Informatievoorziening grote projecten fin. c'sie 3 feb 26

Informatievoorziening grote projecten

Financiële commissie 3 februari 2026

1

Agenda I.

Terugblik op afspraken

II. Open eindjes: Van wat naar hoe III. Afspraken over informatievoorziening

2

I. Terugblik op afspraken ü Definitie: Een groot project is een project dat voldoet aan één of meer van de volgende criteria: 1. Project- of programmabudget groter dan € 1.000.000,2. Een doorlooptijd van meer dan 2 jaar en/of 3. Het project is gericht op een majeure maatschappelijke ontwikkeling of imagoschade Ø We maken expliciet wat een groot project is en wat niet.

§ Inhoud & scope

ü Rapportage op tijd, kwaliteit en geld en beknopte toelichting op afwijkingen ü Risico’s expliciet benoemd (onderdeel integraal risicomanagement*) ü In aanvulling op bestaande factsheets. Deze bevallen goed. ü Niet infrastructurele maatregelen

ü Rapportagefrequentie: Eerst via financiële commissie, op termijn integreren in bestuursrapportages. ü Daarnaast diverse verbetering zoals benoemd in rekenkameronderzoek ‘grote projecten’ * Vanaf 2026 willen we in kaart gaan onderzoeken hoe we het in kaart brengen en bespreken van risico’s meer onderdeel kunnen laten zijn van de dagelijkse werkzaamheden (zgn. integraal risicomanagement, programmabegroting 2026-2030, pagina 64).

3

II. Open eindjes: Van wat naar hoe • Gekozen voor een pragmatische aanpak, met een start tweede helft van 2023: Tijd om in te laten werken • Open eindjes hoofdzakelijk gericht op borging: q Proces voor bepalen wat grote projecten zijn: op voordracht van college qInvoegen in reguliere P&C cyclus q Vastleggen afspraken bijvoorbeeld in financiële verordening

• Daarnaast: üTraining programmatische en projectmatig werken in 2026

4

III. Afspraken over informatievoorziening q Wie draagt wanneer verantwoordelijkheid in proces van informatievoorziening? § Fase 1 — Start & Voordracht § Inclusief ruimte om “bij te sturen”, bijvoorbeeld wanneer een groot project dat niet blijkt te zijn

§ Fase 2 — Kaders & Informatiebehoefte § Fase 3 — Uitvoering & Rapportage § Fase 4 — Afronding & Evaluatie

5

III. Afspraken over informatievoorziening • Wie draagt wanneer verantwoordelijkheid in proces van informatievoorziening? Een mogelijke uitwerking:

• Hoe leggen we het vast? Voorstel: Uitwerking op hoofdlijnen in Financiële verordening zelf. 6

Andere vragen?

Toezeggingen: ü 451 – Risico’s in grote projecten ü 452 – Informatievoorziening op projecten/programma’s ü 453 – Wensen amendement ‘Wie doet wat?’ 7