Bijlage 2 Jaarstukken Gelders Archief 2020 (21.22)

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

JAARSTUKKEN 2020

Adrianus Fransiscus Johannesvan der Velden

Digitaal ondertekend door Adrianus Fransiscus Johannes van der Velden Datum: 2021.03.25 14:53:59+01'00'

Regionaal Historisch Centrum Gelders Archief Westervoortsedijk 67-D, 6827 AT Arnhem

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

INHOUDSOPGAVE Jaarverslag I

Programmaverantwoording 1. 2. 3. 4. 5. 6.

II

Inhoudelijk verslag Kengetallen Algemene dekkingsmiddelen Kosten van overhead Bedrag voor vennootschapsbelasting Bedrag voor onvoorzien

Paragrafen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Verslaglegging Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering Verbonden partijen Rechtmatigheid Organisatiegegevens Ondertekening

Jaarrekening III

Baten en lasten met toelichting

IV

Balans met toelichting

V

Grondslagen van waardering en resultaatbepaling 1. 2. 3.

VI

Algemeen Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Grondslagen voor de resultaatbepaling

Overige gegevens 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Controleplicht Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming Voorstel Gebeurtenissen na balansdatum Personele bezetting Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Accountantsverklaring

1

GELDERSS AR.CHIEF

I

JAARSTUKKEN 2020

PROGRAMMAVERANTWOORDING

1. Inhoudelijk verslag Ook voor het Gelders Archief was, als gevolg van de verspreiding van het COVID-19-virus, 2020 een bijzonder jaar. Was in 2019 de publieksvraag al verder opgeschoven van fysieke naar onlinedienstverlening, in 2020 was de dienstverlening ten gevolge van de virusbestrijding voornamelijk virtueel. Met de service digitaliseren op verzoek kon goed op de klantvraag worden ingespeeld; opnieuw werd een productie van rond de twee miljoen scans gehaald. Dat het Gelders Archief zijn dienstverlening ook in tijden van corona goed op peil wist te houden, werd bijzonder gewaardeerd door het publiek. Conform de richtlijnen van de Rijksoverheid werd voor zover mogelijk thuis gewerkt; in het archiefgebouw werden maatregelen getroffen die resulteerden in een veilige werkomgeving. Aan de verdere ontwikkeling van het e-Depot werd deelgenomen, evenals in voorgaande jaren. In het najaar van 2020 werd duidelijk dat het ministerie van OCW afkoerst op het beëindigen van de deelname van de Regionaalhistorische Centra aan het e-Depot van het Rijk. Dat heeft ook voor het Gelders Archief ingrijpende gevolgen. Een e-Depot los van het Rijk zal gebouwd moeten worden.

MISSIE Wij zijn een ondernemende en vernieuwende informatiebeheerder met een sterk accent op digitale dienstverlening en duurzame toegankelijkheid. We leveren een actieve bijdrage aan het informatiebeheer van onze Gelderse partners en beheren de aan ons toevertrouwde informatie Integer en professioneel. Door deze op een laagdrempelige manier beschikbaar te stellen, dragen wij maximaal bij aan een transparante overheid en zijn wij historisch informatiecentrum voor de geschiedenis van Gelderland en de regio Arnhem.

VISIE Wij zijn intermediair tussen onze collectie en het publiek (en onze partners), zo faciliteren we het (historisch) onderzoek. Wij leveren de ruwe data, zodat derden deze kunnen bewerken tot producten als boeken en tentoonstellingen.

DOELEN Uit de missie en visie komen de volgende doelen voort:

Transparante overheid Voor een goede relatie tussen burger en bestuur is transparantie levensvoorwaarde. Toegankelijke en duurzaam opgeslagen informatie draagt daar in het bijzonder aan bij. Nu ook het Gelders Archief steeds recenter gevormde archieven beheert, groeit onze bijdrage aan een transparante overheid. Met toezicht en advisering ondersteunt het Archief zijn partners bij een goed dynamisch informatiebeheer en denkt en helpt mee aan een open en transparante overheid.

2

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

Beschikbaarstellen van (historische) informatie Voor het verspreiden van kennis over het verleden van Gelderland is onlinedienstverlening op hetzelfde niveau als dienstverlening in onze studiezaal noodzakelijk. Een optimale toegankelijkheid van de collectie vraagt om een zo groot mogelijke digitale beschikbaarheid van de collectie. De opname van digitale archiefbescheiden bevordert deze onlinedienstverlening, evenals het digitaliseren van bescheiden op verzoek. Onlineaanwezigheid op verschillende platforms en kanalen vergroot de zichtbaarheid van het Gelders Archief en heeft een positieve invloed op hoe burgers, partners en andere belanghebbenden het Gelders Archief beleven.

