De Connectie accountantsverslag 2022 (23.44).pdf
Tekst van het document
Edelgasstraat 57 2718 SX ZOETERMEER telefoon (088) 236 80 00 e-mail Audit@flynth.nl
VERTROUWELIJK Aan het bestuur van BVO De Connectie Postbus 2142 6802 CC ARNHEM
kenmerk
behandeld door
datum
661077191/JH/1237 661077223/JH/1231
drs. D.J. Han RA
21 april 2023
onderwerp
Accountantsverslag 2022
Geachte leden van het bestuur, Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar 2022. Dit verslag bevat de belangrijkste uitkomsten van onze werkzaamheden, waarvan wij vinden dat die voor u relevant zijn voor een goed begrip van de jaarrekening 2022, en voor het beoordelen van de financiële positie van uw gemeenschappelijke regeling. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2022 gecontroleerd. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening van De Connectie. Wij hebben deze rapportage tijdens de bijeenkomst op 19 april 2023 met een vertegenwoordiging van het dagelijks bestuur besproken en eventuele vragen die er waren, beantwoord. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden. Het verslag van bevindingen is, zoals hiervoor reeds verwoord, bedoeld om u te ondersteunen in uw beoordeling van de jaarrekening 2022. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole.
Wij bedanken de medewerkers van de gemeenschappelijke regeling voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken.
Hoogachtend, Astrium Overheidsaccountants Onderdeel van Flynth Audit B.V. Digitaal ondertekend door Janhim Han
drs. D.J. Han RA
Flynth Audit B.V. is lid van BKR International. Bankrekeningnummer IBAN NL67 RABO 0106 6642 20 - BIC: RABONL2U. Handelsregister 09063021. www.flynth.nl. Dienstverlening vindt plaats onder algemene voorwaarden, op aanvraag verkrijgbaar en gedeponeerd bij de KvK in Arnhem.
Accountantsverslag De Connectie – Boekjaar 2022 661077191/JH/1237
1
1.
Inleiding
In het kader van de door het bestuur aan ons verstrekte opdracht voor de controle van de jaarrekening 2022 van De Connectie, brengen wij u hierbij verslag uit van onze belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd. Dit accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in uw beoordeling van de jaarrekening 2022. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening van uw gemeenschappelijke regeling. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2022 van De Connectie en niet primair op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de controle van de jaarrekening.
661077191/JH/1237
Wij hebben deze rapportage tijdens de bijeenkomst op 19 april 2023 besproken met uw vertegenwoordiging van het dagelijks bestuur en eventuele vragen die er waren, beantwoord. Het accountantsverslag is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 1
Inleiding
Hoofdstuk 2
Kernpunten van de controle
Hoofdstuk 3
Analyse vermogen en resultaat
Hoofdstuk 4
Interne beheersing en automatisering
Hoofdstuk 5
Rechtmatigheid
Hoofdstuk 6
Overige bevindingen (jaarrekeningcontrole 2022)
Bijlagen: A.
Niet-gecorrigeerde controleverschillen
B.
Onafhankelijkheidsbevestiging en overige dienstverlening
2
2. Kernpunten van de controle 661077191/JH/1237
3
2.
Kernpunten van de controle
2.1 Controle-verklaring
2.2 Reikwijdte van de controle
2.3 Grondslagen
2.4 Onafhankelijkheid
2.5 Schattingen
2.6 Goedkeuringsen rapporteringstolerantie
661077191/JH/1237
De jaarrekeningcontrole is uitgevoerd zoals overeengekomen in de opdrachtbevestiging. De uitgevoerde werkzaamheden hebben geresulteerd in een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2022 voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring wordt u separaat toegezonden. Met de opdrachtbevestiging heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle staat hierin omschreven. Er is gedurende het verloop van de controle over 2022 op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Tijdens de uitvoering hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2022 voldoende voor de doelstelling van onze controle. De accountantscontrole omvat onder meer een onderzoek naar de toepassing van de juistheid van de grondslagen in de jaarrekening. Naar onze mening zijn de door het dagelijks bestuur gekozen grondslagen voor waardering en resultaatbepaling aanvaardbaar, conform wet- en regelgeving en consistent toegepast. In het boekjaar 2022 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van de belangrijkste verslaggevingsgrondslagen uit het BBV. •
Flynth Audit B.V. (handelend onder de naam van Astrium) is onafhankelijk van De Connectie en voor zover wij weten heeft zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels en het beleid ten aanzien van onafhankelijkheid.
