Het realiseren van een tijdelijke gemeentelijke opvang

Het realiseren van Tijdelijke Gemeentelijke Opvang (TGO) Business Case Gemeente Rheden

In dit document wordt de business case gepresenteerd voor de realisatie van een tijdelijke gemeentelijke opvang (TGO) aan de hand van het verhaal van gemeente Rheden. Dit document belicht de belangrijkste aspecten van de uitvoering, zoals teamopbouw, financiële overwegingen, en de besluitvorming omtrent het beheer van de TGO.

INHOUDSOPGAVE

INLEIDING

2

BEHEER VAN TGO: WANNEER ZELF DOEN?

5

TEAMOPBOUW

8

FINANCIËLE OVERWEGINGEN

10

SAMENVATTING

13

INLEIDING Achtergrond: Opvang in de Gemeente Rheden De Gemeente Rheden heeft ruime ervaring met het opvangen van vluchtelingen, voornamelijk via het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA). In het verleden heeft de gemeente nauw samengewerkt met het COA om diverse opvanglocaties in de gemeente te faciliteren. Deze samenwerking bood waardevolle ervaring en inzicht in de behoeften van zowel vluchtelingen als de gemeenschap. Eigen beheer: Een eerste stap Met de komst van de oorlog in Oekraïne en de daaropvolgende vluchtelingenstromen werden gemeenten verantwoordelijk gemaakt om voor het eerst de opvang zelf in beheer te nemen. Deze stap gaf de gemeente meer controle over zowel de kwaliteit van de begeleiding als het beheer van de opvanglocaties. Verspreid over drie verschillende locaties in de gemeente worden momenteel (november 2024) 300 Oekraïense vluchtelingen opgevangen. Hierna zijn de kortdurige Crisisnoodopvang (CNO) in juni 2022 in het klooster in De Steeg voor 150 asielzoekers, evenals de opvang op twee schepen in Dieren tussen december 2022 en maart 2023 voor 80 asielzoekers in eigen beheer geopend. De keuze om deze opvang in eigen beheer te houden, bleek goed te bevallen. De directe betrokkenheid van de gemeente maakte het mogelijk om snel in te spelen op de behoeften van de vluchtelingen en zorgde voor een betere integratie in de lokale gemeenschap.

Dit heeft de gemeente Rheden overtuigd dat zij ook de opvang van asielzoekers op grotere schaal goed zelf kan organiseren. De positieve ervaringen met eigen beheer, waarbij flexibele en snelle hulp geboden kon worden, vormden de basis voor de beslissing om nu ook een gemeentelijke opvang (TGO) voor asielzoekers op te zetten.

2

EEN NIEUWE VISIE VOOR OPVANG De positieve ervaring met het zelf beheren van de opvang leidde tot een bredere visie binnen de gemeente Rheden. Er is een sterk geloof dat opvanglocaties beter georganiseerd kunnen worden, met een grote focus op:

integratie

participatie

van vluchtelingen die mogelijk een verblijfsstatus krijgen

van vluchtelingen die mogelijk een verblijfsstatus krijgen

De gemeente ziet het als een kans om deze vluchtelingen, die vaak hun leven opnieuw moeten opbouwen, niet alleen tijdelijk op te vangen, maar ook te ondersteunen bij hun lange termijn integratie in de lokale samenleving.

Opening TGO Broekstraat in Velp Met deze visie op opvang is de TGO aan de Broekstraat in Velp tot stand gekomen, een project dat gemeente Rheden volledig zelfstandig heeft gerealiseerd, in samenwerking met o.a. het COA, GZA en Vluchtelingenwerk. Deze TGO biedt onderdak aan maximaal 260 vluchtelingen en zal tot juli 2025 operationeel zijn, met optie tot verlenging met een jaar. De opvang is ontworpen met de nadruk op zowel het welzijn van de vluchtelingen als hun integratie in de lokale gemeenschap, waarbij duurzame ondersteuning centraal staat. Uitbreiding van opvang: Twee nieuwe buurten in Dieren en Velp De ervaring met opvang in eigen beheer en de focus op integratie hebben ertoe geleid dat gemeente Rheden nu een groter programma is gestart. Er worden twee nieuwe woonbuurten gerealiseerd in Dieren en Velp, waar naast sociale en middenklasse huur ruimte is om voor minimaal 20 jaar 250 vluchtelingen op te vangen in 60 tot 80 woningen. Dit is mogelijk gemaakt door de langdurige toezegging voor de financiering voor de opvang door het Rijk. Dit project is gericht op het creëren van duurzame woonoplossingen die niet alleen de basisbehoeften van vluchtelingen vervullen, maar ook een stabiele omgeving bieden voor hun integratie in de Nederlandse samenleving.