INSTRUMENTEN Om de doelen te realiseren zijn de volgende instrumenten ingezet:

Duurzaam integraal archiefbeheer In 2020 heeft het Gelders Archief stevig ingezet op de verdere ontwikkeling van het e-Depot. Dit werd ook daadwerkelijk gebruikt: Voor de provincie is de fotocollectie overgebracht naar in het e-Depot; deze is nu Online beschikbaar voor het publiek. Digitale duurzaamheid en toegankelijkheid stonden centraal bij het aanbieden van expertise en advies aan onze partners. Zo werd de verschuiving gemaakt naar de voorkant van de informatieketen en aangesloten op de wensen en behoeften van onze partners. De ontwikkelde producten- en dienstencatalogus was daarbij heel bruikbaar. Ondanks de coronacrisis kon in 2020 toch een aanzienlijk aantal particuliere archieven en collecties worden geacquireerd. In het kader van duurzaam behoud is gestart met een project voor het duurzaam beheer van videobanden. Dit betekent concreet het laten digitaliseren van ca. 3000 videobanden, zodat het materiaal beschikbaar blijft.

(Online) toegankelijkheid In verband met maatregelen ter bestrijding van COVID-19 is de fysieke studiezaal van het Gelders Archief slechts voor een gering aantal bezoekers en gedurende een beperkte periode geopend geweest. Dankzij digitaliseren op verzoek kon een groot deel van de bezoekers van het archief zijn onderzoek voortzetten. Waar digitalisering niet mogelijk was, werd aangepast in de vraag voorzien. In de onlinecijfers is terug te zien dat het websitebezoek en de vraag naar digitaliseren op verzoek enorm is gestegen. Om beter in de scanverzoeken te kunnen voorzien zijn actief inbewaringgevers van particuliere archieven benaderd voor toestemming om ook deze archieven open te kunnen stellen voor digitalisering. Hierdoor is het scanaanbod aanzienlijk vergroot. Daarnaast zijn aangevraagde archiefstukken die in slechte materiële staat verkeerden geconserveerd en gedigitaliseerd, zodat deze voor iedereen in te zien zijn op de website. Mede in het kader van de regeling Digitale Toegankelijkheid is in 2020 verder ingezet op kwaliteitsverbetering van de website en is deze voorzien van een geldige toegankelijkheidsverklaring. Ook zijn grote aanpassingen doorgevoerd in de database van de Burgerlijke stand en van de bouwdossiers, bestanden die tot de meest geraadpleegde behoren van het Gelders Archief.

Bovendien zijn ruim 130.000 huwelijksakten over de periode 1923-1933 online geïndexeerd door vrijwilligers en gepubliceerd op de website. Deze informatie is direct beschikbaar gekomen als open data. In 2020 zijn de sociale media van het archief extra ingezet om de eigen naamsbekendheid te vergroten en ondanks de sluiting van de studiezaal onderzoek op de website van het archief te bevorderen.

3

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

Een groot aantal archieven en collecties werd in 2020 toegankelijk gemaakt, daaronder het archief van de graven en hertogen van Gelre, dat van de familie Van Verschuur en de (digitale) fotocollectie van de provincie. Ook werd binnen het project Audio Visueel Archief Gelderland (AVAG) met subsidie van de provincie bewegend beeld en geluid gedigitaliseerd en ontsloten, zowel ten behoeve van het Gelders Archief als voor andere archiefdiensten in de provincie. Helaas zorgde de corona-epidemie er ook voor dat voorgenomen projecten vertraging op hebben gelopen en daardoor een langere doorloop kennen dan verwacht. De extra focus op digitalisering, het aanbieden van de extra hulp aan bezoekers die anders hun onderzoeken niet konden voortzetten en de vele aanpassingen in communicatie zorgde ervoor dat de capaciteit voor de andere projecten beperkt werd. Daarbij was het vele thuiswerken ook een beperking die er voor zorgde dat projecten waarbij originele archiefstukken nodig waren nog niet konden worden afgerond.

Samenwerking Het consortium van RHC's was in het afgelopen jaar de belangrijkste samenwerkingspartner voor het Gelders Archief. Leidraad daarbij vormde de toekomstvisie van de gezamenlijke RHC's van 2019, die een antwoord geeft op de uitdagingen die de digitalisering van de samenleving en van de werkprocessen van de overheid bieden. Deze toekomstvisie is tevens een reactie op de heroverweging van de deelname van het Rijk aan de RHC's, die de minister in 2018 aankondigde. De samenwerking met de RHC's stond in 2020 voornamelijk in het teken van de implementatie van een gezamenlijke e-Depotvoorziening. Als gevolg van de coronacrisis vond in internationaal kader veel minder uitwisseling en samenwerking plaats dan in andere jaren.