•
Ons zijn geen relaties bekend tussen Astrium en De Connectie, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid.
•
Bijlage B bevat een nadere uiteenzetting van onze onafhankelijkheid.
Schattingen op basis waarvan een aantal jaarrekeningposten worden bepaald, zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld. Wij hebben vastgesteld dat de schattingen en veronderstellingen aanvaardbaar zijn in het kader van de jaarrekening als geheel.
De materialiteit bij de planning en uitvoering van de jaarrekeningcontrole 2022 is € 540.000 (2021: € 513.000). Deze materialiteit vloeit voort uit de wettelijk voorgeschreven (minimum)vereisten, zoals opgenomen in het Bado en het door het algemeen bestuur vastgestelde controleprotocol, hetgeen voldoet aan de wettelijke minimumvereisten.
4
Goedkeuringstoleranties Fouten
1% van de totale lasten
€ 540.000 (2021: € 513.000)
Onzekerheden
3% van de totale lasten
€ 1.620.000 (2021: € 1.539.000)
Door u vastgesteld op 30% van de goedkeuringstolerantie
€ 162.000
Rapporteringstoleranties Fouten
€ 162.000
Onzekerheden Realisatie fouten en onzekerheden Zie bijlage A van deze rapportage
Getrouwheid
Rechtmatigheid
Fouten
€
-
€
-
Onzekerheden
€
-
€
-
Getrouwheid: De totale omvang van de fouten is lager dan de tolerantie van 1% van de totale lasten (€ 540.000) en heeft derhalve geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring. De totale omvang van de onzekerheden is lager dan de tolerantie van 3% van de totale lasten (€ 1.620.000) en heeft derhalve geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring. Rechtmatigheid: De totale omvang van de fouten is lager dan de tolerantie van 1% van de totale lasten (€ 540.000) en heeft derhalve geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring. De totale omvang van de onzekerheden is lager dan de tolerantie van 3% van de totale lasten (€ 1.620.000) en heeft derhalve geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring. 2.7 Analyse vermogen en resultaat
Het totale bruto resultaat (voor verwerking van onttrekkingen en dotaties aan reserves) komt uit op een overschot van € 1.825.000. Daarop komen de volgende onttrekkingen en dotaties aan reserves:
661077191/JH/1237
•
dotaties aan reserves € 1.655.000 (nadelig);
•
onttrekkingen aan reserves € 251.000 (voordelig).
5
De jaarrekening 2022 sluit hierdoor uiteindelijk met een positief netto resultaat van € 421.000. Voor een nadere (voordeel / nadeel) analyse hierop verwijzen wij u naar de toelichting van het financieel resultaat op de individuele programma’s in de jaarstukken 2022. In hoofdstuk 3 gaan wij nader in op het resultaat en de ontwikkeling van het (weerstands)vermogen. 2.8 EU-aanbestedingen
661077191/JH/1237
De gemeenschappelijke regeling dient te voldoen aan de EU-aanbestedingsregels zoals eveneens middels uw eigen normenkader is vastgesteld. Uit de door ons gecontroleerde SPEND analyse is gebleken dat er geen sprake is van onrechtmatigheden ten aanzien van de EU-aanbestedingsregels.
6
3. Analyse vermogen en resultaat 661077191/JH/1237
7
3.
Analyse vermogen en resultaat
3.1 Eigen vermogen
Het BBV kent een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling (het gerealiseerde saldo van baten en lasten) en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. De gemeenschappelijke regeling mag geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen muteren.
