jaarverslag rekenkamercommissie 2023

januari 2024

Jaarverslag 2023

REKENKAMERCOMMISSIE GEMEENTE RHEDEN

Inhoud

1. Inleiding

2

2. Samenstelling rekenkamercommissie

2

3. Doel en werkwijze van de rekenkamer(commissie)

2

4. Onderzoeken in 2023

3

4.1. Effectiviteit rekenkameronderzoeken 4.2. Samen werken voor Rheden 4.3 Kwaliteit van dienstverlening

3 5 6

5. Financieel

7

6. Vooruitblik 2024

7

7. Tot slot

8

1

1. Inleiding Voor u ligt het laatste jaarverslag van de rekenkamercommissie van de gemeente Rheden. Op 1 januari 2024 is deze commissie vervangen door de onafhankelijke rekenkamer. In dit document wordt verslag gedaan van de activiteiten van de commissie in 2023, de onderzoeken die zijn uitgevoerd of zijn opgestart, het budget dat zij daarvoor heeft gekregen en de uitgaven die zijn gedaan. Hoewel de commissie formeel niet meer bestaat zijn beide (externe) leden opnieuw benoemd als leden van de rekenkamer en zijn de drie raadsleden benoemd tot leden van de klankbordgroep. Ook de ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie is in de nieuwe situatie aangewezen als secretaris van de onafhankelijke rekenkamer. Het ligt daarom voor de hand dat dit jaarverslag door de (nieuwe) rekenkamer kon worden vastgesteld en in een bijeenkomst met de raad kan worden toegelicht. 2. Samenstelling rekenkamercommissie De commissie bestond in 2023 uit vijf personen, waaronder een extern voorzitter en een extern lid en drie interne leden, die door de gemeenteraad werden benoemd uit de raadsleden en raadsvolgers. Voor alle leden gold een benoeming voor de periode totdat de raad heeft besloten tot de invoering van de onafhankelijke rekenkamer, maar in ieder geval tot uiterlijk 1 januari 2024. De samenstelling van de rekenkamercommissie in 2023 was als volgt: De heer W.

(William) van Deuren, externe voorzitter Mevrouw S. (Silvi) Joosten, extern lid De heer W. (Willem) Heesen, intern lid De heer J. (Jelte) Kolkman, intern lid De heer J. (Jan) Verhoeven, intern lid De heer S. (Sjaak) Leenders, ambtelijk secretaris 3. Doel en werkwijze van de rekenkamer(commissie) De rekenkamercommissie, zoals die bestond tot 1 januari 2024, had tot doel om onafhankelijk onderzoek te doen naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid. Met de invoering van de Wet versterking decentrale rekenkamers op 1 januari 2023 is deze doelstelling niet gewijzigd. Een belangrijke verandering was wel het afschaffen van de mogelijkheid die de Gemeentewet bood om per verordening regels te stellen aan de uitoefening van de rekenkamerfunctie. Daardoor was de gemeenteraad verplicht om voor 1 januari 2024 een onafhankelijke rekenkamer in te stellen. In 2023 werd reeds vooruit gelopen op deze nieuwe wetgeving. Hoewel de 3 raadsleden door de raad waren aangewezen als leden van de rekenkamercommissie vervulden zij in de praktijk reeds een puur adviserende rol. Zij waren een belangrijk klankbord voor de 2 externe leden bij de keuze van onderzoeksonderwerpen en de vaststelling van de rapporten, conclusies en aanbevelingen.

In die rol waren zij niet direct betrokken bij de uitvoering van onderzoeken en hadden zij geen inzage in de documenten en inlichtingen die de rekenkamercommissie in het kader van een specifiek onderzoek had vergaard. Om ervoor te zorgen dat de raad een goed besluit kon nemen bij het instellen van een onafhankelijke rekenkamer heeft de rekenkamercommissie de notitie ‘Van rekenkamercommissie naar rekenkamer’ opgesteld. Deze notitie, waarin de diverse mogelijkheden werden geschetst, is door de raad betrokken bij zij besluitvorming. 2

4. Onderzoeken in 2023 In 2023 heeft de rekenkamercommissie gewerkt aan 3 onderzoeken: 1. Effectiviteit van rekenkamerrapporten 2. Samen werken voor Rheden 3. Kwaliteit van dienstverlening 4.1. Effectiviteit van rekenkamerrapporten De rekenkamercommissie heeft in 2022/2023 onderzoek gedaan naar de effectiviteit van de aanbevelingen die zij in de afgelopen jaren heeft gedaan. Het doel van dit onderzoek was om vast te stellen in hoeverre de aanbevelingen uit de rekenkamerrapporten zijn opgevolgd en wat de gemeenteraad, het college, de ambtelijke organisatie én de huidige rekenkamercommissie Rheden hiervan kunnen leren. Dit onderzoek is in eigen beheer, door de externe leden van de commissie, uitgevoerd.

