Evaluatie informatiemarkt
Tekst van het document
Voorstel financiële commissie datum
voor
4 augustus 2025
financiële commissie
behandeld door
ons kenmerk
Afdeling/cluster
bijlage(n)
Sjaak Leenders Onderwerp
Evaluatie informatiemarkt Kadernota 2026 Inleiding In de vergadering van de financiële commissie is gesproken over een andere vorm voor het technisch vragenuur voor de jaarstukken, de Kadernota en de Programmabegroting. Voor de laatste 2 P&C-documenten werd geadviseerd om te experimenteren met een informatiemarkt, waarbij er bij verschillende “stands” technische vragen gesteld zouden kunnen worden aan beleidsmedewerkers en financieel adviseurs. De informatiemarkt voor de Kadernota vond plaats op dinsdag 3 juni 2025 en werd gehouden in het bedrijfsrestaurant. Er werd gestart met een plenaire aftrap door de voorzitter van de financiële commissie en een toelichting door de concerncontroller. Voor de herkenbaarheid droegen alle deelnemers naambordjes. Ook werd afgesproken dat de vragen zouden worden genoteerd door de betreffende ambtenaren. Deze zijn nadien door de griffie verwerkt en op iBabs geplaatst. Omdat de Kadernota de hele raad aangaat werd besloten dat er op het moment van deze informatiemarkt geen parallelle sessie zou worden gehouden, zodat iedereen de markt kon bezoeken. De evaluatie Na afloop van de informatiemarkt is een vragenformulier uitgezet via ‘Forms’ om de ervaringen van deze pilot op te halen zodat die kunnen worden betrokken bij de informatiemarkt voor de Programmabegroting.
Die staat gepland tijdens de informatiebijeenkomst van de raad op 30 september aanstaande. Het evaluatieformulier is uitgezet onder raadsleden/raadsvolgers, beleidsmedewerkers en financieel adviseurs, collegeleden en managers. Het formulier werd door 18 deelnemers ingevuld. De ervaringen met deze werkvorm kunnen als volgt worden samengevat:
•
Positieve ervaringen: Vrijwel alle respondenten gaven expliciet aan de informatiemarkt als positief, prettig of goed te hebben ervaren.
•
Negatieve ervaringen: Enkele respondenten benoemden enkele negatieve aspecten van de werkvorm.
Respondenten waardeerden vooral:
•
De laagdrempeligheid van de gesprekken.
•
De mogelijkheid om directe interactie te hebben tussen raadsleden en ambtenaren.
•
De open sfeer en betrokkenheid van deelnemers. Pagina 1 van 2
Als belangrijkste knelpunten werden genoemd:
•
Onvoldoende zichtbaarheid en structuur: Veel respondenten gaven aan dat het niet duidelijk was bij wie je met welke vraag moest zijn of wie waarvoor verantwoordelijk was. Een duidelijke indeling in onderwerpen in de ruimte ontbrak.
•
Vragenregistratie: Onduidelijkheid over wie de vragen moest noteren en hoe deze gedeeld zouden worden.
Voorbeelden van suggesties die werden genoemd voor verbetering:
•
“Ik denk dat het zou helpen om tafeltjes met een bordje te maken per onderwerp.”
•
“Als we de onderwerpen weten waarover de meeste vragen zijn kunnen wij een betere keus maken in de ambtelijke vertegenwoordiging.”
•
“Geef meer duiding over hoe-wanneer-wat aangaande het invullen van het vragenformulier.”
Conclusies
•
De informatiemarkt wordt overwegend positief gewaardeerd als alternatief voor het technisch vragenuur.
•
De werkvorm bevordert interactie en begrip, maar vraagt ook om betere organisatie en structuur.
•
De pilot heeft waardevolle inzichten en verbeterpunten opgeleverd voor de volgende pilot: de informatiemarkt voor de Programmabegroting.
Aanbevelingen 1.
Zorg voor zichtbare tafels waar raadsleden/raadsvolgers terecht kunnen met hun vragen: Gebruik duidelijke borden of banners per onderwerp of beleidsveld.
2.
Structureer de vragenregistratie: Wijs iemand aan per tafel voor het noteren van vragen of gebruik een digitaal formulier.
3.
Behoud de plenaire aftrap: Zorg voor een gezamenlijke start om structuur en verwachtingen te scheppen.
4.
Herhaling: Pas deze werkvorm met voornoemde verbeteringen toe als pilot bij de Programmabegroting.
Pagina 2 van 2