Bijlage Selectieprocedure onderhandse aanbestedingen werken

Selectieprocedure onderhandse aanbestedingen voor civiele werken Asfalt werkzaamheden Elementen verhardingen Rioolwerkzaamheden Groenwerkzaamheden

Versie 05 (R. Rutten Gemeente Rheden) 28 april 2026

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ..........................................................................................................................................................3 1.1 Drempelbedragen .........................................................................................................................................3 1.1.1 Onderhandse enkel- en meervoudige aanbestedingen .......................................................................3 1.1.2 Openbare aanbestedingen ...................................................................................................................3 1.2 Aannemerslijsten ..........................................................................................................................................3 1.3 Doelstellingen ...............................................................................................................................................3

2. Keuze aannemer .................................................................................................................................................4 2.1 Algemene eisen .............................................................................................................................................4 2.2 Kerncompetenties ........................................................................................................................................5 2.2.1 Kerncompetenties asfalt werkzaamheden...........................................................................................5 2.2.2 Kerncompetenties elementen verharding............................................................................................5 2.2.3 Kerncompetenties Rioolwerkzaamheden ............................................................................................5 2.2.4 Kerncompetenties groenwerkzaamheden ...........................................................................................5 3.

Procedure ............................................................................................................................................................6 3.1 Loting ............................................................................................................................................................6 3.2 Evaluatieformulier ........................................................................................................................................6 3.3 Mutaties in eerste lijst ...................................................................................................................................7 3.4 Mutaties in tweede lijst .................................................................................................................................7 3.4.1 Aanmelding voor de tweede lijst...........................................................................................................7 4. Beheer..................................................................................................................................................................7 5. Afwijking ..............................................................................................................................................................7

2

1. Inleiding De gemeente Rheden maakt met deze selectieprocedure voor onderhandse aanbestedingen (enkelvoudig en meervoudig) het selectieproces van aannemers voor werken inzichtelijk en transparant. Het betreft hierbij specifiek werkzaamheden op het gebied van: • asfaltwerkzaamheden; • elementenverhardingen; • rioolwerkzaamheden; • groenwerkzaamheden. Hierbij wordt de geldende wet- en regelgeving gevolgd, waaronder de Aanbestedingswet 2012, de Gids Proportionaliteit en het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Rheden. Met deze selectieprocedure wordt gestreefd naar een inzichtelijk en rechtmatig selectieproces, in lijn met de grondbeginselen van het aanbestedingsrecht. Alle inschrijvers krijgen gelijke kansen op deelname, het proces vindt transparant plaats en de gestelde eisen (kerncompetenties) en voorwaarden zijn proportioneel en staan in verhouding tot de opdracht. Alle deelnemers die kans maken op de opdracht worden op gelijke wijze behandeld. Daarbij is er nadrukkelijk oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en wordt gestreefd naar het laagdrempelig inschrijven van lokale partijen.

1.1 Drempelbedragen 1.1.1 Onderhandse enkel- en meervoudige aanbestedingen Conform het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Rheden, zal de gemeente voor werken tot een bedrag van € 150.000, - enkelvoudig aanbesteden en daarboven tot € 3.000.000, - de meervoudig onderhandse procedure hanteren. Dit tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers van de eerste en tweede lijst opereren. In dat geval kan de B&W van de gemeente Rheden kiezen voor een andere procedure. 1.1.2 Openbare aanbestedingen Vanaf een geraamde opdrachtwaarde van € 3.000.000, - wordt een Werk openbaar aanbesteed en wordt de opdracht algemeen bekend gemaakt. Iedere geïnteresseerde aanbieder kan hier in principe voor inschrijven. Deze procedure hiervoor wordt verder niet in dit stuk beschreven. 1.2 Aannemerslijsten Voor het selecteren van een geschikte aannemer voor de in dit document specifiek genoemde werkzaamheden (asfaltwerkzaamheden, elementenverharding, rioolwerkzaamheden en groenwerkzaamheden), maakt de gemeente Rheden gebruik van zogenaamde aannemerslijsten. Deze zijn verdeeld in een eerste en tweede lijst en zijn simpel gezegd de lijsten met per werkveld geïnteresseerde en geschikte bedrijven. Deze bedrijven voldoen aan vooraf opgestelde algemene eisen en kerncompetenties.