4

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

2. Kengetallen

ORGANISATIE EN FORMATIE Organisatie Westervoortsedijk 67-D, Arnhem

Totaal bruto oppervlak in vierkante meters Nuttig vloeroppervlak depot Nuttig vloeroppervlak publieksruimten Nuttig vloeroppervlak kantoren en werkruimten

9.200 5.217 882 1.900

Realisatie 2019

Realisatie 2020

44 38,1 10 8,74 8 0 47 4,08

50 42,52 4 3,17 6 1 45 3,99

Personeel (stand op 31 december planjaar) Aantal personen in dienst Aantal fte in dienst Aantal personen inhuur Aantal fte inhuur Aantal vrijwilligers Aantal stagiaires in gehele jaar Gemiddelde leeftijd personeel Ziektepercentage Percentage improductief vanwege coronapreventie

0,88

5

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

DIENSTVERLENING Realisatie 2019

Realisatie 2020

Klanten en doelgroepen 820 1.734

LO LD

GO

Openingsuren studiezaal per jaar Aantal fysieke bezoeken Aantal aangevraagde stukken (exclusief digitaliseren op verzoek) Aantal aangevraagde stukken voor digitaliseren op verzoek Aantal verzoeken inlichtingen Klanttevredenheid Aantal unieke bezoekers Geldersarchief.nl Aantal bezoeken Geldersarchief.nl Aantal scans digitaliseren op verzoek Aantal chats Aantal reacties Mijn Studiezaal Bereik Facebook Bereik Twitter Bereik Instagram Bereik Linkedln Bereik YouTube

12.768

8.353

6.701 3.705 8,1

8.846 5.239 geen meting

285.169 855.000 2.204.497 1.049 143 1.417.506 407.588 181.522 94.975 geen meting

339.792 1.022.916 1.796.496 1.470 48 858.597 416.213 193.263 88.947 40.521

7831 2

1 Langdurige sluiting vanwege COVID-19 2 Forse daling vanwege beperkingen door COVID-19

6

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

TOEGANKELIJKHEID, BEHEER EN BEHOUD Realisatie 2019

Realisatie 2020

60.000 40.830 86

60.000 43.110 95

Aantal beschrijvingen archief

151.607

1.097.819

Aantal beschrijvingen AV-materiaal

142.250

108.079

2.621

34.813

Stand op 31 december planjaar Bruto capaciteit depots in m1 3 Benutting depots in m1 Omvang digitale bestanden in Tb

Groei in planjaar

Gedigitaliseerd AV-materiaal Aantal gedigitaliseerde afbeeldingen van microfilm / microfiche / originelen3 4

131.164

156.957

Aantal beschrijvingen nadere toegangen Aantal meters acquisitie overheid Aantal GB's acquisitie overheid

7.525 229

Aantal meters acquisitie particulier

6,39

138.2345 394,15 42,6 45,02

Aantal stuks acquisitie AV-materiaal Aantal meters dequisitie overheid

245.251 0

9.320 42

Aantal meters dequisitie particulier

0

0

Aantal stuks dequisitie AV-materiaal Aantal afgelegde inspectiebezoeken

0 62

0 150

Aantal transacties uitleningen

114

137

3 Inclusief bijzondere berging 4 Exclusief digitaliseren op verzoek 5 Grotendeels Burgerlijke stand

7

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

3. Algemene dekkingsmiddelen Conform de Gemeenschappelijke Regeling Gelders Archief, artikel 16, worden de ter beschikking te stellen middelen verschaft door de minister en de gemeenten, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting.

4. Kosten van overhead De kosten voor de overhead van het Gelders Archief worden bepaald door de directe personele kosten. Deze betreffen 9 personen, die deels ook worden ingezet in het primaire proces. In 2020 bedroegen deze kosten € 530.000,-, dat betekent een overhead van 20%.

5. Bedrag voor vennootschapsbelasting Vanaf 2016 zijn overheidsondernemingen belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. Het Nationaal Archief heeft overleg gevoerd met de Belastingdienst en het ministerie van Financiën over de positie van onder meer de RHC's in deze context; hier is geen gemeenschappelijk standpunt uit gekomen. Het Gelders Archief heeft de standpunten ten aanzien van de vennootschapsbelasting met BDO-adviseurs opgesteld en voorgelegd aan de belastingdienst. In juni 2018 heeft de belastingdienst aangegeven het Gelders Archief vooralsnog niet uit te nodigen om aangifte te doen. Met BDO-adviseurs is nu een nadere onderbouwing opgesteld voor het geval om een aangifte wordt gevraagd. Vanwege de verwachting dat hier geen fiscale consequenties uit voortkomen, wordt hier in de jaarrekening geen rekening mee gehouden.

6. Bedrag voor onvoorzien In de begroting van het Gelders Archief is geen bedrag opgenomen voor onvoorzien.

8

GELDERSS AR.CHIEF II

JAARSTUKKEN 2020

PARAGRAFEN

1. Verslaglegging In de Regeling Gelders Archief (RGA, art 16-23) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de begroting, de meerjarenraming en de jaarstukken. De Wet Gemeenschappelijke Regelingen (GR) en de Gemeentewet (GW) schrijven voor dat iedere gemeenschappelijke regeling begrotings- en verantwoordingsstukken opstellen conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Dit is ook van toepassing voor het Gelders Archief; dit document is conform de BBV opgesteld. Het Gelders Archief voert één programma uit; er is geen nadere onderverdeling in deelprogramma's.

