Bijlage 2 presentatie orienterende vergadering 5 maart (24.23)

Concept plan van aanpak “Slagkracht in samenwerking”

Rondetafelgesprek 5 maart 2024

Aanleiding

Motie Draagt de raad en het college op: 1. Een werkgroep ‘Slagkracht in samenwerking’ in te stellen met een vertegenwoordiging vanuit de raad, college én ambtelijke organisatie onder voorzitterschap van de voorzitter van de raad en begeleiding van de griffie(r); 2. Met als opdracht een Plan van Aanpak op te stellen dat ingaat op de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek (waaronder het Rhedens Manifest) en het voorziene Perikles advies; 3. In het Plan van Aanpak een duidelijk onderscheid te maken wie (raad, college of ambtelijke organisatie) welke aanbeveling oppakt of (beargumenteerd) niet overneemt; 4. Dit Plan van Aanpak te presenteren in een rond de tafelgesprek voor 1 april 2024.

Uitvoering aan de motie • Werkgroep samengesteld via TAC 27/11 • In twee bijeenkomsten gekomen tot een kort en krachtig concept plan van aanpak • Is nog niet 100% dichtgetimmerd, maar laat ruimte voor iedereen het zijn immers onze eigen aanbevelingen en niet die van de werkgroep • Balans in zorgvuldigheid en snelheid • Vandaag: oriënterend bespreken of we op de goede weg zitten, leidend tot een definitief plan van aanpak voor de cyclus van april

Onze visie op de aanpak

Onze visie op de aanpak

Constatering • Aanbevelingen raadscommunicatieplan niet verder uitgewerkt, want al vastgesteld door de raad in januari (dus gaan we gewoon doen)

Vraag • Herkennen jullie je in de visie?

Rondetafelgesprek We lopen alle 16 aanbevelingen langs, maar sommige kunnen worden gecombineerd Volgorde a.d.h.v. first things first:

= 3e ronde met aanbevelingen = 1e ronde met aanbevelingen = 2e ronde met aanbevelingen Leden werkgroep kunnen toelichting geven en noteren wat gezegd is Duurt het te lang dan gaan we door (= agree to disagree)

Leeswijzer PvA en aanbevelingen • Balans zoeken tussen snelheid en zorgvuldigheid in uitvoering aanbevelingen Groen = hoge prioriteit, uitvoering voor 1 september 2024 Oranje = minder hoge prioriteit, uitvoering voor 1 januari 2025 Rood = aanbeveling wordt niet opgepakt

Geef ook aan als je dit anders ziet!

RONDE 1

Aanbeveling 1 Aanbeveling • Zoek naar mogelijkheden het raadswerk makkelijker te maken • = oranje én zaak van lange adem (Proces)voorstel werkgroep/stand van zaken/denkrichtingen: • Is “paraplu” voor alle andere aanbevelingen • Vandaar niet alle aanbevelingen uitvoeren of aansluiten bij lopende initiatieven • Voorstel praktische maatregelen: • opnieuw kijken naar de ICT voorziening voor raadsleden – en volgers en de toegankelijkheid van oude stukken/iBabs • zorgen voor duidelijke regels (RvO herzien én handhaven) • de inzet van raadsvolgers • het mogelijk maken van inloopspreekuren Dilemma’s/aandachtspunten/vragen voor gesprek: • Is dit voldoende?

Aanbeveling 3 Aanbeveling • Geef de Agendacommissie een organiserende rol (Proces)voorstel werkgroep/stand van zaken/denkrichtingen: • Separate strategische agendacommissie in leven roepen met enkele raadsleden • Niet per se fractievoorzitters maar selecteren op non-politieke nuance en strategische analyse • Een verbindend karakter met oog positie, behoefte én werkdruk van de raad en brengt advies uit aan de raad/BCO.

Dilemma’s/aandachtspunten/vragen voor gesprek: • De werkgroep zoekt voor de uitwerking hiervan raadsleden die deze aanbeveling nader vorm en inhoud wil geven. • Wie wil meedenken in de opzet hiervan? Geef namen door!