Resultaat 2022
(x € 1.000)
De totale baten van uw gemeenschappelijke regeling over 2022 bedragen:
€ 54.397
De totale lasten van uw gemeenschappelijke regeling over 2022 bedragen:
€ 52.572
Het resultaat bedraagt (saldo baten en lasten programma’s voor reservemutaties):
+ €
€ 1.655
Gedurende het jaar heeft u reeds voor diverse zaken besloten gelden te reserveren. Deze gelden zijn in de reserves gestort:
€ 251
Tevens hebt u besloten tot het dekken van diverse uitgaven uit de reserves. Deze gelden zijn onttrokken uit de reserve:
3.2 Financiële positie
1.825
Per saldo gedurende het jaar gelden toegevoegd (meer toegevoegd aan de reserves dan onttrokken):
-/- €
1.404
Gerealiseerd resultaat 2022 na reservemutaties
(+) €
421
Het eigen vermogen van uw organisatie is in 2022 met een bedrag van ca. € 1.825.000 toegenomen naar een omvang van € 1.884.000. Dit komt overeen met het afgeronde saldo van baten en lasten (exclusief mutaties in bestemmingsreserves) zoals dat is verantwoord in de programmarekening. Het resultaat voor aanvullende resultaatbestemming bedraagt € 421.000 positief. De totale vermogenspositie wordt onder andere tot uitdrukking gebracht door middel van het solvabiliteitspercentage. Dit percentage wordt bepaald door het eigen vermogen te delen door het balanstotaal. Ultimo 2022 bedraagt dit solvabiliteitspercentage 4,7% (2021: 0,1%) waarmee de voor overheden gebruikelijke norm van de provincie niet wordt behaald. De zeer beperkte vermogenspositie is u bekend en is een bewuste keuze van de betrokken gemeenten.
661077191/JH/1237
8
Door gebrek aan eigen reserves dient De Connectie volledig te steunen op de bijdragen van de gemeenten om eventuele toekomstige tegenvallers op te vangen. Dat is de consequentie van de samenwerking zoals die voor de organisatie is geregeld in de gemeenschappelijke regeling. De netto schuldquote bedraagt 20,9% (2021: 28,2%). De ratio geeft aan in hoeverre de schulden meer bedragen dan de jaarlijkse inkomsten. Wij stellen vast dat ruim wordt voldaan aan de norm van < 90% van de provincie Gelderland. Dit kengetal valt derhalve positief uit voor de organisatie en wordt als een laag risico onderkend. Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar het hoofdstuk financiële kengetallen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. 3.3 Weerstandsvermogen
Ten einde een oordeel te geven over de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling dienen naast het eigen vermogen ook de risico’s zoals opgenomen in de risicoparagraaf te worden betrokken. In de jaarrekening zijn de risico’s weergegeven in de paragraaf weerstandvermogen. In de jaarrekening 2022 is de actuele stand van zaken ten aanzien van de risico’s opgenomen en dit laat zich als volgt samenvatten: Inschatting
Bedrag
Geïnventariseerde risico’s op basis van inschatting door de organisatie (kans, financieel gevolg, risicoscore)
€ 4.050.000
Eigen vermogen (diverse bestemmingsreserves niet bedoeld voor deze risico’s)
€ 453.000
Omdat De Connectie wel een beperkt eigen vermogen kent, is er in principe ook sprake van een weerstandsvermogen. De risico’s zoals opgenomen in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing dienen te worden vergeleken met de buffer die De Connectie in nood zou kunnen aanspreken. Omdat de organisatie een negatieve algemene reserves heeft, is derhalve geen sprake van een beschikbare weerstandscapaciteit. Aangezien De Connectie alleen specifieke bestemmingsreserves kent, die alleen voor de betreffende bestemmingen kunnen worden ingezet, betekent dit dat betrokken gemeenten de lasten van De Connectie moeten dragen voor eventuele tegenvallers. Eventuele financiële risico’s die zich openbaren moeten net als in voorgaande jaren volledig worden gedragen door de betrokken gemeenten. 3.4 Conclusie financiële positie
661077191/JH/1237
De van toepassing zijnde kengetallen en de inschatting van eventuele risico’s geven een signaal voor een verhoogd risico, omdat De Connectie zelf nauwelijks algemene reserves en weerstandsvermogen kent. Door gebrek aan eigen reserves dient De Connectie volledig te steunen op de bijdragen van de gemeenten om eventuele toekomstige tegenvallers op te vangen. Dat is de consequentie van de samenwerking zoals die voor de organisatie is geregeld in de gemeenschappelijke regeling.
