Bijlage toeslagen-faq-machtiging.pdf

FAQ Machtigingsbesluit Vraag en antwoord over het machtigen van gemeenten om contact op te nemen met gedupeerde inwoners van de kinderopvangtoeslagaffaire

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Waarom is er gekozen voor het machtigen van gemeenten? Gemeenten spelen een belangrijke rol in het helpen van gedupeerde ouders. Een groot aantal gemeenten heeft zelfstandig acties opgezet om gedupeerde ouders op te roepen om contact te leggen met de gemeente, zodat deze kan helpen waar nodig. Meerdere malen is hierbij de nadrukkelijke wens geuit om als gemeente te beschikken over de gegevens van gedupeerde inwoners zodat gemeenten – met hun specialistische kennis en ervaring – zelf contact kunnen opnemen. Dit is niet alleen bevorderlijk voor het proces richting gemeentelijke hulp, maar zal het proces ook aanzienlijk kunnen versnellen. De afgelopen maanden heeft de VNG intensief gesprekken gevoerd met de Belastingdienst/Toeslagen over de mogelijkheid om deze gegevens te delen. De optie van machtiging is na overleg als meest passend naar voren gekomen, omdat de geldende wet- en regelgeving een zelfstandige gegevensoverdracht niet mogelijk maakt. Wat houdt de machtiging concreet in? Gemeenten worden gemachtigd om alle feitelijke handelingen te verrichten die nodig zijn om contact op te nemen met de gedupeerde inwoners en hen een hulpaanbod te doen op het gebied van huisvesting, inkomen, schulden, zorg en gezin. Is de gemeente automatisch gemachtigd? Nee, de machtiging behoeft instemming van het College.

Pas wanneer deze de machtiging heeft geaccepteerd door middel van een collegebesluit, kunnen de gegevens gedeeld worden. De VNG heeft hiervoor een concept collegebesluit opgesteld.

Heeft elke gemeente een machtigingsbesluit ontvangen? Nee, niet elke gemeente heeft een machtigingsbesluit ontvangen. In eerste instantie zijn de gemeenten gemachtigd waar gedupeerde ouders woonachtig zijn die zichzelf hebben gemeld bij de Belastingdienst/Toeslagen. Wanneer de gemeente geen machtigingsbesluit heeft ontvangen, betekent dit dat er vooralsnog geen gedupeerde ouders woonachtig zijn in die betreffende gemeente. Welke processtappen moeten er worden genomen om de gegevens te verkrijgen? De gemeente dient in te stemmen met de machtiging. Het College dient het machtigingsbesluit te ondertekenen. Onderdeel van het machtigingsbesluit is de verwerkersovereenkomst. Deze dient ook ondertekend te worden. Bij het machtigingsbesluit zijn de gebruikersvoorwaarden voor het portaal en een formulier toegevoegd voor het aanmaken van een account voor het portaal, welke gebruikt zal worden om de gegevensdeling te laten plaatsvinden. De gemeente dient een contactpersoon op te geven en de gebruikersvoorwaarden te accorderen. De volgende documenten dienen te worden geretourneerd om de gegevensdeling te kunnen laten plaatsvinden: 1. Het machtigingsbesluit, zoals ondertekend door het College; 2. Een geaccordeerde versie van de gebruikersvoorwaarden voor het portaal; 3. De gegevens van de contactpersoon voor wie een account zal worden aangemaakt; 4.

Een getekende versie van de verwerkersovereenkomst.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

1

Kan de gemeente de machtiging doorverlenen aan gemandateerde organisaties? In de huidige praktijk komt het voor dat het college van B&W de uitvoering van het sociaal domein laat uitvoeren door externe organisaties, zoals wijkteams, externe (private) schuldhulporganisatie etc. Deze organisaties zijn gemandateerd door de gemeenten. De organisaties verlenen hulp- en dienstverlening onder de regie en verantwoordelijkheid van gemeenten. In dat geval is nadrukkelijk opgenomen in het machtigingsbesluit dat de gemeente de machtiging kan doorverlenen aan de gespecialiseerde hulporganisatie. Belangrijk is dan wel dat de gemeente kijkt of de huidige verwerkersovereenkomst de nieuwe gegevensverwerking voldoende dekt. Mits nodig, kan er voor deze specifieke gegevensverwerking een nieuwe verwerkersovereenkomst worden afgesloten.

Welke gegevens ontvangt de gemeente van de Belastingdienst/Toeslagen? De gemeente zal de volgende gegevens ontvangen: • BSN • Naam • Adres • Telefoonnummer (mits bekend) • E-mailadres (mits bekend) Van welke inwoners worden er gegevens gedeeld? In eerste instantie zullen de gegevens worden gedeeld van inwoners die zich hebben aangemeld bij de Belastingdienst als gedupeerde in de kinderopvangtoeslagaffaire. Dit zijn er landelijk ongeveer 9000. In dit overzicht is het aantal ouders per gemeente dat zich bij de Belastingdienst/Toeslagen heeft gemeld als gedupeerde van de problemen bij de kinderopvangtoeslag. Op grond van deze lijst kan de gemeente een globale schatting maken van de hoeveelheid te ontvangen gegevens. Vervolgens zullen er tweemaandelijks gegevens worden gedeeld van inwoners die zich nieuw hebben gemeld bij de Belastingdienst/Toeslagen. Worden er ook gegevens gedeeld van inwoners die zich nog niet hebben gemeld bij de Belastingdienst/Toeslagen, maar waarvan wel bekend is dat zij gedupeerd zijn? In eerste instantie zullen de gegevens worden gedeeld van inwoners die zich wel al hebben gemeld bij de Belastingdienst/Toeslagen. Het machtigingsbesluit voorziet in de mogelijkheid om in de toekomst ook de gegevens te delen van inwoners die zich nog niet hebben gemeld.

Moet er elke keer door het College worden getekend als de Belastingdienst/Toeslagen een nieuwe lijst met gedupeerden doorstuurt? Nee, dit betreft een generieke machtiging voor de overdracht van gegevens tussen Belastingdienst/Toeslagen en gemeente. Hoe lang mag de gemeente de lijst van de Belastingdienst/Toeslagen met NAW-gegevens van gedupeerde ouders bewaren? Gegevens zijn per datum van verstrekking vier maanden beschikbaar voor de gemeente. Na deze periode dienen de gegevens vernietigd te worden. Wanneer de gemeente meer tijd nodig heeft om de gedupeerde te benaderen, kan de gemeente verlenging aanvragen. De gemeente dient daarvoor zes weken voor het verstrijken van de betreffende datum een verzoek in bij de Belastingdienst/Toeslagen.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

2

Moet de gemeente een terugkoppeling geven aan de Belastingdienst/Toeslagen? Ja. De gemeente moet iedere maand doorgeven met hoeveel gedupeerden (op aantal-niveau en niet op persoonsniveau) er geslaagd contact is gelegd. Er is afgesproken dat de VNG deze rapportages verzamelt en in één keer terugkoppelt aan de Belastingdienst/Toeslagen. Maandelijks zullen wij een vragenlijst onder de bij ons bekende contactpersonen verstrekken, waar het aantal geslaagd contactmomenten ingevuld kan worden. Wat gebeurt er als de gedupeerde ingaat op het hulpaanbod van de gemeente? Alleen voor wat betreft het eerste contactmoment geldt dat de gemeente (of gemandateerde van de gemeente) namens de Belastingdienst/Toeslagen contact opneemt. Wanneer de inwoner het hulpaanbod heeft geaccepteerd, start het reguliere hulpproces van de gemeente.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

3