Besluit Gemeenschappelijke Regeling Gelders Archief 2027 incl integrale tekst

Besluit Gemeenschappelijke Regeling 'Gelders Archief' 2027 De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Arnhem, Rheden, Renkum en Rozendaal, Gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen; Nemen in aanmerking: dat zij in 2016 een gemeenschappelijke regeling hebben getroffen tot de instelling van een openbaar lichaam dat de archiefbescheiden en collecties beheert die berusten in de gemeentelijke archiefbewaarplaatsen van de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal en in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Gelderland; dat deze gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum 'Gelders Archief' moet worden aangepast in verband met: •

de inwerkingtreding van de aangepaste Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) per 1 juli 2022;

•

de vervanging van de Archiefwet 1995 per 1 januari 2027 door de Archiefwet 2027;

•

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) heeft op 10 december 2025 bekend gemaakt uit te treden uit de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum ‘Gelders Archief’. Indien de Eerste Kamer het reeds door de Tweede Kamer aangenomen wetsvoorstel voor de intrekking van de Archiefwet 1995 en het invoeren van de Archiefwet 2027 aanneemt, zal het rijk binnen dat kader uittreden uit deze gemeenschappelijke regeling. De geplande ingangsdatum van de Archiefwet 2027 is 1 januari 2027;

•

De voortzetting van de dienstverlening aan het rijk is vastgelegd in een delegatiebesluit en beschikking specifieke uitkering (SPUK).

Besluiten dat: 1.

de wijziging van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum 'Gelders Archief' in werking treedt als Gemeenschappelijke Regeling 'Gelders Archief' 2027 (conform artikel 46 van de GR tekst) op het moment dat de Archiefwet 2027 in werking treedt.

2.

alle aanpassingen integraal opgenomen worden in de voorliggende GR tekst.

Toelichting algemeen • •

De wijzigingen zijn ten opzichte van de geldende GR tekst 2016. Op 1 juli 2022 is een aangepaste Wgr in werking getreden. Uit deze wijziging volgen voor alle samenwerkingsverbanden op basis van de Wgr verplichte wijzigingen.

NB: bij het lezen van alle tekstuele wijzigingen zal een aantal wijzigingen bekend voorkomen. De wijzigingen die verband houden met de aangepaste Wgr zijn namelijk al in 2025 ter zienswijze aan de deelnemers voorgelegd en hebben niet tot zienswijzen geleid. Vanuit efficiëntie overwegingen worden alle wijzigingen zoals hierboven vermeld nu integraal voorgelegd. • • •

De verwijzingen naar “de minister” zijn komen te vervallen, vanwege de uittreding van het rijk uit de GR. Alleen in artikel 1, artikel 2 lid 6 en artikel 47 nog opgenomen. Verwijzingen naar de Archiefwet zijn geactualiseerd naar de Archiefwet 2027. De term “Colleges” is in de tekst vervangen door “deelnemers” en in artikel 1 is deze definitie uitgewerkt.

1

• • • • •

Ten behoeve van de leesbaarheid: is de nummering gewijzigd in oplopende nummering zonder letteraanduiding; de oude nummering van de GR 2016 is tussenhaakjes bij de toelichting per artikel geplaatst; verwijzingen in de tekst naar artikelnummers in de regeling zijn aangepast; zijn aan de artikelen titels toegevoegd; zijn enkele thematitels in de tekst toegevoegd;

Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 (was artikel 1 GR 2016) De begripsbepalingen zijn aangepast aan de gewijzigde begripsbepalingen van de Archiefwet 2027. Begripsomschrijvingen toegevoegd voor: algemeen bestuur, deelnemers, directeur, dagelijks bestuur, decentrale archiefdienst, interbestuurlijk toezichthouder en Wgr. Begripsbeschrijving gewijzigd bij de term “document”. Het begrip “archiefbescheiden” komt als begrip niet meer terug in de Archiefwet 2027. Het is vervangen door “document”. Dit is in lijn met de WOO. Artikel 2 (was artikel 2 GR 2016) De omschrijving van het belang, het doel en de taken die door de deelnemers aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling zijn overgedragen, is aangepast aan de gewijzigde bepalingen van de Archiefwet 2027. Lid 5 is nieuw: Het Gelders Archief verricht op dit moment ook al diensten aan derden maar met deze toevoeging is de focus op activiteiten voor GR leden geborgd. Lid 6 is nieuw: Dit artikel verwijst naar het delegatiebesluit van het rijk. Artikel 3 (was artikel 2A GR 2016) Lid 3, 4 en 5 zijn nieuw toegevoegd om de leesbaarheid van de GR tekst te vergroten. Artikel 4 (was artikel 2B GR 2016) Verwijzingen naar de Archiefwet zijn geactualiseerd naar de Archiefwet 2027. Artikel 5 (was artikel 3 GR 2016) Is nieuw ingevoegd en betreft de mogelijkheid om vergoedingen of kosten in rekening te brengen.