9
4. Interne beheersing en automatisering 661077191/JH/1237
10
4.
Interne beheersing en automatisering
4.1 Samenvatting bevindingen management-letter 2022
Als onderdeel van de jaarrekeningcontroles 2022 hebben wij in het najaar 2022 de tussentijdse (interim) controle uitgevoerd. Deze interim-controle is primair gericht op de bedrijfsvoering binnen de gemeenschappelijke regeling met name de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Onze bevindingen, voortvloeiend uit de interim-controle, zijn vastgelegd in onze managementletter van 27 oktober 2022. Uit onze interim-controle blijkt dat de gemeenschappelijke regeling haar zaken beheersmatig op orde heeft, voor zover wij dat beoordelen in het licht van de jaarrekeningcontrole. Ons beeld is dat de administratieve organisatie en interne beheersing (de controles binnen de processen, gecombineerd met de verbijzonderde interne controles) van De Connectie voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Ten aanzien van de kwaliteit van de interne beheersing hebben wij nog wel verbeterpunten geconstateerd. Voor onze specifieke bevindingen en overige aanbevelingen (verbeterpunten) verwijzen wij u naar de genoemde managementletter.
4.2 Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving
Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen, die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de controle van de jaarrekening hier niet specifiek op is gericht. Wij zijn van mening dat voldoende maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te waarborgen.
4.3 ISAE 3402 type II assurance rapport
De Connectie heeft in 2022 een ISAE 3402 Type II audit uit laten voeren, waarbij een externe auditor een assurance-rapport afgeeft ten aanzien van de opzet, bestaan en werking van de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen zoals opgenomen in het Risk Control Framework. Wij hebben, als onderdeel van onze controle, kennis genomen van het Risk Control Framework en zijn tot de conclusie gekomen dat wij kunnen steunen op een aantal interne beheersingsmaatregelen van De Connectie. Dit heeft ertoe geleid dat onze controleaanpak met ingang van boekjaar 2022 overwegend systeemgericht is. Het definitieve assurance-rapport is inmiddels afgegeven en behelst een periode van 1 januari 2022 tot en met 30 november 2022. Om de periode tot aan balansdatum te overbruggen is door de Connectie een Bridgeletter afgegeven op 7 maart 2023. Wij hebben kennis genomen van het bijbehorend assurance-rapport en vast kunnen stellen dat een oordeel met beperking is afgegeven. Wij hebben de gerapporteerde bevindingen uit het assurance-rapport afgezet tegen onze controleaanpak en risicoanalyse voor boekjaar 2022. Op basis hiervan kunnen we concluderen dat de gerapporteerde bevindingen niet hebben geleid tot een verdere aanpassing in onze controleaanpak en/of risicoanalyse voor de controle van de jaarrekening van boekjaar 2022.
661077191/JH/1237
11
4.4 Informatieveiligheid
In de managementletter 2022 hebben wij gerapporteerd over Cyber security maatregelen. De organisatie heeft in de basis uitgebreide maatregelen getroffen om incidenten te voorkomen of adequaat op te volgen. Recente casussen laten echter zien dat cyber incidenten een aanzienlijke impact kunnen hebben op de bedrijfsvoering binnen een organisatie en het veilig houden van data. Dit kost enorm veel tijd en middelen. Wij zijn van mening dat recente incidenten niet op zich staan en iedere Nederlandse overheidsinstelling op de radar staat van professionele hackers. Het is niet zozeer de vraag òf er aanvallen zullen worden gedaan, maar wanneer en met welke impact. Het is derhalve van belang dat u continu de effectieve werking van uw informatiebeveiligingsmaatregelen monitort en voldoende middelen (geld en capaciteit) beschikbaar hebt om waar nodig tijdig verbetermaatregelen te treffen.
