DOC- 20250613 Business case Omvorming en Invlechting De Connectie v1.0 DEF
Tekst van het document
Business case Omvorming en invlechting van De Connectie
V1.0
INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave ........................................................................................................................................................ 2 Leeswijzer ................................................................................................................................................................ 4 Samenvatting .......................................................................................................................................................... 4 1
2
Aanleiding ....................................................................................................................................................... 6 1.1
Voorgenomen besluit........................................................................................................................... 6
1.2
Voordelen van de nieuwe situatie ....................................................................................................... 6
1.3
Doel van de businesscase..................................................................................................................... 6
De nieuwe AS-IS ............................................................................................................................................. 7 2.1
Enkelvoudige centrumregeling (Arnhem = Gastheer).......................................................................... 7
2.2
Omvorming .......................................................................................................................................... 7
2.3
MAnagement support EN BODES......................................................................................................... 8
2.4
Juridische aandachtspunten ................................................................................................................ 8
2.4.1
Aanbestedingsrecht - alleenrecht ................................................................................................... 8
2.4.2
Omzetten overeenkomsten ............................................................................................................ 8
2.4.3
Dienstverleningsovereenkomst....................................................................................................... 8
2.5 2.5.1
Overzicht impact per belanghebbenden ......................................................................................... 9
2.5.2
Aandacht voor medewerkers .......................................................................................................... 9
2.5.3
Overgang van onderneming ..................................................................................................... 10
2.5.4
Arbeidsvoorwaarden en harmonisatie .......................................................................................... 10
2.6
ICT – Informatievoorziening ............................................................................................................... 10
2.6.1
Strategisch voordeel, maar herijking noodzakelijk ....................................................................... 10
2.6.2
Verantwoordelijkheid voor informatie blijft lokaal ....................................................................... 10
2.6.3
Technische harmonisatie: werkplek, systemen en accounts ........................................................ 10
2.6.4
Financiële, personele en administratieve overdracht ................................................................... 11
2.6.5
Archiefbeheer en informatiebeheer ............................................................................................. 11
2.7
Communicatie .................................................................................................................................... 11
2.7.1
Het merk De Connectie gaat mee over ......................................................................................... 11
2.7.2
De Connectie wordt opgenomen in de Arnhemse interne communicatie ................................... 11
2.7.3
Noodzakelijke aanpassingen worden per 1-1-26 doorgevoerd .................................................... 11
2.8 3
Personeel en organisatie ...................................................................................................................... 9
Huisvesting en faciliteiten .................................................................................................................. 11
Besturing ...................................................................................................................................................... 12 3.1
Algemeen ........................................................................................................................................... 12
2
4
5
3.2
Beleidsverantwoordelijkheid ............................................................................................................. 12
3.3
Aandachtsgebieden voor besturing ................................................................................................... 12
3.4
Gevolgen van de invlechting op de besturing .................................................................................... 13
3.5
Leidende principes voor de besturing ................................................................................................ 13
3.6
Besturingsmodel ................................................................................................................................ 15
Impactanalyse .............................................................................................................................................. 17 4.1
De Connectie ...................................................................................................................................... 17
4.2
De Gemeente Rheden ........................................................................................................................ 19
4.3
De Gemeente Renkum ....................................................................................................................... 21
4.4
Gemeente Arnhem............................................................................................................................. 23
Financiën ...................................................................................................................................................... 25 5.1
Algemeen ........................................................................................................................................... 25
5.2
Bedrijfsvoering ................................................................................................................................... 25
5.2.1
Balans ............................................................................................................................................ 25
5.2.2
Documenten P&C-cyclus ............................................................................................................... 25
5.2.3
Accountant .................................................................................................................................... 25
5.2.4
Kaders en richtlijnen...................................................................................................................... 25
5.2.5
Fiscaliteiten ................................................................................................................................... 25
5.2.6
Aanbesteding financieel pakket (Unit 4) ....................................................................................... 25
5.3 5.3.1
Algemeen ...................................................................................................................................... 26
5.3.2
Kostprijs Basis dienstverlening ...................................................................................................... 26
5.3.3
Financieel effect voor de gemeenten............................................................................................ 28
5.3.4
Uittreding ...................................................................................................................................... 28
5.4 6
Dienstverlening .................................................................................................................................. 26
Kosten Omvorming ............................................................................................................................ 29
Risicoanalyse ................................................................................................................................................ 30 6.1.1
Risicoanalyses Invlechting ............................................................................................................. 30
6.1.2
Bedrijfsrisico’s Arnhem ................................................................................................................. 30
6.1.3
Risicoverantwoordelijkheid ........................................................................................................... 30
7
Conclusie en aanbevelingen ......................................................................................................................... 31
8
Bijlagen ......................................................................................................................................................... 32 8.1
Risicoanalyse project.......................................................................................................................... 32
8.2
Risicoanalyse Gastgemeenten ........................................................................................................... 32
3
LEESWIJZER In oktober 2024 spraken de eigenaren van De Connectie – de gemeente Arnhem, Renkum en Rheden – de intentie uit om de bedrijfsvoeringsorganisatie om te vormen en in te vlechten in de gemeentelijke organisatie van Arnhem. Er is een omvormingsplan ten behoeve van opheffing door De Connectie opgesteld. Er is een invlechtingsplan opgesteld in opdracht van de gemeente Arnhem en er is een overkoepelende businesscase opgesteld in opdracht van de 3 gemeentesecretarissen. Deze businesscase geeft inzicht in de gevolgen van de invlechting van De Connectie voor De Connectie zelf, de gemeenten Arnhem, Rheden en Renkum, en voor andere afnemers en samenwerkingspartners. De impact wordt helder in beeld gebracht op basis van de bevindingen en de voorgestelde inrichting zoals beschreven in het Invlechtingsplan. In het invlechtingsplan is de positionering van De Connectie binnen de gemeente Arnhem beschreven met de bijbehorende impact op de bedrijfsvoering van de gemeente Arnhem en de dienstverlening aan de gemeente Renkum en Rheden. Hierbij zijn ook de bijbehorende uitgangspunten voor besturing, de financiële impact en de risicoanalyse beschreven. Inhoud is besproken en afgestemd met de gemeenten. Het invlechtingsplan is geen overeenkomst.
Afspraken, uitgangspunten en nog te maken uitwerkingen worden vastgelegd en overeengekomen in de Enkelvoudige Centrumregeling(ECR), Dienstverleningsovereenkomst (DVO) en Producten dienstencatalogus (PDC)met bijbehorende leveringsovereenkomsten.
Samen met het omvormingsplan en het invlechtingsplan, is de businesscase, één van de drie documenten waarop het definitieve besluit over de omvorming en invlechting gebaseerd wordt. SAMENVATTING De businesscase geeft inzicht in wat de impact voor de belanghebbenden is van de omvorming en invlechting van De Connectie bij de gemeente Arnhem. Waarom Invlechting van de Connectie? Samengevat zijn de belangrijkste doelstellingen die wij met de Invlechting van de Connectie bij de gemeente Arnhem willen realiseren: 1.
Meer slagkracht en flexibiliteit in het besturingsmodel om in te kunnen spelen op de ontwikkelingen en opgaven die op gemeenten afkomen. De gemeente Arnhem kan zo de regierol invullen op inhoud en tempo van de veranderopgaven en wil op deze manier bijdragen aan de ontwikkelkracht van de buurgemeenten.
2.
Evenwichtige afstemming van eigenaarschap en financiële verantwoordelijkheid, inclusief samenhangende instandhoudingskosten die door de gemeente Arnhem worden betaald. De gastgemeenten betalen de gastheer een vergoeding voor de dienstverlening die gebaseerd is op de kosten van de door hen afgenomen producten en diensten. Het doet beter recht aan de verhoudingen tussen een grote stad, die toch al instandhoudingskosten heeft, en buurgemeenten met een substantieel kleinere organisatieomvang.
