Bijlage B Overzicht relevante afspraken en contactpersonen

Bijlage B Relevante afspraken en contactpersonen beheer DRISdisplays in OV-Oost In deze bijlage is een overzicht opgenomen van relevante afspraken en contactpersonen met betrekking tot het beheer tussen Provincie, Ketenbeheer(der), Leverancier en Wegbeheerder B.1

Terminologie

Binnen deze bijlage worden de volgende termen gebruikt. Term Aanvrager Beheerinformatie

Beheerteam DRIS OV-Oost Haltelijst (Bijlage A) Kantoortijden Ketenbeheer

Leverancier

OV-Oost

Penvoerder

Provincie Tactisch Beheerder

Wegbeheerder

Omschrijving De Aanvrager is de partij die een verzoek indient voor het (ver) plaatsen of verwijderen van een DRIS-display. Alle informatie die benodigd is om het beheren van de DRISdisplays door Leverancier en Ketenbeheer mogelijk te maken. Onder andere Haltelijst (Bijlage A) is hier een onderdeel van. Het gezamenlijke beheerteam van de Provincies. Een overzicht van de DRIS-displays op het grondgebied van Wegbeheerder (Bijlage A). Maandag t/m vrijdag 08:30 – 17:00, excl. nationaal erkende feestdagen De 1e lijn helpdesk. Zij zijn verantwoordelijk voor het aanmaken van meldingen en het zorgdragen dat de melding correct wordt afgehandeld. Ketenbeheer is onderdeel van de afdeling OV-data van het Samenwerkingsverband DOVA, waaraan de Provincies deelnemen. Partij of combinatie van Partijen aan wie de Provincie het contract voor de implementatie, beheer en onderhoud van de DRIS-displays heeft gegund. Zij zijn verantwoordelijk dat de DRIS-displays technisch en functioneel correct werken. De brede samenwerking van de provincie Flevoland, Gelderland en Overijssel voor het beheer en ontwikkeling van het regionale OV in de drie Provincies, waarvoor zij menskracht en middelen bundelen.

Provincie die in het kader van het beheer van de DRIS-displays bij bushaltes namens de Provincies Overijssel, Gelderland en Flevoland optreedt en namens de drie Provincies benoemd is als eerste aanspreekpunt voor uitvoering van het beheer. Eén van de Provincies Flevoland, Gelderland of Overijssel. Tactisch Beheerder is een rol binnen het gezamenlijke beheerteam van de Provincies. Deze perso(o)n(en) is (zijn) verantwoordelijk voor de dagelijkse afhandeling van meldingen over DRIS-displays. De organisatie die belast is met de aanleg, het beheer, onderhoud, optioneel organisatie en betaling van de stroom en beschikbaar stellen van weginfrastructuur.

1

B.2

Contactgegevens

Rol Ketenbeheer Leverancier

Tactisch beheerder Wegbeheerder

B.3

Telefoon 085 – 500 60 59 Kantoortijden: 070 – 301 52 15 Noodnummer (buiten Kantoortijden): 06 – 518 20 335 (17:00 – 08:30) 06 – 10 707 196

Email ovdata@dova.nl helpdesk@surtronic.nl

<>

<>

EH.v.Ek@overijssel.nl

Werkafspraken

Tussen Provincie, Ketenbeheer(der), Leverancier en Wegbeheerder zijn de volgende processen de meest belangrijke: - Verstoringen van DRIS-displays zie par. B.3.1; - Aanvragen voor het (ver-) plaatsen of verwijderen van DRIS-displays, zie par. B.3.2.

2

B.3.1 Verstoringen van DRIS-displays In Figuur 1 is een grafische weergave gegeven van het proces in geval van verstoringen van een DRIS-display.

