Brief toelichting financiering e-Depot Gelders Archief.pdf

CELDEkS AkCHIEE

gemeente Rhedcn

Ingekomen d.d

0 6 JULI Nummer: Behandelaar:

Kopie aari:

Gemeente Rheden T.a.v. het college van burgemeester en wethouders Postbus 9110 6994 ZJ De Steeg

Onderwerp Nummer Datum

: Uw brief inzake vaststelling financiele bijdrage 2021 d.d. 7 juni 2022, zaaknr. RHD-826011 : DB2022/9 : 4 juli 2022

Geacht college, Bij deze reageer ik namens het dagelijks bestuur van het Gelders Archief op uw vraag in uw in referte genoemde brief.

In het jaarverslag 2021 van het Gelders Archief is de toelichting op de voorziening opgenomen onder de toelichting op de baten en lasten, punt 8 (beginnend op pagina 15). In de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 15 december 2021 is de bijgevoegde notitie als onderbouwing voor het besluit behandeld. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geinformeerd.

Namens het dagelijks bestuur van het Gelders Archief,

Westervoortsedijk 67-D 6827 AT Arnhem T +31 (0)26 352 16 00 info@geldersarchief.nl www.geldersarchief.nl

Afg:

CEEDEkS AkCHIEE Aan Van Datum Onderwerp

NOTITIE

: het algemeen bestuur Gelders Archief : directie : 23 november 2021 : voorziening e-depot

Tot voor kort konden het Gelders Archief en zijn deelnemers gebruik maken van het Rijks e-Depot voor de opslag van digitale bestanden. Echter, nu het Rijk zich wenst terug te trekken per 1 januari 2024 uit de Regionaal Historische Centra (RHC's) is het niet meer toegestaan om digitale bestanden in het Rijks e-Depot op te slaan en dient het Gelders Archief c.q. zijn deelnemers zelf zorg te dragen voor een eigen e-depot.

Voor de ontwikkeling van een eigen e-depot stelt het Rijk middelen beschikbaar aan de RHC's, hetgeen binnenkort zal worden bevestigd in een brief van de minister. Deze middelen zijn: 1. € 100.000 voor de 10 RHC's gezamenlijk ter bevordering van de samenwerking. 2. € 100.000 eenmalig en € 50.000 gedurende 5 jaar voor de ontwikkeling van het eigen e-depot. Het totaalbedrag over een periode van 5 jaar is dus € 360.000. Op dit moment heeft het Gelders Archief een opdrachtgever voor het e-depot: de provincie Gelderland met een DVO tot 1 januari 2023. Het Gelders Archief wenst een adequaat e-depot aan te bieden aan zijn deelnemers en dient ook voor digitale, particuliere archieven te beschikken over een e-depot.

De kosten van een e-depot zijn inmiddels wat meer duidelijk. Een licentie voor de basismodules van een e-depot kost ongeveer € 50.000 per jaar en per terabyte (TB) komt daar ongeveer € 300 bij. Dit betreft de externe kosten in de meest eenvoudige vorm; de meer geavanceerde vorm kost ongeveer € 100.000 per jaar (mogelijke groeivariant). Daarnaast zijn er kosten voor de interne medewerkers die de deelnemers gaan ondersteunen om hun digitale bestanden in het e-depot te plaatsen en gaan zorgen voor preservering en beschikbaarstelling van het materiaal dat in het e-depot is opgenomen. Deze kosten worden binnenkort verwerkt in een geactualiseerd, landeiijk kostenmodel voor een edepot. Naar verwachting kan het Gelders Archief van de middelen van het Rijk de komende 5 jaar de externe kosten van een eigen e-depot bekostigen. Echter, dat is niet voldoende voor de ondersteuning door interne medewerkers. Vooralsnog is er een opdrachtgever en dus weinig inkomsten voor de werving van adequate medewerkers om het e-depot te implementeren en de deelnemers te adviseren. Het Gelders Archief heeft dus extra middelen nodig zodat het (samen met de door het Rijk beschikbaar gestelde middelen) voldoende basis heeft voor de aanschaf, implementatie en gebruik van een eigen e-depot voor de komende 5 jaren. Hierin wil het Gelders Archief ook graag zelf investeren.

Daarna is het noodzakelijk dat er voldoende opdrachtgevers zijn om het e-depot te continueren.

Het bestuur V7ordt verzocht om een "voorzieninq e-deoot" te treffen van € 400.000 uit het resultaat van het Gelders Archief c.g. de aloemene reserve.