Evaluatie financiële commissie.pdf

Evaluatie Financiële commissie Gemeente Rheden. Inleiding

Vorig jaar bestond vanuit de raad de behoefte aan een gremium om de ontwikkeling van de gemeentefinanciën tijdelijk te kunnen monitoren teneinde optimaal grip te kunnen krijgen op de gemeentefinanciën. Dit heeft geleid tot de instelling van de financiële commissie. Daarbij is de afspraak gemaakt dat de werking en de effecten van deze commissie na een jaar zullen worden geëvalueerd. Er is een werkgroep ingesteld die zich heeft beziggehouden met deze evaluatie, bestaande uit Sjir Hanssen, Bert de Lange en Henk van Valburg. Deze werkgroep is vanuit de griffie ondersteund door Sjaak Leenders. De werkgroep heeft voor de verschillende doelgroepen een vragenlijst opgesteld en deze in week 42 gedeeld met deze groepen met het verzoek om voor 29 oktober 2021 de ingevulde vragenlijst in te leveren. De doelgroepen zijn raadsleden en raadsvolgers, leden van de financiële commissie en de adviseurs. De kernvraag is of de financiële commissie heeft geleverd wat de raad van haar had verwacht. Ofwel: Voldoet de commissie aan de doelen die de raad hiervoor heeft gesteld? Is het nodig dat deze commissie blijft bestaan? In totaal hebben 4 raadsleden/ raadsvolgers, 12 leden van de Financiële commissie gereageerd en hebben de adviseurs een gezamenlijke reactie gegeven.

Conclusies Nut Op basis van de respons kan worden gesteld dat nut en noodzaak van de financiële commissie onderkend is en dat deze commissie een bijdrage levert in het realiseren van de doelstellingen van de commissie en gecontinueerd moet worden tot minimaal eind van 2022. Over de rol van controle jaarrekening is geen twijfel mogelijk. Deze is vastgelegd in de financiële commissie en zal blijven bestaan. In de commissie worden financiële (proces) aspecten besproken en dat past binnen de doelstelling. De verleiding is dat er ook meteen naar de inhoud (beleidsaspecten) gekeken wordt maar dat past niet binnen de taakstelling van de commissie. De respondenten geven aan dat de financiële commissie een bijdrage heeft geleverd in verbetering van de leesbaarheid van de P&C documenten en een betere beheersing van de financiële aspecten maar dat we er nog lang niet zijn. Een van de respondenten geeft aan dat de fundamentele discussie “Waar willen we met z’n allen naar toe?” de komende periode dient te worden gevoerd. Huidige werkwijze De huidige werkwijze wordt als positief ervaren maar een aantal respondenten geeft aan dat er aandacht dient te zijn voor het vasthouden aan de uitgangspunten van de financiële commissie waarbij met name de financiële aspecten op de agenda moeten staan en we niet in de verleiding moeten komen om ook beleidsaspecten te bespreken.

Leesbaarheid van de stukken/ informatievoorziening. Respondenten geven aan dat de P&C documenten leesbaarder zijn geworden maar missen vooral de mogelijkheid om een relatie te vinden tussen de verschillende documenten. Zo is het lastig om rapportages en jaarrekening te koppelen aan de programma begroting en dat maakt het hele werk een grote zoektocht naar de informatie. Een aantal van de respondenten ziet een rol weggelegd voor de commissie in het opstellen van de informatiebehoefte van de raad. Samenstelling De respondenten gaven aan dat de huidige samenstelling (2 leden per fractie) wenselijk is maar een aantal respondenten geeft aan dat het een groot gremium is. Het is te overwegen dat per fractie een lid en een plaatsvervangend lid aan te wijzen waarbij uitgangspunt is dat er per vergadering een lid aanwezig is. Frequentie De verordening geeft aan dat er zo vaak als nodig wordt vergaderd en als twee leden erom verzoeken.

Op dit moment wordt er nagenoeg maandelijks vergaderd. Dat wordt door een groot aantal respondenten als te belastend ervaren en er dient gekeken te worden naar een alternatief. Meerdere malen wordt een tweemaandelijks vergaderen als overweging gegeven of vergaderen indien noodzakelijk of in aansluiting op de momenten in de P&C-cyclus. Adviesorgaan Respondenten geven aan dat de adviesrol van de commissie richting raad minder van belang is omdat leden terugkoppeling verzorgen binnen de fracties waardoor informatie verder gebruikt kan worden binnen de beeldvormende en oordeelsvormde fase. Een aantal respondenten geeft aan dat er wel een side effect wordt geconstateerd en dat is het effect van het vervullen van een adviesrol en geven van feedback richting adviseurs. Input van de adviseurs De vier adviseurs hebben gezamenlijk een reactie gegeven. Deze reactie is aanleiding dat er aanvullend overleg noodzakelijk is tussen de vertegenwoordiging van de financiële commissie (begeleiding van evaluatie) en de adviseurs om een aantal zaken beter te kunnen duiden. Advies: 1. 2. 3.

Adviseer de raad de inzet van de financiële commissie in de huidige vorm te continueren. Adviseer de raad dat de samenstelling wordt gewijzigd naar een lid per fractie en een plv lid waarbij uitgangspunt is dat per vergadering een lid per fractie aanwezig is. Adviseer de raad de vergaderfrequentie in de verordening aan te passen naar eenmaal per twee maanden,