4
Meer slagkracht en flexibiliteit in het besturingsmodel wordt gefaciliteerd door over te gaan naar een enkelvoudige centrumregeling en de gastheergemeente Arnhem eigenaar wordt met bijbehorende afspraken inzake zeggenschap en besturing die met de gastgemeenten zijn gemaakt. Met de wijziging van de structuur met de bijbehorende financiële afspraken ontstaat een meer evenwichtige afstemming van eigenaarschap en financiële verantwoordelijkheid.
5
1
AANLEIDING
1.1
VOORGENOMEN BESLUIT
De deelnemende gemeenten zijn tevreden over het werk van De Connectie, maar constateren dat de huidige samenwerkingsvorm tegen haar grenzen aanloopt. Qua ambities, handelingssnelheid en kostenverdeling. De gemeenten concluderen dat hiervoor een ander ‘governance-model' beter passend is. Daarnaast erkennen de gemeenten het gezamenlijke publieke belang van samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering en belastingen. De samenwerking wordt gecontinueerd, maar het voorgestelde besluit is om de juridische vorm te wijzigen. Het voorgenomen besluit wordt op 24 juni a.s. voorgelegd aan de colleges van Arnhem, Renkum en Rheden om De Connectie om te vormen van de huidige Wgr-bedrijfsvoeringsorganisatie naar een ‘hostingsmodel’ met één gastheergemeente (Arnhem) en twee gastgemeenten (Renkum en Rheden). 1.2
VOORDELEN VAN DE NIEUWE SITUATIE
Op deze manier wordt de samenwerking gecontinueerd op een manier die beter past bij de huidige en toekomstige uitdagingen. Concreet biedt de nieuwe vorm: Meer slagkracht en flexibiliteit om in te kunnen spelen op de ontwikkelingen en opgaven die op de gemeenten afkomen. De gemeente Arnhem kan zo de regierol invullen op inhoud en tempo en op deze manier bijdragen aan de ontwikkelkracht van de buurgemeenten. Een evenwichtige afstemming van eigenaarschap en financiële verantwoordelijkheid, inclusief samenhangende instandhoudingskosten die door de gemeente Arnhem worden betaald. De gastgemeenten betalen de gastheer een prijs voor de dienstverlening die gebaseerd is op de kostprijs van de door hen afgenomen diensten. Het doet beter recht aan de verhoudingen tussen een grote stad, die toch al instandhoudingskosten heeft, en buurgemeenten met een substantieel kleinere organisatieomvang. 1.3 DOEL VAN DE BUSINESSCASE Zoals beschreven in het intentiebesluit, is afgesproken dat naast een invlechtings- en opheffingsplan een overkoepelende businesscase met impact- en risicoanalyse voor alle betrokken partijen wordt opgesteld. De businesscase is nodig voor de definitieve besluitvorming door de Colleges en de Raden. In overleg en afstemming met de gemeentesecretarissen en de stuurgroepen zal de businesscase het volgende bevatten: •
Impactanalyse per belanghebbende. De Connectie, Gemeente Arnhem, Renkum, Rheden en Derden.
•
Impact op Financiën
•
Risico’s en risicoverantwoordelijkheid
•
Uitgangspunten voor Besturing
•
Conclusie en Advies
De businesscase moet aantoonbaar comfort geven bij het besluit dat voorgesteld wordt om tot omvorming van De Connectie over te gaan om de beoogde doelstellingen voor de gemeenten te realiseren.
6
2
DE NIEUWE AS-IS
2.1
ENKELVOUDIGE CENTRUMREGELING (ARNHEM = GASTHEER)
De intentie is uitgesproken dat de gemeente Arnhem eigenaar en gastheer van De Connectie wordt en de gemeenten Renkum en Rheden afnemer/gast. Daarmee wordt de samenwerkingsvorm ‘lichter’ gemaakt, met een verschuiving van verantwoordelijkheid en risico naar één gemeente, in dit geval de gemeente Arnhem. De gemeenten Renkum en Rheden nemen diensten af op basis van een dienstverleningsovereenkomst waarbij producten en kosten in onderling overleg worden bepaald. Als zekerheid voor de gastheergemeente Arnhem worden hierover meerjarige afspraken gemaakt. Er is een ontwerp centrumregeling gemaakt in samenwerking met de gastgemeenten. Omdat de gemeente Arnhem de gastheer wordt, wordt De Connectie ingevlochten in de organisatiestructuur van de gemeente Arnhem. Een belangrijk verschil is dat De Connectie geen eigen rechtspersoonlijkheid meer kent, maar onderdeel is van de rechtspersoon gemeente Arnhem (ook financieel).
2.2
OMVORMING
Uiteindelijk zal juridisch/financieel van belang zijn of de bedrijfsvoeringsorganisatie via een wijzigingsbesluit wordt omgevormd tot een centrumregeling, óf dat de centrumregeling en de uitgeklede bedrijfsvoering organisatie korte tijd naast elkaar blijven bestaan. Omdat de centrumconstructie geen eigen rechtspersoonlijkheid kent, is het vanwege de juridische en financiële afhechting van de rechtspersoon van de huidige gemeenschappelijke regeling (Bedrijfsvoeringsorganisatie ) van belang deze rechtspersoon nog enige tijd in de lucht te houden. In overleg met de accountant wordt voorgesteld dat er apart een centrumregeling (ECR) wordt opgericht. Nadat alle formaliteiten, zoals bijvoorbeeld de jaarrekening en het jaarverslag van 2025 zijn afgehandeld, kan de huidige juridische entiteit (BVO) worden opgeheven. 7
2.3
MANAGEMENT SUPPORT EN BODES
Met het intentiebesluit is besloten dat de taken, de organisatie en het personeel geheel en ongedeeld ‘as-is’ overgaan van De Connectie naar de gemeente Arnhem. Er is sprake van overgang van onderneming. Op dit uitgangspunt is een uitzondering gemaakt. Conform de wens van de gemeente Rheden en Renkum is het voornemen dat de medewerkers voor Management Support en bodes in dienst treden bij de gemeenten Rheden en Renkum. Medewerkers van Management Support en bodes die in de gemeenten Renkum en Rheden werken, mogen op basis van vrijwilligheid met ingang van 1 juli 2025 overgaan naar deze gemeenten. Voorbereidingen lopen onder de verantwoordelijkheid van De Connectie. De resterende medewerkers van de Management Support – die nu werken voor Arnhem en De Connectie blijven bij De Connectie in dienst en gaan ‘as-is’ over naar de gemeente Arnhem op 1 januari 2026. Dit is een afwijking op het voorgenomen besluit om per 1 januari 2026 alle medewerkers van Managementsupport over te plaatsen in de organisaties van de gemeente Arnhem, Rheden en Renkum. Dit is onderwerp van gesprek met Lokaal Overleg van De Connectie. 2.4
JURIDISCHE AANDACHTSPUNTEN
2.4.1
AANBESTEDINGSRECHT - ALLEENRECHT
De gemeenten moeten zich aan het aanbestedingsrecht houden indien zij bijvoorbeeld diensten inkopen. Daartoe dient alleenrecht te worden gevestigd door de gastgemeenten ten behoeve van de centrumgemeente. Hierbij wordt voor de centrumgemeente het recht voorbehouden om binnen een bepaald geografisch gebied – dat van de gastgemeenten – bepaalde diensten te verrichten of activiteiten uit te oefenen. Het is van groot belang dat de gastgemeenten vooraf een alleenrecht vestigen ten behoeve van de centrumgemeente. Voorstel is dit tegelijkertijd met het treffen van de centrumregeling te (laten) doen in de vorm van een besluit van algemene strekking. 2.4.2