2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Gelders Archief in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Het Gelders Archief heeft tot doel "de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen". Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het Gelders Archief nagenoeg geheel afhankelijk van de deelnemers. Het weerstandsvermogen betreft de algemene reserve en bedraagt ultimo 2020 € 368.453. De mate van het vormen van weerstandsvermogen wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (RGA art 22, lid 2), waarin is opgenomen dat de reserve in enig jaar niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen. In onderstaande tabel is het verloop van de algemene reserve weergegeven:

Stand per 1 januari Resultaat boekjaar Stand per 31 december Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen GR

2020

2019

215.850 152.603 368.453 8%

209.570 6.280 215.850 5%

Risico's die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: • Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau; • Sociaaleconomische ontwikkelingen die gevolgen hebben op subsidies; • Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers; • Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling; • CAO aanpassingen en WW verplichtingen. Deze risico's zijn vooraf niet kwantificeerbaar; de weerstandscapaciteit betreft het (maximale) eigen vermogen, toekomstige bezuinigingen of bijdragen door de deelnemers. EMU-saldo Het EMU-saldo geeft het gerealiseerde saldo van de ontvangsten en uitgaven van de organisatie weer, berekend op transactiebasis. Het EMU-saldo over 2020 bedraagt € 332.443 (in 2019 - € 451.450).

9

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

Kengetallen Het BBV kent een verplichte set van financiële kengetallen. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen.

Kengetal

2020

2019

Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastinqcapaciteit

355% 355% 2% 2,9% n.v.t. n.v.t.

367% 367% 1% 0,1% n.v.t. n.v.t.

Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Hierbij blijkt dat de schuld van het Gelders Archief ten opzichte van de jaarlijkse inkomsten relatief hoog is en drukt op de langdurige vaste lasten van de organisatie. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Gelders Archief een gemeenschappelijke regeling is en sinds de oprichting een maximale reserve van 10% mag hebben. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten.

Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht.

3. Onderhoud kapitaalgoederen Het Gelders Archief beschikt over een gebouw en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. Het gebouw is eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het Gelders Archief. Hiervoor is een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) opgesteld. De afschrijvingen van het gebouw zijn gelijk aan de annuïtaire aflossingen van de lening.

4. Financiering Door het Algemeen Bestuur is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld in de Financiële Verordening. Hierbij dienen met name risico's bij financieringen beheersbaar te zijn en de kosten van geldleningen zo veel mogelijk beperkt. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 31 december 2020 wordt een bedrag van € 4.671.632

10

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

aangehouden bij het Ministerie van Financiën. Het drempelbedrag (het bedrag dat gemiddeld buiten de schatkist mag worden gehouden) bedroeg in 2020 € 250.000.

5. Bedrijfsvoering Aan het hoofd van het openbaar lichaam Gelders Archief staat het algemeen bestuur. De voorzitter en twee leden van het algemeen bestuur hebben zitting in het dagelijks bestuur. De ambtelijke leiding van het Gelders Archief is belegd bij een door het algemeen bestuur te benoemen algemeen directeur. Het Gelders Archief kent drie afdelingen (Publiek, Collectie en Bedrijfsvoering) die tezamen één programma uitvoeren: de uitvoering van de archiefwet voor de deelnemers in de GR. De organisatie heeft één managementteam, welke direct leiding geeft aan alle medewerkers en vrijwilligers. Er is geen budgetverdeling; enkele medewerkers kunnen bestellingen doen tot maximaal € 500,- en daarboven is vooraf toestemming vereist van de directeur bedrijfsvoering.

6. Rechtmatigheid In de Regeling Gelders Archief (RGA artikel 21) is opgenomen dat jaarlijks een jaarrekening wordt opgesteld met een verklaring omtrent getrouwheid en rechtmatigheid, afgegeven door een accountant. Het algemeen bestuur heeft (conform RGA artikel 24) nadere regels vastgesteld met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie, het kasbeheer en de boekhouding in een Financiële Verordening en met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer in een Controle Verordening. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole, waarbij moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit blijft beperkt tot handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen. Behalve een oordeel over de getrouwheid, wordt ook een expliciet oordeel gevraagd over rechtmatigheid. In het kort gezegd betekent dit dus dat de accountant een oordeel wordt gevraagd of gewerkt is volgens vastgestelde afspraken en regelgeving. De afspraken zijn vastgelegd in de Administratieve Organisatie/Interne Beheersing (AO/IB), waarin de belangrijkste maatregelen zijn beschreven die gericht zijn op de informatieverstrekking voor de dagelijkse bedrijfsvoering, het kunnen beheersen van de organisatie en het hierover verantwoording af kunnen leggen.

Er is vastgelegd hoe de processen lopen, hoe de taakverdeling is en wie bevoegd is. Er zijn tegengestelde belangen gecreëerd, zodat de kans op fraude en misbruik beperkt worden (functiescheiding). De mate waarin dit kan is overigens afhankelijk van de grootte van de organisatie. Er zijn autorisatietabellen opgesteld en er wordt gebruik gemaakt van werkinstructies, werkprogramma's en standaardformulieren voor het goed laten functioneren van de AO/IB. Risico's op fraude in de crediteurenadministratie en/of betalingen worden jaarlijks gecontroleerd.

7. Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Gelders Archief een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Gelders Archief heeft geen verbonden partij. De directeur en medewerkers van het Gelders Archief zijn verbonden aan andere organisaties en met enkele daarvan vinden ook transacties plaats met het Gelders Archief. Deze worden altijd verricht op basis van contracten en vooraf afgesproken tarieven.

11

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

8. Organisatiegegevens Statutaire naam Vestigingsplaats Rechtsvorm Locaties

: Gelders Archief : Arnhem : Openbaar lichaam op basis van gemeenschappelijke regeling : Westervoortsedijk 67-D, 6827AT Arnhem

Doelstellingen Het Gelders Archief heeft tot doel "de belangen van de minister en de colleges bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten, in gezamenlijkheid te behartigen". Directie De directie wordt gevoerd door de heer dr. F.J.W. van Kan. De directeur valt onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar hoofdstuk IV van deze jaarrekening. De bezoldiging van de directeur ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Bestuur fop 31 december 20201 Naam A.M.C.J. Ponsioen E.G.Jansen M. Engelhard H.E. de Vroome J. van Dellen A.M.J. Schaap

Namens Rijk Rijk Rijk Arnhem Arnhem RRR

AB

DB

vz lid lid lid lid lid

vz

lid lid

De bestuursleden vallen onder de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar hoofdstuk IV van deze jaarrekening. De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.

9. Vaststelling jaarrekening De jaarrekening 2020 is gecontroleerd door RA12 te Veenendaal. De door dit kantoor afgegeven accountantsverklaring is bij deze jaarrekening gevoegd als bijlage 2. Het algemeen bestuur van het Gelders Archief verklaart hierbij dat zij instemt met het voorstel zoals opgenomen in VI Overige gegevens, punt 3 en vervolgens de jaarrekening 2020 heeft vastgesteld. Arnhem, 7 juli 2020

Mw. Ing. A.M.C.J. Ponsioen Voorzitter algemeen bestuur

Dr. F.J.W. van Kan Algemeen directeur

12

GELDERSS AR.CHIEF III

JAARSTUKKEN 2020

BATEN EN LASTEN MET TOELICHTING

Jaarrekening 2020

Jaarrekening

Begroting 2020

2019

Opbrenqsten Lumpsum Rijk

2.356.773,00

2.316.842,00

2.293.903

DVO prv Gelderland

517.355,37

572.334,00

502.165

Lumpsum Arnhem

1.072.681,00

1.054.514,00

1.090.970

Lumpsum Rheden

234.515,00

230.543,00

211.665

Lumpsum Renkum

170.980,00

168.084,00

164.583

Lumpsum Rozendaal

11.381,00

11.188,00

4.375

Prijscompensatie 2019 (2,74%)

95.595,00

43.535,00

116.750

4.459.280

4.397.040

4.384.411

Opbrengsten e-Depot

273.390

268.555

266.190

Overige opbrengsten

164

5.000

1.801

Bijdragen lumpsum

Opbrengsten projecten

59.613

100.000

112.562

Opbrengsten diensten overheid

392.151

322.000

301.152

Opbrengsten diensten derden

98.455

96.600

125.253

5.283.053

5.189.195

5.191.370

Personeelskosten

2.993.694

2.950.695

2.847.242

Huisvestingskosten

1.564.981

1.565.000

1.645.123

266.542

240.000

239.010

Totaal opbrengsten

Kosten

ICT kosten E-depot kosten

19.114

25.000

11.061

Organisatiekosten

248.940

280.000

252.638

Projecten

30.260

100.000

176.080

Zakelijke diensten overheid

5.830

25.000

11.224

Zakelijke diensten derden

1.018

3.000

2.701

Financiële baten & lasten

72

500

13

Totaal kosten

5.130.450

5.189.195

5.185.090

Resultaat

152.603

0

6.280

13

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

De resultatenrekening sluit af met een positief resultaat van € 152.603. In het onderstaande wordt een toelichting gegevens van de posten in de resultatenrekening en de afwijkingen ten opzichte van de begroting. De vermelde bedragen zijn in € 1.000. 1)

Lumpsum De lumpsumfinanciering is opgesteld conform de Regeling Gelders Archief. De prijscompensatie wordt jaarlijks vastgesteld door de minister; de andere deelnemers volgen in deze de minister. Dit jaar is dat 2,49%. Bij het DVO provincie Gelderland wordt de prijscompensatie door de provincie vastgesteld. Het totaal resulteert in € 62 meer dan begroot.