Figuur 1 - Procesbeschrijving storingsmelding

3

Processtapbeschrijvingen Onderstaand worden de verschillende stappen zoals grafisch weergegeven in Figuur 1 beschreven. Indien een stap van toepassing voor een urgente melding, is deze oranje gekleurd. Een urgente melding betekent dat er direct actie ondernomen moet worden om de veiligheid van de omgeving te garanderen. Stap # 1

Processtap Storingsmelding

2

Urgent?

3

Kantoortijden?

4

Meld telefonisch bij Leverancier

5

Meld storing bij Ketenbeheer

Omschrijving Wegbeheerder constateert een verstoring van een DRIS-display. Wegbeheerder dient te controleren of de storing zodanig is dat de veiligheid van de omgeving niet kan worden gegarandeerd. Indien dit het geval is, dan dient deze melding urgent afgehandeld te worden. Indien de storing urgent is, dient gecontroleerd te worden of het binnen of buiten Kantoortijden is. Indien de storing zich voordoet buiten Kantoortijden en het urgent is, dient de Leverancier telefonisch geïnformeerd te worden. Hiervoor kan het mobiele nummer worden gebruikt, zie tabel in par. B.2. De volgende gegevens dienen minimaal te worden doorgegeven: - Aard storing - Locatie (haltenaam of NL:Q-nummer) - Richting - Contactpersoon en -gegevens. Indien de storing urgent is en binnen Kantoortijden valt, dient telefonisch contact opgenomen te worden met Ketenbeheer. Indien de storing niet urgent is, kan de melding via DRISmelding.nl of per email worden gedaan.

6

Meld bij Leverancier

7

Melding

8

Locatie veilig?

De volgende gegevens dienen minimaal te worden doorgegeven: - Omschrijving storing; - Locatie (haltenaam of NL:Q-nummer) - Richting - Contactpersoon en -gegevens. Ketenbeheer zal de storing in behandeling nemen en deze doorzetten volgens afspraken doorzetten naar de Leverancier. Storingsmelding zoals doorgezet naar Leverancier. De volgende gegevens dienen minimaal te worden doorgegeven: - Omschrijving storing; - Locatie (haltenaam of NL:Q-nummer) - Richting - Contactpersoon en -gegevens. Leverancier zal bepalen of de locatie veilig is.

4

9

Stel locatie veilig

10

Handel melding af (Leverancier)

11

Afgehandeld?

12

Gereedmelding

13

Handel melding af (Ketenbeheer)

14

Gereed?

15

Kosten verhalen?

16

Kosten verhalen

17

Sluit melding

18

Gereedmelding

De locatie wordt veiliggesteld. Dit kan door afzettingen of door het (tijdelijk) verwijderen van het DRIS-display. Leverancier zal zorgdragen dat de storing zo snel mogelijk zal worden opgelost binnen de contractuele afspraken tussen Leverancier en Provincie. Na het oplossen zal door Ketenbeheer gecontroleerd worden of de storing inderdaad verholpen is en alles weer werkt volgens afspraken. Leverancier zal een gereedmelding doen richting Ketenbeheer. Indien de storing nog niet correct is verholpen, zal Leverancier nog verder werken aan de oplossing. Terugkoppeling aan Ketenbeheer dat de storing verholpen is. Ketenbeheer zal na afmelding controleren of alles correct werkt en dus de melding afgehandeld is. Ketenbeheer zal controleren of het gehele proces gereed is. Indien ja, dan zullen de vervolgstappen worden uitgevoerd. Indien nee, dan zal Ketenbeheer de benodigde stappen (laten) uitvoeren om de storing volledig af te handelen. Door de Tactisch Beheerder zal gecontroleerd worden of de kosten voor de reparatie/vervanging van het DRIS-display verhaald kunnen worden op de veroorzaker van de schade. Indien mogelijk, worden de kosten verhaald op de veroorzaker. Als het gehele proces is doorlopen, zal de melding worden gesloten door Ketenbeheer in samenspraak met de melder (Wegbeheerder).