De bedrijven op de lijsten hebben overigens niet de zekerheid dat ze bij elke aanbesteding uitgenodigd worden, maar hierover later meer. 1.3 Doelstellingen Met deze selectiemethode streeft gemeente Rheden de volgende doelen na: • Een objectief, transparant en eenvoudig selectieproces voor onderhandse uitvragen voor Werken; • Een manier om de markt te prikkelen en zich continu te blijven ontwikkelen. Om deel te nemen aan de aanbestedingen, zal een bedrijf o.a. een goede beoordeling moeten hebben en zal hij moeten voldoen aan de gestelde kerncompetenties; • Op een gestructureerde manier ervaringen met bedrijven vast te leggen en deze op een transparante manier meenemen in de selectie.

3

2. Keuze aannemer Bij een overheidsopdracht is onderscheid te maken in ‘Werken’, ‘Leveringen’ en ‘Diensten’. Deze selectieprocedure beschrijft in hoofdzaak de keuze voor een aannemer bij ‘Werken’ specifiek voor de eerder genoemde werkzaamheden. ‘Werken’ betreffen alle civieltechnische projecten; hieronder valt bijvoorbeeld aanleg van riolering, een wegreconstructie of de aanleg van een weg e.d. Onderhoudswerkzaamheden die verder gaan dan het enkel in stand houden van het werk en verbouwingswerkzaamheden vallen veelal ook onder ‘Werken’. Gemeente Rheden komt bij ‘Werken’ tot een keuze van een aannemer via het hanteren van een stelsel van ‘eerste’ en ‘tweede lijst’. De eerste lijst bestaat uit de aannemers die de afgelopen drie jaren projecten met de beoordeling “goed” of “voldoende” hebben afgerond en beschikken over de uitgevraagde kerncompetenties. De tweede lijst bestaat uit aannemers die de afgelopen drie (kalender)jaren geen projecten hebben uitgevoerd binnen de gemeente Rheden of met een onvoldoende, maar wel voldoen aan de kerncompetenties. Gemeente Rheden bepaalt de geschiktheid van aannemers aan de hand van de uitgevraagde kerncompetenties. Daarna worden de geschikt bevonden aannemers volgens de in het volgende hoofdstuk beschreven procedure uitgenodigd om een inschrijving te doen. Gemeente Rheden heeft de werken opgedeeld in een aantal categorieën: • • • •

Asfalt werkzaamheden Werkzaamheden Elementen verharding Rioolwerkzaamheden Groenwerkzaamheden

Bij het ingaan van deze selectieprocedure worden de partijen op lijst 1 en 2 gevraagd de benodigde documenten aan te leveren die bewijzen dat ze voldoen aan de algemene eisen en kerncompetenties. 2.1 Algemene eisen De uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zijn: • Rechtsgeldig ondertekend Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Vervaldatum = 2 jaar na ondertekening. • Bewijs inschrijving handelsregister (niet ouder dan 2 jaar) • Gedragsverklaring aanbesteden (2 jaar geldig na datum document) • Verklaring belastingdienst betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen (2 jaar geldig na datum document) • Ten minste 1 door opdrachtgever ondertekende referentie binnen afgelopen 3 jaar overeenkomstig één of meerdere categorieën • Het bedrijf moet beschikken over een VCA**-certificering (Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM) Checklist Aannemers voor Operationeel Leidinggevenden).

