collegevoorstel Omvorming 24 juni 2025

COLLEGEVOORSTEL Onderwerp

Omvorming De Connectie

Datum collegevergadering

24 juni 2025

Thema programmabegroting

Regionale samenwerking en internationale betrekkingen Dorus Klomberg

Portefeuillehouder Zaaknummer

Samenvatting De eigenaren van De Connectie – de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden – spraken op 15 oktober 2024 de intentie uit om met ingang van 1 januari 2026 De Connectie om te vormen van de huidige bedrijfsvoeringsorganisatie naar een hostingsmodel met één gastheergemeente (Arnhem) en twee gastgemeenten (Renkum en Rheden). Het gaat in beide gevallen om een gemeenschappelijke regeling op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr). Door kennis te nemen van het invlechtingsplan en de businesscase en te besluiten een voorontwerpregeling voor zienswijze naar raad te sturen, wordt een belangrijke stap gezet in de omvorming van De Connectie. Op 8 april 2025 heeft uw college besloten in te stemmen met definitieve besluitvorming (go-no go) over de omvorming in de collegevergadering van 24 juni 2025 op basis van de volgende documenten:  De overkoepelende businesscase;  De enkelvoudige centrumregeling;  Het invlechtingsplan van De Connectie in de gemeente Arnhem;  Het concept opheffingsplan van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie;  De dienstverleningsovereenkomst (DVO) met de gemeente Arnhem;  De producten en dienstencatalogus (PDC);  Het alleenrecht voor de dienstverlening aan de gemeente Arnhem. Als gevolg van de hoge tijdsdruk om besluitvorming op 24 juni 2025 mogelijk te maken, zijn niet alle bovengenoemde documenten tijdig gereed.

Het gaat daarbij om de DVO, PDC en het besluit tot het verlenen van een alleenrecht aan Arnhem.

Voorgesteld besluit 1.

2.

3.

Op grond van artikel 8, vierde lid, Wgr een gemeenschappelijke regeling conform bijgevoegd voorontwerp (“Centrumgemeenteregeling De Connectie”) tetreffen op basis van bijgevoegd omvormingsplan, invlechtingsplan en businesscase; Om in de enkelvoudige centrumgemeente de volgende onderdelen en taken onder te brengen: Informatie- en communicatietechnologie (ICT), Facilitaire zaken, Belastingen en basisregistraties, Personeels- en salarisadministratie (PSA), Financiële administratie (FA), Inkoop en aanbesteding, Frontoffice en Documentaire informatievoorziening (DIV); De raad voor te stellen om via bijvoegde (concept) zienswijzebrief te reageren op het bijgevoegde voorontwerp “Centrumgemeenteregeling De Connectie”.

Inleiding In oktober 2024 spraken de eigenaren van De Connectie – de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden – de intentie uit om de bedrijfsvoeringsorganisatie om te vormen en in te vlechten in de gemeentelijke organisatie van Arnhem. De deelnemende gemeenten zijn tevreden over het werk van De Connectie, maar constateren dat de huidige samenwerkingsvorm tegen haar grenzen

1

COLLEGEVOORSTEL aanloopt. Qua ambities, handelingssnelheid en kostenverdeling. De samenwerking wordt gecontinueerd op een manier die beter past bij de huidige en toekomstige uitdagingen. Er is een invlechtingsplan geschreven waarin staat wat de invlechting van De Connectie betekent voor de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden en voor andere afnemers en partners. Het plan beschrijft welke keuzes gemaakt zijn en welke acties nodig zijn om een geruisloze overgang te realiseren, met continuïteit van dienstverlening én samenwerking. Ook is er een businesscase geschreven waarin onder meer de huidige en de nieuwe situatie is beschreven voor de deelnemers en andere partijen en waarin de nieuwe financiële situatie en de grootste risico’s worden benoemd. Deze stukken vormen een basis voor verdere besluitvorming, waaronder het oprichten van de enkelvoudige “Centrumgemeenteregeling De Connectie”. Er is op grond van juridische financiële redenen gekozen om de oude regeling niet meteen om te vormen, maar ernaast een enkelvoudige centrumgemeenteregeling te treffen. Wanneer onder meer de jaarrekening en het jaarverslag over 2025 zijn afgerond, kan de bedrijfsvoeringsorganisatie worden opgeheven. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen moet de raad in de gelegenheid worden gesteld zijn zienswijze kenbaar te maken over het voorontwerp van de regeling.