Opmerking: Gedurende het proces zal door Ketenbeheer en/of Leverancier de melder op de hoogte worden gehouden van de status.

5

B.3.2 (Ver-) plaatsen of verwijderen DRIS-display In Figuur 2 is een grafische weergave gegeven van het proces in geval van het aanvragen van het (ver-) plaatsen of verwijderen van een DRIS-display.

Figuur 2 – Nieuw / verplaatsing / verwijdering DRIS-display

6

Processtapbeschrijvingen Stap # 1

Processtap Aanvraag

2

Analyseer aanvraag

3

Akkoord?

4

Afwijzing

5

Vraag offerte op

6

Stel offerte op

7 8

Offerte Controleer offerte

9

Offerte

10

Controleer offerte

11

Offerte akkoord?

12

Geef opdracht

13 14

Opdracht Installeer/Verplaats/ Verwijder

Omschrijving De Aanvrager vraagt de (ver-) plaatsing of verwijdering van een DRIS-display aan. Deze wordt per e-mail doorgezet naar de Tactisch Beheerder. De Tactisch Beheerder zal de aanvraag controleren op correctheid en volledigheid. Eventueel zal additionele informatie opgevraagd worden bij de Aanvrager. In samenspraak met het Beheerteam DRIS OVOost, Penvoerder en indien nodig Provincie en Wegbeheerder, wordt besloten of deze aanvraag in behandeling kan worden genomen. Indien niet, zal een onderbouwde afwijzing worden teruggekoppeld aan de Aanvrager. Een afgewezen aanvraag zal onderbouwd worden teruggekoppeld aan de Aanvrager. Het is aan de Aanvrager dan om te bepalen of de aanvraag zal worden aangepast en opnieuw zal worden ingediend of dat de aanvraag zal worden stopgezet. Indien de Aanvrager besluit om de aanvraag aan te passen en opnieuw in te dienen, zal opnieuw begonnen worden met stap 1 van dit proces. Aan de hand van de aanvraag zal de Tactisch Beheerder bij de Leverancier een offerte opvragen. Hierbij zullen de contractuele afgesproken prijzen leidend zijn (zie Bijlage D). De Leverancier zal een offerte opstellen voor de uitvraag. De offerte voor de aanvraag. De Tactisch Beheerder zal de offerte controleren. Indien er onduidelijkheden zijn, zal in overleg met de Leverancier, de offerte verduidelijkt worden.

Vervolgens zal de offerte worden doorgezet naar de Aanvrager. De door de Tactisch Beheerder gecontroleerde offerte behorende bij de aanvraag. N.b.: Eventuele additionele kosten voor bijvoorbeeld de af- en/of aansluiting op het energienetwerk, zijn geen onderdeel van deze offerte. De Aanvrager zal de offerte controleren. Indien er onduidelijkheden zijn, kan in overleg worden getreden met de Tactisch Beheerder. Indien de offerte akkoord is, zal de Aanvrager dit melden aan de Tactisch Beheerder. Indien niet, dan zal de aanvraag niet verder in behandeling worden genomen en worden teruggekoppeld aan de Tactisch Beheerder. Tactisch Beheerder zal een officiële opdracht geven aan de Leverancier. De officiële opdracht richting de Leverancier. De Leverancier zal de opdracht afhandelen. Als dit gereed is, zal dit worden teruggekoppeld aan de Tactisch Beheerder.

7

15

Opdracht afgehandeld?