Aanbeveling 4 + 8 Aanbeveling • Investeer in het goed met elkaar van mening verschillen en in argumentatieve vaardigheden • Maak met elkaar afspraken om tot een effectiever debat te komen (Proces)voorstel werkgroep/stand van zaken/denkrichtingen: • Training afnemen voor raadsleden, raadsvolgers én voorzitters door Perikles • Daarnaast meer ruimte tijdens BCO om elkaar feedback te geven over waar we verbeterpunten zijn bij elkaars fracties? • Cultuur van de raad verder onderzoeken. Wat voor een soort vergaderraad willen we zijn? Welke vaardigheden streven wij na ter bevordering van welke doelen? Dilemma’s/aandachtspunten/vragen voor gesprek: • Extra avonden = extra werkdruk? • Verplicht stellen voor iedereen?

Aanbeveling 5 Aanbeveling • Neem een oordeelvormende fase op (Proces)voorstel werkgroep/stand van zaken/denkrichtingen: • Nu (nog) niet een keuze maken voor model 1 of 2 maar even de tijd nemen voor inspiratie van een aantal vergadermodellen • Wel alvast de volgende uitgangspunten leidend laten zijn: • We hebben een vaste vergaderavond (dinsdag) en een vaste fractieavond (donderdag) • We gaan uit van het BOB-model, beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming • Parallel vergaderen is mogelijk • Er kan flexibeler worden omgegaan met het agenderen van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming op één avond • Er moet meer ruimte zijn voor inwoners om laagdrempelig aan te schuiven • …? •

Voor de zomer 1 of 2 gemeenten bezoeken die werken met het BOB-model, na de zomer concrete vertaling. Invoering per 1 januari 2025 in het nieuwe gemeentehuis.

Dilemma’s/aandachtspunten/vragen voor gesprek: • De werkgroep zoekt voor de uitwerking hiervan raadsleden die deze aanbeveling nader vorm en inhoud wil geven. • Wie wil meedenken in de opzet hiervan? Geef namen door!

Aanbeveling 9 Aanbeveling • 9. Organiseer een training over de meer proactieve raadsinstrumenten (Proces)voorstel werkgroep/stand van zaken/denkrichtingen: • = rood dus gaan we niet oppakken! Dilemma’s/aandachtspunten/vragen voor gesprek: • Wordt soms al gedaan • Alleen noodzakelijk bij (politieke) noodzaak • In dit geval: vraag advies griffie • Verder is er een “Instrumentenwijzer Rheden” (2023) beschikbaar op iBabs in raadsinformatie

Aanbeveling 11 Aanbeveling • Besluit tot het opstellen van een toekomstagenda (Proces)voorstel werkgroep/stand van zaken/denkrichtingen: • = rood dus gaan we niet oppakken! Dilemma’s/aandachtspunten/vragen voor gesprek: • Wordt al in het traject Solide Kadernota opgepakt • Eerst deze discussie en bouwstenen koers sociaal en koers fysiek afwachten

RONDE 2

Aanbeveling 2 + 10 Aanbeveling • Herzie de opzet van raadsvoorstellen • Verbeter format en kwaliteitsbewaking van raadsvoorstellen (Proces)voorstel werkgroep/stand van zaken/denkrichtingen: • = Work in progress Dilemma’s/aandachtspunten/vragen voor gesprek: • Het concept plan van aanpak is geagendeerd in het BCO van 27 november 2023, maar (nog) niet alle fracties hebben gereageerd. • Spreek met elkaar een realistische termijn af waarop ook de andere fracties reageren, zodat het plan van aanpak met de input van de fracties afgerond kan worden. • Het concept plan van aanpak wordt dan uitgewerkt tot een definitief plan voor 1 juli 2024 en wordt dan aangeboden aan directie, college en raad.

Aanbeveling 6 Aanbeveling • Faciliteer dat medewerkers een politieke antenne ontwikkelen en het afdoen van verzoeken van de gemeenteraad (Proces)voorstel werkgroep/stand van zaken/denkrichtingen: • = onderdeel van het plan van aanpak kwaliteit raads- en collegevoorstellen • College wil raad te maken van een themabijeenkomst of oriënterende vergadering om raadsleden in een vroeg stadium en in een meer informele setting te informeren en te bevragen. • De instructie hoe toezeggingen en moties dienen te worden afgedaan in de vorm en het proces is in directie bespreken. Dilemma’s/aandachtspunten/vragen voor gesprek: • …

Aanbeveling 7 Aanbeveling • Betrek de gemeenteraad eerder bij belangrijke dossiers en maak meer gebruik van een startnotitie (Proces)voorstel werkgroep/stand van zaken/denkrichtingen: • De startnotitie en een startgesprek is een bekend onderwerp • Afspraken hierover herijken • Voorgesteld wordt de leden van de strategische agendacommissie te laten kijken naar het format van de startnotitie.