Het onderzoek betrof de navolgende rapportages: • Toezicht en handhaving in het fysieke domein (2020) • Programmabegroting (2020) • Armoede en Minimabeleid (2017) • Ruimte voor initiatieven (2017) • Subsidiebeleid in de gemeente Rheden (2015) • Effectiviteit eigen aanbevelingen Rekenkamercommissie Rheden (2015) De centrale onderzoeksvraag was: Hoe effectief zijn de gedane onderzoeken en de destijds geformuleerde aanbevelingen van de voormalige en huidige rekenkamercommissie Rheden in de periode 2015-2020 geweest en welke leerpunten zijn hieruit te trekken voor de huidige rekenkamercommissie, de ambtelijke organisatie, het college en de gemeenteraad? Naar aanleiding van de vraag wat de gemeenteraad, het college, de ambtelijke organisatie en de Rekenkamercommissie kunnen leren uit de beantwoording van de genoemde vragen trekt de Rekenkamercommissie de volgende conclusies: - Veel aanbevelingen zijn opgepakt, maar ook is er nog veel niet afgerond. - De Rekenkamercommissie heeft zelf ook nog niet alle aanbevelingen afgerond. - De kwantiteit en kwaliteit van de aanbevelingen zijn goed; de diepgang varieert. - De gemeenteraad monitort de status van de aanbevelingen niet gestructureerd.

Op basis hiervan heeft de Rekenkamercommissie de volgende aanbevelingen gedaan: 1 Gemeenteraad: Verzoek het college: a om u te informeren over het moment dat zij verwacht de nog lopende aanbevelingen af te ronden, met specifieke aandacht voor de aandachtspunten benoemd in hoofdstuk 3; b u jaarlijks op de hoogte te stellen van de voortgang van de aanbevelingen van de Rekenkamer(commissie); ook ten aanzien van toekomstige rapporten; c ten aanzien van toekomstige aanbevelingen die voorzien in het opstellen van een beleidsplan, in een bijlage aan te geven op welke wijze aan de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport uitvoering zal worden gegeven. Zoals dit ook in het beleidsplan Armoede- en minimabeleid is gebeurd. 2 College: Ga voort met uitvoering te geven aan aanbevelingen en aandachtspunten als benoemd in hoofdstuk 3. De commissie vraagt vooral aandacht voor de volgende onderwerpen: 3

a Subsidiebeleid: Formuleer een beleidskader subsidieverstrekking dat alle beleidsterreinen bestrijkt en ter besluitvorming aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. Vertaal dit vervolgens in een werkproces inclusief een totaaloverzicht van alle subsidies. Dit geldt ook voor het vormgeven van centrale sturing op het proces met behulp van een hiervoor passend registratiesysteem. De commissie gaat ervan uit dat aanpassing van de financiële verordening inmiddels of anders binnenkort wordt gerealiseerd. b Ruimte voor initiatieven: Besteed in de Participatienota die in het kader van de Omgevingswet wordt opgesteld niet alleen aandacht aan wat de gemeente wil realiseren, waaruit dat blijkt en hoe de resultaten worden gemonitord, maar ook aan het spanningsveld tussen het initiatief en het algemeen belang en de rol van de gemeenteraad. Zorg voor een informatievoorziening gericht op alle belanghebbenden in de gemeente Rheden; inwoners, organisaties en bedrijven. Informatievoorziening die niet alleen voorziet op het verstrekken, maar ook op ontvangen om het zo mogelijk te maken een structureel proces in te richten van leren en verbeteren. Wij gaan ervan uit dat vanuit het programma Implementatie Omgevingswet en vanuit het Directieteam verder zal worden ingezet om de cultuuromslag die nodig is om te komen van ‘nee, maar’ tot ‘ja, tenzij’.

