waar aan de orde om besluit gevraagd. Aanpak 2: Bestendige koers 5. Nul-lijn t.a.v.

nieuw beleid. Er wordt geen budget meer toegekend voor nieuw beleid tenzij het voldoet aan de bovenstaande afwegingscriteria. Als gevolg hiervan wordt al het nieuwe beleid met budgetvraag gewogen door de adviescommissie. De adviescommissie is daarmee een poortbewaker.

Aanpak 3: Bijsturen aan de hand van de jaarstukken 2023 en 1e bestuursrapportage 2024 Daarnaast is de adviescommissie aanjager voor de volgende maatregelen. De verantwoordelijkheid voor het toepassen van deze maatregelen ligt in de lijn: 6. Leren van de financiële analyse van afgelopen jaren. Met de concept jaarstukken 2023 hebben we een goed beeld van de overschrijdingen van de budgetten in 2023. We zetten specifieke acties op deze overschrijdingen, om te voorkomende dat deze budgetten in 2024 weer overschreden worden. Een concreet voorbeeld hiervan is het taakveld 0.4 Overhead, waarvoor hierboven al een tweetal maatregelen zijn beschreven. 7. In de 1e bestuursrapportage 2024 komen we met voorstellen voor de dekking van de (externe) kosten die al onderkend zijn . Denk hierbij aan de tariefstijging jeugd en wmo en een dekkingsvoorstel voor de te hoog geraamde afvalstoffenheffing. De eerste blik is binnen het begrotingsprogramma, lukt dit niet dan verbreden we de blik naar de totale begroting. Voor 2024 gaat het om incidentele maatregelen, zodat we lucht creëren om met structurele oplossingen te komen. 8. We gaan nog strakker sturen op de budgetten zoals beschikbaar gesteld door de raad; het budget is taakstellend.

Dit betekent dat we van de budgethouders, budgetbeheerders en de financieel adviseurs meer aandacht vragen voor sturing op hun budgetten en budgetgesprekken een nadrukkelijke plek geven in de afdelings MT’s. Indien er geen dekking is wordt er geen verplichting aangegaan. Met de huidige bezetting kunnen we dit niet realiseren, mede door de achterstand in de inrichting van onze financiële systemen. Om hier nadere invulling aan te geven is een investering in de financiële functie in de brede zin (financiële beheersing) noodzakelijk, van deze investering hebben we structureel profijt. De investering voor 2024 wordt gevraagd bij eerste bestuursrapportage 2024. 9. Proactief communiceren op open-einde regelingen Voor enkele budgetten is er sprake van een zogenaamde open einde regelingen, wat betekent dat we op korte termijn beperkt invloed hebben op de kosten omdat we verplicht zijn te leveren. Hier zetten we in op het voorspellen van tegenvallers en meevallers zodat we tijdig elders in de begroting dekking kunnen vinden. Consequenties Ondanks dat dienstverlening aan onze inwoners belangrijk is, is het zeer reëel dat deze maatregelen onze inwoners gaan raken. Dit is in het bijzonder het geval voor de maatregel om niet te vervangen bij langdurige ziekte. Omdat de maatregelen van algemene aard zijn, is het van te voren niet te voorspellen welke dienstverlening er precies geraakt wordt.

De afwegingscriteria helpen ons om te borgen dat de veiligheid van inwoners en het voldoen aan onze wettelijke verplichting niet in het geding komt. Daarnaast doen deze maatregelen afbreuk aan de veerkracht van onze organisatie en daarmee onze gemeente. In andere woorden; We hebben minder ruimte om snel in te spelen op actuele ontwikkelingen, doordat er scherper aan de wind gezeild wordt. Het risico op een verdere stijging van het ziekteverzuim (dat al bovengemiddeld hoog is) neemt toe. Ook de werkdruk zal bij het niet maken van keuzes op inhoud toenemen.

De maatregelen zullen ook een impact hebben voor raadsleden, bijvoorbeeld in de beantwoording van vragen. Wij doen dan ook een beroep op raadsleden om zelf kritisch te reflecteren op de meerwaarde van raadsvragen, moties en andere instrumenten en altijd af te wegen of er ook lichtere instrumenten zijn om hetzelfde doel te bereiken (bijvoorbeeld bellen). Tot slot Met deze maatregelen verwachten we de financiële effecten van de risico’s te kunnen tegengaan, met als doel om lucht te creëren om met de kadernota 2025-2028 een solide basis neer te zetten. We bezien na een half jaar wat de effecten zijn van deze maatregelen, daarbij bepalen we ook welke maatregelen van meer permanente aard zijn. Voor de rapportage sluiten we aan bij de bestaande instrumenten; bestaande uit de reguliere bestuurlijke P&C cyclus en de tweemaandelijks bespreking in de financiële commissie.