Evaluatie alternatief technisch vragenuur

Voorstel financiële commissie datum

voor

4 november 2025

Financiële commissie

behandeld door

ons kenmerk

Afdeling/cluster

bijlage(n)

Sjaak Leenders Onderwerp

Voorstel tot het doen van een herhaalde pilot van de methode Duisenberg bij de controle van de jaarstukken en implementatie van een informatiemarkt als voorbereiding op de Kadernota en de Programmabegroting Inleiding Het is gebruikelijk dat voor de P&C documenten technische vragenrondes worden georganiseerd, het zogenaamde ‘technische vragenuur’. In de praktijk blijken veel vragen echter niet direct beantwoord te kunnen worden, zodat die alsnog schriftelijk worden gesteld en dat antwoorden weer leiden tot vervolgvragen. Dit was aanleiding voor de financiële commissie om de mogelijkheden te verkennen voor een andere vorm voor dit technisch vragenuur. Zo heeft de werkgroep jaarrekening bij haar controle van de jaarstukken 2024, in plaats van een technische vragenronde, gebruik gemaakt van een lichte vorm van de methode Duisenberg. Voor de Kadernota 2025 en de Programmabegroting 2025 werd een pilot gedaan met een informatiemarkt. Volgens afspraak zijn de ervaringen met deze methodes gemonitord en verwerkt in deze notitie die ter bespreking aan de financiële commissie wordt voorgelegd. Het doel hiervan is om op basis hiervan een advies uit te brengen aan de gemeenteraad op welke manier vervolg zal worden gegeven aan deze werkvormen. 1.

Controle jaarstukken door de werkgroep jaarrekening Deze methode is een werkvorm waarbij raadsleden en raadsvolgers rechtstreeks in gesprek gaan met beleidsambtenaren en financieel adviseurs om een feitelijke (dus niet politieke) analyse te maken van de gestelde doelen, de daartoe te nemen/genomen acties, de te behalen/behaalde resultaten en de ingeschatte/gemaakte kosten. In de gekozen light variant voerde de werkgroep jaarrekening gesprekken in duo’s met ambtenaren over vier vooraf geselecteerde thema’s, te weten: 1. Financiële bestaanszekerheid 2. Inrichting en beheer openbare ruimte 3. Sociale basis 4. Bedrijfsvoering: Personele lasten De resultaten van deze gesprekken zijn verwerkt in het advies dat de werkgroep heeft uitgebracht aan de gemeenteraad en is betrokken bij de beoordeling en besluitvorming over de jaarstukken 2024. De werkgroep concludeert in haar advies dat deze gesprekken hebben bijgedragen aan het goed kunnen doorgronden van de jaarstukken. Dat ook het college en de ambtelijke organisatie deze werkwijze konden waarderen blijkt uit de schriftelijke reactie van het college op de bevindingen en adviezen van de werkgroep jaarrekening. Het college geeft hierin aan de zij de gesprekken met de werkgroep als prettig en constructief heeft ervaren. Zij vermeldt daarbij ‘dat zij in het bijzonder te spreken is over de open manier van Pagina 1 van 3

samenwerken waarbij er ruimte is om samen te leren en experimenten aan te gaan. De nieuwe werkwijze voor de gesprekken over de jaarstukken via een methode “Duisenberg light” is daar een sprekend voorbeeld van en vinden het prettig om te lezen dat deze nieuwe werkwijze zo snel al tot positieve ervaringen leidt’. Gelet op het bovenstaande kunnen de volgende voordelen worden genoemd: - Directe beantwoording van vragen en mogelijkheid tot doorvragen; - Betere duiding van achtergronden en context; - Efficiëntere informatie-uitwisseling; - Meer focus op inhoudelijke analyse in plaats van formele vraagafhandeling. Conclusie: De belangrijkste conclusie die hieruit getrokken kan worden is dat alle partijen de toepassing van deze methode als positief hebben ervaren. Daarbij past wel de aantekening dat deze pilot slechts 1 keer is toegepast in de huidige raadsperiode en met het huidige college. Het is daarom aan te bevelen om eenzelfde pilot nogmaals toe te passen door de werkgroep jaarrekening in de nieuwe raadsperiode bij de controle van de jaarstukken 2025. 2. Informatiemarkten als voorbereiding op de Kadernota en de Programmabegroting Bij zowel de Kadernota 2025 als bij de Programmabegroting 2025 is geëxperimenteerd met een informatiemarkt als alternatief voor het technisch vragenuur. Deze vonden plaats op respectievelijk 3 juni 2025 en 30 september 2025.