OMZETTEN OVEREENKOMSTEN
Zoals al eerder aangegeven gaat alles ‘as-is’ van De Connectie over naar de gemeente Arnhem. Dat geldt ook voor de overeenkomsten die De Connectie heeft afgesloten. Inmiddels heeft er al een eerste onderzoek plaatsgevonden om te kijken of er overeenkomsten zijn die zich verzetten tegen het overdragen van rechten en plichten volgend uit die overeenkomst. Verder is er gekeken naar eventuele risicovolle overeenkomsten, overeenkomsten die aflopen voor 1 januari 2026 en welke overeenkomsten door De Connectie zijn afgesloten voor diensten of goederen waarvoor de gemeente Arnhem al een overeenkomst heeft met een andere partij. Op basis van het onderzoek worden geen grote risico’s in de huidige contracten van De Connectie gezien en op grond daarvan geen grote risico’s voor de gemeente Arnhem, Renkum en Rheden. 2.4.3
DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST
De dienstverleningsovereenkomst (DVO) bevat de condities, processen en de kaders over o.a. het contracteren, de levering van de diensten en de betaling. In de nieuwe situatie is het uitgangspunt dat de gemeente Arnhem de (concept) DVO maakt en deze verder uitwerkt met de gastgemeenten Renkum en Rheden. In de DVO zijn ook bepalingen opgenomen ten aanzien van de opbouw van de PDC. In de PDC zijn de af te nemen diensten nader gespecificeerd. Voor de door de gemeente Renkum en Rheden af te nemen diensten worden 8
afzonderlijke leveringsovereenkomsten inclusief de prijzen per product afgesloten. Het concept ontwerp voor de DVO wordt opgesteld op basis van de uitgangspunten en uitwerkingen die ten aanzien van Besturing worden gemaakt. Voor zover De Connectie ook met andere partijen dan de gastgemeenten een DVO of een leveringsovereenkomst heeft gesloten, zullen ook deze overeenkomsten worden overgedragen of moeten worden omgezet naar de nieuwe situatie. 2.5
PERSONEEL EN ORGANISATIE
2.5.1
OVERZICHT IMPACT PER BELANGHEBBENDEN
DE CONNECTIE • • • • • •
Wordt een afzonderlijk cluster “De Connectie” onder de concerndirecteur Bedrijfsvoering van gemeente Arnhem. Het Bedrijfsbureau maakt onderdeel uit van het cluster De Connectie. Valt vanaf 1 januari 2026 onder het Arnhemse organisatie-, personeels- en mandatenkader. De Overgang van Onderneming (OVO) waarborgt behoud van functie, salaris, arbeidsvoorwaarden en individuele afspraken. De personeels- en salarisadministratie, inclusief personeelsdossiers, migreren naar Arnhemse systemen (Beaufort/Youforce). Afspraken worden gemaakt over de samenwerking en vertegenwoordiging in de ondernemingsraad (overgang naar één OR).
GEMEENTEN RENKUM & RHEDEN • • •
MAS- en bodepersoneel (samen 13 fte) treedt op vrijwillige basis per 1 juli 2025 in dienst bij de eigen gemeente. De gemeenten blijven afnemer van diensten, Arnhem verzorgt de uitvoering. De bij Rheden en Renkum betrokken medewerkers (voormalige demandmanagers) krijgen een nieuwe rol in de afstemmingslijn.
GEMEENTE ARNHEM • • • • • 2.5.2
Neemt 388 fte en alle lopende inhuurovereenkomsten over; het personeelsbestand groeit met circa 400 contracten. Arnhem wordt juridisch en organisatorisch verantwoordelijk voor het beheer van overgenomen arbeidsovereenkomsten, verzuimtrajecten, enzovoorts. Voor functies die eenmalig in te vullen zijn (ambtelijk secretaris OR, concerncontroller, FG) wordt samen met het Lokaal Overleg (LO) bekeken hoe de invulling plaatsvindt. De personeels- en salarisadministratie, inclusief personeelsdossiers, migreren naar Arnhemse systemen (Beaufort/Youforce). Bij de gemeente Arnhem zal demandmanagement gehandhaafd blijven, rol wordt opnieuw afgestemd. AANDACHT VOOR MEDEWERKERS
Het welzijn van medewerkers staat gedurende het hele traject centraal. We zetten in op een door Gemeente Arnhem en De Connectie gezamenlijk (te ontwikkelen) onboarding- en cultuurprogramma, met aandacht voor: 9
• • • 2.5.3 • •
• • 2.5.4
Transparante communicatie over stappen, planning en keuzes. Gezamenlijke introductiebijeenkomsten gericht op kennismaking en verbinding. Een wederzijds onboardingtraject dat samenwerking stimuleert en professionele identiteit bewaakt. OVERGANG VAN ONDERNEMING Juridische basis: Artikel 7:662 BW, alle arbeidsovereenkomsten gaan van rechtswege over. Cao en personeelshandboek: De cao SGO en het personeelshandboek van De Connectie blijven van kracht tot het einde van de lopende cao-periode. De gemeente Arnhem streeft naar volledige harmonisatie per 1 januari 2026. Dit is onderwerp van gesprek met Lokaal Overleg van Arnhem. Overleg overgangsprotocol: Vindt plaats met de OR van De Connectie, de OR van Arnhem en het Lokaal Overleg MAS/bodes: Aparte route op basis van vrijwilligheid voor overgang per 1 juli 2025. ARBEIDSVOORWAARDEN EN HARMONISATIE
Dit onderwerp is nog in behandeling in het Lokaal Overleg (LO). Zolang er geen definitieve afspraken zijn, worden in deze businesscase geen concrete keuzes, financiële gevolgen of harmonisatiescenario’s opgenomen. 2.6
ICT – INFORMATIEVOORZIENING
De overgang naar een centrumgemeente-opzet en het veranderd besturingsmodel brengt een heroriëntatie met zich mee in de wijze waarop we de informatievoorziening, ICT, processen en dienstverlening vormgegeven en aansturen. De kern van deze verandering is gericht op continuïteit, schaalvoordeel, harmonisatie en flexibiliteit, maar vraagt ook om duidelijke afspraken, betrokkenheid en zorgvuldige overdracht. 2.6.1
STRATEGISCH VOORDEEL, MAAR HERIJKING NOODZAKELIJK
De gastheer stelt een informatiestrategie (2026-2030) en strategische roadmap op die richting geeft aan de doorontwikkeling van de dienstverlening. Gastorganisaties leveren hun inzichten en feedback vanuit hun behoeften, ervaringen, belangen en gemeentelijke beleid. De informatiestrategie en roadmap geeft sturing aan ontwikkeling en zorgt voor voorspelbaarheid, bewuste keuzes, samenhang en gedeeld inzicht in toekomstige ontwikkelingen. Dit vraagt van gastgemeenten bereidheid om projecten en innovaties te herijken op hun strategische waarde in relatie tot de strategische roadmap. Lopende regionale initiatieven kunnen worden aangepast, gecombineerd of stopgezet. Waar mogelijk hanteren we een modulaire opzet, zodat we flexibel kunnen inspelen op verschillen in tempo van gemeenten, schaal of ambitie, zonder de samenhang en kwaliteit van het geheel uit het oog te verliezen. 2.6.2
VERANTWOORDELIJKHEID VOOR INFORMATIE BLIJFT LOKAAL
Hoewel uitvoering en beheer verschuiven naar de centrumgemeente, blijft de gastgemeente juridisch verantwoordelijk voor haar eigen informatie (zoals het archief en privacyverwerkingen). Dit vereist nieuwe afspraken en mandaten, met oog voor wetgeving (zoals de AVG en Archiefwet). Informatieveiligheid en privacy worden geborgd via bestaande kaders en gezamenlijke DPIA’s, tenzij sprake is van significante wijzigingen. 2.6.3