c Armoede en minimabeleid: Ga voort op de voortvarende wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de aanbevelingen van het rekenkamerrapport. Zoek hierbij naar nieuwe mogelijkheden om kwetsbare groepen te bereiken en het gebruik van de voor hen gecreëerde regelingen te stimuleren. Monitor dit. Stel in de loop van 2023 op basis van de nulmeting uit 2021 vast in welke mate de toegang voor deze doelgroep is vereenvoudigd. Ga verder met de ontwikkeling van de monitor Sociaal Domein en presenteer deze in een inhoudelijke sessie met de gemeenteraad. d Programmabegroting: Ga voort op de voortvarende wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan de aanbevelingen van het rekenkamerrapport. Zorg voor een dusdanige samenhang tussen de vragen 1) wat willen wij als gemeenteraad bereiken, 2) wat gaat het college ervoor doen qua activiteiten en 3) wat mag het kosten. Zodat de gemeenteraad daarmee voldoende in staat is om (financiële) keuzes te maken en zijn controlerende taak adequaat te vervullen. Zet hierbij in op een beperkte en passende set indicatoren die resultaten meten (niet zozeer activiteiten) en jaarlijks gemeten worden. Ga verder in het vertalen van risico’s van inhoud naar financiën en beleg de kwaliteitsbewaking van de vulling van de programmabegroting centraal. Wij gaan ervan uit dat de bestuursrapportages vanaf 2023 aansluiten op de nieuwe opzet van de programmabegroting.

e Toezicht en handhaving in het fysieke domein: Ga voort met het implementeren van de aanbevelingen die met het Programma Implementatie Omgevingswet in een versnelling is gekomen. Besteed in de afstemming die u heeft met externe partijen als de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ODRA) en de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) ook aandacht aan hoe meer integraal toezicht kan worden gehouden en handhavend worden opgetreden. De commissie gaat ervan uit dat de overige aandachtspunten in het implementatietraject Omgevingswet worden opgepakt. 3 College: Geef in uw reactie op toekomstige rekenkamerrapporten duidelijk en specifiek aan welke aanbevelingen u wel en niet ondersteunt en waarom. Geef, voorafgaand aan de behandeling in de gemeenteraad, specifiek aan wat, welke afdeling van de ambtelijke organisatie op welke termijn gaat doen. Stem met de griffie af hoe dit kan worden gemonitord. 4 Gemeenteraad: Verzoek de griffie om de aanbevelingen die aan u en aan het college zijn gericht en die zijn overgenomen op te nemen in de meerjarenagenda en te onderzoeken of het mogelijk is de status van alle aanbevelingen uit rekenkamerrapporten op te nemen in een overzicht in iBabs.

5 Gemeenteraad, college en Rekenkamer(commissie): Spreek met elkaar af om jaarlijks, in de maand mei, de status van de aanbevelingen uit rekenkamerrapporten, alsmede het jaarverslag van de Rekenkamer(commissie) te agenderen voor 4

een oriënterende avond. Het college zorgt voor een voortgangs-rapportage over de aanbevelingen die aan haar zijn gericht. De gemeenteraad wijst aan wie zorgdraagt voor een overzicht van de aanbevelingen die aan de gemeenteraad zijn gericht. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de auditcommissie of de griffie. De Rekenkamer(commissie) zorgt voor toelichting op haar jaarverslag. 6 College en gemeenteraad: Uit het onderzoek is meermaals gebleken dat gebrek aan personele (ambtelijke) capaciteit heeft geleid tot vertraging in de uitvoering van de aanbevelingen. De commissie vraagt om hier aandacht voor te hebben en waar nodig maatregelen te treffen. Om dit te kunnen beoordelen is het vergaren van meer informatie noodzakelijk. De Rekenkamercommissie zal mede vanuit dit perspectief een onderzoek opstarten gericht op het in kaart brengen van het samenspel tussen gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie en, waar gewenst, met mogelijke verbetervoorstellen komen. 4.2 Samen werken voor Rheden De rekenkamercommissie heeft in 2023 onderzoek gedaan naar de samenwerking tussen de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie. Dit onderzoek is in eigen beheer uitgevoerd.