4

2.2 Kerncompetenties 2.2.1 Kerncompetenties asfalt werkzaamheden • In de periode van 3 jaar voor datum indiening aanmelding een opdracht op het gebied van asfaltwerkzaamheden naar tevredenheid zelf te hebben uitgevoerd voor een gefactureerd bedrag van minimaal € 500.000, - exclusief BTW. • Min. 1000 m2 asfaltverharding 2.2.2 Kerncompetenties elementen verharding • In de periode van 3 jaar voor datum indiening aanmelding een opdracht op het gebied van elementenverharding naar tevredenheid zelf te hebben uitgevoerd voor een gefactureerd bedrag van minimaal € 500.000, - exclusief BTW. • Minimaal 1000 m2 elementenverharding 2.2.3 Kerncompetenties Rioolwerkzaamheden • In de periode van 3 jaar voor datum indiening aanmelding een opdracht op het gebied van rioolwerkzaamheden naar tevredenheid zelf te hebben uitgevoerd voor een gefactureerd bedrag van minimaal € 500.000, - exclusief BTW. • Aanleg minimaal 200 m1 pvc-riolering, met minimale diameter Ø 315 mm1 • Aanleg minimaal 50 m1 beton riolering, met minimale diameter Ø500 mm1 2.2.4 Kerncompetenties groenwerkzaamheden • In de periode van 3 jaar voor datum indiening aanmelding een opdracht op het gebied van groenwerkzaamheden naar tevredenheid zelf te hebben uitgevoerd op het gebied van aanleg groenvoorzieningen voor een gefactureerd bedrag van minimaal € 200.000, - exclusief BTW.

5

3. Procedure De begroting van de opdracht bepaalt hoeveel aannemers er uitgenodigd worden voor de aanbesteding: •

Bij werken waarvan de raming beneden de € 150.000, - valt, wordt in principe één aannemer van de eerste lijst geselecteerd via loting. Gemeente Rheden maakt eerst een selectie van geschikte aannemers voor het betreffende werk uit de eerste lijst, op basis van de voor dat werk benodigde kerncompetenties. Door middel van loting wordt vervolgens één aannemer uit deze selectie aangewezen om een aanbieding te mogen doen. Indien gezien de aard van de opdracht concurrentie in de aanbieding is gewenst behoudt gemeente Rheden zich het recht voor om meerdere aannemers uit de eerste lijst te selecteren, op de wijze die navolgend is beschreven in lijn met de proportionaliteitsbeginselen. Mocht de aard van de werkzaamheden dusdanig specifiek zijn dat het wenselijk is zelf een partij te selecteren, dan is dit (mits goed gemotiveerd) toegestaan. Hierbij kan zowel de eerste als tweede lijst worden geraadpleegd.

•

Bij werken waarvan de raming tussen de € 150.000 en € 1.000.000, - valt, worden door de projectleider twee aannemers van de eerste lijst geselecteerd en hierbij wordt waar mogelijk rekening gehouden met de potentiële lokale markt en het MKB. Als er een lokale partij geschikt bevonden wordt dan maakt die onderdeel uit van de twee geselecteerde aannemers. De derde partij wordt door middel van loting tussen de partijen van de tweede lijst bepaald. Er worden in totaal minimaal drie aannemers geselecteerd. Indien bij de geselecteerde bedrijven sprake is van moeder-dochter- of dochter-dochterrelatie dan kan slechts één van die bedrijven gekozen worden.

•

Bij werken waarvan de raming tussen de € 1.000.000,- en de €3.000.000,- valt, worden door de projectleider drie aannemers van de eerste lijst geselecteerd en hierbij wordt waar mogelijk rekening gehouden met de potentiële lokale markt en het MKB. Als er een lokale partij geschikt bevonden wordt dan maakt die onderdeel uit van de drie geselecteerde aannemers. De twee andere aannemers worden door middel van loting tussen de partijen van de tweede lijst bepaald. Er worden in totaal maximaal vijf aannemers geselecteerd. Indien bij de geselecteerde bedrijven sprake is van moeder-dochter- of dochter-dochterrelatie dan kan slechts één van die bedrijven gekozen worden.