Artikel 6 (was artikel 4 GR 2016) De minister, vertegenwoordigd door een rijks bestuurder, is niet langer lid van het algemeen bestuur. Dit artikel is daarom aangepast. Artikel 7 (was artikel 5 GR 2016) Lid 6: bij stemming wordt met twee-derde meerderheid vereist (in plaats van volstrekte meerderheid zoals in artikel 5 lid 6 van GR 2016 staat). Artikel 8 (was artikel 6 GR 2016) Artikel 9 (was artikel 7 GR 2016) Artikel 10 (was artikel 8 GR 2016) Artikel 11 (was artikel 9 GR 2016) Artikel 12 (was artikel 10 GR 2016) Lid 2 en 3: inhoud is nieuw om de duidelijkheid te vergroten. Daarna volgen weer de leden zoals die al in artikel 10 GR 2016 staan. Lid 6: bij stemming wordt met twee-derde meerderheid vereist (in plaats van volstrekte meerderheid zoals in artikel 10 lid 4 van GR 2016 staat). Artikel 13 (was artikel 11 GR 2016)

2

Artikel 14 (was artikel 12 GR 2016) Het vergaderreglement is ook voor het algemeen bestuur van toepassing indien het algemeen bestuur dit verkiest. Artikel 15 (was artikel 13 GR 2016) Artikel 16 (was artikel 14 GR 2016) Lid 2: bij toerbeurt voor een periode van twee jaar is vervangen door een rooster met maximale zittingsduur. Artikel 17, 18, 19 (nieuwe artikelen) Deze artikelen zijn nieuw ingevoegd naar aanleiding van de gewijzigde Wgr. Het betreft de inlichtingenplicht, verantwoordingsplicht en recht van ingezetenen op inspraak en zienswijzen. Artikel 20 (was artikel 15 GR 2016) Artikel 21 (was artikel 16 GR 2016) Lid 1: ……overeengekomen dienstverlening toegevoegd. Deze dienstverlening is in de GR beschreven en daar waar van toepassing in aparte afspraken met betrekking tot gebruik van een digitaal depot. Lid 1:

De financiële bijlage vervalt zoals die nog in de GR tekst 2016 bij artikel 16 lid 1 vermeld staat. De reden is dat deze bijlage met bijdragen deelnemers

Lid 3:

Lid 4:

niet samen met de GR tekst vastgesteld wordt maar jaarlijks bij de begroting. De bijdrage van de deelnemers zal jaarlijks voorafgaand aan het begrotingsjaar, conform de loon- en prijsbijstelling van het gemeentefonds (prijs deel van het accres), worden aangepast. Nieuw is opgenomen: Het Gelders Archief kan bij de vaststelling van de begroting een voorlopige raming voor de prijsbijstelling opnemen. De daadwerkelijke bijdrage wordt vastgesteld op basis van de prijsbijstelling als bedoeld in lid 3.

Artikel 22 (was artikel 17 GR 2016) Lid 3:

na de eerste volzin is ingevoegd: De raden worden vervolgens gedurende twaalf weken in de gelegenheid gesteld om schriftelijk op het concept hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen.

Artikel 23 (was artikel 18 GR 2016) Lid 1: wordt '15 april' vervangen door '30 april' Lid 2: wordt 'acht weken' vervangen door 'twaalf weken' Lid 7:

Nieuw toegevoegd: Het dagelijks bestuur stelt de raden van de gemeenten voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het zesde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

Artikel 24 (was artikel 18A GR 2016) Lid 3: wordt '1 augustus' vervangen door '15 september'. Artikel 25 (was artikel 19 GR 2016) Artikel 26 (was artikel 20 GR 2016) Artikel 27 (was artikel 21 GR 2016) Lid 2: tweede lid wordt '15 april' vervangen door '30 april'

3

Lid 2 en 3:

zijn aangepast aan de actuele regels van het besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Lid 4: Lid 5:

wordt '15 april' vervangen door '30 april'. is '15 juli’

