Gemeente Rheden, def. management letter 2022 - getekend.pdf

Naast de financiële verordening moet ook de controleverordening (ex artikel 213) in lijn worden gebracht met de nieuwe wetgeving. De controleverordening gaat over hoe de kaders voor de toetsing van de jaarrekening inclusief de rechtmatigheidsverantwoording moet worden getoetst door de accountant. Deze verordening wordt aangepast omdat het college rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording en de accountant de toetsing van de rechtmatigheid zal doen aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording van het college. De nauwkeurigheid en diepgang waarmee de accountantscontrole van de jaarrekening, met inbegrip van de rechtmatigheidsverantwoording, moet worden uitgevoerd, oftewel de materialiteit van maximaal 1%, wijzigt overigens niet door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Ten tijde van de interimcontrole is aangegeven dat actualisatie van de financiële en controleverordening onderhanden is.

32

4. Rechtmatigheidsverantwoording Rechtmatigheidsverantwoording (2/2) Stand van zaken in verband met invoering rechtmatigheidsverantwoording

Tot slot is belangrijk om in beeld te brengen of naar mening van het college de 3 criteria voor de rechtmatigheidsverantwoording voldoende scherp zijn beschreven en geoperationaliseerd. Voor het begrotingscriterium geldt dat het college en de gemeenteraad in de financiële verordening vastleggen op welke wijze zij omgaan met begrotingsoverschrijdingen. Uit de financiële verordening moet blijken hoe afwijkingen geïnterpreteerd worden in het kader van het uitoefenen van het budgetrecht door de gemeenteraad (stellige uitspraak Commissie BBV). De rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening bevat belangrijke informatie voor het (politieke) verantwoordingsdebat van de gemeenteraad met het college. Daarom is het belangrijk om afspraken tussen college en raad over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een meerjarig investeringsbudget vast te leggen, zodat hier achteraf duidelijke verantwoording over afgelegd kan worden. Het voorwaardencriterium ziet toe op voorwaarden die gelden voor de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze voorwaarden komen voort uit de relevante regelgeving en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur voor zover deze relevant zijn voor de financiële rechtmatigheid.

Het is daarbij raadzaam om afspraken te maken met de raad en college over hoe omgaan met niet financiële onrechtmatigheden. Het is verder van belang dat het college duidelijk maakt welke specifieke bepalingen van de regelgeving relevant zijn voor het financiële rechtmatigheidsbeheer en waar financiële consequenties uit kunnen voortkomen. De gemeente heeft de visie hoe daar inzicht en grip op te houden reeds vastgelegd in een intern controleplan. Een belangrijke rol daarbij is weggelegd voor de verbijzonderde interne controle (VIC). Deze VIC werkt vanuit een controleplan met werklijsten waarin de financiële beheershandelingen uit de gemeentelijke verordeningen zijn verwerkt. Het laatste criterium heeft betrekking op Misbruik en Oneigenlijk gebruik (ook wel M&O). Het college is verantwoordelijk voor het inrichten van effectieve maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsregels om overheidssubsidies en bijdragen te ontvangen dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Deze maatregelen hangen veelal samen met de interne beheersing ter borging van het voorwaardencriterium. Het college gaat straks een uitspraak doen in hoeverre het M&O beleid feitelijk wordt nageleefd en of de getroffen maatregelen effectief werken.

Wanneer het college concludeert dat het M&O-beleid (op onderdelen) niet actueel is en/of dat er geen M&O-beleid bestaat of het M&O-beleid feitelijk niet wordt nageleefd moet het college dit in de paragraaf Bedrijfsvoering melden. Afwijkingen, voor zover zij niet het getrouwheidsaspect raken, moet het college in de rechtmatigheidsverantwoording rapporteren. Om aan deze verplichting te kunnen voldoen is van belang dat inzichtelijk is hoe het M&O criterium is ingebed in de diverse verordeningen en gemeentelijke regelgeving. Dit kan door een inventarisatie te doen en een nota M&O beleid op te stellen waarin de uitkomsten en afwegingen voor te treffen c.q. getroffen maatregelen in zijn opgenomen. De gemeente Rheden heeft het M&O Beleid verwerkt in diverse beleidsstukken, evenwel is daar niet expliciet gemaakt welke onderdelen M&O-beleid betreffen, waardoor een afzonderlijk c.q. overkoepelend inzicht niet meteen voor handen is. De commissie adviseert een nota M&O beleid op te stellen.

33