661077191/JH/1237
12
5. Rechtmatigheid 661077191/JH/1237
13
5.
Rechtmatigheid
5.1 Begrotingsrechtmatigheid
De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet. Deze normen dient het algemeen bestuur zelf nader in te vullen en te concretiseren. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat het dagelijks bestuur belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan het algemeen bestuur, zodat zij hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat het dagelijks bestuur inbreuk maakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Een overschrijding van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft door de accountant niet in alle gevallen te worden meegewogen in zijn oordeel. In die gevallen dat het bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat de accountant deze kostenoverschrijdingen betrekt bij de beslissing of hij al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan afgeven.
Essentieel is dat het algemeen bestuur nadere regels kan stellen wanneer: 1.
Lastenoverschrijdingen zijn gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten
2.
Lastenoverschrijdingen passen binnen het beleid of
3.
Lastenoverschrijdingen bij open einde regelingen.
Daarnaast moet de accountant deze lastenoverschrijdingen – waarvan het dagelijks bestuur in de jaarrekening moet aangeven dat het algemeen bestuur deze nog dient te autoriseren – in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de het algemeen bestuur nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid kijkt de accountant naar de lastenoverschrijdingen per programma die de rapportagetolerantie overschrijden. Op drie programma’s is een begrotingsoverschrijding op de lasten geconstateerd, welke de rapportagetolerantie overschrijdt. Deze zijn in de tabel hierna opgenomen:
661077191/JH/1237
14
Lastenoverschrijding programma
Begrotingsafwijking
Onrechtmatig, telt niet mee in oordeel
Onrechtmatig telt wel mee in oordeel
Programma Bedrijfsvoering gemeenten
€ 4.903.000
€ 4.903.000
€
-
Programma Belastingen gemeenten
€
692.000
€
692.000
€
-
Programma Algemene dekkingsmiddelen en overhead
€
221.000
€
221.000
€
-
Op het programma Bedrijfsvoering gemeenten is een begrotingsoverschrijding op de lasten geconstateerd van € 4.903.000, welke de rapportagetolerantie overschrijdt. Uit de analyse van deze lastenoverschrijding blijkt dat deze valt in de hierboven vermelde categorie gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten. Daarmee hoeven wij deze overschrijding niet te betrekken in ons oordeel over de begrotingsrechtmatigheid. Op het programma Belastingen gemeenten is een begrotingsoverschrijding op de lasten geconstateerd van € 692.000, welke de rapportagetolerantie overschrijdt. Uit de analyse van deze lastenoverschrijding blijkt dat deze valt in de hierboven vermelde categorie gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (€ 397.000) en de kostenoverschrijding voor een groot deel passend is binnen bestaand beleid (€ 479.000). Hiermee wordt de totale begrotingsoverschrijding ruimschoots afgedekt. Daarmee hoeven wij deze overschrijding niet te betrekken in ons oordeel over de begrotingsrechtmatigheid. Op het programma Bedrijfsvoering De Connectie is een begrotingsoverschrijding op de lasten geconstateerd van € 221.000, welke de rapportagetolerantie overschrijdt. Uit de analyse van deze lastenoverschrijding blijkt dat deze valt in de hierboven vermelde categorie gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten.
Daarmee hoeven wij deze overschrijding niet te betrekken in ons oordeel over de begrotingsrechtmatigheid. 5.2 Europese aanbestedingen
661077191/JH/1237
1.
Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw organisatie uitgevoerde crediteurenanalyse gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2022 is nageleefd. Naast inzicht in de rechtmatigheid van individuele dossiers geeft deze analyse ook inzicht in de beheersing van het inkoopproces, die (ook) het naleven van de aanbestedingswetgeving moet waarborgen. Daarbij zijn ons de volgende zaken opgevallen:
2.