Met deze nieuwe aanpak zet gemeente Rheden zich in voor een humane en toekomstgerichte opvang, waarbij vluchtelingen de kans krijgen om onderdeel te worden van de gemeenschap en zo hun bijdrage te leveren aan de lokale economie en samenleving.

TIJDSLIJN OPVANGLOCATIES IN GEMEENTE RHEDEN september 2022 - heden Vijverlaan

mei 2022 - heden Kerkallee 130 AZ april 2022 - heden Arnhemsestraatweg

20 O

150 AZ juni 2022 – juli 2022 Klooster De Steeg

40 O

april 2023 - heden Roskam 80 AZ

december 2022 – maart 2023 Opvang op de schepen

250 O

260 AZ september 2024 - heden Broekstraat COA locatie eigen beheer

3

AZ Asielzoekers O Oekraïners

Frank Glerum – Locatiemanager TGO locaties Gemeente Rheden

‘Betrokkenheid is de basis voor succes!’

4

BEHEER VAN TGO: WANNEER ZELF DOEN? We willen alle nieuwkomers in Rheden een duurzame en veilige plek bieden door opvang of huisvesting. Hieronder staat verder toegelicht wat we bedoelen met deze duurzame en veilige plek en hoe we dat willen realiseren per subgroep nieuwkomers. Voordelen van TGO in eigen beheer

1

Directe controle en flexibiliteit Door de TGO in eigen beheer te houden behoudt de gemeente directe controle over alle operationele processen. Dit biedt de mogelijkheid om sneller in te spelen op veranderingen in de behoeften van de vluchtelingen of in de omstandigheden van de opvanglocatie. De ervaring met de opvang van vluchtelingen heeft laten zien dat eigen beheer leidt tot meer flexibiliteit en de mogelijkheid om direct te handelen bij onverwachte situaties. Dit kunnen we doen omdat we korte lijnen hebben met de afdelingen en je vaak snel een collega kan bellen. Dit was een belangrijke factor in het succes van de opvang in eigen beheer.

5

2

Kwaliteit van zorg en integratie

3

Continuïteit en betrokkenheid van de gemeenschap

Gemeente Rheden gelooft dat het mogelijk is om de opvang beter te organiseren dan via externe partijen. Opvang in eigen beheer biedt de kans om een geïntegreerde aanpak te hanteren, waarbij niet alleen de basisbehoeften van de vluchtelingen worden vervuld, maar ook aandacht wordt besteed aan hun integratie in de Rhedense gemeenschap. Dit doen we o.a. door te werken aan het meedoen door nieuwkomers, wat een dubbel doel dient: het verbeteren van de taalvaardigheid van nieuwkomers én het bevorderen van participatie van de samenleving bij hun integratie. Door eigen regie te houden kan de gemeente een nauwere samenwerking realiseren met lokale diensten en initiatieven, zoals taalcoaching, vrijwilligers- en werkgelegenheidsprojecten en sociale activiteiten. Dit draagt bij aan een zinvolle dagbesteding voor nieuwkomers, Door mee te doen vergroten ze hun kennis van de Nederlandse taal en cultuur en komen ze in aanraking met Nederlanders. Hierdoor neemt mogelijk ook het draagvlak voor nieuwkomers in de omgeving en samenleving toe. De opvang sluit daardoor aan bij andere lokale beleidsdoelstellingen. Daarnaast heeft de gemeente alle beleidsterreinen in huis. Zo kunnen we breed advies inwinnen waardoor we beter ons werk kunnen doen en houden we de kwaliteit hoog.

Het zelf beheren van de TGO maakt het mogelijk om nauwere banden te creëren tussen de opvanglocatie en de lokale gemeenschap. Dit is belangrijk voor de integratie van vluchtelingen die een verblijfsstatus krijgen. Gemeente Rheden heeft als doel om vluchtelingen, na het ontvangen van een verblijfsstatus, in de gemeente te laten blijven wonen en te integreren in de lokale samenleving. Door het beheer in eigen handen te houden, kan de gemeente ervoor zorgen dat de opvang naadloos aansluit op de integratietrajecten die volgen op het moment dat iemand een verblijfsstatus heeft gekregen, wat leidt tot een duurzamere en effectievere aanpak.

