jaarverslag 2021 ondertekend

JAARVERSLAG

2021

1

Inhoudsopgave

1.

Voorwoord

blz. 3

2. Samenstelling commissie en roostervan aftreden

blz. 4

3. Taken, bevoegdheden en werkwijze

blz. 4

4. Overzicht van het aantal en soortcontacten

blz. 6

5. Gemeente Rheden

blz. 7

6. Gemeente Doesburg

blz. 8

7. Gemeente Rozendaal

blz. 8

8. Cijfermatige gegevens aantal contactenovervijfjaren

blz. 9

9. Communicatie

blz. 9

Bijlagen: - nevenfunctiesvan de leden van de Ombudscommissie - overzicht van de behoorlijkheidsnormen

1. Voorwoord Geachte leden van de raad, Namens de Ombudscommissie Rheden bied ik u het jaarverslag 2021 aan. Bij deze commissie zijn de gemeenten Doesburg, Rheden en Rozendaal aangesloten. Met het jaarverslag legt de commissie verantwoordingaf over haar werkzaamhe ­ den. De ombudsfunctiedient als instrumentvoorrechtsbescherming van de burger bij de bejegening doormedewerkers werkzaam bij de lokale overheid. Voorde ge­ meentendient de ombudsfunctieals mogelijkheid om te leren van opgedane er­ varingen in de dienstverlening. Een bejegeningsklacht wordt eerst doorde gemeente zelf behandeld en afgehan ­ deld. Als de klager zich niet kan vinden in de afhandeling van de klacht, kan hij/zij zich tot de ombudscommissiewenden. Dit was in 2021 slechts éénkeer het geval, Wij zijn blij met dit resultaat. Echter, ookdeze ene klacht had voorkomenkunnen wordenals de klachtenprocedurezorgvuldig was gevolgd én de dossiervorming op orde was. Het juist toepassenvan de klachtenprocedureén een zorgvuldige dos­ siervorming helpen zowel klagers als gemeente bij geschillen, Wij adviseren u daarom te blijven streven naar het zorgvuldig volgen van de klachtenprocedure én het bewaken van goede dossiervorming. De rol van de secretaris van de commissie is in dit procesvan groot belang. Veel vragen wordenal doorde secretaris afgevangen en naar de juiste personen/in ­ stanties geleid.

Een goede en adequate (door)verwijzingvoorkomtdat de Om­ budscommissie in actie komt. Ook in 2021 was weer sprake van een goede ade­ quate (door)verwijzingdoorde secretaris van de commissie. De Steeg, maart 2022

De Ombudscommissie gemeente Rheden,

3

2. SamenstellingOmbudscommissie 2021 en roostervanaftreden De Ombudscommissie is samengesteld uit een voorzitteren drie leden. De samenstelling van de Ombudscommissie was in 2021 als volgt: -

mevrouwdrs. F. Palstra (voorzitter) mevrouwdrs. A.W.M. Aretz (lid, tevens plv. voorzitter) de heer mr. M. Wasser (lid) de heer D.W. van Ruitenbeek (lid) mevrouwC.W.A. Even/ mevrouwP.B. van de Laan (secretaris)

Artikel 81q, eerste lid van de Gemeentewet bepaalt dat de leden van de Ombuds­ commissie voorde duurvan zes jaar worden benoemd. Dit waarborgt de onaf­ hankelijkheid. De leden van de Ombudscommissie kunneneenmaal worden her ­ benoemd. Om te voorkomendat alle leden gelijktijdig aftredend zijn, stelt de Om­ budscommissieter zake een roostervan aftreden vast. Het roostervan aftreden is als volgt: 1 februari 2022 1 oktober2023 1 mei 2025 1 november2025

mevrouwdrs. F. Palstra mevrouwdrs. A.W.M. Aretz de heer mr. M. Wasser de heer D.W. van Ruitenbeek