Artikel 24 lid 2 en lid 3 en artikel 25 lid 2 en artikel 27 lid 5 Gedeputeerde staten is vervangen door interbestuurlijk toezichthouder. Artikel 28 (was artikel 22 GR 2016) Lid 1: Het woord “reserve” is nader gespecificeerd in “algemene reserve”, dit om het duidelijk te onderscheiden van bestemmingsreserve. Lid 2: De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de totale baten. Artikel 29 (was artikel 23 GR 2016) Artikel 30 (was artikel 24 GR 2016) Artikel 31 (was artikel 25 GR 2016) Deelnemers is vervangen door algemeen bestuur om bestuurlijke effectiviteit te bevorderen. Artikel 32 (was artikel 26 GR 2016) Lid 1: interbestuurlijk toezichthouder in plaats van gedeputeerde staten van de provincie. Lid 2: nu er geen rijksarchiefbewaarplaats meer in de provincie bestaat, is het de decentrale archiefdienst van de grootste deelnemer, te weten de gemeente Arnhem, geworden. Artikel 33 (was artikel 27 GR 2016) Lid 2: de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie is verwijderd. Artikel 34 (was artikel 28 GR 2016) Artikel 35 (was artikel 29 GR 2016) De tweede zin is toegevoegd: Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat er periodiek een functioneringsgesprek en/of beoordelingsgesprek met de directeur plaatsvindt.

Artikel 36 (was artikel 30 GR 2016) Artikel 37 (was artikel 31 GR 2016) Artikel 38 (was artikel 32 GR 2016) Artikel 39 (was artikel 33 GR 2016) De CAO Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (SGO) is van toepassing. Artikel 40 (was artikel 34 GR 2016) Toegevoegd is: met inachtneming van het bepaalde in de Wgr. Artikel 41 (was artikel 35 GR 2016) Lid 1, 2, 3: Tekstuele wijzigingen ten opzichte van de tekst van artikel 35 GR 2016. Lid 4 en 5: nieuw Artikel 42 (nieuw artikel) In dit artikel zijn afspraken over uittreden vastgelegd.

4

NB: het uittreedplan met betrekking tot het uittreden van het rijk is d.d. 26 januari 2026 door het algemeen bestuur van de GR goedgekeurd. Artikel 43 (was artikel 36 GR 2016) Artikel 44 (was artikel 37 GR 2016) De tekst van artikel 37 GR 2016 is gewijzigd en gesplitst in lid 1 en lid 2. Artikel 45 (was artikel 38 GR 2016) Het oude lid 2 van artikel 38 van GR 2016 is door lid 2, 3 en 4 vervangen. Lid 2: mogelijkheid tot evaluatie van de regeling is opgenomen. Lid 3: Artikel 26 Wgr is van toepassing op de wijze van bekendmaking. Lid 4: De registratie bij centraal GR register is gespecificeerd en nieuw opgenomen. Artikel 46 (was artikel 39 GR 2016) De titel van de regeling wijzigt van Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum “Gelders Archief” (zoals in artikel 39 van GR 2016 vermeld was) naar Gemeenschappelijke Regeling “Gelders archief” 2027. Artikel 47 (nieuw artikel) Dit is een nieuw artikel. Er is een overgangsbepaling opgenomen omdat de minister ten tijde van besluitvorming nog deelnemer in de GR is en de Archiefwet 2027 nog niet in werking getreden is.

Akkoord met besluit tot wijziging en toelichting op aanpassingen van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum 'Gelders Archief' 2016

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

5

Akkoord met besluit tot wijziging en toelichting op aanpassingen van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum 'Gelders Archief' 2016

Burgemeester en wethouders van de gemeente Arnhem, de burgemeester,

de secretaris,

6

Akkoord met besluit tot wijziging en toelichting op aanpassingen van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum 'Gelders Archief' 2016

Burgemeester en wethouders van de gemeente Renkum, de burgemeester,

de secretaris,

7

Akkoord met besluit tot wijziging en toelichting op aanpassingen van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum 'Gelders Archief' 2016

Burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden, de burgemeester,

de secretaris,

8

Akkoord met besluit tot wijziging en toelichting op aanpassingen van de Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum 'Gelders Archief' 2016

Burgemeester en wethouders van de gemeente Rozendaal, de burgemeester,

de secretaris,

9

Gemeenschappelijke Regeling ‘Gelders Archief’ 2027 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: algemeen bestuur: document:

Archiefwet: collecties:

dagelijks bestuur: decentrale archiefdienst: deelnemers: de gemeenten: directeur: interbestuurlijk toezichthouder: minister: provincie: Wgr:

het algemeen bestuur van het Gelders Archief; een schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens als bedoeld in artikel 1, lid 1, van de Archiefwet; Archiefwet 2027; de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde documenten in de zin van de Archiefwet, in eigendom van of beheer bij de gemeenten voor zover het betreft voorwerpen of bescheiden bij de decentrale archiefdiensten van de gemeenten; het dagelijks bestuur van het Gelders Archief; de decentrale archiefdienst als bedoeld in artikel 6.2 van de Archiefwet; de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal; de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal; de door het dagelijks bestuur benoemde directeur van het Gelders Archief; gedeputeerde staten van de provincie; de minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschap de provincie Gelderland; Wet gemeenschappelijke regeling 2022.

Artikel 2 Doel van de regeling 1.

2. 3. 4. 5.

6.

De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de deelnemers bij alle aangelegenheden betreffende de documenten, collecties en dergelijke die berusten bij de decentrale archiefdiensten dan wel onder het beheer van de decentrale archiefdiensten vallen in gezamenlijkheid te behartigen. Het Gelders Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid van de gemeenten mede uit. De gemeenten kunnen met het Gelders Archief afspraken maken over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de in artikel 4 genoemde taken en bevoegdheden. De deelnemers kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop het Gelders Archief de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt. Het Gelders Archief kan met instemming van het algemeen bestuur ook diensten aan derden, niet zijnde deelnemers, aanbieden. Het algemeen bestuur besluit daartoe op voorstel van het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur ziet er op toe dat het uitvoeren van de activiteiten voor de deelnemers proportioneel is. Voor zover taken en bevoegdheden via artikel 3.1 van de Archiefwet door de minister zijn overgedragen behartigt deze regeling tevens de belangen van de archiefdienst van het Rijk.

Artikel 3 Rechtsvorm en bestuursorganen 1. 2. 3. 4.

Er is een openbaar lichaam genaamd Gelders Archief. Het Gelders Archief is gevestigd te Arnhem. Het openbaar lichaam heeft rechtspersoonlijkheid. De bestuursorganen van het Gelders Archief zijn: a. het algemeen bestuur b. het dagelijks bestuur c. de voorzitter

10

5.

Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het Gelders Archief.

Het algemeen bestuur Artikel 4 Overgedragen taken en bevoegdheden van archiefdiensten 1. a.

b.

c. d.

Aan het algemeen bestuur van het Gelders Archief zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van de deelnemers overgedragen: de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de documenten en collecties die berusten bij dan wel vallen onder het beheer van de decentrale archiefdiensten; de taken en bevoegdheden, die voortvloeien uit artikel 2.2 van de Archiefwet. Concreet wordt in dat verband gewezen naar de taken en bevoegdheden van archiefdiensten zoals die zijn opgenomen in hoofdstuk 4, 5, 7 en 8 en de artikelen 9.3, 9.4, 10.4, 10.5 en 10.6 van de Archiefwet; de aanwijzing van een archivaris als bedoeld in de artikelen 6.2, lid 2 en 6.3 lid 2 van de Archiefwet; het verrichten van door de deelnemers opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2 van deze regeling.

Artikel 5 Vergoedingen en kosten Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent de vergoedingen en de kosten, bedoeld in artikel 7.1 lid 3 en artikel 8.5 lid 3 Archiefwet, vast bij unanimiteit. Artikel 6 Samenstelling en zittingsduur 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9.

10.

Het algemeen bestuur bestaat uit zes leden. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Arnhem wijst uit zijn midden 3 leden aan. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Renkum wijst uit zijn midden 1 lid aan. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden wijst uit zijn midden 1 lid aan. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rozendaal wijst uit zijn midden 1 lid aan. Deelnemers kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij deze regeling anders bepaalt. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college van de betreffende gemeente afloopt. Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vorige lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen. Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijst het betreffende college van burgemeester en wethouders van het lid zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan. Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

Artikel 7 Stemverhouding en besluitvorming 1. 2.

Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem. Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

11

3. 4.

5.

6.

7.

Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt. Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen. Het vierde lid is niet van toepassing: a. ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was; b. voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld. Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt twee-derde meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht, voor zover de regeling niet anders bepaalt. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een stembriefje.