Nadelen van TGO in eigen beheer

1

Personeels- en resource-intensief Hoewel zelfbeheer veel voordelen biedt, brengt het ook een aanzienlijke personeelslast met zich mee. De gemeente moet voldoende personeel met de juiste expertise in huis hebben of opleiden om de opvang goed te kunnen beheren. Daarnaast is er een continue inzet van middelen nodig om de opvanglocatie operationeel en in goede staat te houden.

2

Verantwoordelijkheid en risico Zelfbeheer betekent ook dat de gemeente verantwoordelijkheid draagt voor de operationele risico’s die gepaard gaan met het runnen van een opvanglocatie. Dit kan extra druk leggen op gemeentelijke afdelingen, zeker als er sprake is van onvoorziene problemen of uitdagingen. Het COA blijft wel eindverantwoordelijk.

3

Samenwerking met andere partijen Een ander potentieel risico van het zelf beheren van een TGO is dat samenwerkingen met externe partijen soms stroef kunnen verlopen, vooral in de beginfase. Een belangrijk advies hierbij is om in de bestuursovereenkomst een uitgebreidere beschrijving van de informatie-uitwisseling over de bewoners, rollen, taken en verantwoordelijkheden per opvangproces op te nemen. Het COA is wettelijk verantwoordelijk voor de plaatsing en de opvang van asielzoekers. In een overeenkomst tussen het COA en de gemeente Rheden zal concreet moeten worden beschreven welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden door het college, de burgemeester of de rechtspersoon de gemeente worden uitgevoerd. Daarnaast moet worden onderzocht in hoeverre daarvoor een mandaat of volmacht van het COA wordt verleend aan het college, de burgemeester of de gemeente Rheden. Het huidige standaardformat biedt vaak relatief weinig handvatten om de samenwerking soepel te laten verlopen. Een uitgebreider overeenkomst kan helpen om bijvoorbeeld afspraken te maken over de meldplicht, de regeling van “grijze bedden” en de verstrekkingen bij de informatiebalie. Door deze processen duidelijk te omschrijven, kan de samenwerking met externe partijen efficiënter en effectiever worden, wat ten goede komt aan zowel de bewoners als het operationele beheer van de opvang.

Denk bij het sluiten van een bestuursovereenkomst ook direct na over een gegevensuitwisselingsovereenkomst. Dit voorkomt dat de informatiestroom pas in een (veel) later stadium op gang komt. Het uitwisselen van gegevens heeft een groot positief effect op de begeleiding, participatie en integratie van de bewoners.

6

Annemarie van Roosmalen GZA

Op dit moment kan ik nog niet veel zeggen over de specifieke processen. Wat ik wél kan zeggen, is dat ik de snelheid van schakelen en het meedenken in oplossingen, zowel voor de asielzoekers als voor GZA, erg waardeer. Volgende week hebben we bijvoorbeeld een overleg in Velp met de huisartsen om de mogelijkheden voor AZC-spoedzorg te bespreken. Dankzij de inzet en contacten van gemeente Rheden kunnen we voortbouwen op eerdere gesprekken en dit belangrijke thema verder uitwerken.

7

TEAMOPBOUW Een goed functionerend team is de ruggengraat van elke succesvolle TGO. De diversiteit aan taken, van het dagelijkse beheer tot de begeleiding van bewoners, vereist een zorgvuldig samengestelde groep professionals die elk hun eigen expertise inbrengen. Het opzetten van een efficiënt team dat flexibel en goed op elkaar is ingespeeld, is essentieel om de opvang soepel te laten verlopen en snel in te kunnen spelen op veranderende omstandigheden. Dit team moet niet alleen operationeel sterk zijn, maar ook een verbindende schakel vormen tussen de gemeente, bewoners en externe partijen. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste rollen en verantwoordelijkheden binnen het team uiteengezet, evenals de ondersteuning die nodig is om de opvang succesvol te beheren. Kernrollen en verantwoordelijkheden

Verantwoordelijk voor: - Het algemene beheer van de TGO - Het leiden van het team - Het coördineren van alle betrokken partijen

Projectleider(s)

Teammanager

- Fungeert als het centrale aanspreekpunt voor interne als externe belanghebbenden - Zorgt ervoor dat de dagelijkse operaties soepel verlopen, terwijl ook langetermijn doelen worden nagestreefd

Locatiemanager

- Houdt toezicht op de financiële en operationele aspecten van het project

Verantwoordelijk voor de operationele aspecten:

- Draagt hij/zij zorg voor een goede

de inzet van personeel -

samenwerking met partners zoals het

het onderhoud van de faciliteiten -

COA en andere gemeentelijke afdelingen

het beheer van de dagelijkse activiteiten het onderhouden en verbeteren van de samenwerking met externe partners teamleider van de werknemers op locatie -

Sociaal werkers & begeleiders Deze professionals bieden de directe begeleiding en ondersteuning aan de bewoners van de opvang.