3. Taken,bevoegdheden en werkwijze De werkwijze en bevoegdheden van de Ombudscommissiewordenvanaf 1 januari 2006 bepaald doortitel 9.2 van de Algemene wet bestuursrecht. De gemeente­ raad heeft op28juni2005 een verordening vastgesteld die op 1 januari 2006 in werking is getreden. Op grond van besluiten van de gemeenteraad van de ge ­ meente Rheden is akkoord gegaan met de aansluiting van de gemeenten Does­ burg en Rozendaal bij de Ombudscommissie. De Ombudscommissie heeft tot taak verzoekschriften over gedragingen van ge ­ meentelijke bestuursorganente onderzoekenen te beoordelenof het gemeente­ lijke bestuursorgaanzich behoorlijk gedroeg. Onder een gedraging wordt verstaan het handelen of nalaten te handelen van een gemeentelijk bestuursorgaan in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijkpersoonof rechtspersoon.Een ge ­ draging van een ambtenaar, bestuurder, het college van burgemeester en wet­ houders en de gemeenteraad, verricht in de uitoefeningvan zijn functiewordt aangemerkt als een gedraging van een gemeentelijk bestuursorgaan.Voorzover er sprake is van klachten die niet over de gemeente gaan is de Ombudscommissie niet bevoegd. De Ombudscommissie is een onafhankelijke commissie en is aan geen enkel gemeentelijk gezag ondergeschikt. De wet geeft hiervoor waarborgen.

4

In beginsel moet een klager eerst een klacht indienenbij het betrokken bestuurs­ orgaan, om dit in de gelegenheid te stellen om daarop te reageren. Hieropzijn dan de regels over het intern klachtrecht uit titel 9.1 van de Algemene wet be­ stuursrecht van toepassing. Dit heet het kenbaarheidsvereiste. Volgens de wet is de Ombudscommissie bevoegd om uit eigen beweging een on­ derzoek in te stellen naar de wijze waarop de ambtelijke organisatie of een be­ stuursorgaanzich heeft gedragen. De Ombudscommissieverwijst verzoekers zo nodig doornaar een rechterlijke in­ stantie, een instelling voormaatschappelijke hulpverlening of andere daarvoor in aanmerking komendeinstanties. In het jaar 2021 heeft het secretariaat van de Ombudscommissie diverse telefonische verzoekendoorverwezennaar het be­ stuursorgaanvoorbehandeling opgrond van het interneklachtrecht of naar an­ dere instanties. In het jaar 2021 heeft de Ombudscommissiedrie maal vergaderd. Vanwege de maatregelen rondomhet coronavirusheeft de Ombudscommissievanaf maart 2020 niet meer fysiek in het gemeentehuis kunnenvergaderen maar zijn de ver­ gaderingen digitaal gehouden. Er zijn doorde secretaris van de Ombudscommissietelefonische gesprekken ge ­ voerd met burgers die aangaven een verzoekschrift te willen indienenof die om bemiddeling vroegen. Dit is verder uitgewerkt in de hoofdstukkenvan de diverse gemeenten.

Waar mogelijk probeerde het secretariaat aan te geven tot wie of welke instantie men zich het beste kon wenden. Dit betrof zowel doorverwijzing naar het gemeentelijk bestuursorgaan voorhet interneklachtrecht als ooknaar externe instanties.

5

4. Overzichtvan het aantalen soort contacten

Telefonische contacten: Niet bevoegd omdat klacht ging over beleid of wet- en regelgeving Geadviseerd om schrif ­ telijke klacht in te die­ nen bij gemeente Geadviseerd om schrif ­ telijke klacht in te die­ nen bij de Nationale Ombudsman Schriftelijke contacten: volledig onderzoek niet bevoegd of geen volledig onderzoek

gemeente Rheden

gemeente Doesburg

1

1

gemeente Rozendaal

Totaal

2

1

1

-

1

-

-

1 “

Totaalaantal contacten

2

2

4

Percentage naar inwoneraantal

0,005%

0,02%

-

”

