Evaluatie Financiële commissie Gemeente Rheden.docx

Evaluatie Financiële commissie Gemeente Rheden. Inleiding Vorig jaar bestond vanuit de raad de behoefte aan een gremium om de ontwikkeling van de gemeentefinanciën tijdelijk te kunnen monitoren teneinde optimaal grip te kunnen krijgen op de gemeentefinanciën. Dit heeft geleid tot de instelling van de financiële commissie. Daarbij is de afspraak gemaakt dat de werking en de effecten van deze commissie na een jaar zullen worden geëvalueerd. Er is een werkgroep ingesteld die zich heeft beziggehouden met deze evaluatie, bestaande uit Sjir Hanssen, Bert de Lange en Henk van Valburg. Deze werkgroep is vanuit de griffie ondersteund door Sjaak Leenders. De werkgroep heeft voor de verschillende doelgroepen een vragenlijst opgesteld en deze in week 42 gedeeld met deze groepen met het verzoek om voor 29 oktober 2021 de ingevulde vragenlijst in te leveren. De doelgroepen zijn raadsleden en raadsvolgers, leden van de financiële commissie en de adviseurs. De kernvraag is of de financiële commissie heeft geleverd wat de raad van haar had verwacht. Ofwel: Voldoet de commissie aan de doelen die de raad hiervoor heeft gesteld? Is het nodig dat deze commissie blijft bestaan? In totaal hebben 4 raadsleden/ raadsvolgers, 12 leden van de Financiële commissie gereageerd en hebben de adviseurs een gezamenlijke reactie gegeven.

Conclusies Nut Op basis van de respons kan worden gesteld dat nut en noodzaak van de financiële commissie onderkend is en dat deze commissie een bijdrage levert in het realiseren van de doelstellingen van de commissie en gecontinueerd moet worden tot minimaal eind van 2022. Over de rol van controle jaarrekening is geen twijfel mogelijk. Deze is vastgelegd in de financiële verordening en zal blijven bestaan. In de commissie worden financiële (proces) aspecten besproken en dat past binnen de doelstelling. De verleiding is dat er ook meteen naar de inhoud (beleidsaspecten) gekeken wordt maar dat past niet binnen de taakstelling van de commissie. De respondenten geven aan dat de financiële commissie een bijdrage heeft geleverd in verbetering van de leesbaarheid van de P&C documenten en een betere beheersing van de financiële aspecten maar dat we er nog lang niet zijn. Een van de respondenten geeft aan dat de fundamentele discussie “Waar willen we met z’n allen naar toe?” de komende periode dient te worden gevoerd. Huidige werkwijze De huidige werkwijze wordt als positief ervaren maar een aantal respondenten geeft aan dat er aandacht dient te zijn voor het vasthouden aan de uitgangspunten van de financiële commissie waarbij met name de financiële aspecten op de agenda moeten staan en we niet in de verleiding moeten komen om ook beleidsaspecten te bespreken.

Leesbaarheid van de stukken/ informatievoorziening. Respondenten geven aan dat de P&C documenten leesbaarder zijn geworden maar missen vooral de mogelijkheid om een relatie te vinden tussen de verschillende documenten. Zo is het lastig om rapportages en jaarrekening te koppelen aan de programma begroting en dat maakt het hele werk een grote zoektocht naar de informatie. Een aantal van de respondenten ziet een rol weggelegd voor de commissie in het opstellen van de informatiebehoefte van de raad. Samenstelling

De respondenten gaven aan dat de huidige samenstelling (2 leden per fractie) wenselijk is maar een aantal respondenten geeft aan dat het een groot gremium is. Het is te overwegen dat per fractie een lid en een plaatsvervangend lid aan te wijzen waarbij uitgangspunt is dat er per vergadering een lid aanwezig is. Frequentie De verordening geeft aan dat er zo vaak als nodig wordt vergaderd en als twee leden erom verzoeken. Op dit moment wordt er nagenoeg maandelijks vergaderd. Dat wordt door een groot aantal respondenten als te belastend ervaren en er dient gekeken te worden naar een alternatief. Meerdere malen wordt een tweemaandelijks vergaderen als overweging gegeven of vergaderen indien noodzakelijk of in aansluiting op de momenten in de P&C-cyclus. Adviesorgaan Respondenten geven aan dat de adviesrol van de commissie richting raad minder van belang is omdat leden terugkoppeling verzorgen binnen de fracties waardoor informatie verder gebruikt kan worden binnen de beeldvormende en oordeelsvormde fase. Een aantal respondenten geeft aan dat er wel een side effect wordt geconstateerd en dat is het effect van het vervullen van een adviesrol en geven van feedback richting adviseurs. Input van de adviseurs De vier adviseurs hebben gezamenlijk een reactie gegeven.