De organisatie heeft zelf een inkoopanalyse uitgevoerd over 2022 (de zogeheten SPEND-analyse). Wij merken een toenemende aandacht die de organisatie heeft voor het naleven van de Europese aanbestedingsregels. Desondanks adviseren wij hieraan in de organisatie continue aandacht te blijven geven waardoor de benodigde gedragsverandering bij degenen die inkopen gestimuleerd worden.
15
5.3 Rechtmatigheidsverklaring vanaf 2023
3.
Er zijn geen afwijkingen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen door u geconstateerd voor het boekjaar 2022.
4.
Wij constateren dat de kwaliteit van de inkoopdossiers is verbeterd (door o.a. het hanteren van de beslisboom aanbestedingen, inkoopstrategieformulieren en uitgebreide bestuursvoorstellen). De organisatie heeft in de afgelopen jaren goede stappen ondernomen om de risico’s omtrent rechtmatigheid beter te beheersen.
5.
Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor de raamovereenkomsten met betrekking tot inhuur van personeel bij twee partijen. Wij hebben geconstateerd dat de betreffende raamovereenkomsten afliepen midden september 2022 en hebben vastgesteld dat na die periode nog nieuwe (deel)overeenkomsten zijn afgesloten. Wij hebben vastgesteld dat dit saldo (gezamenlijk circa € 163.000) in 2022 nog onder de Europese aanbestedingsgrens is gebleven waardoor we hebben kunnen concluderen dat deze kosten niet onrechtmatig zijn. Echter, als deze kosten nog doorlopen in 2023, zou dit saldo boven de Europese aanbestedingen kunnen uitkomen. In potentie zou dit kunnen leiden tot onrechtmatigheden als gevolg van het niet voldoen aan aanbestedingswetgeving. Vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole 2023 willen wij hier bijzondere aandacht voor vragen en adviseren wij om deze kosten te blijven monitoren zodat de Europese aanbestedingsgrens niet wordt overschreden. Daarnaast adviseren wij, gezien de complexiteit van de wet- en regelgeving, om gebruik te (blijven) maken van de kennis en kunde van een aanbestedingsjurist om zodoende te waarborgen dat te allen tijde wordt voldaan aan de aanbestedingswetgeving. Voor ons eigen dossier zullen wij zijn standpunten moeten kennen.
Vanaf de jaarrekening 2023 van gemeenschappelijke regelingen zal het dagelijks bestuur verplicht zijn een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening op te nemen. De accountant zal zijn/haar oordeel geven over de getrouwheid van de jaarrekening waar de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt. De accountant verstrekt vanaf de jaarrekening 2023 geen afzonderlijk rechtmatigheidsoordeel meer. Inmiddels is een standaardtekst voor deze verantwoording ontwikkeld. Hierin geeft het dagelijks bestuur aan of er zich geen rechtmatigheidsfouten (alleen de 3 criteria: begroting, voorwaarden en M&O) in de financiële handelingen gedurende het kalenderjaar hebben voorgedaan boven een gestelde verantwoordingsgrens. De keuze van de hoogte van deze grens – de verantwoordingsgrens – wordt aan het algemeen bestuur overgelaten en is maximaal 3% van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan reserves. Overigens merken wij hierbij op dat de huidige drempels ten aanzien van foutevaluatie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) uitgaan van maximaal 1% afwijking (ook ten aanzien van getrouwheid). Hiermee ontstaat mogelijk een discrepantie tussen eigen normenkader en accountantsregelgeving. Dit geldt voor fouten én onzekerheden. Als deze zich boven de grens bevinden dan is het vereist aan te geven welke afwijkingen het betreft.
Van het dagelijks bestuur wordt tevens verwacht dat in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording wordt gegeven en welke acties zij neemt om gevonden afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Om deze verplichting te kunnen invoeren moet onder andere de Gemeentewet, het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en de Kadernota rechtmatigheid nog worden aangepast.