Artikel 8 Uitvoering taken en bevoegdheden 1. 2. 3.

4.

Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan het Gelders Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen. Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 35, tot gemeentearchivaris van Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal benoemen. Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wgr, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 23, 24 en 25 van deze regeling. Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raden van de gemeenten in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

Artikel 9 Informatieverstrekking Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de raden van de gemeenten en de deelnemers de door hen gevraagde inlichtingen. Artikel 10 Verantwoording 1.

2.

Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan het betreffende college van burgemeester en wethouders en aan de betreffende raad van de gemeenten zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden gevraagde inlichtingen. De deelnemers kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

Artikel 11 Ontslag De deelnemers kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur, dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen. Het dagelijks bestuur

12

Artikel 12 Samenstelling, zittingsduur en besluitvorming 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur uit zijn midden aan te wijzen leden. Een lid kan één deelnemer vertegenwoordigen maar ook een vertegenwoordiger zijn van meerdere deelnemers. Leden van het dagelijks bestuur mogen op basis van artikel 14 Wgr niet de meerderheid van het algemeen bestuur uitmaken. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur. Indien tussentijds een vacature ontstaat wijst het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan. Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij twee-derde meerderheid van stemmen, voor zover niet anders bepaald in deze regeling. In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

Artikel 13 Vergaderingen Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen. Artikel 14 Regels voor vergaderingen 1. 2.

Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast in een vergaderreglement. Het algemeen bestuur kan besluiten dit vergaderreglement ook te hanteren.

Artikel 15 Taken en bevoegdheden Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met: a. het voeren van het dagelijks bestuur van het Gelders Archief; b. beslissingen van het algemeen bestuur voorbereiden en uitvoeren; c. regels vaststellen over de personele organisatie van het Gelders Archief; d. ambtenaren benoemen, schorsen en ontslaan; e. besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het Gelders Archief, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 8, vierde lid; f. besluiten namens het Gelders Archief, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover dit het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist; g. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit; h. het beheer van de activa en passiva van het Gelders Archief, en i. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van het Gelders Archief. Artikel 16 De voorzitter van het algemeen en dagelijks bestuur 1. 2. 3. 4.

De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen. In aanvulling op het eerste lid stelt het algemeen bestuur een rooster op met een maximale zittingsduur voor een voorzitter. Uit de overige leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 12, eerste lid, worden een of meerdere plaatsvervangend voorzitters aangewezen. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

13

5. 6.

De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen. De voorzitter vertegenwoordigt het Gelders Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

Artikel 17 Inlichtingenplicht 1.

2.

3.

4.

Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter geven de raden van de gemeenten schriftelijk alle inlichtingen die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter geven de raden van de gemeenten op verzoek van de raden of één of meer leden daarvan, zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen 45 dagen, schriftelijk de door hen gevraagde inlichtingen. Een lid van het algemeen bestuur verschaft het college dat hem heeft aangewezen schriftelijk alle inlichtingen die worden verlangd door het college of een of meer leden daarvan. Ieder college is bevoegd een door hen aangewezen lid in het algemeen bestuur ontslag te verlenen, indien dit lid het vertrouwen van de raad niet meer bezit. In dit geval zijn de artikelen 49 en 50 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 18 Verantwoordingsplicht De deelnemers kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid. Artikel 19 Inspraak en Zienswijzen Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij de deelnemers betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Financiële bepalingen Artikel 20 Vergoeding 1.

2.

3.

Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder van de gemeente, of bij een gemeentedienst werkzaam zijn, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Gelders Archief. De leden van de besturen, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen bestuur. De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en opgenomen in de jaarlijkse begroting.

Artikel 21 Bijdrage deelnemers 1.

2.

3.

De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de deelnemers, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting en de overeengekomen dienstverlening. De deelnemers dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om aan zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het zevende lid. De bijdrage van de deelnemers zal jaarlijks voorafgaand aan het begrotingsjaar, conform de loon- en prijsbijstelling van het gemeentefonds (prijs deel van het accres), worden aangepast.

14

4.

5. 6. 7.

Het Gelders Archief kan bij de vaststelling van de begroting een voorlopige raming voor de prijsbijstelling opnemen. De daadwerkelijke bijdrage wordt vastgesteld op basis van de prijsbijstelling als bedoeld in lid 3. Voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden. De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht. Indien de deelnemers een bijzondere taak opdragen, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de deelnemers aan de opdrachtgever in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een van tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

Artikel 22 Meerjarenbeleidsplan en -begroting 1. 2. 3.