TECHNISCHE HARMONISATIE: WERKPLEK, SYSTEMEN EN ACCOUNTS
Voor medewerkers van De Connectie betekent de overgang inloggen met een @Arnhem.nl-account, gecombineerd met behoud van @connectie.nl-mailfunctionaliteit. De overgang vraagt tijdelijke hybride 10
werkwijzen totdat migratie is voltooid. Voor gastgemeenten zit hier geen impact, omdat zij in gescheiden omgevingen werken. 2.6.4
FINANCIËLE, PERSONELE EN ADMINISTRATIEVE OVERDRACHT
Gastgemeenten krijgen te maken met wijzigingen in de financiële verwerking (facturatie, budgetoverheveling) en personeelsadministratie. Deze overdrachten gebeuren zorgvuldig, binnen de kaders van privacy- en archiefwetgeving. Gastgemeenten moeten aangesloten blijven op eventuele wijzigingen van proces of mailadres. 2.6.5
ARCHIEFBEHEER EN INFORMATIEBEHEER
De zorg voor het archief blijft bij de gastgemeente; het beheer verschuift naar Gemeente Arnhem onder mandaat. Archieven van De Connectie worden afgesloten en gaan over naar Arnhem. De dienstverlening voor andere organisaties (zoals DRAN en Rozendaal) loopt na de transitie via de nieuwe centrumconstructie. Dit vraagt herijking van SLA’s en archiefbeheerafspraken. 2.7
COMMUNICATIE
2.7.1
HET MERK DE CONNECTIE GAAT MEE OVER
Het merk De Connectie is operationeel bekend. Dat is waardevol. Want een naam en een huisstijl (het merk) zijn niet cosmetisch, maar belangrijk voor herkenbaarheid, vertrouwen en verbondenheid. Naar medewerkers, klanten en andere partners en relaties. Met het oog op de continuïteit van dienstverlening en het uitgangspunt dat er sprake is van overgang van onderneming, worden de naam, de huisstijl en de communicatie(uitingen) van De Connectie per 1 januari 2026 in principe gehandhaafd. In de interne en externe communicatie. 2.7.2
DE CONNECTIE WORDT OPGENOMEN IN DE AR NHEMSE INTERNE COMMUNICATIE
Verandert er dan niets? In de dienstverleningscommunicatie niet. Althans zolang De Connectie voor anderen dan de gemeente Arnhem blijft werken. Organisatorisch verandert er natuurlijk wel een en ander. De Connectie wordt onderdeel van de gemeente Arnhem. Dat betekent dat de medewerkers van – straks – cluster De Connectie te maken krijgen met de interne communicatie van de gemeente Arnhem, naast de eigen communicatie binnen het cluster. Concreet: Als medewerker De Connectie word je vanaf 1-1-2026 opgenomen in de Arnhemse interne communicatie. Je krijgt het Arnhemse intranet op je startscherm, ontvangt uitnodigingen voor Arnhem Live, etc. 2.7.3
NOODZAKELIJKE AANPASSINGEN WORDEN PER 1-1-26 DOORGEVOERD
Binnen het principe om de bestaande communicatie van De Connectie vooralsnog te handhaven, zullen er per 1-1-2026 aanpassingen nodig zijn om recht te doen aan de nieuwe situatie. Bijvoorbeeld aan het feit dat (huidige en toekomstige) medewerkers straks niet langer in dienst zijn of komen van De Connectie, maar van de gemeente Arnhem. Dat betekent bijvoorbeeld dat salarisstroken, aanstellingsbrieven en personeelsadvertenties op 1 januari 2026 omgezet moeten zijn van De Connectie- naar de Arnhemse huisstijl. 2.8
HUISVESTING EN FACILITEITEN
Op het gebied van huisvesting en faciliteiten verandert er weinig. Operationeel zullen een aantal zaken omgezet moeten worden. In de nieuwe huisvestingsplannen van Arnhem wordt De Connectie meegenomen. 11
3
BESTURING
3.1
ALGEMEEN
In het hostingsmodel is gemeente Arnhem als gastheergemeente de aanbieder en zijn de gemeente Rheden en Renkum als gastgemeente afnemer. Goed bestuur op de verschillende niveaus is randvoorwaardelijk om de ambitie en doelen die we hebben te realiseren. Besturing - ook wel governance genoemd - is gericht op het waarborgen van de samenhang en transparantie in bestuur en toezicht. Dit om op een efficiënte en effectieve wijze tot realisatie van de beleidsdoelstellingen te komen die we met de centrumregeling nastreven. We willen meer slagkracht en flexibiliteit in het besturingsmodel, om in te kunnen spelen op de ontwikkelingen en opgaven die op gemeenten afkomen. De gemeente Arnhem gaat de regierol invullen en wil op deze manier bijdragen aan de ontwikkelkracht van de gastgemeenten. Daarbij is het van belang dat we erkennen dat we als gemeenten verschillend zijn en elkaar zien en horen. Langs deze weg komen we samen tot een goede afweging van belangen en keuzes. 3.2
BELEIDSVERANTWOORDELIJKHEID
Het cluster De Connectie voert beleid uit van de gastgemeenten. Daarmee ontstaat er een functionele afhankelijkheid. Beleid is nodig om richting te geven aan resultaatgerichte uitvoering. Door de organisatorische scheiding tussen beleid en uitvoering hebben we extra scherp te zijn op de verantwoordelijkheidsverdeling. De lijn daarbij is dat beleidsverantwoordelijkheid altijd bij de beleidsmaker ligt, ook als de uitvoering is uitbesteed. Daarom zijn samenwerking, transparantie en goede besturing cruciaal. Voor beleidsverantwoordelijkheid hanteren we de volgende uitgangspunten: • • • • • 3.3
Iedere gemeente is en blijft verantwoordelijk voor zijn eigen beleid en op grond daarvan beslist de gemeente zelf welke diensten daarin passen en ze afnemen; De gastheer houdt rekening met het beleid van de gastgemeente bij de uitvoering van de dienstverlening; De gastheer is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van De Connectie en de dienstverlening; De gastheer stuurt organisatorisch De Connectie aan; De gastheer is verantwoordelijk voor innovatie en ontwikkeling van de dienstverlening door De Connectie. AANDACHTSGEBIEDEN VOOR BESTURING
Bij de inrichting van de besturing is het belangrijk om onderscheid te maken in de volgende aandachtgebieden: • Centrumregeling: De basis besturing die randvoorwaardelijk is voor de centrumregeling; • Beleid Innovatie en ontwikkeling: Omgang om te komen tot visie, beleid en een uitvoeringsprogramma op gebied van innovatie en ontwikkeling (met name op informatievoorzieningsgebied); • Beleid bedrijfsvoering: Omgang beleidskaders gemeente Arnhem en het cluster De Connectie; • Dienstverlening: Standaard dienstverlening op basis van de Centrumregeling; • Projecten: Plannen, prioriteren, Initiëren, beheren, en managen van projecten die nodig zijn in het kader van continuïteit en ontwikkeling. • Informatieveiligheid en privacy: dit is een belangrijk onderwerp met specifieke verantwoordelijkheidsverdeling en is daarom een apart aandachtsgebied. Het is nodig om het besturingsmodel op strategisch, tactisch en operationeel goed in te richten Langs deze weg wordt de samenwerking tussen gemeenten op alle niveaus geborgd en verbonden.