2) Opbrengsten e-deoot Voor de werkzaamheden e-depot ontvangt het Gelders Archief tijdelijk programmagelden van het Rijk en is in 2020 een DVO afgesloten met de provincie Gelderland. 3) Overige opbrengsten De overige opbrengsten betreft opbrengsten publiek, collecties en specifieke subsidies voor personeel, welke dalende zijn ten opzichte van voorgaande jaren. 4) Opbrengsten projecten en zakeliike diensten Dit betreft de opbrengsten bij gesubsidieerde projecten en het inventariseren en opslaan van archieven voor overheid en derden die niet behoren tot de Regeling Gelders Archief. Deze opbrengsten en kosten worden eerst genomen bij aanvang van de werkzaamheden (€ 32 meer). 5)

Personele kosten Dit bestaat uit de volgende onderdelen: a) personele kosten van de medewerkers met een aanstelling bij het Gelders Archief. b) inhuur tijdelijke krachten voor additionele of projectmatige werkzaamheden. c) de reis- en verblijfkosten van medewerkers, de kosten van stagiaires en vrijwilligers, de opleidingskosten en de overige personeelskosten. De personele kosten zijn in totaal € 43 hoger dan begroot.

6)

Huisvestingskosten De huisvestingslasten betreffen de rente en afschrijvingskosten van het gebouw, alsmede de overige exploitatie en onderhoudskosten. De huisvestingskosten zijn conform begroting.

7) ICT-kosten Hieronder vallen alle licentiekosten, datacommunicatie, afschrijvingen en onderhoudskosten (€ 27 meer). Hierbij is in 2020 extra uitgegeven vanwege complete vervanging van de ICT-omgeving waardoor de afschrijvingskosten weer opliepen en de advieskosten voor specifieke onderdelen. 8)

E-deoot kosten In 2020 is advies en ondersteuning gevraagd van BDO Cyber Security voor het inrichten en voldoen aan het Beleid Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Naar verwachting wordt in 2021 een 'in-control' verklaring afgegeven.

9) Organisatiekosten De organisatiekosten betreffen o.a. de contributies, abonnementen, kantoor- en drukwerk- en distributiekosten, autokosten, verzekeringen, accountant- en bestuurskosten (€31 minder)

14

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

10) Kosten projecten en zakeliike diensten Onder deze posten zijn uitsluitend de directe kosten van projecten en zakelijke diensten opgenomen; de indirecte kosten betreffen vooral personeel, huisvesting en ICT-kosten om de werkzaamheden uit te voeren. Deze kosten zijn opgenomen bij het betreffende onderdeel en worden conform de BBV niet nader verbijzonderd. a) Bij de projecten wordt m.n. het project AVAG uitgevoerd voor de provincie Gelderland. Vanwege openstaande vacatures is dit in 2020 totaal € 70 minder dan begroot. b) De zakelijke dienstverlening overheid betreft opdrachten voor overheidsorganisaties en betreffen ondersteuning in de uitvoering van wettelijke taken voor o.a. de gemeente Overbetuwe, het waterschap Vallei en Veluwe, de ODRA en VGGM. Daarnaast is er materiaal in bewaarneming genomen voor o.a. het OM en de Rechtbank alvorens het formeel wordt overgedragen. Tevens is er tijdelijk depotruimte gehuurd door o.a. het Utrechts Archief en de gemeente Voorst vanwege ruimtegebrek en interne verbouwingen. Onder deze post worden ook kosten voor het e-Depot opgenomen, indien niet direct gerelateerd aan de Rijksbijdrage. Hier € 19 minder kosten dan begroot. c) De zakelijke dienstverlening derden betreft de inventarisatie van bedrijfsarchieven, de detachering van personeel en de dienstverlening aan andere organisaties in het gebouw. Dit loopt conform begroting.

Het resultaat is positief (€ 152). De lumpsum is dekkend voor de huidige opdracht. De extra inspanningen in projecten en zakelijke diensten worden gebruikt om digitalisering- en vernieuwingsprojecten te bekostigen.

15

GELDERSS

AR.CHIEF IV

JAARSTUKKEN 2020

BALANS NA RESULTAATBESTEMMING MET TOELICHTING

2020

2019

15.453.712 15.453.712

15.530.670 15.530.670

0

0

3.148 4.950.485

4.229 4.810.848

102.068 5.055.701

126.885 4.941.962

20.509.413

20.472.631

368.453

215.850

983.024 0

877.515 62.280

18.123.107 19.474.584

18.123.107 19.278.753

318.099 716.730 1.034.829

602.882 590.996 1.193.879

20.509.413

20.472.631

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut

VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Uitzettingen rentetypische looptijd < 1 jaar Overige vorderingen

Liquide middelen Overlopende activa Overige transitoria die t.l.v. volgende jaren komen

Totaal activa

VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve

Voorzieningen Voorziening groot onderhoud Voorziening vakantiedagen

Vaste schulden rentetypische looptijd > 1 jaar Binnenlandse banken

VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden rentetypische looptijd < 1 jaar Overige schulden

Overlopende passiva

Totaal passiva

16

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

Materiële vaste activa

Boekwaarde per 1 januari Investering in boekjaar Afschrijvingen in boekjaar Herwaardering in boekjaar Boekwaarde per 31 december