661077191/JH/1237
16
De wijziging in de verantwoordelijkheden ten aanzien van rechtmatigheid betekent dat het dagelijks bestuur zelfstandig een controlesystematiek moet inrichten, deze moet laten uitvoeren en over de uitkomsten moet rapporteren middels een rechtmatigheidsverantwoording. Binnen de gemeenschappelijke regeling is hard gewerkt aan een goede voorbereiding van de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording 2023 en is reeds gestart met de uitvoering van de interne controlewerkzaamheden die toe zien op de rechtmatigheid. Wij hebben er derhalve vertrouwen in dat het dagelijks bestuur in staat is om tijdig een rechtmatigheidsverklaring voor 2023 te kunnen afgeven.
661077191/JH/1237
17
6. Overige bevindingen jaarrekeningcontrole 2022 661077191/JH/1237
18
6.
Overige bevindingen jaarrekeningcontrole 2022
6.1 Wijziging in verslaggevingsvoorschriften en overige wet- en regelgeving 6.2 Bevestiging van het dagelijks bestuur 6.3 Beperking in reikwijdte van de controle 6.4 Wet Normering Topinkomens (WNT)
In de jaarrekening 2022 zijn geen stelsel- of schattingswijzigingen verwerkt. De gemeenschappelijke regeling heeft de jaarrekening verder aangepast conform de vereisten en recente wijzigingen in het BBV.
Wij hebben van de voorzitter van het bestuur en de directeur een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.
Er zijn geen meningsverschillen met het management noch het dagelijks bestuur geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door de medewerkers en het dagelijks bestuur van uw gemeenschappelijke regeling de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad. De Wet Normering Topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd, beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging van € 216.000 niet te boven gaan. Daarnaast dient u het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000.
Uit de werkzaamheden blijkt dat in 2022 voor de topfunctionarissen (directie, bestaande uit de tijdelijk ingehuurde directeur) en overige medewerkers geen sprake van een overschrijding van de grensbedragen en dat de WNT juist is verantwoord in de jaarstukken. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het controleprotocol WNT 2022 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. In onze controleverklaring hebben wij bovenstaande expliciet opgenomen.
661077191/JH/1237
19
6.5 Fraude als onderdeel van de accountantscontrole
In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Hoewel wij een kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, willen wij opmerken dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met de ambtelijke organisatie van De Connectie. Tijdens dit overleg is gesproken of het management aanwijzingen en of vermoedens heeft gehad voor de mogelijke aanwezigheid materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of de werknemers zijn betrokken die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing, of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn voor de jaarrekening. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop gericht waren om het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren.
Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Conclusie: Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.
6.6 Presentatiecorrectie voorraad devices
6.7 Voorziening (spaar)verlof
De voorraad devices (laptops), was initieel opgenomen in de balanspost voorraden voor een bedrag van € 936.000 (2021: € 270.000) in de conceptjaarrekening 2022. Wij zijn tot de conclusie gekomen dat de betreffende post in de jaarrekening geclassificeerd dient te worden als materiële vaste activa. Deze correctie is doorgevoerd in de definitieve jaarrekening van 2022 waarbij tevens, ter bevordering van de vergelijkbaarheid, de vergelijkende cijfers zijn aangepast. De genoemde correctie betreft enkel een presentatiecorrectie en heeft geen invloed gehad op het resultaat van De Connectie. Er wordt op deze post pas afgeschreven op het moment dat de devices in gebruik worden genomen. In 2022 is de CAO 2021 – 2022 voor gemeenten vastgesteld. Onderdeel van deze nieuwe CAO is de mogelijkheid voor medewerkers van de gemeenschappelijke regeling om vanaf 1-1-2022 verlof te gaan sparen. Deze verlof spaaruren verjaren niet en kunnen van jaar tot jaar worden meegenomen. Hierbij geldt dat een voltijdmedewerker maximaal 3.600 verlofuren mag sparen. De gespaarde verlofuren dienen door de medewerker voor het einde van de dienstbetrekking opgenomen te worden. Dit betekent voor de gemeenschappelijke regeling dat er een verplichting ontstaat richting medewerkers die verlof hebben gespaard.