4.

Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op. Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in de Wet op het specifiek cultuurbeleid. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. De raden worden vervolgens gedurende twaalf weken in de gelegenheid gesteld om schriftelijk op het concept hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de raden van de gemeenten. De deelnemers maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met het Gelders Archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

Artikel 23 Ontwerpbegroting 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de gemeenten. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste twaalf weken voor de in artikel 24, eerste lid, bedoelde vaststelling, de raden van de gemeenten een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van Gelders Archief en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren. Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid van de gemeenten, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, vierde lid in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 22, vierde lid. In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten het Gelders Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd. De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de deelnemers voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en het verkrijgbaar stellen geschiedt openbare kennisgeving.

De raden van de gemeenten kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden. Het dagelijks bestuur stelt de raden van de gemeenten voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het zesde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

15

Artikel 24 Vaststellen begroting 1. 2.

3.

Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt vastgesteld bij unanimiteit. Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur, de begroting aan de raden van de gemeenten, die ter zake bij de interbestuurlijk toezichthouder hun zienswijze naar voren kunnen brengen. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan de interbestuurlijk toezichthouder.

Artikel 25 Begrotingswijzigingen 1. 2.

Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen. De artikelen 23 en 24, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen, waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 21, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan de interbestuurlijk toezichthouder.

Artikel 26 Voorschot 1. 2.

De gemeenten voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen. In afwijking van het eerste lid kunnen de gemeenten de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

Artikel 27 Jaarrekening 1. 2.

3.

4.

5.

6.

Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft. Het dagelijks bestuur zendt voor 30 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de raden van de gemeenten. De jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek en een rechtmatigheidsverklaring van het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de gemeenten in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden. De accountant hanteert de bepalingen van artikel 2 Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks en de raden van de gemeenten voor 30 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan de interbestuurlijk toezichthouder.

Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

Artikel 28 Reservevorming 1.

2.

Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de algemene reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de raden van de gemeenten. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de gemeenten. De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de totale baten.

16

Artikel 29 Definitieve bijdragen Bij het jaarverslag stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de gemeenten vast. Artikel 30 Organisatie financieel beheer 1.

2. 3.

Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van het Gelders Archief. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van het Gelders Archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Het algemeen bestuur neemt de besluiten, bedoeld in het eerste en tweede lid, met een meerderheid van tweederde van de uitgebrachte stemmen.

Artikel 31 Nadere regels Het algemeen bestuur kan, binnen het kader van de onderhavige regeling, gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole. Artikel 32 Archivering 1.

2.

Overeenkomstig door het algemeen bestuur met inachtneming van de Archiefwet vast te stellen regels, die aan de interbestuurlijk toezichthouder worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de documenten van het Gelders Archief. De documenten van het Gelders Archief die op grond van de Archiefwet moeten worden overgebracht, komen te berusten in de decentrale archiefdienst van de gemeente Arnhem.

Artikel 33 Toezicht 1.

2.

De deelnemers en het Gelders Archief verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak. De deelnemers kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is. Het Gelders Archief stelt de colleges te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet ten aanzien van de documenten die berusten bij de decentrale archiefdiensten.

Artikel 34 Mededelingen door deelnemers 1.

2.

De deelnemers doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, voor het Gelders Archief van belang zijn. De deelnemers kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, een zienswijze vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeenten kenbaar maken.

Personeelsaangelegenheden Artikel 35 Benoeming directeur Het dagelijks bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van het Gelders Archief. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat er periodiek een functionerings- en beoordelingsgesprek met de directeur plaatsvindt. Artikel 36 Instructie en vervanging

17

1. 2.

Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

Artikel 37 Taken en bevoegdheden directeur 1.

2.

De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taken terzijde. De directeur is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem. Met inachtneming van artikel 16, vijfde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

Artikel 38 Overig personeel Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur. Artikel 39 Rechtspositie 1. 2. 3.

Het dagelijks bestuur stelt de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling vast. Het dagelijks bestuur volgt de CAO SGO. Een regeling die afwijkt van de CAO SGO, behoeft de instemming van de regionale vakbondsbestuurders.

Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing Artikel 40 Toetreding Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkende besluit van de deelnemers, na verkregen toestemming van de raden van de gemeentes, alsmede de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen, met inachtneming van het bepaalde in de Wgr. Artikel 41 Uittreding 1.

