Bijlage 1 Advies werkgroep verbonden partijen DEF (24.22)

Advies datum

voor

21 maart 2024

Gemeenteraad

behandeld door

ons kenmerk

Afdeling/cluster

bijlage(n)

Werkgroep verbonden partijen Onderwerp

Advies werkgroep verbonden partijen Ze stuurde mij de concept regionale agenda: 80 kantjes met allemaal kreten, jargon en tabelletjes. En een plaatje. In het midden de Groene Metropoolregio. Die staat als het ware centraal. En daaromheen heb je drie pijlers waarop de regio rust. Koers, Identiteit, Ontwikkeling […] Die vallen dan weer samen met Perspectief, Fundament en Heden. En daaromheen heb je weer 12 deelgebiedjes die elk weer onder een van de pijlers vallen. […] Dit gaat tachtig kantjes zo door. Bladzijde 74 beschrijft de samenhang opgaven. Hier heb je de vijf opgaven waar wij als regio voor staan. We hadden net nog drie pijlers en twaalf deelgebiedjes, die mag je even parkeren. […] Dan kun je in de tabel dus zien waar ze elkaar raken en dat levert allemaal razend interessante dwarsverbanden op. Het ontwikkelen van een groen blauw raamwerk als uitwerking van de bouwsteen leefomgeving van de verstedelijkingsstrategie…[…] Het gaat dus volgens mij allemaal over een fietspad…1 Aanleiding Raadsleden hebben al langer het gevoel de grip op verbonden partijen kwijt te zijn. In een tijd waarin een groot deel van de gemeentelijke begroting naar samenwerkingsverbanden gaat en waarin binnen samenwerkingen beleidsrijke dossiers worden afgehandeld, geven veel raadsleden aan te weinig grip te ervaren.

Daarmee bedoelen ze dat ze ten opzichte van deze samenwerkingsverbanden onvoldoende hun democratische verantwoordelijkheid kunnen invullen2. Ook in de gemeente Rheden is de grip op verbonden partijen al langere tijd onderwerp van discussie. De gemeente Rheden neemt deel aan meer dan 30 gemeenschappelijke regelingen en overige verbonden partijen3 waarvan de bijdrage van de gemeente in totaal ruim 20 miljoen is. Raadsleden ervaren dat zij onvoldoende kunnen sturen op de taakuitvoering van verbonden partijen en zijn vaak benieuwd wat het concreet de gemeente Rheden oplevert. Op 1 juli 2022 is de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in werking getreden. Deze wijziging heeft als voornaamste doelstelling de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken. Deze wetswijziging is ook van invloed voor de gemeente Rheden. De gemeenteraad krijgt raadsvoorstellen aangeboden om de Gemeenschappelijke Regelingen conform de wetswijziging formeel aan te passen. Wellicht nog belangrijker heeft het Bestuurlijk Coördinatieoverleg (BCO) op 27 februari 2023 besloten tot instelling van een werkgroep verbonden partijen. Deze werkgroep heeft als opdracht te komen met een advies aan de raad om de grip, of liever gezegd de greep4, op de samenwerkingsverbanden te verstevigen en tot een prioritering van de Rhedense samenwerkingsverbanden te komen.

1 Fragment uit de cabaretvoorstelling ‘Uit het niets’ van Pieter Derks met dank aan Daan Appels voor de tip. 2 Grip op samenwerking in de praktijk (2015) 3 De termen verbonden partijen, gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden lopen in dit

advies soms door elkaar heen. Er wordt formeel gedoeld op de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke samenwerkingsverbanden partijen zoals gedefinieerd in de Beleidsnotitie Samenwerkingsverbanden gemeente Rheden (april 2017). 4 Grip en greep betekenen in grote lijnen hetzelfde, maar de uitdrukking heeft wel twee verschillende betekenissen, namelijk: iets kunnen begrijpen en ergens controle over hebben. Als je iets begrijpt, dan is het gebruikelijker om grip te gebruiken. Wordt de uitdrukking in de tweede betekenis gebruikt (in de zin van: ergens controle over hebben), dan wordt er vaker voor greep gekozen. Wat ons betreft gaat het de raad om greep te krijgen. pagina