Deze verplichting dient, op grond van de notitie arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van de commissie BBV, door de gemeenschappelijke regeling opgenomen te worden in de jaarrekening. Deze verplichting geldt overigens ook voor eventuele verlofstuwmeren. Dit houdt in dat ook verlofuren dienen te worden meegenomen die zijn opgebouwd voor boekjaar 2022.
661077191/JH/1237
20
In de jaarrekening 2022 heeft bovenstaande geleid tot het opnemen van een (aanvullende) voorziening (spaar)verlof van € 781.000. Wij hebben, als onderdeel van onze controlewerkzaamheden, vastgesteld dat de voorziening toereikend is en gebaseerd is op adequate brondocumentatie. 6.8 Bestemmingsreserve Prijsontwikkelingen
De Connectie wordt voor de effecten van (autonome) prijsontwikkelingen gecompenseerd door de gemeenten via de prijsindexatie voor de materiële overheidsconsumptie. De raming van het CPB (augustus 2022) komt uit op 11,4%. Op basis van de raming van maart 2022 waren de materiële budgetten vanaf 2022 al met 4,1% geïndexeerd. Het verschil van 7,3%punt, wat leidt tot een bedrag van € 1.431.000, is bij de gemeenten in rekening gebracht. Het bestuur heeft in 2022 een bestemmingsreserve ingesteld om middelen beschikbaar te houden voor toekomstige prijsindexaties, aangezien De Connectie veelal werkt met langjarige contracten. Als gevolg van de huidige prijsontwikkelingen is de verwachting dat, zodra de lopende contracten zijn uitgediend, deze een substantiële prijsverhoging zullen laten zien bij hercontractering. Bij het voorstel voor het instellen van de bestemmingsreserve heeft het bestuur ook besloten om de gemeentelijke compensatie voor (autonome) prijsontwikkeling, op basis van de meest recente raming van het CPB (augustus 2022), hieraan toe te voegen. Deze gebeurtenis leidt tot een toename van de bestemmingsreserves van € 1.431.000.
661077191/JH/1237
21
Bijlagen 661077191/JH/1237
22
Bijlage A – Niet-gecorrigeerde controleverschillen en / of onzekerheden Toleranties t.b.v. foutenevaluatie (getrouwheid en rechtmatigheid)
Fouten
Onzekerheden
Goedkeuringstolerantie (respectievelijk 1% en 3% van de totale lasten)
€ 540.000
€ 1.620.000
Rapporteringtolerantie fouten en onzekerheden (grens waarboven gerapporteerd wordt aan de Raad)
€ 162.000
€ 162.000
Foutenevaluatie
Fouten
Onzekerheden
Aard van de fouten
Getrouwheid
Rechtmatigheid
Getrouwheid
Rechtmatigheid
Aanbestedingsrechtmatigheid
€
-
€
-
€
-
€
-
Totaal
€
-
€
-
€
-
€
-
Bevestiging dagelijks bestuur Wij hebben van het dagelijks bestuur een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het dagelijks bestuur bevestigt dat geen sprake is van niet- gecorrigeerde fouten die, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening materieel (kunnen) zijn. Conclusie: Bij de jaarrekening 2022 kan een goedkeurende verklaring worden verstrekt inzake getrouwheid en rechtmatigheid.
661077191/JH/1237
23
Bijlage B – Onafhankelijkheidsbevestiging en overige dienstverlening Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met de Nederlandse Corporate Governance Code dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van De Connectie in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Astrium beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen. Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: •
Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.
•
Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle gevolmachtigden en werknemers bij Astrium.
•
Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften.
•
Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.
•
Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen.
•
Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Astrium wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Indien de bestuursstructuur van de controlecliënt voorziet in een audit commissie of algemeen bestuur, overwegen wij ook een van deze beide instanties te raadplegen.
De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst.
661077191/JH/1237
24
Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties met de gemeenschappelijke regeling Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Astrium, haar gevolmachtigden en haar medewerkers en de gemeenschappelijke regeling die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd dienen te worden.
661077191/JH/1237
25