0,025%

6

5. GemeenteRheden

In het jaar 2021 zijn er geen schriftelijke verzoekschriften en twee telefonische verzoekenover de gemeente Rheden ontvangen. Telefonische verzoeken Over de telefonische gesprekken kan het volgende wordenvermeld: 21-180 Klaagster is doorde Nationale Ombudsman doorverwezennaar de Ombudscommissie Rheden. De zoonvan klaagster is op kamers gaan wonenin Velp. Haar zoonheeft zich via de website van de gemeente Rheden digitaal ingeschre­ ven als inwoner.Op de een of andere manier is de inschrijving niet goed gegaan en daardoor loopthaar zooninkomstenmis. Zo krijgt hij geen uitwonenden beurs van DUO en moet hij deze terugbetalen pluseen boete. Klaagster heeft aan een medewerker van de afdeling bevolking gevraagd of de inschrijving alsnog met te­ rugwerkende kracht gedaan zou kunnenworden. Klaagster kreeg te horen dat dit niet mogelijk was. Omdat klaagster er vanuitging dat de inschrijving met terug­ werkende kracht wel mogelijk zou zijn omdat de gemeente volgens klaagster ver­ antwoordelijkis dat de website goed werkt, heeft klaagster haar zoonnog steeds niet ingeschreven. Aan klaagster is de procedureuitgelegd. Aan klaagster is gead ­ viseerd om in ieder geval alsnog haar zoonin te schrijven omdat hij anders mis­ schien nog meer inkomstenmis loopt.Verder is aan klaagster aangegeven dat zij een schriftelijke klacht kan indienenbij het college van burgemeester en wethou­ ders.

Als klaagster daarna niet tevreden is met de klachtafhandeling doorhet col­ lege, kan zij in tweede instantieeen klacht in dienen bij de Ombudscommissie. 21-183 Klager heeft op 26 februari 2018 een brief ontvangeninzake WOZ. De brief was gericht aan de erven van de heer X. Klager moest er opdeze manier achter komendat zijn vader was overleden. Klager heeft daar over gebeld en heeft op7 mei 2018 een brief ontvangenvan het college. In deze brief werden excuses gemaakt maar geen medeleven voorhem als klant getoond. Klager is van mening dat de gemeente schadeplichtig is en heeft aangegeven hier later op terug te komen. Klager heeft in 2021 hierover een klacht ingediend bij de klach ­ tencoördinator van de Connectie.Deze klacht is op 11 mei 2021 niet in behande­ ling genomen omdat het een klacht betreft langer dan een jaar geleden en de me­ dewerker niet meer werkzaam is voorde gemeente. Klager wil een klacht bij de Ombudscommissie indienen. Aan klager is de procedureuitgelegd. Ook is aangegeven dat de Connectieniet onderde bevoegdheid van de Ombudscommissie maar van de Nationale Ombuds­ man valt. Klager wil toch een schriftelijke klacht indienenen zal dat binnenkort doen. Klager heeft dit per e-mail bevestigd (30-09-2021). Tot op heden geen schriftelijke klacht ontvangen.

7

6. GemeenteDoesburg

In het jaar 2021 is er éénschriftelijk verzoekschrift en ééntelefonisch verzoek over de gemeente Doesburg ontvangen. Schriftelijke verzoekschriften In het verslagjaar is 1 schriftelijk verzoekschrift over de gemeente Doesburg ont­ vangen: •

van dit verzoekschrift heeft de Ombudscommissie het onderzoeknog niet afgerond.

Over het ingediende schriftelijke verzoekschrift kan het volgende wordenver­ meld: -

21-182 Verzoekschrift ingediend over de handelswijze van de gemeente Doesburg in de klachtenprocedureen over de lange duurvan afhandeling doorde gemeente op de aanvraag tot toelating tot schulddienstverlening van verzoekster.