Grond & gebouw 15.060.343 15.680 -285.935

0 14.790.087

Overige MVA

Totaal MVA

470.327 363.649 -167.724 -2.628 663.624

15.530.670 379.329 -453.660 -2.628 15.453.712

Toelichting afschrijvingstermijnen: - Grond (0 jaar), Gebouw (annuïtair 30 jaar) - Inventaris (10 jaar), Apparatuur, ICT-server en Software (5 jaar) en ICT-Kantoor en ICT-Mobiel (3 jaar) Overige vorderingen Dit betreft het saldo debiteuren per 31 december. Liguide middelen Conform de saldi van de dagafschriften per 31 december. Kas Zakelijke rekeningen ING en BNG Schatkistbankieren OCW

2020 693 278.160 4.671.632 4.950.485

2019 1.264 119.951 4.689.632 4.810.848

Bij schatkistbankieren OCW is een drempelbedrag afgesproken van € 250.000. Behoudens perioden waarin de bijdragen van de deelnemers worden ontvangen of grote uitgaven staan gepland, wordt het drempelbedrag niet overschreden. De hoge liquiditeit is ontstaan bij de nieuwbouw van het Gelders Archief. In 2010 is voor de bouw de benodigde lening afgesloten bij de BNG. Tijdens de bouw bleek dat de uitgaven onverwacht minder waren vanwege extra subsidies, scherpe inkopen en fiscale restituties. Bij het aflossen van de lening wordt de volledige boeterente over de resterende looptijd in rekening gebracht. Het Algemeen Bestuur heeft daarom besloten de lening conform schema af te lossen. De huidige liquide middelen bestaan nu deels uit dit resterende deel van de lening en de opgebouwde voorziening groot onderhoud. Overlopende activa Vooruitbetaald Nog te ontvangen Vraagposten Voorschotten Totaal

2Q2Q 32.329 69.139 0 600 102.068

2019 49.289 76.996 0 600 126.885

Algemene reserve Stand per 1 januari Bij: resultaat boekjaar Stand per 31 december

2020 215.850 152.603 368.453

2019 209.570 6.280 215.850

17

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

Voorzienina aroot onderhoud Stand per 1 januari Bij: dotatie boekjaar Af : onderhoudskosten Stand per 31 december

2020 877.516 150.000 -44.491 983.024

2019 738.997 150.000 -11.481 877.516

Voorzienina vakantiedaaen Stand per 1 januari Bij: dotatie boekjaar Af : mutatie (voorziening opgeheven) Stand per 31 december

2020 62.280 0 -62.280 0

2019 54.690 7.590 0 62.280

Vaste schulden met rentetvDische looDtiid > 1 iaar Er zijn twee leningen afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten te Den Haag. De totale hoofdsom van de lening BNG bedraagt 21.000.000. Van de resterende looptijd is € 15.974.717 langer dan vijfjaar. De gemiddelde rentevoet bedraagt 4,36%. Leninq € 5.000.000 (aflossingsvrij, 40 jaar, rente 4,35%) € 16.000.000 (annuïtair, 30 jaar, 4,38%)

Inaanasdatum Aflossina 2020 Aflossina 2021 1-10-2010 0 0 1-7-2011 377.132 393.650

De stand per 31 december is: Leningen Aflossing tot boekjaar Aflossing in boekjaar Aflossing komend boekjaar Restant lening looptijd > 1 jaar

2020 21.000.000 -2.499.761 -377.132 0 18.123.107

2019 21.000.000 -2.138.454 -361.307 -377.132 18.123.107

De rentelast van de vaste schulden is : 800.551 Vanaf 2020 wordt de aflossing komend boekjaar niet meer apart geboekt. Overiae schulden Lening aflosverpl. komend jaar Crediteuren Salaris en belastingen

2020 0 62.590 255.509 318.099

2019 377.132 49.605 176.145 602.882

OverloDende PdSSiv^ Nog te betalen Vooruitontvangen

2020 682.618 34.112 716.730

2019 556.242 34.755 590.996

Niet uit de balans blijkende informatie Voor onderhoud van Electra en Werktuigbouw (E&W) en kopieermachines zijn meerjarige contracten afgesloten van respectievelijk € 56.000 en € 7.000 per jaar.

18

GELDERSS AR.CHIEF V

JAARSTUKKEN 2020

GRONDSLAGEN VAN WAARDERING EN RESULTAATBEPALING

1. Algemeen Algemene waarderingsgrondslag De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva, alsmede voor de bepaling van het resultaat, is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Voor zover niet anders vermeld, worden activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. Grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Baten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Lasten en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut zijn investeringen in zaken die verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Op grondbezit met economisch nut wordt niet afgeschreven. De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investerings­ subsidies worden in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele restwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Voorraden De voorraden worden gewaardeerd tegen inkoopprijs of lagere marktwaarde. Uitzettingen en overlopende activa De uitzettingen en overlopende activa worden opgenomen tegen geamortiseerde kostprijs, voor zover noodzakelijk onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. De posten hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar. Liquide middelen De liquide middelen (bestaande uit kas-en banksaldi) worden gewaardeerd op de nominale waarde en staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikking van de organisatie.