1

ons kenmerk

In dit document is het advies van de werkgroep aan de raad te lezen. Gevoerd proces Het gevoerde proces is te onderscheiden in een regionaal en lokaal proces, waarna hier op in wordt gegaan. We beschrijven dit gevoerde proces bewust wat uitgebreider, aangezien de inhoudelijke verdieping om te komen tot een prioritering, als neveneffect had dat daarmee de eerste grip door de werkgroep op verbonden partijen is verkregen. Regionaal In regionaal verband is door vertegenwoordigers van een aantal gemeenschappelijke regelingen, griffiers, secretarissen en juristen van gemeenten uit de regio Gelderland-Midden gekeken op welke wijze uitvoering kan worden gegeven aan de wijziging van de Wgr in onze regio. Er is een webinar op 6 maart 2023 georganiseerd door de griffierskring en een aanvullende presentatie over samenwerking gegeven door Rob de Greef, jurist en specialist op het gebied van samenwerkingsvraagstukken. Deze presentatie biedt een basis waarom we samenwerken en hoe dat georganiseerd is. Daarnaast is er een regionale bijeenkomst georganiseerd op 27 maart 2023 (stadhuis Arnhem) en 20 november 2023 (provinciehuis Arnhem) tussen (afgevaardigden van) de gemeenschappelijke regelingen, raadsleden en collegeleden om zich per gemeenschappelijke regeling te laten informeren over de gewijzigde Wgr en de actualiteit.

Het idee van de samenwerkende griffiers is om deze regionale bijeenkomsten twee keer per jaar een structureel vervolg te geven. In het voorjaar om de kaderbrieven aan de orde te hebben; in het najaar om los van de formele planning- en controlcyclus gemeenteraad bij te praten op actuele ontwikkelingen. De eerstvolgende bijeenkomst is op maandag 13 mei 2024 waar de kaderbrieven van de gemeenschappelijke regelingen aan de orde komen. Lokaal De start van het lokale proces werd gevormd door een oriënterende vergadering op 13 december 2022. De heer Hageman, extern adviseur op samenwerkingsprocessen, heeft in deze vergadering de raad met een presentatie geïnformeerd over de wetswijziging en een lokale aanpak. In de Technische agendacommissie van 19 december 2022 is afgesproken het vervolg lokaal op te pakken aan de hand van de drie geschetste lijnen door de heer Hageman: 1. het genereren van een overzicht van samenwerkingsverbanden; 2. het aanbrengen van een prioritering in de samenwerkingsverbanden door de raad; 3. het creëren van een platform om door te praten over samenwerkingsverbanden. Met deze drie lijnen is een werkgroep verbonden partijen in een aantal werkgroep bijeenkomsten aan de slag gegaan. Tijdens de eerste werkgroep op 5 juni is een overzicht (zie bijlage) van alle verbonden partijen besproken en de criteria (kolommen) bepaald die ingevuld zouden moeten worden.

De basis van deze criteria werden gevormd door de criteria die de heer Hageman in zijn presentatie meegaf:

pagina

2

ons kenmerk

De suggestie is dat samenwerkingsverbanden die veel “groen” scoren, eerder in aanmerking komen om geprioriteerd te worden dan de samenwerkingsverbanden die meer “rode” criteria hebben. Nadien is door de griffie het overzicht met de criteria verder ingevuld en zo compleet mogelijk gemaakt. In de tweede werkgroep op 29 augustus is na het doornemen van het overzicht van de verbonden partijen een eerste prioritering gemaakt van de samenwerkingsverbanden die nader gevolgd worden. Samenwerkingsverbanden die beleidsrijk, een strategische taak en waar Rheden financiële belangen heeft, komen als eerste in aanmerking voor prioritering. Wat de werkgroep betreft bestaat deze uit de volgende samenwerkingsverbanden: 1. De Groene Metropoolregio 2. Modulaire regeling sociaal domein 3. De Connectie 4. De ODRA Deze tweede werkgroep kende echter een dip in de aanwezigheid van de leden van de werkgroep. De werkgroep overwoog te stoppen mocht dit de belangstelling uit de raad voor verbonden partijen zijn. Een oproep in het BCO heeft gelukkig geleid tot aanmelding van een aantal nieuwe raadsleden voor de werkgroep. In de derde werkgroep van 17 oktober is de opdracht van de werkgroep herbevestigd en een voorzitter benoemd. De prioritering van de samenwerkingsverbanden werd herbevestigd door de nieuwe leden waarna vervolgens werd doorgepraat over het verkrijgen van grip.