De Ombudscommissie heeft een volledig onderzoekingesteld naar aanleiding van bovenstaandverzoekschrift. Omdat dit verzoekschrift aan het einde van 2021 is ingediend, en is afgerond in het jaar 2022, wordt in het jaarverslag van 2022 een beschrijving van deze kwestie gegeven. Telefonische verzoeken

Over het telefonische gesprek kan het volgende wordenvermeld: 21-181 Klaagster woontin de gemeente Doesburg en is doorhet Juridisch loket naar de Ombudscommissieverwezen. Klaagster heeft in november2020 een be­ sluit van de gemeente ontvangenwaar zij het niet mee eens was. Zij heeft een bezwaarschrift ingediend. In april 2021 heeft zij een ingebrekestelling verzonden. De gemeente Doesburg heeft haar bezwaarschrift daarna afgehandeld en in juni 2021 een beslissing op het bezwaarschrift verzonden.Op de ingebrekestelling heeft zij echter niets gehoord. Klaagster vraagt of de Ombudscommissiewat voor haar kan betekenen. Aan klaagster is de procedureuitgelegd. Aan klaagster gead­ viseerd om contactopte nemen met de gemeente Doesburg dan wel nogmaals een ingebrekestelling te sturen.Verder is aan klaagster aangegeven dat zij een schriftelijke klacht kan indienenbij het college van burgemeester en wethouders. Als klaagster daarna niet tevreden is met de klachtafhandeling doorhet college, kan zij in tweede instantie een klacht in kan dienen bij de Ombudscommissie.

8

7. GemeenteRozendaal

In het jaar 2021 zijn er geen schriftelijke verzoekschriften en geen telefonische verzoekenover de gemeente Rozendaal ontvangen.

8. Cijfermatigegegevens aantalcontactenovervijfjaren

9. Communicatie Om de onafhankelijkheid van de Ombudscommissie te benadrukkenen om de burgers nog beter te kunneninformerenover de mogelijkheden van klachtbehan ­ deling doorde Ombudscommissie, heeft de Ombudscommissie een eigen website. Deze website is onlinete vindenopwww.ombudscommissierheden.nl

9

Nevenfuncties Mevrouwdrs. F. Palstra, voorzitter: -

Manager bij gemeente Utrechtse Heuvelrug Vertrouwenspersoon Scouting Stichting SBV-Kastanjegroep Arnhem

Mevrouwdrs. A.W.M. Aretz, lid en tevens plaatsvervangend voorzitter: -

Interimmanager bij Anar interimmanagement Lid van de Raad van Toezicht bij Rozet in Arnhem

De heer mr. M. Wasser, lid: -

Seniorjuridisch adviseur bij de gemeente Zutphen Lid van de bezwaarschriftencommissie van de gemeenten Druten/Wijchen Lid van de bezwaarschriftencommissie van de gemeente Deventer

De heer D.W. van Ruitenbeek, lid: -

Teamleider bij de Belastingdienst

10

Behoorlijkheidsnormen

De behoorlijkheidsnormenvormenhet kader waarbinnende Ombudscommissie haar oordelenvelt. Dit kader is in de loopvan de afgelopen 25 jaar in de praktijk gegroeid en wordt doorvrijwel alle Ombudsinstitutengehanteerd.

A. Open duidelijk 1. Transparant; 2. Goede informatieverstrekking; 3. Luisteren naar de burger; 4. Goede motivering; B. Respectvol 5. Respecterenvan grondrechten; 6. Bevorderenvan actieve deelname doorde burger; 7. Fatsoenlijke bejegening; 8. Fair Play; 9. Evenredigheid; 10. Bijzonderezorg; C. Betrokkenen oplossingsgericht 11. Maatwerk; 12. Samenwerking; 13. Coulanteopstelling; 14. Voortvarendheid; 15. De-escalatie; D. Eerlijken betrouwbaar 16. Integriteit; 17. Betrouwbaarheid; 18. Onpartijdigheid; 19. Redelijkheid; 20. Goede voorbereiding; 21. Goede organisatie; 22. Professionaliteit.

11