16

Update Beheerinformatie

17

Stel factuur op

18

Factuur Leverancier

19

Controleer factuur

20

Factuur Provincie

21

Betaal factuur aan de Provincie Betaal factuur aan Leverancier

22

De Tactisch Beheerder zal controleren of de aanvraag correct is afgehandeld. Indien niet, zal de Tactisch Beheerder in overleg treden met de Leverancier en zorgdragen dat openstaande acties worden afgehandeld. De Tactisch Beheerder zal ervoor zorgdragen dat alle informatie over de aanpassing correct verwerkt wordt in de Beheerinformatie. Onder andere zal een update van de Haltelijst (zie Bijlage A) opgestuurd worden naar de Wegbeheerder, zie par. B.3.3. Na afhandeling van de aanvraag zal de Leverancier de factuur opstellen en naar de Tactisch Beheerder sturen. De factuur voor de (ver-) plaatsing/verwijdering van het DRIS-display. De Tactisch Beheerder zal de factuur controleren. Indien noodzakelijk zal in overleg worden getreden met de Leverancier om onduidelijkheden te verklaren. De Tactisch Beheerder zal een factuur versturen naar de Aanvrager met alle kosten gespecificeerd. De factuur zal worden betaald door de Aanvrager aan Provincie. De Provincie zal de factuur betalen aan de Leverancier.

Opmerking: Gedurende het proces zal de Aanvrager door de Tactisch Beheerder op de hoogte worden gehouden van de status. Doorlooptijden Bij een aanvraag voor een verplaatsing of verwijdering dient de Aanvrager rekening te houden met de doorlooptijden/werkprocessen bij de Provincie. De doorlooptijden zijn als volgt: - Verplaatsen/Verwijderen klein DRIS-display: 6 weken - Verplaatsen/Verwijderen groot DRIS-display: 16 weken. Hier is een belangrijke afhankelijkheid van de netbeheerder i.v.m. afkoppelen stroom. Nieuwe DRIS-displays Bij aanvragen voor nieuwe DRIS-displays is de planning afhankelijk van het aantal op voorraad zijnde DRIS-displays. Wanneer er geen op voorraad zijn, dienen deze nog geproduceerd te worden. Hiervoor zal de Tactisch beheerder een offerte-uitvraag bij de DRIS-leverancier doen en een planning opvragen. Let op: Een verzoek tot plaatsing van een nieuw DRIS-display (in aanvulling op Bijlage A) via het gezamenlijke contract van de provincies kan alleen gedurende de looptijd van Implementatie- en Beheerovereenkomst. Let wel, gedurende de looptijd van de Beheerovereenkomst kunnen Displays niet meer in grote aantallen besteld worden. Het betreft derhalve enkel incidentele aanvullingen vanwege een concessiewijziging.

8

Additionele kosten Buiten de kosten die op de offerte zijn geplaatst, kunnen er additionele kosten zijn, zoals bijvoorbeeld de af- en/of aansluiting op het energienetwerk en specifiek voor Gelderland de beheerkosten: • Voor de af- en aansluiting op het energienetwerk zal de Leverancier dit proces afhandelen namens en in overleg met de Wegbeheerder. Deze kosten zullen door de netbeheerder rechtstreeks aan de Wegbeheerder worden doorbelast. • Specifiek voor de betaling van de beheerkosten in Gelderland van een nieuw geplaatste of herplaatste DRIS-display zijn twee mogelijkheden: o Indien de (her-) plaatsing van het DRIS-display volgens het beleid van provincie Gelderland nodig is, worden de beheerkosten gedragen door de provincie Gelderland; o Indien de (her-) plaatsing van het DRIS-display niet volgens het beleid van provincie Gelderland nodig is, worden de beheerkosten gedragen door de Wegbeheerder en bij aanvraag voor de resterende duur van de Beheerovereenkomst vooraf afgekocht tegen de beheerprijzen zoals genoemd in bijlage D. De resterende duur van de Beheerovereenkomst kan bij de Tactisch beheerder worden opgevraagd. B.3.3 Nieuwe versie Haltelijst (Bijlage A) Na elke wijziging in het DRIS-displays areaal op het verantwoordelijkheidsgebied van de Wegbeheerder zal een nieuwe versie van de Haltelijst (Bijlage A) worden verstrekt.

Deze zal per email worden verstuurd naar de contactperso(o)n(en), zoals vermeldt in par. B.2.

9