Er werd aandacht gevraagd voor de verbinding met de ambtelijk contactpersonen, aangezien zij ook zoeken naar manieren om de raad op de juiste manier te informeren. Geconstateerd werd dat het standaard agendapunt "mededelingen gemeenschappelijke regelingen" onvoldoende uit de verf komt. Afgesproken werd dat individueel bij de leden van de werkgroep opgehaald zou worden wat de verdere gedachten zijn om grip, of liever gezegd greep, te krijgen. In de vierde werkgroep van 15 november werden deze ideeën samengebracht. De werkgroep ziet nut in een trilateraal overleg tussen (een afvaardiging van) de raad, het college en medewerkers die verbonden zijn aan de verbonden partij. Ook was men het er over eens dat de griffie hierin een voorbereidende rol speelt. Daarnaast werd aandacht gevraagd voor het zoeken naar natuurlijke momenten in de jaarkalender: een overzicht waarin de belangrijke momenten voor de komende anderhalf jaar van de verbonden partijen zijn opgenomen, zowel qua vergaderingen als P&C-documenten. Ook kan een praatplaat/sjabloon helpend zijn met basisinformatie over de verbonden partij. Bijvoorbeeld naar voorbeeld van Beuningen over de GMR of het sjabloon van Berenschot met vijf punten (bestaansrecht, doelstelling, beoogd en behaald resultaat qua effectiviteit, efficiëntie en draagvlak, oorzaken niet behalen doelstelling, risicoinschatting komende periode).

Tot slot werd doorgepraat over het idee van raadsambassadeurs en de haalbaarheid van de acties. De bijeenkomst eindigde met het voornemen om een brainstormsessie te houden met de contactpersonen van verbonden partijen die geprioriteerd zijn om de eerste ideeën met hen door te nemen. In de vijfde werkgroep van 9 januari werden de ideeën gedeeld en kwamen de ervaringen van de ambtelijk contactpersonen bij verbonden partijen naar voren. Zowel de raadsleden als de ambtelijke contactpersonen spraken hun behoefte uit voor een podium om elkaar laagdrempelig en snel van informatie te voorzien of informatie uit te wisselen. Dit buiten de formele voorbereidende vergadering en het agendapunt “mededelingen gemeenschappelijke regelingen” om wat daarvoor te statisch en politiek is. De portefeuillehouder kan daarbij aanschuiven en kan zijn/haar dilemma’s daarbij ook actief bespreken. Ook werd de behoefte uitgesproken aan specialistische kennis/aanspreekpunten binnen de fracties, zodat er gewerkt kan worden aan een opbouw aan kennis en er een doorlopend gesprek tussen raadsleden, portefeuillehouders en ambtenaren ontstaat. Concreet is het idee om een informeel moment in te plannen (benen op tafel) voor de vier geprioriteerde verbonden partijen met deelname van de ambtelijk contactpersoon, de portefeuillehouder en een afvaardiging van de raad.

De ambtelijk contactpersoon kan dit met de griffiemedewerker5 voorbereiden waarbij aansluiting wordt gezocht 5 De griffie heeft de geprioriteerde samenwerkingsverbanden als volgt verdeeld: de Groene Metropoolregio

(Sjaak), Modulaire regeling sociaal domein (Jeroen), de Connectie (Coen) en de ODRA (Jeroen). pagina

