Integrale planning PC 2023 tweede voorstel.pdf

Financiële commissie 19 januari 2023 Bij dit agendapunt is een eerste voorstel opgenomen voor de integrale planning P&C cyclus 2023. Wij hebben gisteren nog uitgebreid gestoeid met de planning. Met name de tijdigheid van de informatie en gedurende het jaar kunnen bijsturen zijn een uitdaging. We zijn tot de conclusie gekomen dat het eerste voorstel de raad onvoldoende gelegenheid geeft om gedurende het jaar bij te sturen. U mag dit voorstel dan ook negeren. We willen u een tweede voorstel doen, een alternatief voorstel. Met dit nieuwe voorstel willen we bereiken dat: 1. De raad wordt geïnformeerd met tijdige informatie; 2. De raad in gelegenheid is om gedurende het jaar bij te sturen; 3. We een realistische en efficiënte planning hanteren. We stellen voor dat er gedurende het jaar 2 tussenrapportages aan de raad beschikbaar worden gesteld. De eerste tussenrapportage zal conform de huidige planning eind juni in de gemeenteraad worden behandeld. Een belangrijk verschil met de zomerrapportage van eerdere jaren is dat we deze willen baseren op de stand van medio mei. De tweede tussenrapportage, gericht op financiële afwijkingen, zal in de raad van eind september worden besproken. Deze rapportage is dan gebaseerd op de stand van medio augustus. Bij de behandeling van de winterrapportage 2022 is aangegeven dat de meerwaarde hiervan beperkt was.

Enerzijds door de actualiteit van de cijfers en anderzijds doordat er geen ruimte meer was voor bijsturen. Daarnaast is de toegevoegde waarde om in december begrotingswijzigingen door te voeren beperkt. Aangezien de voorbereiding en behandeling voor zowel organisatie als bestuur veel tijd kost, is het voorstel om deze te schrappen. Aan het nieuwe voorstel is wel een belangrijke conditie verbonden: Het vraagt dat we proces van behandeling verkorten. Hier hoort bij dat de raadsbehandeling zich concentreert op de besluitvormende raad en dat de tussenrapportages na de B&W behandeling rechtstreeks naar de besluitvormende raad gaan. Daarbij dient de aanlevertermijn voor deze voortgangsrapportages te worden beperkt tot 2 weken. Gedurende het jaar hebben we dan 5 P&C documenten: De kadernota, de begroting, de 1e tussenrapportages, de 2e tussenrapportage en de jaarrekening. 5 momenten totaal, waarvan 4 momenten om bij te sturen. Resumé: • We stellen voor om in de planning uit te gaan van 2 tussentijdse voortgangsrapportages, behandeling in juni en in september; • De doorlooptijd voor de behandeling van deze rapportages wordt verkort, zodat de informatie meer actueel is. • Daarnaast worden de financiële commissie en gemeenteraad proactief geïnformeerd over eventuele tussentijdse grote afwijkingen.

We denken hiermee met een realistisch voorstel te komen voor actuele rapportages die de Raad in gelegenheid stellen om gedurende het jaar te sturen. Ik ben benieuwd naar uw reactie.