Met deze informatiemarkten werd de mogelijkheid geboden aan raadsleden en raadsvolgers om bij verschillende “stands” technische vragen te stellen aan beleidsmedewerkers en financieel adviseurs over deze P&C documenten. De informatiemarkten werden gehouden in het bedrijfsrestaurant. In beide gevallen werd er gestart met een plenaire aftrap door de voorzitter van de financiële commissie en een toelichting door de concerncontroller. Daarbij werd afgesproken dat de vragen zouden worden genoteerd door de betreffende ambtenaren. Deze zijn nadien door de griffie verwerkt en op iBabs geplaatst. Omdat de behandeling van deze P&C documenten de hele raad aangaan werd besloten dat er op het moment van deze informatiemarkten geen parallelle sessies zouden worden gehouden, zodat iedereen de markten kon bezoeken. Na afloop hiervan zijn vragenformulieren uitgezet via ‘Forms’ onder raadsleden/raadsvolgers, beleidsmedewerkers en financieel adviseurs, collegeleden en managers om de ervaringen van deze pilots op te halen. De bevindingen van de deelnemers over de vragenmarkt bij de Kadernota zijn tussentijds gedeeld met de financiële commissie op 2 september 2025. In deze notitie worden de ervaringen met beide informatiemarkten gecombineerd weergegeven. Ervaringen: Vrijwel alle respondenten gaven expliciet aan de informatiemarkt als positief, prettig of goed te hebben ervaren.

Daarbij waardeerden zij vooral: - de laagdrempeligheid van de gesprekken; - de mogelijkheid om directe interactie te hebben tussen raadsleden en raadsvolgers; - de open sfeer en betrokkenheid van alle deelnemers. Pagina 2 van 3

Er werden ook enkele knelpunten genoemd: - Onvoldoende zichtbaarheid en structuur: Veel respondenten gaven aan dat het niet duidelijk was bij wie je met welke vraag moest zijn of wie waarvoor verantwoordelijk was. Een duidelijke indeling in onderwerpen in de ruimte ontbrak; - Vragenregistratie: Onduidelijkheid over wie de vragen moest noteren en hoe deze gedeeld zouden worden. Ook waren er enkele suggesties van de deelnemers voor verbetering: - Het zou helpen wanneer er tafeltjes met een bordjes worden geplaatst per onderwerp; - Als vooraf bekend is over welke onderwerpen de meeste vragen zijn kan er een betere keus worden gemaakt in de ambtelijke vertegenwoordiging; - Geef meer duiding over het in te vullen vragenformulier (hoe, wanneer en wat?). Conclusies: - De informatiemarkten worden overwegend positief gewaardeerd als alternatief voor het technisch vragenuur. - Deze werkvorm bevordert interactie en begrip, maar vraagt ook om goede organisatie en structuur; - De pilots hebben waardevolle inzichten en verbeterpunten opgeleverd voor toekomstige informatiemarkten. Aanbevelingen Naar aanleiding van het voorgaande worden de volgende aanbevelingen gedaan: T.a.v. de toepassing van de methode Duisenberg: 1. Adviseer de raad om de pilot met de light variant van de methode Duisenberg te herhalen bij de controle van de jaarstukken 2025; 2.

Laat de nieuwe raad via de werkgroep jaarrekening ervaring opdoen met deze werkvorm; 3. Evalueer de toepassing van deze methode na afloop en laat de raad zich uitspreken over een structurele toepassing in het vervolg; 4. Neem dit voorstel op in het overdrachtsdocument aan de nieuwe gemeenteraad, zodat hij tijdig geïnformeerd is over deze werkvorm en de mogelijkheid om hier verder invulling aan te geven. T.a.v. de informatiemarkten: 1. Pas deze werkvorm toe bij toekomstige Kadernota’s en Programmabegrotingen als alternatief voor het technisch vragenuur; 2. Zorg daarbij voor zichtbare tafels waar raadsleden/raadsvolgers terecht kunnen met hun vragen en gebruik daarbij duidelijke borden of banners per onderwerp of beleidsveld; 3. Structureer de vragenregistratie, bijvoorbeeld door iemand aan te wijzen per tafel voor het noteren van vragen of gebruik een digitaal formulier; 4. Behoud de plenaire aftrap om structuur en verwachtingen te scheppen.

Voorstel De financiële commissie wordt voorgesteld om voornoemde aanbevelingen vast te stellen en een voorstel te doen aan de raad om deze aanbevelingen over te nemen.

Pagina 3 van 3