3

ons kenmerk

met de belangrijke momenten / vergaderdata van het geprioriteerde samenwerkingsverband en de mogelijkheid wordt geboden dat de ambtelijk contactpersoon collega’s kan laten aanschuiven voor de inhoudelijke vertaling. In de zesde werkgroep van 20 februari is het concept advies besproken en van een aantal opmerkingen voorzien. Gesuggereerd is de stukken van de geprioriteerde verbanden bij aanbieding aan het college ook aan te bieden aan de raad, zodat deze toegevoegd kunnen worden aan de werkvoorraad en de raad er alvast kennis van kan nemen. Van de raadsleden wordt dan terughoudendheid verwacht met het stellen van vragen over deze stukken, aangezien de ambtelijke organisatie eerst het college (en de raad) van een advies voorziet. Afgesproken is dit idee te bespreken met de portefeuillehouders. Er werd opnieuw aandacht gevraagd voor het agendapunt gemeenschappelijke regelingen. De werkgroep stelt voor daar het gesprek met het college over te voeren zodat de verwachtingen bij dit agendapunt over en weer helder zijn en dit ook te betrekken in het denken over het nieuwe vergadermodel. Doorgesproken is over de vorm waarin een afvaardiging van de raad het informele gesprek met de portefeuillehouders en ambtelijke contactpersonen voert.

Het idee van twee raadsrapporteurs per geprioriteerd samenwerkingsverband is omarmd, evenals een coördinator/voorzitter die de verbinding houdt tussen de raadsrapporteurs, de werkgroep en de griffie. Tot is voorgesteld het definitieve advies via de gebruikelijke besluitvormingsprocedure van een initiatiefvoorstel aan de raad aan te bieden en daarbij de wensen en bedenkingenprocedure te hanteren voor een zienswijze van het college (conform artikel 147a, lid 4 Gemeentewet). Advies raad De raad wordt voorgesteld: 1. Kennis te nemen van het proces en de werkzaamheden van de werkgroep verbonden partijen via bijgaand advies; 2. De volgende samenwerkingsverbanden te prioriteren: a. De Groene Metropoolregio b. Modulaire regeling sociaal domein c. De Connectie d. De ODRA 3. 4.

Voorafgaand aan een formele vergadering, structureel een informeel moment in te plannen en voor te bereiden door de griffie voor de vier geprioriteerde verbonden partijen met deelname van de ambtelijk contactpersoon, de portefeuillehouder en twee raadsrapporteurs; Per geprioriteerd samenwerkingsverband twee raadsrapporteurs en een coördinator raadsrapporteurs uit het midden van de raad aan te wijzen.

Het profiel van een raadsrapporteur en een coördinator raadsrapporteurs is nader uitgewerkt in de bijlage. Vervolg Het verkrijgen van grip en greep op verbonden partijen vraagt letterlijk én figuurlijk vasthoudend te zijn. Bovenstaand advies en extra inspanning komt bovenop de formele informatiestroom van het college aan de raad, het agendapunt mededelingen gemeenschappelijke regelingen, de afspraken die in de Beleidsnotitie Samenwerkingsverbanden gemeente Rheden (2017) zijn gemaakt en de nieuwe mogelijkheden die de Wgr de raad geeft. Voorgesteld wordt de werkgroep vooralsnog niet op te heffen, maar tweemaal per jaar bij elkaar laten komen tezamen met de raadsrapporteurs, coördinator en griffiemedewerkers om vinger aan de pols te houden.

pagina

4

ons kenmerk

Bijlage - profiel raadsrapporteurs en coördinator Profiel raadsrapporteur 1. contactpersoon/aanspreekpunt voor en vertegenwoordiging van de raad voor het geprioriteerde samenwerkingsverband; 2. in samenwerking met de andere raadsrapporteur, ambtelijk contactpersoon en griffie de informele momenten voorbereiden voor het geprioriteerde samenwerkingsverband; 3. de raad signaleren op relevante informatie over afwijkingen of ontwikkelingen van het geprioriteerde samenwerkingsverband; 4. bruggenbouwer naar andere deelnemende raden om standpunten gezamenlijk naar voren te brengen en waar mogelijk (pragmatisch) samen te werken. Profiel coördinator 1. in samenwerking met de raadsrapporteurs, ambtelijk contactpersoon verbonden partijen en griffie uitvoering geven aan de activiteiten van de raadsrapporteurs; 2. voorstellen doen voor gezamenlijke bijeenkomsten voor kennisuitwisseling/evaluatie van de raadsrapporteurs en/of de werkgroep verbonden partijen; 3. zorgdragen voor (verbetering van) efficiënt verloop van het raadsrapporteurschap.

pagina

5

ons kenmerk