BW voorstel Zelfevaluatie BRP en Reisdocumenten 2025 def3
Tekst van het document
COLLEGEVOORSTEL Onderwerp
Zelfevaluatie BRP en Reisdocumenten 2025 met rapportage
Datum collegevergadering
21 april 2026
Thema programmabegroting
Dienstverleningsagenda
Portefeuillehouder
Dorus Klomberg
Zaaknummer
Samenvatting Op grond van de Wet Basisregistratie Personen en de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland zijn wij verplicht een zelfevaluatie uit te voeren. De resultaten van beide Zelfevaluaties staan vermeld in een managementrapportage, die als bijlage bij dit voorstel is bijgevoegd. Over het algemeen zijn de resultaten goed. Daar waar op bepaalde deelprocessen(thema’s) onvoldoende is gescoord worden herstelacties uitgevoerd. In de rapportage worden acties cq aanbevelingen genoemd om tot een beter resultaat te komen, deze staan vermeld in de Argumenten.
Voorgesteld besluit van het college en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft: 1. 2. 3.
Vaststellen van de rapportages van de Zelfevaluaties BRP en Reisdocumenten 2025. Voorgestelde acties uit te voeren zoals omschreven in de paragraaf Argumenten. De rapportages na ondertekening aanbieden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en het Ministerie van Binnenlandse Zaken uitvoering door de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG).
Inleiding
Op grond van wetgeving is iedere Nederlandse gemeente verplicht om jaarlijks een zelfevaluatie uit te voeren naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie persoonsgegevens (BRP). Dit is een bevoegdheid van het college. En tevens de beveiliging rondom het aanvraag- en uitgifteproces van Paspoorten en Identiteitskaarten (Reisdocumenten). Dit is een bevoegdheid van de burgemeester. Dit betreft de: de Wet Basisregistratie Personen (Wbrp; artikel 4.3); de regeling BRP (artikel 21); de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 (PUN; artikel 94 lid 1). In de zelfevaluatiecyclus BRP en Reisdocumenten worden de vragen die meetellen voor de zelfevaluatie via 2 verschillende tools aangeboden: a) de Kwaliteitsmonitor en b) de ENSIAtool (Eenduidige Normering Single Information Audit). Jaarlijks stelt het college van B&W de zelfevaluaties vast en biedt deze aan aan de Autoriteit Persoonsgegevens en het Ministerie van Binnenlandse Zaken uitvoering door de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG).
Beoogd effect
In het continue proces van verbeteren, blijven we werken aan verbetering van de kwaliteit. Jaarlijks worden de verbeterpunten aangepakt en gemonitord.
1
COLLEGEVOORSTEL
Argumenten 2.1. Op grond van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 (PUN; artikel 94 lid 1) en de zelfevaluatie Reisdocumenten komen een aantal aanbevelingen naar voren. Hieronder wordt per aanbeveling weergegeven hoe we daarmee omgaan. 2.1.1. Voeg het C17 formulier toe aan de eigen administratie. (vraag 14). Deze aanbeveling nemen we over indien van toepassing. 2.1.2. Naast de eenmalig wijziging van de pincode na ontvangst, de pincode van de identificatiekaart elke 3 maanden wijzigen. (vraag 26). Deze aanbeveling nemen niet over. Er is geen noodzaak hiervoor. Bij de identificatiekaarten zijn de codes eenmalig gewijzigd. De applicaties hiervoor worden na sluitingstijd uitgezet en staan in een afgesloten ruimte in het gemeentehuis, dat onder supervisie staat van een erkend beveiligingsbedrijf. 2.1.3. bij wijziging van (interne) functie de geldigheid van de VOG checken (vraag 31). Deze aanbeveling nemen we over indien van toepassing. VOG’s worden eenmalig aangevraagd bij inhuur of indiensttreding. Bij vermoeden van schending van de integriteit wordt nogmaals een VOG aangevraagd. 2.1.4. U kunt mogelijk de functiescheiding aanpassen door een vierogen controle tijdens het aanvraagproces aan de balie toe te voegen (vraag 32). Deze aanbeveling nemen we niet over Vierogen aanbevelingscontrole is niet mogelijk bij de bedrijfsvoering.