12
3.4
GEVOLGEN VAN DE INVLECHTING OP DE BESTURING
Met de invlechting verandert de manier waarop beslissingen worden genomen, verantwoordelijkheden worden gedeeld en risico’s worden beheerst. Dit is niet alleen inherent aan de omvorming naar een hostingsmodel, maar ook de ambitie om toekomstige uitdagingen het hoofd te blijven bieden. Daarbij willen we elkaar de ruimte bieden om zelf keuzes te maken in ontwikkelingen en innovatie. Blijven we standaardiseren op standaard dienstverlening. Willen we slagkracht en flexibiliteit vergroten. En de mogelijkheden hebben om gezamenlijk de vruchten te plukken. Dat vraagt om het anders vormgeven van de aansturing. Dit geldt voor alle voorgaand genoemde aandachtgebieden en hebben we dat samen uit te werken. De aansturingslijnen beperken zich daarbij niet tot alleen hetgeen tot de ‘as-is’ behoort. Zo zijn in het kader van aansturing van de informatievoorziening regionaal gremia ontstaan die niet direct gepositioneerd zijn onder de taken van De Connectie. Daarmee niet direct onderdeel van de invlechting, maar wel randvoorwaardelijk dat deze aansluiten bij de uitgangspunten invlechting. 3.5
LEIDENDE PRINCIPES VOOR DE BESTURING
In deze richtinggevende fase van de invlechting is het belangrijk om een aantal leidende principes met elkaar te hebben die richting geven aan de toekomstige besturing en opvolgende samenwerking. In gezamenlijke werksessies met portefeuillehouders, gemeentesecretarissen en de ambtelijke stuurgroep zijn de leidende principes tot stand gekomen. Deze ondersteunen verdere concretisering en invulling van het besturingsmodel in de uitvoeringsfase. Principe: De samenwerking is gebaseerd op wederzijds respect, transparantie en het serieus nemen van de belangen van alle deelnemende organisaties. De samenwerking is gebaseerd op wederzijds respect, transparantie en het serieus nemen van de belangen van alle deelnemende organisaties. Hoewel de rollen en verantwoordelijkheden kunnen verschillen, wordt iedere partij erkend in haar specifieke bijdrage en positie binnen het geheel. Open communicatie en aandacht voor elkaars perspectieven vormen de basis voor vertrouwen en effectiviteit. Op die manier ontstaat een werkrelatie waarin ruimte is voor afstemming, begrip en het maken van goed onderbouwde gezamenlijke keuzes. Principe: De gastheer neemt de regie, draagt de eindverantwoordelijkheid en neemt de besluiten, terwijl gastorganisaties een consultatieve rol vervullen en bijdragen aan het proces met waardevolle inzichten en feedback.
De besturings-structuur moet waarborgen dat de gemeente Arnhem, als gastheer, invulling kan geven aan de regierol, waarbij gastorganisaties waardevol advies leveren door inzichten en feedback leveren vanuit hun specifieke behoefte, belangen, ervaring, expertise en hun beleid. Arnhem borgt daar mee de belangen van de gemeente Renkum en Rheden. Dit stelt de gastheer in staat om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Het zorgt voor focus, snelheid en efficiëntie en dat er geen belangrijke perspectieven of overwegingen over het hoofd worden gezien. De gastheer stelt een strategische roadmap op die richting geeft aan de doorontwikkeling van de dienstverlening. Gastorganisaties leveren hun inzichten en feedback vanuit hun behoeften, ervaringen, belangen en gemeentelijke beleid. De roadmap ondersteunt de regierol van de gastheer en zorgt voor voorspelbaarheid, bewuste keuzes, samenhang en gedeeld inzicht in toekomstige ontwikkelingen. Principe: De gastheer streeft naar consensus maar dit is niet de beslisregel. 13
De gastheer streeft in de samenwerking met gastorganisaties naar consensus, omdat zij gelooft dat gezamenlijke afstemming de kwaliteit en het draagvlak van besluiten versterkt. Tegelijkertijd laat de gastheer de besluitvorming niet afhankelijk zijn van volledige overeenstemming. In situaties waarin consensus uitblijft, behoudt de gastheer de mogelijkheid om zelfstandig knopen door te hakken, met zorgvuldige afweging van de inbreng en belangen van betrokken partijen. Zo waarborgt zij voortgang en duidelijkheid, zonder het streven naar samenwerking en dialoog uit het oog te verliezen. Principe: De gastheer hanteert een gefaseerde en gelaagde aanpak van besluitvorming: strategisch richtinggevend, tactisch organiserend, en operationeel uitvoerend. Per niveau worden de impact en consequenties inzichtelijk en bespreekbaar gemaakt, waarna besluitvorming door de gastheer op het niveau plaatsvindt waar de verantwoordelijkheid hoort. De gastheer hanteert een gefaseerde en gelaagde aanpak van besluitvorming, waarin onderscheid wordt gemaakt tussen strategisch richtinggevende, tactisch organiserende en operationeel uitvoerende niveaus. Op elk niveau worden de impact en consequenties van voorgenomen besluiten expliciet gemaakt en besproken, zodat deze goed begrepen en gewogen kunnen worden.
Besluitvorming en het maken van keuzes vindt plaats op het niveau waar de verantwoordelijkheid hoort, passend bij de aard en reikwijdte van het onderwerp. Deze werkwijze bevordert heldere verhoudingen, versterkt eigenaarschap en draagt bij aan samenhang tussen beleid, organisatie en uitvoering. Principe: De gastheer borgt continuïteit, kwaliteit en ontwikkeling van dienstverlening door tijdige afstemming en heldere afspraken over de gevolgen van wijzigingen in de dienstverlening. Daarbij houdt zij rekening met het verschillende tempo waarop gastorganisaties zich ontwikkelen en past zij, waar het kan, een modulaire opzet toe om flexibel te blijven. De gastheer borgt continuïteit, kwaliteit en ontwikkeling van onze dienstverlening door tijdige afstemming en duidelijke afspraken over de gevolgen van wijzigingen. Zo zorgt zij ervoor dat veranderingen beheersbaar blijven en de dienstverlening blijft aansluiten bij de behoeften van de gastorganisaties. De gastheer erkent dat organisaties zich in verschillend tempo ontwikkelen, maar ook de mate waarin zij dit aankunnen. De gastheer houdt daar actief rekening mee. Waar mogelijk hanteert de gastheer een modulaire opzet, zodat we flexibel kunnen inspelen op verschillen in tempo, schaal of ambitie, zonder de samenhang en kwaliteit van het geheel uit het oog te verliezen.
Principe: De gastheer en de gasten hanteren duidelijke escalatie- en besluitvormingspaden. Een effectief besturingsmodel vereist heldere procedures voor escalatie en besluitvorming. Dit voorkomt vertragingen, biedt duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor welke beslissingen en zorgt voor een snelle en efficiënte afhandeling van knelpunten. Beslissingsbevoegdheden en verantwoordelijkheden worden expliciet vastgelegd en gecommuniceerd. Voor escalaties maken de gastheer en de gasten expliciet onderscheid tussen bedrijfsvoerings- en samenwerkingskwesties. Voor beide typen kwesties worden aparte escalatieroutes vastgesteld. Dit voorkomt vertragingen, biedt duidelijkheid over verantwoordelijkheden en zorgt voor een snelle en efficiënte afhandeling van knelpunten.