Juridisch adviseur Begeleidt het team in het voldoen aan wettelijke eisen, afhandelen van woo-verzoeken en gemeentelijke voorschriften.

8

Communicatieadviseur

Financieel adviseur

Verantwoordelijk voor de interne en externe

Zorgt voor het opstellen van begrotingen, het beheer

communicatie over de TGO.

van de financiën en rapportage aan de gemeentelijke instanties.

Jorien Siebelink - Jeugdverpleegkundige Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden

Wat mij vooral opvalt in de TGO is dat de sfeer heel goed is. Iedereen groet elkaar en is bereid om te helpen. Dat vind ik heel fijn. Op andere locaties voel ik mij soms bezwaard om weer aan te kloppen, maar dat is hier totaal niet. 9

FINANCIËLE OVERWEGINGEN Een solide financiële basis is cruciaal voor het succes van de TGO. Het realiseren en beheren van een TGO brengt kosten met zich mee, variërend van personeelsuitgaven en operationele kosten tot investeringen in faciliteiten en infrastructuur. Daarnaast is het belangrijk om de balans te vinden tussen kostenbeheersing en het bieden van kwalitatieve zorg en ondersteuning aan de bewoners. Hier behandelen we belangrijkste financiële aspecten van het opzetten en beheren van de opvang, evenals mogelijke financieringsbronnen die kunnen helpen bij het realiseren van het project. Een goed inzicht in deze kosten en financieringsmogelijkheden zorgt ervoor dat de gemeente efficiënt kan plannen en uitvoeren, terwijl tegelijkertijd voldoende middelen beschikbaar blijven om aan de behoeften van de vluchtelingen te voldoen. De plannen doorrekenen kan wanneer aan alle basis randvoorwaarden is voldaan en de plannen concreet genoeg zijn. Een uitgewerkte financiële business case omvat minimaal de volgende onderdelen. De genoemde kosten per onderdeel is uiteraard niet limitatief.

TRANSITIEKOSTEN

OPERATIONELE KOSTEN

AFRONDINGSKOSTEN:

Onder deze post vallen alle kosten die gemaakt moeten worden in aanloop naar de realisatie van de opvangplekken. Hier moet men denken aan de volgende kosten:

alle kosten die gemaakt moeten worden voor de dagelijkse opvang van asielzoekers:

alle kosten die gemaakt worden na sluiting van de opvanglocatie

•

•

•

Gebouwen

Locatiekosten

huurprijs of aankoop gebouwen en bijbehorende

huur pand, GWL, lokale belastingen, afvalheffingen,

verbouwingskosten. Indien het nieuwbouw betreft

onderhoudskosten.

gaat het om aankoopprijs gronden, overdrachts- dan

•

wel omzetbelasting, bouwrijp maken grond inclusief riolering en eventueel verkoopprijs grond aan een woningbouwcoöperatie/ vastgoedontwikkelaar die de

Beveiliging

•

programmateam, locatie managers, communicatie-

brandveiligheid, beveiligingsapparatuur.

•

Overige kosten

bij de start van de opvang locatie.

•

zoals keukens, douchecabines, containers,

•

kosten van 24 uur, 7 dagen per week beveiliging, zeker

opvanglocaties gaan bouwen.

Te treffen voorzieningen

Leeg opleveren pand

inclusief afwikkelen gehuurde spullen.

Personeel

adviseur, financieel adviseur en woonbegeleiding in de opvang waaronder ook beveiligingspersoneel.

Overige kosten

programmakosten, juridische bijstand en advieskosten, GWL.

DEKKING De belangrijkste dekkingsbron zal vanuit het Rijk zijn, maar provincies en overige gemeenten kunnen ook bijdragen door bijvoorbeeld overnemen taakstelling van de andere gemeenten. Verder is het belangrijk te bepalen wanneer je de gelden ontvangt. In deze business case is het Rijk gevraagd een deel van de dagelijkse vergoeding als voorschot te verlenen zodat de transitiekosten gefinancierd kunnen worden.