Algemene reserve De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. Bestemminosreserves Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn

19

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming. Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de balansdatum bestaan, waarbij het waarschijnlijk is dat een uitstroom van middelen noodzakelijk is en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De voorzieningen worden opgenomen voor de nominale waarde. Vaste schulden Onder de vaste schulden worden schulden opgenomen met een resterende looptijd van meer dan één jaar. De schulden worden gewaardeerd op de geamortiseerde kostprijs. Netto vlottende schulden en overlopende passiva De netto vlottende schulden en overlopende passiva worden opgenomen tegen geamortiseerde kostprijs en hebben een verwachte looptijd van maximaal één jaar. Langlopende niet uit de balans blijkende verplichtingen Langlopende verplichtingen die niet blijken uit de balans, worden vermeld in de toelichting op de balans onder "Niet uit de balans blijkende informatie".

3. Grondslagen voor de resultaatbepaling Algemeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bedrijfsopbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen kosten. De kosten worden bepaald met inachtneming van de hier­ voor vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar waarin de opbrengst is gerealiseerd. Lasten worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De overige bedrijfskosten worden opgenomen tegen uitgaafprijs. Pensioenpremies De organisatie heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op een pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salaris en dienstjaren. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds ABP. De organisatie heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP, anders dan het effect van hogere toekomstige premies. De pensioenregeling is daarom verwerkt als een toegezegde-bijdrage-regeling en heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekening verantwoord.

20

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

Afschrijvingen De afschrijvingen zijn gerelateerd aan de verkrijgingsprijs van de desbetreffende immateriële en materiële vaste activa. De volgende afschrijvingstermijnen worden gehanteerd: Soort actief Grond Gebouw Inventaris Apparatuur ICT-Server enSoftware ICT-Kantoor en Mobiel

Afschrijvingstermijn geen afschrijving 30 jaar (annuïtair) 10 jaar 5 jaar 5 jaar 3 jaar

Financiële baten en lasten De financiële baten en lasten betreffen betaalde en ontvangen rente.

21

GELDERSS AR.CHIEF VI

JAARSTUKKEN 2020

OVERIGE GEGEVENS

1. Controleplicht Op basis van de GR, RGA, BBV en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten wordt accountantscontrole uitgevoerd. De accountant wordt gevraagd een oordeel te geven over getrouwheid en rechtmatigheid.

2. Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming Volgens RGA, artikel 22 kan het saldo worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve. De hoogte van de reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de minister en de raden van de gemeenten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato uitgekeerd aan de deelnemers. De reserve bedraagt niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen van de minister en de gemeenten, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.

3. Voorstel 1. 2. 3.

In te stemmen met en het vaststellen van de jaarrekening 2020. In te stemmen met het voorstel het resultaat van € 152.603 te boeken bij de algemene reserve. In te stemmen, in het kader van rechtmatigheid, met de (interne) begrotingsoverschrijdingen.

4. Gebeurtenissen na balansdatum Geen.

5. Personele bezetting Het gemiddeld aantal medewerkers is op 31 december 2020 : In (vaste/tijdelijke) dienst 50 (vorig jaar : 44) Inhuur 4 (vorig jaar : 10)

6. WNT-verantwoording De verantwoording is opgenomen in bijlage 1.

7. Accountantsverklaring De controleverklaring is bijgevoegd in bijlage 2

22

GELDERSS AR.CHIEF

JAARSTUKKEN 2020

BIJLAGE 1 : WNT-VERANTWOORDING 2020 Per 1 januari 2013 is de Wet normering topinkomens (WNT) in werking getreden. De WNT is van toepassing op het Gelders Archief, een Openbaar Lichaam op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Het voor het Gelders Archief toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2020 € 201.000. Topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.700,- of minder (leden bestuur) :

Naam Topfunctionaris

Functie

Periode

A.M.C.J. Ponsioen E.G.Jansen M. Engelhard A.M.J. Schaap H.E. de Vroome J. van Dellen

Voorzitter Lid Lid Lid Lid Lid

0101-3112 0101-3112 0101-3112 0101-3112 0101-3112 0101-3112

Topfunctionarissen met/zonder dienstbetrekking (algemeen directeur en voorzitter) :

bedragen x€l Functiegegevens

Naam:

Aanvang-einde functie in 2020

F.J.W. van Kan Algemeen directeur 1/1 - 31/12

Deeltijdfactor in fte

1

Dienstbetrekking?

ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

120.221

Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

20.718 140.939

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

201.000

-/- onverschuldigd betaald bedrag

n.v.t.

Totale bezoldiging

140.939

Het bedrag van de overschrijding etc.

n.v.t.

Toelichting op de vordering etc.

n.v.t.

Gegevens 2019 Aanvang-einde dienstverband Deeltijdfactor in fte Dienstbetrekking

1/1 - 31/12 1 Ja

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

115.799

Beloningen betaalbaar op termijn

20.030

Subtotaal

135.829

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

194.000

Totale bezoldiging

135.829

1

GELDERSS AR.CHIEF BIJLAGE 2 : ACCOUNTSVERKLARING 2020

JAARSTUKKEN 2020