Beoogd effect Een verdere stap te zetten in het besluitvormingstraject tot het oprichten van een enkelvoudige centrumgemeente (genaamd “Centrumgemeenteregeling De Connectie”)

Argumenten 1.1

Er moet een centrumgemeenteregeling getroffen worden. De Connectie is op dit moment een bedrijfsvoeringsorganisatie (hierna: BVO). Deze kent een eigen rechtspersoonlijkheid. Omdat de centrumconstructie geen eigen rechtspersoonlijkheid kent, is het vanwege de juridische en financiële afhechting van belang de BVO nog enige tijd in de lucht te houden. In overleg met de accountant wordt daarom voorgesteld om nu een enkelvoudige centrumgemeenteregeling (hierna: ECR) op te richten, in plaats van de BVO om te vormen tot een centrumgemeenteregeling. Nadat alle formaliteiten zijn afgehandeld, zoals bijvoorbeeld de jaarstukken van 2025, kan de huidige juridische entiteit (BVO) worden opgeheven.

2.1

Er moet bepaald worden welke taken bij de centrumgemeenteregeling worden ondergebracht. In het voorontwerp van de ECR is niet reeds bepaald welke onderdelen of taken ondergebracht worden bij deze regeling. Om enige flexibiliteit te houden is in artikel 2, tweede lid van het voorontwerp geregeld dat de deelnemers bij gelijkluidend besluit bepalen welke onderdelen of taken worden overgedragen aan de regeling. Voorgesteld wordt om de onderdelen of taken te bepalen die nu ook in huidige De Connectie zijn ondergebracht (AS/IS) met uitzondering van de MAS en de bodes. Hiervoor bestaat een apart traject dat op dit moment bij De Connectie loopt.

3.1

De raad moet in de gelegenheid gesteld worden zienswijze naar voren te kunnen brengen over het ontwerp. Op grond van artikel 1, derde lid van de Wgr moeten raden in de gelegenheid worden gesteld om zienswijze naar voren te kunnen brengen op het voorontwerp van de

2

COLLEGEVOORSTEL gemeenschappelijke regeling. Via bijgaande brief, die eventueel geamendeerd kan worden door de raad, kan de raad deze zienwijze kenbaar maken.

Kanttekeningen en/of risico’s 1.1

Indien er geen aparte ECR wordt opgericht, maar er omvorming plaatsvindt lopen straks verantwoordelijkheden door elkaar. De huidige Connectie (BVO) moet, ook wanneer de taken per 1 januari 2026 elders zijn ondergebracht, nog (financiële) verantwoording afleggen over het kalanderjaar 2025. Wanneer de BVO per 1 januari 2026 is omgevormd tot een enkelvoudige centrumgemeente en daarmee onder de rechtspersoon de gemeente Arnhem valt, wordt de situatie wie voor deze verantwoording verantwoordelijk is onhelder. Er bestaat dan immers geen bestuur meer van de BVO.

2.1

Het is voor het vervolgtraject van belang dat er overeenstemming is over welke onderdelen en taken worden ondergebracht in de ECR.

3.1

Het is een wettelijke verplichting om de raad om zienswijze te vragen. De achterliggende gedachte van deze verplichting is dat de raad in een vroegtijdig stadium kan aangeven wat hij van het voorontwerp vindt. Hierdoor kan hier rekening mee gehouden worden bij het definitieve ontwerp.

Financiën Hostingmodel Bij het intentiebesluit in oktober 2024 een verschillenanalyse gemaakt om de financiële effecten voor de drie gemeenten in beeld te brengen. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen: a. b. c.

Lumpsum kostenverdeling, zoals die als voorlopige verdeling in de afgelopen jaren feitelijk is gehanteerd; b. Kostenverdeling zoals die zou moeten zijn volgens het kostprijsmodel dat hoort bij gedeeld eigenaarschap (Wgr-bedrijfsvoeringsorganisatie); c. Kostenverdeling zoals die zou moeten zijn volgens het kostprijsmodel dat hoort bij één eigenaar (Wgr-enkelvoudige centrumregeling).

In een enkelvoudige centrumregeling (hostingmodel) ligt het eigenaarschap en de daarmee samenhangende instandhoudingskosten bij de centrumgemeente en betalen de gastgemeenten een vergoeding op basis van de door hen afgenomen producten en diensten. De financiële effecten van deze drie situaties zijn voor iedere gemeente in onderstaande tabel op een rij gezet (bedragen zijn x € 1.000, gebaseerd op begroting 2024).

(1) Het totaalbedrag wijkt af van de andere kolommen omdat toepassing van het kostprijsmodel ook effect heeft op de doorbelaste kosten op producten die derden afnemen (die daardoor in dit geval meer

3

COLLEGEVOORSTEL moeten betalen) en omdat voor een reëel beeld de kosten voor de incidentele inzet van ICTprojectleiders uit de opstelling is verwijderd.