Dit betekent een verdubbeling van de formatie/bezetting. Een extra controle (functiescheiding) volgt zie 2.1.5. hierna. 2.1.5. Een kopie van een in bezit zijnde document of in te leveren document, toe te voegen aan de aanvraag t.b.v. de 2e identiteitsvaststelling tijdens het verstrekken (vraag 33). Deze aanbeveling nemen we in 2026 over. Identiteit wordt nogmaals vastgesteld. Dit wordt gedaan in de 2e functiescheiding met de oude digitale aanvraag uit het aanvraagstation; of indien de oude aanvraag is gedaan bij een andere gemeente -en derhalve niet aanwezig in het aanvraagstation- een kopie van de houderpagina van het oude document.
2.2. Op grond van de Wet Basisregistratie Personen (Wbrp; artikel 4.3), de regeling BRP (artikel 21) en de zelfevaluatie BRP komen de volgende aanbevelingen naar voren. Hieronder wordt per aanbeveling weergegeven hoe we daarmee omgaan. 2.2.1. Een opleidingsplan opstellen en uitvoeren (vraag 3). Deze aanbeveling nemen we over. De huidige kennis en vaardigheidseisen dienen geactualiseerd te worden. 2.2.2. Een taak binnen de organisatie beleggen die ervoor zorgt dat de ontwikkelingen met betrekking tot wet- en regelgeving worden toegepast (vraag 4). Deze aanbeveling nemen we over. De evaluatie hierover dient nog geactualiseerd te worden. 2.2.3. Een proces inrichten voor het bijhouden van de signalen van de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (vraag 16).
2
COLLEGEVOORSTEL Deze aanbeveling nemen we over, het proces zal worden geactualiseerd en rollen en functies worden opnieuw vastgelegd. 2.2.4. Een proces inrichten om indien nodig een huisbezoek uit te voeren (vraag 17). Deze aanbeveling nemen we over, het proces zal worden geactualiseerd en rollen en functies worden opnieuw vastgelegd. 2.2.5. Controleren of het signaal bekend is bij andere afdelingen (vraag 18) . Deze aanbeveling nemen we over. Dit wordt gedaan bij het adresonderzoek, er wordt contact opgenomen met diverse afdelingen. 2.2.6. Signalen controleren op juistheid en actualiteit (vraag 18). Deze aanbeveling nemen we over en zal worden gedaan in het vooronderzoek. 2.2.7. De waarde in onderzoek opnemen op de persoonslijst (vraag 19). Deze aanbeveling nemen we over. 2.2.8. De relevante afdelingen binnen de gemeente op de hoogte brengen van bevindingen dievoor hen van belang zijn (vraag 20). Deze aanbeveling nemen we over. Buiten het proces van de LAA wordt deze informatie binnen de gemeente gedeeld daar waar nodig. 2.2.9. Resultaten van het onderzoek naar het inschrijven van een persoon als ingezetene zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen 6 maanden terugkoppelen in de WALAA (vraag 20). Deze aanbeveling nemen we over.
Kanttekeningen en/of risico’s N.v.t.
Financiën N.v.t. Bedrag (€)
Jaarschijf / jaarschijven
Eenmalige uitgaaf:
-
-
Investering:
-
-
Structurele lasten:
-
-
Uitvoering 1. Het college biedt de rapportages aan aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). 2. Team KCC Burgerzaken voert de aanvullende acties en verbeterpunten zoals vermeld bij Argumenten uit.
Participatie en communicatie
We communiceren over de resultaten en verbeteracties met Burgerzaken; waar mogelijk voor de ENSIA bij de ENSIA-coördinator, de CISO en de Informatiemanager.
Bijlagen 1.
Managementrapportage BRP en Reisdocumenten ZE 2025
3
COLLEGEVOORSTEL
De Steeg, 21 april 2026 Burgemeester en wethouders van Rheden,
Carol van Eert, burgemeester
Bart Drewes, gemeentesecretaris
De burgemeester van Rheden
Carol van Eerst, burgemeester
4