Principe: De gastheer hanteert het kostprijsmodel met bijbehorende afspraken voor basisdienstverlening en maatwerk calculatie bij maatwerkverzoeken. 14
Binnen onze samenwerking hanteert de gastheer het kostprijsmodel als uitgangspunt voor de basisdienstverlening met bijbehorende afspraken. Dit betekent dat wij streven naar een eerlijke en transparante kostendekking voor de standaard geleverde diensten aan alle deelnemende organisaties. De gastheer erkent echter dat de behoeften van individuele organisaties kunnen variëren. Indien een (gast)organisaties een verzoek doet dat afwijkt van de standaard dienstverlening — bijvoorbeeld door specifieke wensen, maatwerkoplossingen, aanvullende werkzaamheden of versnelde uitvoering — dan beschouwen wij dit als maatwerk of individueel meerwerk. Uit het meerwerk kunnen bijbehorende meerkosten voortvloeien. Deze meerkosten worden altijd vooraf in kaart gebracht via een heldere en gespecificeerde calculatie, die wij ter goedkeuring voorleggen aan de betreffende organisatie alvorens tot uitvoering over te gaan. 3.6
BESTURINGSMODEL
Het besturingsmodel legt de basis voor een effectieve en transparante besturing. Het biedt structuur, duidelijkheid en voorspelbaarheid in besluitvorming, uitvoering en verantwoording. Het huidige model omvat twee lagen, maar vraagt nog nadere uitwerking en afstemming op meerdere niveaus – met name rond interne besluitvormingsprocessen – om tot een volledig werkend en gedragen geheel te komen. Visueel ziet het (concept)besturingsmodel er als volgt uit:
Op basis van de genoemde principes wordt een gelaagd besturingsmodel ingericht dat samenwerking, sturing en ontwikkeling binnen de centrumregeling structureel ondersteunt. Het besturingsmodel is lean opgebouwd 15
uit drie niveaus: (1) Strategisch, met de Strategische Adviesraad, (2) Tactisch, met de Tactische Adviesraad en het Contractmanagement en (3) Operationeel met de dagelijkse operatie. De adviesraden vormen gezamenlijk een consistent kader voor mening- en besluitvorming over de dienstverlening, innovatie en ontwikkeling. Hieronder valt ook de ontwikkeling van de PDC, waarin op basis van innovaties en ontwikkelingen er nieuwe producten worden afgesproken of producten wijzigen om aan te sluiten bij de tijdsgeest en behoefte. Het contractmanagement en de tactische adviesraad zijn daarmee nauw verbonden aan elkaar. De gastheer heeft op elk niveau een regierol en is eindverantwoordelijk voor de besluitvorming, met actieve consultatie van de gastorganisaties die hun perspectieven, expertise en belangen inbrengen. Binnen dit model streeft de gastheer naar consensus, maar houdt vast aan een slagvaardige besluitvorming door mandaten te beleggen op het niveau waar de impact ligt. De structuur is flexibel ingericht met de mogelijkheid tot het instellen van thematische commissies voor verdieping waar nodig, zonder dat dit een voorwaarde is voor de werking van het model. Zo waarborgt de gastheer continuïteit, kwaliteit en compliance, en stemt zij tijdig af over wijzigingen in de dienstverlening, met oog voor de diversiteit en het ontwikkeltempo van de verschillende gastorganisaties.
Principe: • •
De gastheer en de gasten maken in gezamenlijke afstemming voor 1 november 2025 een verdere concretisering van het besturingsmodel, zodat deze vanaf 1 januari 2026 toegepast kan worden. Deze verdere concretisering van het besturingsmodel en processen zoals besluitvorming, afspraken over tijdige afstemming en de overlegstructuren nemen we vervolgens op in de DVO.
16
4
IMPACTANALYSE
In deze impactanalyse worden de belangrijkste verschillen inzichtelijk gemaakt voor alle betrokken partijen bij de omvorming en invlechting van De Connectie. De veranderingen raken niet alleen De Connectie zelf, maar ook de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden, evenals andere afnemers en partners. Door de verschillen helder op een rij te zetten, ontstaat een gedeeld beeld van de impact, kansen en aandachtspunten die met deze transitie gepaard gaan. 4.1
DE CONNECTIE
DE CONNECTIE
Bedrijfsvoering Taken Organisatie Medewerkers
Was
Wordt
Taken conform PDC Bedrijfsvoeringstaken Bedrijfsbureau Zelfstandige juridische entiteit
Taken conform PDC Bedrijfsvoeringstaken BB afgestemd Cluster De Connectie bij de gemeente Arnhem
P &O/ Beleid
In dienst bij de gemeente Arnhem • Huidige structuur ingepast in de gemeente Arnhem binnen het Cluster De Connectie • Taken en verantwoordelijkheden nagenoeg hetzelfde (excl. MAS en bodes) • Voor medewerkers Bedrijfsbureau afstemming met Cluster Bedrijfsvoering • Bij functies die slechts eenmaal belegd kunnen worden is het van belang dat zorgvuldige afwegingen worden gemaakt in samenwerking met de betrokken medewerker(s), leidinggevenden, P&O en juridische adviseurs. Het juridische uitgangspunt volgens de Wet Overgang van Onderneming (OVO) is dat functies en arbeidsvoorwaarden in beginsel worden behouden, tenzij sprake is van een objectieve organisatorische noodzaak tot wijziging. • Mandaat Directeur (wordt clustermanager) blijft nagenoeg gelijk. Bedrijfsvoeringsorganisatie conform WGR Enkelvoudige Centrumregeling, met eigen bestuur centrumgemeente is Arnhem Zelfstandig beleid Volgend op Concernbeleid Arnhem
ICT Informatie
Eigen/ zelfstandige inrichting
Integratie in ICT omgeving Arnhem
Financiën
Eigen P&C met jaarstukken
Integratie in P&C cyclus Arnhem
Medezeggenschap
OR De Connectie.
OR gemeente Arnhem. In afstemming met de ondernemingsraad wordt gekozen voor een model met geoormerkte OR-zetels voor zowel medewerkers van Arnhem als van De Connectie. Deze opzet geldt vanaf de overgangsdatum. Bij onvoldoende kandidaten mogen zetels onderling
Juridische zaken
In dienst bij de Connectie • Huidige organisatiestructuur • Taken en verantwoordelijkheden • Bedrijfsbureau • Arbeidsvoorwaarden • Mandaat van Directeur
17
Huisvesting
worden aangevuld. De definitieve samenstelling wordt vastgesteld in de OR-verkiezingen van begin 2026. De Connectie komt geen moment zonder medezeggenschap te zitten, dat is het uitgangspunt. De Connectie blijft in het stadskantoor; beheer & onderhoud vallen onder Arnhem
Huisvesting in het Stadskantoor.
Dienstverlening Diensten
Diensten conform PDC
Diensten conform PDC
Zeggenschap
Bestuur 3 gemeenten, OGO
Gemeente Arnhem
Governance basis dienstverlening
Vertegenwoordigd in OGO Vertegenwoordigd in RCIOO Vertegenwoordigd in REAT Vertegenwoordigd in OGO Vertegenwoordigd in RCIOO Vertegenwoordigd in REAT
Conform hoofdstuk Basis dienstverlening zoals beschreven in Invlechtingsplan en uitgangspunten. Afgesproken uitgangspunten ten aanzien van Bestuur
Organisatie
Governance Innovatie en ontwikkeling
Financiën Dienstverlening Verrekenmodel Prijs basis dienstverlening Gemeenten Maatwerk
Lumpsum basis dienstverlening, maatwerk, Kostprijsmodel basis dienstverlening, meer- en projectbasis minderwerk, maatwerk, projectbasis Exploitatiekosten begroot 2024 Exploitatiekosten begroot 2024 idem Maatwerk naast Lumpsum
Definitie is afgesproken, niet PDC
Meer en minderwerk
Definities zijn afgesproken, meer of minder binnen PDC
Bijzonderheden
18
4.2
DE GEMEENTE RHEDEN
Gastgemeente
Bedrijfsvoering Taken Organisatie
Medewerkers
Juridische zaken
Was
Wordt
Bestuur en verantwoordelijk
Afnemer
Vertegenwoordigd in Bestuur Vertegenwoordigd in OGO Vertegenwoordigd in RCIOO Vertegenwoordigd in REAT MAS medewerkers via De Connectie
Deelname en inbreng in strategische- en tactische adviesraad met streven naar consensus.
Bedrijfsvoering organisatie conform WGR met eigen bestuur 1 van de 3 eigenaren en risicodragend
ICT Informatie
Regionaal beleid.
Financiën
Eigen P&C met jaarstukken De Connectie Als eigenaar van De Connectie verantwoordelijk voor resultaat De Connectie. Saldo in resultaat Gemeente.