Deze reactie was aanleiding voor een aanvullend overleg tussen de werkgroep evaluatie financiële en de adviseurs om een aantal zaken beter te kunnen duiden. Dit overleg heeft plaats gevonden op maandag 6 december 2021. Naar aanleiding van dit overleg hebben de adviseurs de volgende aanbevelingen gedaan: 1.

2.

3.

4.

5.

Creëer meer duidelijkheid over de samenhang van de overlegvormen en het mandaat van deze overlegvormen (financiële commissie, audit comité en gerelateerde werkgroepen). a. Hierbij adviseren we ten eerste om inzichtelijk te maken wat de huidige afspraken zijn wat in welke overleg wordt besproken, hoe het in de praktijk werkt en wat de nieuwe afspraak kan zijn. b. Ten tweede adviseren wij om de financiële commissie expliciet rol te geven in het BOB-model. Wij stellen daarbij concreet voor om, voor de onderwerpen binnen de scope, de Beeldvorming en Oordeelsvorming aan de financiële commissie te mandateren. In het verlengde hiervan adviseren wij te overwegen om de werkzaamheden van het audit comité onder te brengen in de financiële commissie. De accountant zal dan op uitnodiging aanschuiven (in lijn met art. 4 lid 2b en lid 2c). Stuur bewust op efficiënt vergaderen binnen de financiële commissie. Wij stellen concreet voor om meer structuur aan te brengen bij de agendering van onderwerpen, waarbij vooraf wordt benoemd wat het doel van het agendapunt is en of er terugkoppeling naar de raad moet plaatsvinden en elk agendapunt af te sluiten met een concreet advies. Hierdoor kan ook met elkaar bepaald en vastgelegd worden wanneer een agendapunt voldoende is opgepakt. Maak optimaal gebruik van de commissieleden in de financiële commissie.

De commissieleden brengen vanuit hun eigen (werk)ervaring unieke vaardigheden in. Wij denken dat deze beter ingezet kunnen worden, door deze vaardigheden meer onderdeel te laten zijn van het gesprek. Organiseer themabijeenkomsten voor de financiële commissie die niet worden opgenomen. Dit biedt ruimte voor open discussie. Met elkaar, met ambtenaren en met externe gasten.

6.

7.

Sta tussentijds stil bij de bereikte successen. Enkele voorbeelden uit het afgelopen jaar: sluitende meerjarenbegroting, stap in de leesbaarheid van de programmabegroting en blijven vergaderen in de lastige Corona-periode door inzet van digitaal vergaderen. Beschouw de wethouder financiën in de financiële commissie alleen als adviseur van de commissie en niet als vertegenwoordiger van het college.

Advies: Alle input overwegende komt de werkgroep evaluatie financiële commissie tot het volgende advies:

1. 2. 3. 4.

5.

Adviseer de raad de inzet van de financiële commissie in de huidige vorm te continueren tot en met 2022. Adviseer de raad dat de samenstelling wordt gewijzigd naar een lid per fractie en een plv lid waarbij uitgangspunt is dat per vergadering een lid per fractie aanwezig is. Adviseer de raad de vergaderfrequentie in de verordening aan te passen naar eenmaal per twee maanden. Zorg voor een heldere uiteenzetting van taken en verantwoordelijkheden van de diverse werkvormen (financiële commissie, de daarin opererende werkgroepen en het audit comité). Stuur op een efficiënte vergadering met een duidelijke omschrijving van het doel van het agendapunt, het maken van afspraken over de verdere behandeling en het concretiseren van een advies aan de raad.