3.1 Loting De loting wordt uitgevoerd door minimaal twee medewerkers van de gemeente Rheden. De namen van de aannemers worden afzonderlijk in ondoorzichtige balletjes gedaan. Deze balletjes worden in een pot gedaan en dan volgt de loting. De gehele procedure met uitslag van de keuze voor de geselecteerde partijen van de eerste lijst wordt vastgelegd in een proces verbaal. Alle balletjes moeten worden geopend tijdens de loting (bewijs dat alle partijen meedoen). Wanneer een partij 5 keer in een kalenderjaar is geselecteerd moet de gemeente deze partij uitsluiten voor volgende loting. Zodoende krijgen andere partijen een kans. Alle proces-verbalen worden opgeslagen en er wordt bijgehouden wie hoe vaak is uitgenodigd en aan welke aannemer het werk is gegund. 3.2 Evaluatieformulier Na realisatie van elk project, ook projecten die middels een (niet-) openbare procedure zijn aanbesteed dient een evaluatieformulier ingevuld te worden. Het format voor het evaluatieformulier is als bijlage toegevoegd. Deze evaluatie wordt uitgevoerd door toezichthouder, directievoerder en projectleider. Zijn er vragen over de beoordeling en evaluatie of ben je het ergens niet mee eens dan volgt er een gesprek tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer.

6

3.3 Mutaties in eerste lijst Indien de aannemer een onvoldoende scoort (lager dan 6) over het geheel en/of meer dan 5 onvoldoendes scoort op de verschillende onderdelen, wordt de aannemer van de eerste lijst gehaald en komt de aannemer op de tweede lijst. De onderdelen uit de beoordeling zijn: • Aanbesteding. • Kwaliteit geleverde werkzaamheden. • Uitvoering organisatorisch. • Communicatief. • Administratief. • Sterke/zwakke punten. Indien een aannemer, die op de tweede lijst staat een voldoende (6 of hoger) scoort over het geheel én tenminste 9 voldoendes op de verschillende onderdelen genoemd in de beoordeling wordt deze aannemer toegevoegd aan de eerste lijst. 3.4 Mutaties in tweede lijst Mutaties op de tweede lijst zijn enkel mogelijk indien: • Een aannemer zich bij de gemeente Rheden aanmeldt en voldoet aan de algemene eisen en kerncompetenties. 3.4.1 Aanmelding voor de tweede lijst Door zich aan te melden verklaart het bedrijf zich akkoord met de volgende voorwaarden: • Een bedrijf meldt zich alleen aan voor de werkvelden waar hij aantoonbaar expertise en ervaring in heeft. Deze expertise zal moeten blijken uit de kerncompetenties die per categorie van toepassing zijn.

• Indien een bedrijf onderdeel is van een concern en er een ander bedrijf van het betreffende concern op de lijsten staat, dan wordt dit bedrijf pas toegelaten op de lijst indien de bedrijven op verzoek van de gemeente kunnen aantonen dat alle bedrijven uit dit concern ieder onafhankelijk van de ander kunnen inschrijven op werken. De gemeente Rheden bepaalt of er eventueel ruimte is voor het toelaten van aanvullende partijen tot de tweede lijst. De te verwachten hoeveelheid werk t.o.v. het aantal partijen op de lijsten is daar een belangrijke graadmeter in. De aanmeldingsprocedure voor nieuwe partijen geschiedt als volgt: • Een partij meldt zich aan via projectcoordinatie@rheden.nl • Bij voldoen aan de algemene eisen en kerncompetenties wordt de partij op de tweede lijst geplaatst.

4. Beheer Een projectleider binnen het team IBOR, beheert de eerste en tweede lijst. Deze persoon draagt de zorg voor het actueel houden van de lijsten en controleert, middels de lijsten of de juiste aannemers geselecteerd zijn voor inschrijving bij onderhandse aanbestedingen. De medewerker zal de lijsten voortdurend actualiseren op basis van de inschrijvingen en de uitkomsten van de evaluatieformulieren. Het aanleveren van de evaluatieformulieren is en blijft de verantwoordelijkheid van de projectleider. Een senior projectleider binnen het team IBOR is in dit alles voortdurend betrokken als tweede beoordelaar.

5. Afwijking In het geval van onderhandse opdrachten voor specifieke werkzaamheden waarin deze richtlijn niet voorziet, kan gemeente Rheden zulks ter beoordeling van de daartoe gemandateerde functionaris afwijken van deze regeling voor het selecteren van geschikte aannemers, mits dit binnen de Aanbestedingswet 2012 en Gids Proportionaliteit past.

7