MAS medewerkers die voor Rheden werken komen in dienst. Dit geldt ook voor de bodes. Enkelvoudige Centrumregeling, gemeente Arnhem is centrumgemeente. Gastgemeenten zijn: • Afnemer • Drie gemeenten samenwerking in partnership Eigen beleid in afstemming met uitbesteding aan de Connectie met de bijbehorende strategische roadmap. Integratie in P&C cyclus Arnhem. Arnhem is verantwoordelijk voor resultaat. Met hebben van een Cluster De Connectie kunnen wij separaat blijven rapporteren en de kostprijs blijven bepalen en monitoren. Dat maakt dat verantwoording en rapportages naar de gemeente mogelijk is en verbetert.
Dienstverlening Diensten
Diensten conform PDC
Diensten conform PDC en DVO
Organisatie
Demand- supply organisatie
Zeggenschap
•Vertegenwoordigd in Bestuur •Vertegenwoordigd in OGO •Vertegenwoordigd in RCIOO •Vertegenwoordigd in REAT
Contractmanagement krijgt meer aandacht conform afspraken Demand-supply organisatie light Consensus is het streven, maar dit is niet de beslisregel. Arnhem is verantwoordelijk, risicodragend en is beslissingsbevoegd. Gemeente Arnhem houdt rekening met het beleid van de gastgemeente bij de uitvoering van de dienstverlening. Uitgangspunten Besturing zijn afgesproken en vastgelegd. Uitwerking vindt gezamenlijk plaats en is klaar in Q3 2025.
19
Governance basis dienstverlening
Loopt nu via het OGO en RCIOO met regionale besluitvorming
Governance Innovatie en ontwikkeling
Loopt nu via het OGO en RCIOO met regionale besluitvorming
Conform Dienstverlening Invlechtingsplan en uitgangspunten Besturing Governance wordt op basis van de uitgangspunten gezamenlijk vormgegeven die past bij de nieuwe situatie. Wordt uitgewerkt. Uitgangspunten Besturing zijn afgesproken en vastgelegd. Uitwerking vindt gezamenlijk plaats en is klaar in Q3 2025. Zie ook zeggenschap.
Financiën Dienstverlening Verrekenmodel
Lumpsum basis dienstverlening , maatwerk, projectbasis
Prijs basis dienstverlening Gemeenten Afgesproken vergoeding obv 2024 inclusief afspraak correctie Afgesproken correctie
Exploitatiekosten begroot 2024
Kostprijsmodel basis dienstverlening, meer- en minderwerk, maatwerk, projectbasis Exploitatiekosten begroot 2024 idem
€ 8.635.000
€ 8.254.000 Dat is € 381.000 minder
Maatwerk
Is mogelijk binnen kaders
Blijft mogelijk binnen kaders
Meer en minderwerk
Lumpsum
Conform afgesproken kostprijsmodel
Structureel € 381.000 in mindering
Bijzonderheden
20
4.3
DE GEMEENTE RENKUM
Gastgemeenten Was €
Wordt
Bestuur en verantwoordelijk
Afnemer
Vertegenwoordigd in Bestuur Vertegenwoordigd in OGO Vertegenwoordigd in RCIOO Vertegenwoordigd in REAT MAS medewerkers via De Connectie
Deelname en inbreng in strategische- en tactische adviesraad met streven naar consensus.
Diensten
Diensten conform PDC
Diensten conform PDC en DVO
Organisatie
Demand- supply organisatie
Zeggenschap
•Vertegenwoordigd in Bestuur •Vertegenwoordigd in OGO •Vertegenwoordigd in RCIOO •Vertegenwoordigd in REAT
Contractmanagement krijgt meer aandacht conform afspraken Basisdienstverlening Consensus is het streven, maar dit is niet de beslisregel. Arnhem is verantwoordelijk en is beslissingsbevoegd. Gemeente Arnhem houdt rekening met het beleid van de gastgemeente bij de uitvoering van de dienstverlening.
Bedrijfsvoering Taken Organisatie
Medewerkers
Juridische zaken
ICT Informatie
Financiën
MAS medewerkers die voor Renkum werken komen in dienst. Dit geldt ook voor de bodes. Bedrijfsvoeringsorganisatie conform WGR Enkelvoudige Centrumregeling, met eigen bestuur gemeente Arnhem is centrumgemeente. Gastgemeenten 1 van de 3 eigenaren en risicodragend zijn: • Afnemer • Drie gemeenten samenwerking in partnership Regionaal beleid. Eigen beleid in afstemming met uitbesteding aan de Connectie met de bijbehorende strategische roadmap. Integratie in P&C cyclus Arnhem . Eigen P&C met jaarstukken Arnhem is verantwoordelijk voor resultaat. Als eigenaar van De Connectie Met hebben van een Cluster De verantwoordelijk voor Connectie kan Arnhem separaat resultaat De Connectie. Saldo in resultaat rapporteren en de kostprijs blijven Gemeente. bepalen en monitoren. Dat maakt dat verantwoording en rapportages naar de gemeente mogelijk is en verbetert. Afname conform afgesproken prijs en voorwaarden.
Dienstverlening
21
Governance basis dienstverlening
Loopt nu via het OGO en RCIOO met regionale besluitvorming
Governance Innovatie en ontwikkeling
Loopt nu via het OGO en RCIOO met regionale besluitvorming
Uitgangspunten Besturing zijn afgesproken en vastgelegd. Uitwerking vindt gezamenlijk plaats en is klaar in Q3 2025. Conform Dienstverlening Invlechtingsplan en uitgangspunten Besturing Governance wordt op basis van de uitgangspunten gezamenlijk vormgegeven die past bij de nieuwe situatie. Wordt uitgewerkt. Uitgangspunten Besturing zijn afgesproken en vastgelegd. Uitwerking vindt gezamenlijk plaats en is klaar in Q3 2025. Zie ook zeggenschap.
Financiën Dienstverlening Verrekenmodel
Lumpsum basis dienstverlening , maatwerk, projectbasis
Prijs basis dienstverlening Gemeenten Afgesproken vergoeding obv 2024 inclusief correctie Afgesproken correctie
Exploitatiekosten begroot 2024
Kostprijsmodel basis dienstverlening, meer- en minderwerk, maatwerk, projectbasis Exploitatiekosten begroot 2024 idem
€ 5.164.000
€5.236.000, dat is € 72.000 meer
Maatwerk
Is mogelijk binnen kaders
Blijft mogelijk binnen kaders
Meer en minderwerk
Lumpsum
Conform afgesproken kostprijsmodel
Structurele aanpassing € 72.000
Bijzonderheden
22
4.4
GEMEENTE ARNHEM
Centrumgemeente Arnhem Was
Wordt
Bestuur en verantwoordelijk
Eigenaar
Organisatie
• • • •
Medewerkers
MAS medewerkers via De Connectie
Juridische zaken
Bedrijfsvoeringsorganisatie conform WGR met eigen bestuur
Beleid Cluster Bedrijfsvoering Uitvoering Cluster De Connectie Directeur Bedrijfsvoering Overlegstructuur Governance en ontwikkeling Visie, strategie en beleid MAS medewerkers voor de gemeente Arnhem komen in het cluster De Connectie en gaan per 1-1-26 ‘as-is’ over. Enkelvoudige Centrumregeling met als centrum gemeente Arnhem
Bedrijfsvoering Taken
Vertegenwoordigd in Bestuur Vertegenwoordigd in OGO Vertegenwoordigd in RCIOO Vertegenwoordigd in REAT
P &O
1 van de 3 eigenaren en risicodragend Opdrachtgever PSA
Enige eigenaar en risicodragend
ICT Informatie
Regionaal beleid
Financiën
Afnemer van de Connectie tegen lumpsum betaling
Medezeggenschap
OR gemeente Arnhem.