Het doel van het onderzoek was om: • Inzicht te krijgen in het huidige functioneren van het samenspel tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie en binnen de gemeenteraad. Met specifieke aandacht voor elkaars rollen. • Bouwstenen aan te reiken voor de verbetering in de interactie tussen de gemeenteraad, het college en ambtelijke organisatie en binnen de gemeenteraad. De centrale onderzoeksvraag luidde: Hoe effectief is het samenspel tussen de gemeenteraad en het college (en de ambtelijke organisatie)? Naar aanleiding van het onderzoek van de rekenkamercommissie zijn de volgende conclusies getrokken: 1 Gemeenteraad, college en organisatie willen van voldoende naar goed. 2 De spelregels zijn beschreven en oriëntatie op de samenleving heeft aandacht. 3 Op de relatie tussen gemeenteraad en ambtelijke organisatie staat spanning. 4 Elke partner (gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie) heeft zijn eigen aandachtspunten. 5 De raadsvoorstellen zijn niet goed afgestemd op de behoefte en rol van de gemeenteraad. 6 De sfeer in de gemeenteraad is goed, het debat kan beter. Op basis van deze conclusies heeft de rekenkamercommissie een aantal aanbevelingen gedaan die zij in 3 categorieën zijn verdeeld, te weten: I Neem de inwoners van Rheden als vertrekpunt. II Stimuleer een cultuur van samenwerken. III Versterk het eigen functioneren.

De aanbevelingen zijn veelal van toepassing op zowel de raad, het college als de ambtelijke organisatie, maar soms alleen op 1 of 2 partners en kunnen als volgt worden samengevat: Ad I: Neem de inwoners van Rheden als vertrekpunt Raad, college en ambtelijke organisatie: 1 Blijf inzetten op het verkleinen van de afstand tot de inwoner. Ad II: Stimuleer een cultuur van samenwerken 5

Raad, college en ambtelijke organisatie: 2 Leg afspraken vast in het Rhedens Manifest en bespreek de voortgang jaarlijks. 3 Organiseer een pilot Mondeling vragen stellen. 4 Besluit tot het opstellen van een toekomstagenda. Ad III: Versterk het eigen functioneren Raad, college en ambtelijke organisatie: 5 Verbeter format en kwaliteitsbewaking van raadsvoorstellen. Raad: 6 Organiseer een training over de meer proactieve raadsinstrumenten. 7 Maak met elkaar afspraken om tot een effectiever debat te komen. College: 8 Betrek de gemeenteraad eerder bij belangrijke dossiers en maak meer gebruik van een startnotitie. Ambtelijke organisatie: 9 Faciliteer dat medewerkers een politieke antenne ontwikkelen en het afdoen van verzoeken van de gemeenteraad. 4.3 Kwaliteit van dienstverlening Tot slot is de rekenkamercommissie gestart met een onderzoek naar de kwaliteit van dienstverlening. Zij wil onderzoeken wat de status is van de vijf uitgangspunten die de raad in december 2020 heeft vastgesteld bij de herijkte visie op dienstverlening en hoe de dienstverlening op dit moment door de inwoners, organisaties en ondernemers van Rheden wordt ervaren. Om op basis daarvan eventuele handvatten mee te geven aan gemeenteraad, college en organisatie om deze dienstverlening verder te verbeteren.

De centrale onderzoeksvraag is: Hoe effectief stuurt de gemeente Rheden op de ontwikkeling van de gewenste kwaliteit van dienstverlening. Deze hoofdvraag is uitgewerkt in de volgende deelvragen: 1. Welke doelstellingen heeft de gemeente op het terrein van dienstverlening, hoe worden deze gemonitord en in welke mate zijn de doelstellingen gerealiseerd? 2. Hoe communiceert de gemeente hierover? 3. Hoe is de dienstverlening georganiseerd en hoe wordt deze door inwoners, organisaties en ondernemers ervaren? 4. Wat verwachten inwoners, organisaties en ondernemers van de dienstverlening en vinden zij dat beter zou moeten? In welke mate zijn deze verwachtingen realistisch? 5. Welke mogelijkheden zijn er om de dienstverlening (verder) te verbeteren en aan welke randvoorwaarden dient dan te worden voldaan? 6. Hoe wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de kwaliteit van dienstverlening? De rekenkamercommissie voert ook dit onderzoek in eigen beheer uit. Zij streeft ernaar om haar onderzoeksresultaten in juni 2024 middels een rapportage te kunnen aanbieden aan de gemeenteraad.