Dilemma’s/aandachtspunten/vragen voor gesprek: • De startnotitie is vaak al bijna een beleidsstuk. Om dit te voorkomen moeten de afspraken helder zijn. • Bij welke onderwerp zetten we een startnotitie in?

Aanbeveling 12 Aanbeveling • Organiseer een pilot Mondeling vragen stellen (Proces)voorstel werkgroep/stand van zaken/denkrichtingen: • Gewoon doen! Twee opties: • Dit precies zo uitvoeren. Bel naar de griffie, dan ontvang je het nummer van de medewerker • Mondeling vragenuur met portefeuillehouders en ambtenaren voorafgaand aan vergadering -> goed vormgeven

Dilemma’s/aandachtspunten/vragen voor gesprek: • Accepteren we dan dat dan niet elk raadslid over precies dezelfde informatie beschikt? • Moeten we nadere spelregels maken voor raadsleden én medewerkers maken? • Hoe zit het met behoefte van partijen om aan achterban te laten zien ‘dat ze vragen hebben gesteld aan het college over…’? Hoe vervul je die dan?

Aanbeveling 13 Aanbeveling • Leg afspraken vast in het Rhedens Manifest en bespreek de voortgang jaarlijks (Proces)voorstel werkgroep/stand van zaken/denkrichtingen: • = rood dus gaan we niet oppakken • Manifest = “controleren” ≠vertrouwen • Met dit Plan van Aanpak worden al afspraken gemaakt en die gaan we constant onderhouden Dilemma’s/aandachtspunten/vragen voor gesprek: • …

Aanbeveling 14 Aanbeveling • Blijf inzetten op het verkleinen van de afstand tot de inwoner (Proces)voorstel werkgroep/stand van zaken/denkrichtingen: • = rood dus gaan we niet oppakken / wordt al gedaan • Van medewerkers wordt verwacht dat zij weten wat er speelt in de samenleving • Participatiebeleid volgt in 2024 Dilemma’s/aandachtspunten/vragen voor gesprek: • …

RONDE 3

Aanbeveling 15 Aanbeveling • Besteed in de participatienota aandacht aan zowel het fysieke domein als het sociale domein, hoe wordt geanticipeerd op het wetsvoorstel Wet versterking participatie op decentraal niveau, wat dit vraagt van de ambtelijke organisatie en hoe deze hierin wordt gefaciliteerd. (Proces)voorstel werkgroep/stand van zaken/denkrichtingen: • = rood dus gaan we niet oppakken / wordt al gedaan • In het proces om te komen tot een participatiebeleid is hier voldoende aandacht

Dilemma’s/aandachtspunten/vragen voor gesprek: • …

Aanbeveling 16 Aanbeveling • De griffie vragen om, in lijn met het griffieplan, voor 1 januari 2024 een voorstel uit te werken gericht op het bezoeken van dorpen of excursies door de gemeenteraad en een vervolg te geven aan het burgerberaad. (Proces)voorstel werkgroep/stand van zaken/denkrichtingen: • = al actie raadscommunicatieplan • De uitwerking vindt in 2024 plaats. Gedacht wordt aan een proef in een kleine kern, bijvoorbeeld Laag Soeren. Dilemma’s/aandachtspunten/vragen voor gesprek: • Burgerberaad krijgt geen vervolg, Duurzaamheidsagenda 2023 – 2026 is namelijk al vastgesteld.

Vraag • Hoe was dit? • Goede balans zorgvuldigheid en snelheid?

En hoe nu verder? Procesvoorstel: • Fracties reageren uiterlijk 15 maart op procesvoorstellen naar de werkgroep. Geen reactie = akkoord • Werkgroep komt tot definitief PvA met benoeming eigenaren/bemensing werkgroepen • Definitief PvA in voorbereidende vergadering 9 april en 23 april besluitvormende vergadering • Werkgroep “Slagkracht in Samenwerking” houdt vinger aan de pols tot 1 januari 2025 (en misschien wel langer)