Afstemming met HR-beleid De Connectie en functionele samenwerking met BB Afstemming/ ICT Informatiebeleidsplan Arnhem met consultatie en afstemming andere gemeenten Integratie in P&C cyclus Arnhem. Integratie in de financiële administratie van de gemeente Arnhem In afstemming met de ondernemingsraad wordt gekozen voor een model met geoormerkte OR-zetels voor zowel medewerkers van Arnhem als van De Connectie. Deze opzet geldt vanaf de overgangsdatum. Bij onvoldoende kandidaten mogen zetels onderling worden aangevuld. De definitieve samenstelling wordt vastgesteld in de OR-verkiezingen van begin 2026. De Connectie komt geen moment zonder medezeggenschap te zitten, dat is het uitgangspunt.
Dienstverlening Diensten
Diensten conform PDC
Organisatie
Demand- supply organisatie
Zeggenschap
•Vertegenwoordigd in Bestuur •Vertegenwoordigd in OGO 23
Diensten conform PDC. Eindverantwoordelijk voor levering conform. Contractmanagement conform afspraken met verantwoording. Demand-organisatie vanuit de afdelingen Bedrijfsvoering. Operationeel Tactisch Arnhem heeft de regie op de bedrijfsvoering en dienstverlening van de Connectie.
•Vertegenwoordigd in RCIOO •Vertegenwoordigd in REAT Governance basis dienstverlening
Governance Innovatie en ontwikkeling
Contractmanagement conform afspraken met verantwoording. Loopt nu via het OGO en RCIOO met regionale besluitvorming
Governance wordt op basis van de uitgangspunten gezamenlijk vormgegeven die past bij de nieuwe situatie . Wordt uitgewerkt.
Lumpsum basis dienstverlening, maatwerk, projectbasis Exploitatiekosten begroot 2024
Kostprijsmodel basis dienstverlening, meeren minderwerk, maatwerk, projectbasis Exploitatiekosten begroot 2024 idem
€ 37.023.000
€37.332.000 dat is €309.000 meer
Financiën Dienstverlening Verrekenmodel Prijs basis dienstverlening Gemeenten Afgesproken vergoeding obv 2024 Afgesproken correctie
Structureel € 309.000 euro meer
Maatwerk
Is mogelijk binnen kaders
Blijft mogelijk binnen kaders
Meer en minderwerk
Lumpsum
Conform afgesproken kostprijsmodel
Bijzonderheden
24
5
FINANCIËN
5.1
ALGEMEEN
In dit hoofdstuk wordt nader ingezoomd op de financiële uitgangspunten, afspraken en verrekeningen die voortvloeien uit de omvorming van de Connectie. 5.2
BEDRIJFSVOERING
Met ingang van 1 januari 2026 worden de financiën van de Connectie samengevoegd met die van de gemeente Arnhem. Bij deze omvorming moet ten aanzien van de financiën rekening worden gehouden met de volgende aspecten. 5.2.1
BALANS
De balansposten, winst & verliesrekening, bankrekeningen e.d. van de Connectie worden met ingang van 1 januari 2026 samengevoegd met die van de gemeente Arnhem. 5.2.2
DOCUMENTEN P&C -CYCLUS
In de nieuwe situatie kent De Connectie formeel geen eigen begroting en jaarrekening meer. De begroting en jaarrekening van De Connectie worden dan opgenomen in de P&C-cyclus van de gemeente Arnhem in afstemming met de P&C cyclus van de gemeente Renkum en Rheden. Dit wordt in de voorbereiding en uitvoering afgestemd. Uitgangspunt is dat de invlechting in de begroting 2026 wordt vormgegeven. Dit kan bij de primitieve begroting (proces start al voor de zomer van 2025) of met een begrotingswijziging tot uiterlijk 31 december 2026. 5.2.3
ACCOUNTANT
Het contract met de accountant van de Connectie loopt tot 31 december 2026. De afwikkeling van de jaarrekening 2025 van de Connectie loopt naar verwachting door tot medio 2026. De controlewerkzaamheden zullen met ingang van begrotingsjaar 2026 ondergebracht moeten worden bij de accountant van de gemeente Arnhem. 5.2.4
KADERS EN RICHTLIJNEN
De kader stellende en richtinggevende documenten van de Connectie worden in lijn gebracht met die in Arnhem en daar waar er verschillen worden geconstateerd, wordt de (financiële) impact in beeld gebracht. 5.2.5
FISCALITEITEN
Voor een nadere uitwerking van de fiscale effecten van de omvorming wordt verwezen naar paragraaf 7.3.5 in het invlechtsingsplan. 5.2.6
AANBESTEDING FINANCIEEL PAKKET (UNIT 4)
De huidige aanbieder van het financiële pakket (Unit 4) heeft aangegeven per 31 december 2026 de huidige inrichting (on-premise software) niet meer te ondersteunen. Gelet op de intentie om de Connectie per 1 januari 2026 onder te brengen bij de gemeente Arnhem enerzijds, en het traject rondom de keuze voor een (nieuw) financieel pakket anderzijds, is de wens uitgesproken om dit proces en de organisatorische omvorming 25
en invlechting zo min mogelijk gelijktijdig te laten plaatsvinden. In overleg met de leverancier wordt een scenario onderzocht waarbij de impact op de omvorming zo beperkt mogelijk is. De Meerjarenprogrammabegroting 2025-2028 (MJPB 2025-2028) van De Connectie is als uitgangspunt gebruikt. De MJPB 2025-2028 presenteert een overzicht van de plannen voor de komende jaren. Als uitvoeringsorganisatie volgt de Connectie nauwlettend het beleid van de gemeenten. Deze begroting geeft inzicht hoe met de beschikbare middelen de gezamenlijke doelen worden bereikt. Het is een begroting die ondersteunt om het werk effectief uit te voeren en gezamenlijk de gewenste resultaten te behalen.
In de Begroting 2025 van de Connectie heeft het bestuur zich geconformeerd aan het door de deelnemende gemeente vastgestelde uitgangspunt om de lonen en prijzen te indexeren met 3,5%. Dit heeft tot een taakstelling in de begroting van de Connectie geleid van 1,1 miljoen. De deelnemende gemeenten hebben in samenwerking met De Connectie invulling gegeven aan deze taakstelling door inhoudelijke keuzes te maken ten aanzien van de dienstverlening. De taakstelling is verwerkt in de Begroting 2025 en verder. In de Begroting 2026 heeft het bestuur te geconformeerd aan een indexatie voor loon- en prijsontwikkelingen van 2,7%. 5.3
DIENSTVERLENING
5.3.1
ALGEMEEN
Het uitgangspunt voor het hostingsmodel is dat het kostprijsmodel gehanteerd gaat worden als intern sturingsinstrument en als basis voor de verrekening van de geleverde producten en diensten door De Connectie aan haar klanten. Hantering van het kostprijsmodel houdt in dat kosten tot stand komen, op basis van de vastgestelde leveringseenheden, door Productprijs x Leveringsaantallen. Hiermee wordt niet langer de lumpsum methodiek gehanteerd voor de kostenverrekening. De opgenomen tabellen in de toelichting van het intentiebesluit zijn opnieuw getoetst en zijn conform de begroting 2024 en de opzet van het kostprijsmodel. De onderliggende berekeningen sluiten aan en zijn conform de gemaakte afspraken berekend. 5.3.2
KOSTPRIJS BASIS DIENSTVERLENING
Binnen het kostprijsmodel vallen de generieke en specifieke dienstverlening binnen de afgesproken kaders zoals in de PDC d.d. juni 2025 wordt vastgelegd. De gemeente Arnhem zal de instandhoudingskosten aan de gemeente Rheden en Renkum niet doorberekenen als toeslag op de kostprijzen. Deze instandhoudingskosten neemt de gemeente Arnhem conform het intentiebesluit voor eigen rekening. Instandhoudingskosten bestaan uit de volgende componenten: 26