10

Alfred Kuiken Financieel adviseur gemeente Rheden

“In deze fase is het belangrijk om binnen het team met open vizier en met vertrouwen te kunnen brainstormen. Elk idee - hoe stom het ook klinkt - is er één en moet oprecht worden beoordeeld. Hiermee komen kansen en risico’s goed in beeld die anders gemist zouden worden. In deze business case voor langdurige opvang werken we samen met de woningcorporatie. Wij huren van hen woningen om asielzoekers in op te vangen. Zo is de kans ontstaan om én nieuwe huurwoningen te realiseren én tegelijkertijd de mogelijkheid om asielzoekers in de samenleving te integreren.”

11

Henriëtte Arnold Teamleider Asiel VluchtelingenWerk Nederland De gemeente Rheden heeft al langere tijd ervaring met het opvangen van ontheemden uit Oekraïne en heeft ook eerder asielzoekers opgevangen. Die ervaring is duidelijk merkbaar: het team is kundig, heeft een goed inzicht in de eigen taken, kent de betrokken ketenpartners en hun rollen, en handelt professioneel en doelgericht. Dat is bijzonder prettig. Waar het COA terecht diverse regels en procedures hanteert, worden deze soms ogenschijnlijk zonder duidelijke reden toegepast. Door de grote schaal van de organisatie, het personeelstekort, de hoge werkdruk en de immense uitdagingen waar het COA voor staat, is er soms weinig ruimte voor maatwerk. Bij de gemeente Rheden valt juist op dat het team met een frisse blik werkt en zich op een zeer betrokken manier opstelt richting de bewoners. Een aandachtspunt waar ik tot nu toe tegenaan loop, is het ontbreken van duidelijke afspraken rondom de AVG. Waar het COA en VluchtelingenWerk goed gedocumenteerde afspraken hebben over het delen van privacygevoelige informatie, werkruimtes en faciliteiten, ontbreken dergelijke afspraken tussen bijvoorbeeld de VNG, VluchtelingenWerk en het COA.

Dit zorgt in de praktijk voor problemen met bewonerslijsten: welke informatie mag het COA delen met de gemeente, en wie is verantwoordelijk voor het doorgeven van welke informatie aan VluchtelingenWerk? Gezien het feit dat het COA binnenkort niet langer de hoofdrol zal spelen in de opvang van asielzoekers, lijkt het mij cruciaal dat dit soort afspraken helder en goed vastgelegd worden.

12

SAMENVATTING

OM VLUCHTELINGEN BETER TE ONDERSTEUNEN BIJ HUN LANGDURIGE INTEGRATIE IN DE SAMENLEVING, HEEFT DE POSITIEVE ERVARING MET ZELFBEHEER VAN DE OPVANG BIJ DE GEMEENTE RHEDEN GELEID TOT EEN VISIE MET FOCUS OP:

INTEGRATIE

PARTICIPATIE

VOORDELEN VAN TGO IN EIGEN BEHEER

1

2

3

Directe controle en flexibiliteit

Kwaliteit van zorg en integratie

Continuïteit en betrokkenheid van de gemeenschap

KOSTEN VOOR HET OPZETTEN EN BEHEREN VAN DE OPVANG

TRANSITIEKOSTEN

OPERATIONELE KOSTEN

AFRONDINGSKOSTEN

in aanloop naar realisatie

voor dagelijkse opvang

na sluiting

bijvoorbeeld gebouwen, te treffen voorzieningen,

bijvoorbeeld locatie kosten, beveiliging

bijvoorbeeld opleveren pand, spullen en

overige kosten

en personeel

overige kosten

13

Gea Hofstede – Wethouder gemeente Rheden

‘Iedereen verdient een plek waar ze zich veilig en welkom voelen, ook mensen die tijdelijk in ons land verblijven. Als gemeente nemen we onze verantwoordelijkheid om hen niet alleen een dak boven het hoofd te bieden, maar ook een plek waar ze op adem kunnen komen. We hebben bewezen dat we met zorg en toewijding snel een humane opvang kunnen realiseren, zoals bij de Oekraïners. Dit vertrouwen nemen we mee om opnieuw een verschil te maken voor mensen die dat nu hard nodig hebben en laten we zien dat Rheden een gemeenschap is die omziet naar elkaar’

14