6

5. Financieel Het budget van de commissie bedroeg in 2023 € 31.845. Dit budget is bedoeld voor het doen van 1 tot 2 onderzoeken per jaar en presentiegeld van de externe voorzitter en het externe lid van de rekenkamercommissie. De laatstgenoemde vergoedingen worden verstrekt voor de deelname aan vergaderingen. Voor de voorzitter bedroeg deze vergoeding in 2023 € 273,84 per vergadering. Voor het externe lid bedroeg deze vergoeding € 228,20. Daarnaast ontvangen de leden een reiskostenvergoeding ad € 0,29 per km. Voor zover onderzoek in eigen beheer werd uitgevoerd, of voor andere werkzaamheden die zij verrichtten, ontvingen de externe voorzitter en het externe lid hiervoor een vergoeding van € 91,28 per uur. Voor dit uurtarief werd uitgegaan van het normbedrag dat hiervoor werd bepaald in het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden. In 2023 is de rekenkamercommissie 10 keer bijeen geweest. De kosten voor 2023 kunnen als volgt worden gespecificeerd: - presentiegeld voorzitter en extern lid - Reiskosten voorzitter en extern lid - Kosten voor onderzoek - Lidmaatschap NVRR

€ 6.389.60 € 307,87 € 24.664,42 € 496,10

Totaal

€ 31.857,99 ======== Het voorgaande betekent dat de werkzaamheden van de rekenkamercommissie in 2023 vrijwel budgetneutraal zijn uitgevoerd. 6. Vooruitblik Zoals gezegd is dit het laatste jaarverslag van de werkzaamheden van de rekenkamercommissie. Op 1 januari 2024 is de onafhankelijke rekenkamer formeel in werking getreden. Deze onafhankelijkheid brengt met zich mee dat de 3 raadsleden (de heren Heesen, Kolkman en Verhoeven) geen zitting meer hebben in de rekenkamer. Zij blijven evenwel betrokken bij de rekenkamer als lid van de klankbordgroep. De rekenkamer is blij met deze keuze. Voor de doorwerking van onderzoeken is het van belang dat de rekenkamer zich rekenschap geeft van de wensen die in de raad bestaan en van het raadsperspectief bij het formuleren van onderzoeksvragen en aanbevelingen. De klankbordgroep kan de rekenkamer voorzien van input, reflectie en advies over haar werkzaamheden. Voorts ziet de rekenkamer uit naar de benoeming van een derde lid, waarvoor een sollicitatieprocedure is opgestart. De werving en selectie van dit lid is opgedragen aan de drie leden van de klankbordgroep, die daarin worden bijgestaan door de ambtelijk secretaris van de rekenkamer en waarbij de leden van de rekenkamer een adviserende rol hebben. Benoeming van dit derde lid blijft uiteraard een bevoegdheid van de raad.

Naast het onderzoek naar de kwaliteit van dienstverlening zal in 2024 onderzoek worden gedaan naar grote projecten. Van het voornemen hiertoe is mededeling gedaan in de vergadering van het audit comité van 27 september 2023. Hiervoor heeft de rekenkamer(commissie) reeds een aanzet gedaan met het opstellen van een startnotitie. Deze startnotitie zal in het eerste kwartaal van 2024 worden afgestemd met de concerncontroller, de nieuwe gemeentesecretaris en de voorzitter van de financiële commissie. Overigens zal niet eerder uitvoering worden gegeven aan dit onderzoek dan nadat het derde lid van de rekenkamer is benoemd. 7

In 2024 zal de rekenkamer ook weer een rondje langs de fracties gaan maken om nieuwe onderzoeksonderwerpen op te halen. Dit zal naar verwachting plaatsvinden in de tweede helft van 2024, wanneer de rekenkamer is uitgebreid met een derde lid en er ervaring is opgedaan met de klankbordgroep. 7. Tot slot De rekenkamer, in haar nieuwe hoedanigheid, bedankt de raadsleden, raadsvolgers, collegeleden en ambtelijke organisatie voor de positieve wijze waarop zij in het afgelopen jaar meewerkten aan haar onderzoeken. Uiteraard zal de rekenkamer, haar best doen om ook in 2024 een constructieve bijdrage te blijven leveren aan de versterking van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taken van de gemeenteraad.

8