Evaluatie programmabegroting
Tekst van het document
Evaluatie doorontwikkeling programmabegroting Financiële commissie 1 april 2025
Doel van de deze presentatie •
Terugkijken: • Context & aanleiding • Aanpak
•
Wat hebben we bereikt?
•
Aanbevelingen
Context en aanleiding •
Onderzoek rekenkamercommissie 2020 naar programmabegroting Rheden, selectie uit de aanbevelingen: • Vergroot de leesbaarheid, ook voor inwoners • Bepaal als Raad zelf waarop u wilt sturen en welke informatie u daarvoor nodig heeft. Stuur als Raad meer op hoofdlijnen. • Leg een duidelijke relatie tussen de 3 W-vragen (…) Maak daarbij gebruik van een doelenboom en effect- en prestatie indicatoren • Houd de proactieve rol van de Raad vast door ook nadat u het college heeft verzocht een plan van aanpak te formuleren, vinger aan de pols te houden
•
Terugblik naar 2020: 1. Begroting bestond uit een toelichting op de acties, in plaats van de bedoeling 2. Inhoud en financiën stonden los van elkaar 3. Sturing op proces alleen vanuit financiën, beperkte betrokkenheid en geen gedragen planning.
Wat wilden we bereiken?
Vervolg context en aanleiding •
In 2020 gestart met zoektocht voor aanpak • Aantal gesprekken in financiële commissie over hoe opvolging te geven aan de aanbevelingen • Grote opgave: bepalen van ambitie, snelheid en samenwerking vraagt tijd
•
Begin 2021 project gestart naar de doorontwikkeling van de programmabegroting:
1. De begroting (en andere P&C documenten) beter leesbaar en meer consistent te maken 2. De Raad te helpen om beter te sturen aan de hand van de begroting 3. (Intern) de bestuurlijke P&C cyclus een meer nadrukkelijke plek te geven in de sturing
Ø Nadrukkelijke betrokkenheid van raadsleden (volgende slide)
Aanpak •
Betrokkenheid raad • Op basis van een ‘groeimodel’: belangrijke rol voor de financiële commissie • Actieve deelname commissieleden in tussenstappen • Raadsleden betrokken via jaarlijkse evaluatie • Samen en in onderling vertrouwen
•
Doorontwikkeling vormgegeven aan de hand van een groeimodel • Op hoofdlijnen een visie bepaald, de zgn. ‘stip op de horizon’ • Jaarlijkse evaluatie om de volgende stap naar de ‘de stip op de horizon’ te maken • Evaluatie wat gaat goed en wat kan beter, input voor de volgende stap
Wat hebben we bereikt? •
• •
•
•
Wat levert dit op? Een greep uit de resultaten
Nieuwe werklijn programmabegroting (zgn. doelenboom) • Meer gericht op 3-W vragen • Vertrekpunt is wat we willen bereiken, activiteiten staan niet langer voorop • Inrichting tooling ter ondersteuning Nieuwe indeling programmabegroting Tussentijdse rapportage op afwijkingen • Status wordt met kleur aangegeven, “groen” vraagt geen toelichting • Twee rapportages in plaats van vier rapportages per jaar Uitgangspunt begroting meer op hoofdlijnen • Mogelijk om naar relevant beleid te verwijzen, voorkomt “dubbeling” • Relatie college- en raadsvoorstellen en programmabegroting (nieuw format) Methode voor tussentijdse evaluatie • Raadsinformatieavond incl. mentimeter • Evaluatie MS Forms
… met oog voor de aandachtspunten
Uit evaluaties met de Raad • • • • • •
Een selectie..
Het werken met de doelenboom helpt bij het sturen op hoofdlijnen Hyperlinks naar relevant beleid hebben meerwaarde, mits goed uitgevoerd Zoektocht naar balans tussen opnemen ‘nieuwe dingen’ en going concern blijft, hoofddoel is inzicht om te kunnen sturen Stijgende lijn in leesbaarheid en begrijpelijkheid doorzetten Betere relatie tussen maatregelen en kosten (mag concreter) Evaluaties worden gewaardeerd en gebruikt voor feedback
Ø Er zijn verbeteringen doorgevoerd. Deze vormen een goede basis vormen om verdere stappen te zetten. Een gezamenlijke verantwoordelijkheid: het belang van onze inwoners
Samengevat: wat hebben we bereikt? •
Constateren ook dat 2024 een lastig jaar was, context • Voorsorteren op ‘Ravijnjaar’ 2026 • Grote opgaven Sociaal Domein en personeelswisselingen op directieniveau • Traject ‘solide kadernota’ en sluitende begroting 2024 vraagt tijd
•
Het verschil met 2020 is gigantisch 1. Inhoud is leidend, financiën meer verbonden aan inhoud 2. Start met wat we (bestuurlijk) willen bereiken 3. Centrale sturing op P&C proces en gedragen planning
•
We zitten in een positieve flow • Aanbevelingen van rekenkameronderzoek geborgd in werkwijze • Impact voor P&C documenten, maar ook alles wat er bij komt kijken • Stevig fundament om op verder te ontwikkelen
…Er volgt nog een Raadsinformatiebrief
Aanbevelingen •
Rol Raad • Vooraf SMART doel formuleren is helpend. Landelijke indicatoren kunnen hieraan bijdragen • Help scherp houden in abstractieniveau en bepalen wat in een begroting hoort en wat niet • Ruimte voor stapsgewijze aanpak vanuit evaluatie was zeer waardevol, houd dit vast
•
Rol college • College Kick-Off sessie: kans om vooraf prioriteiten, wensen en kaders mee te geven • Tussentijds consultatiemomenten: vaste momenten om college bij te praten en actief input te geven • Benut PO’s actief en verdiepende sessie voor specifieke thema’s
•
Intern (selectie uit): • Behoefte aan meer beeldmateriaal in de begroting • Organiseer uitwisseling teksten tussen programma’s voor leesbaarheid, begrijpelijkheid, consistentie en abstractieniveau • Borg integrale eindredactie op inhoud
We blijven (samen) leren
Tenslotte