2.

3.

4. 5.

Uittreding uit de regeling geschiedt door toezending van het daartoe strekkende besluit van het betreffende bestuursorgaan of de betreffende rechtspersoon. Het college van een uittredende gemeente overlegt daarbij ook het besluit tot toestemming van de raad van de gemeente. Het uittredende bestuursorgaan of de uittredende rechtspersoon zendt het besluit tot uittreding aangetekend aan het algemeen bestuur. Daarbij wordt een opzegtermijn van één jaar, ingaande op 1 januari van het eerstvolgende kalenderjaar, in acht genomen, tenzij de deelnemers unaniem een andere opzegtermijn overeenkomen. Het dagelijks bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding, die worden vastgelegd in een door het algemeen bestuur vast te stellen uittreedplan. Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur het uittreedplan vast. De daarin omschreven financiële verplichtingen zijn bindend. Nadat het uittreedplan is vastgesteld, is de het uittredende bestuursorgaan of de uittredende rechtspersoon gehouden om binnen zes maanden de daarin omschreven financiële verplichtingen aan het Gelders Archief te voldoen.

Artikel 42 Consequenties uittreding 1.

2.

Het in artikel 41, derde lid, bedoelde uittreedplan bevat de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties die gedurende een periode van vijf jaar het directe gevolg zijn van de uittreding. Tevens bevat het uittreedplan de uittreedsom die betaald moet worden door het uittredende bestuursorgaan of de uittredende rechtspersoon. De uittreedsom wordt als volgt bepaald: de uittreder betaalt over het eerste kalenderjaar na de uittreding 100% van de jaarlijkse bijdrage, over het tweede jaar 80%, over het

18

3.

derde jaar 60%, over het vierde jaar 40% en over het vijfde jaar 20% van de jaarlijkse bijdrage. Voor wat betreft de juridische, personele en organisatorische consequenties geldt dat het algemeen bestuur met de uittreder de mogelijkheid tot overname van personeel, activa en contracten onderzoekt. Het voorgaande behoeft echter niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het algemeen bestuur van het besluit tot uittreding, bedoeld in artikel 41, eerste lid.

Artikel 43 Wijziging van de regeling 1. 2.

Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de deelnemers De deelnemers hebben voor het besluit tot wijziging van de regeling de toestemming van de raden van hun gemeenten nodig.

Artikel 44 Opheffing van de regeling 1.

2.

Deze regeling kan worden opgeheven bij gezamenlijk besluit van alle deelnemers minus één. Het besluit tot opheffing wordt niet genomen voordat de raden van de gemeenten gedurende twaalf weken in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk op de voorgestelde opheffing hun zienswijze ter kennis van het college te brengen. De bepalingen van de Wgr worden in acht genomen. Het algemeen bestuur stelt een Liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de gemeenten om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam GR Gelders Archief over de gemeenten te verdelen op een in het Liquidatieplan te bepalen wijze.

Artikel 45 Slotbepalingen 1. 2.

3. 4.

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op de bekendmaking in het publicatieblad waarin zij wordt geplaatst. De werking van de regeling zal geëvalueerd worden indien het algemeen bestuur daartoe besluit. Het dagelijks bestuur zal dan een onderzoeksvoorstel aan de deelnemers voorleggen. Besluiten tot wijziging, tot uittreding van, van toetreding tot en tot opheffing van deze regeling worden overeenkomstig het bepaalde in artikel 26 Wgr bekend gemaakt. Het dagelijks bestuur is belast met de registratie van de regeling en wijzigingen daarop in het centraal GR register van het Kennis Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties overeenkomstig de Wgr.

Artikel 46 Citeertitel Deze regeling kan worden aangehaald als: Gemeenschappelijke Regeling ‘Gelders Archief’ 2027. Artikel 47 Overgangsbepaling 1.

2.

De artikelen over uittreding zijn niet van toepassing op de uittreding van de minister. Daarvoor gelden de afspraken tussen de minister en het Gelders Archief, zoals vastgelegd in het uittreedplan zoals vastgesteld door het algemeen bestuur van het Gelders Archief op 26 januari 2026. Dit artikel vervalt 1 maand na het moment dat het bij koninklijke boodschap van 17 november 2021 ingediende voorstel van wet tot intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door de Archiefwet 2027 tot wet wordt verheven.

19