Bovenstaande tabel laat zien dat de kostenverdeling (gemeten naar het begrotingsjaar 2024) bij het hostingsmodel (enkelvoudige centrumregeling) voor de drie gemeenten tot nagenoeg dezelfde kostenverdeling leidt als in de huidige situatie. De gemeente Rheden gaat € 8,3 miljoen betalen ipv € 8,6 en de gemeente Renkum € 5,2 miljoen ipv € 5,1 miljoen. De gemeente Arnhem gaat afgerond € 37,3 miljoen betalen ipv € 37,0 miljoen. Incidentele transitiekosten De onderzoekskosten, betreffende het opheffingsplan en de overkoepelende businesscase, zijn in beeld gebracht en kunnen conform de afspraken uit het intentiebesluit, op basis van de huidige lumpsumverdeling, naar rato worden verdeeld over de eigenaren van De Connectie. Na afronding van het invlechtingsplan worden de met de transitie gepaard gaande projectkosten in beeld gebracht en afgestemd met de deelnemers in de Connectie. De inrichtingskosten komen voor rekening van de gastheergemeente. Daar waar de project- en inrichtingskosten tot een hogere bijdrage leiden dan waarbij in het intentiebesluit rekening is gehouden, wordt hierover via de reguliere P&C-cyclus gerapporteerd. Risicoanalyse Er is voor de omvorming van De Connectie een onafhankelijke risicoanalyse uitgevoerd welke deel uitmaakt van het Invlechtingsplan.

Uitvoering Om tot de omvorming van De Connectie te komen en deze als centrumgemeenteregeling in te passen binnen de gemeente Arnhem worden de volgende stappen gezet: 1.

Via dit voorstel wordt een principebesluit genomen.

2.

Tevens is dit voorstel om advies voorgelegd aan de ondernemingsraad. De ondernemingsraad is nog niet in staat een advies uit te brengen als gevolg van het zeer korte tijdsbestek dat voor dit advies beschikbaar was. Het advies van de ondernemingsraad zal daarom op een later moment worden uitgebracht en voor de behandeling van het raadsvoorstel door de raad aan de stukken worden toegevoegd;

3.

Daarnaast streeft het college ernaar om voor de behandeling in de raad een besluit te nemen op de tussen de gemeente Arnhem en de gemeente Rheden te sluiten dienstverleningsovereenkomst, zodat deze beschikbaar is ten behoeve van de besluitvorming. Ook deze dienstverleningsovereenkomst zal worden toegevoegd aan de stukken voor de raad;

4.

Vervolgens wordt aan de raad een zienswijze gevraagd over het voorontwerp van de centrumgemeenteregeling;

5.

a. Eind dit jaar volgt een definitief besluit van de deelnemende colleges om de centrumgemeenteregeling De Connectie te treffen en hier via het principe “as-is” de benoemde onderdelen en taken onder te brengen die zich nu in de bedrijfsvoeringsorganisatie “De Connectie” bevinden.

4

COLLEGEVOORSTEL b. Voordat de centrumgemeenteregeling getroffen kan worden, dienen de colleges aan hun raden toestemming gevraagd te hebben; c. Tevens moet er dan een alleenrecht door de gemeenten Renkum en Rheden worden gevestigd ten faveure van de centrumgemeente Arnhem. 6.

Het eerste gedeelte van 2026 wordt de financiële verantwoording van de bedrijfsvoeringsorganisatie “De Connectie” vormgegeven en vindt de accountantscontrole op de jaarstukken 2025 plaats;

7.

a. Nadat alle (financiële) verplichtingen van de bedrijfsvoeringsorganisatie “De Connectie” zijn afgehandeld, wordt de procedure voor de opheffing van deze gemeenschappelijke regeling ingezet. b. Voordat het besluit tot opheffing kan worden genomen, vragen de colleges hiervoor toestemming hun raden (artikel 27, tweede lid Gemeenschappelijke regeling De Connectie).

8.

Na besluitvorming wordt in de 2e helft van 2025 in samenwerking met De Connectie gestart met het opstellen van het uitvoeringsplan en worden de voorbereidingen getroffen om met ingang van 1 januari 2026 de invlechting te realiseren.

Participatie en communicatie Ten behoeve van de communicatie van het bestuurlijk proces wordt er door de deelnemers en De Connectie in gezamenlijkheid een communicatieplan gemaakt.

Bijlagen  Zienswijze raad  Invlechtingsplan  Businesscase  Raadsvoorstel  Voorontwerp Centrumgemeenteregeling De Connectie

De Steeg, 24 juni 2025 Burgemeester en wethouders van Rheden,

Carol van Eert, burgemeester

Bart Drewes, gemeentesecretaris

5