B&W-voorstel Voortzetting overeenkomst gebruik en beheer DRIS-displays bij bushaltes

B en W-voorstel portefeuillehouder

begrotingsprogramma

draagt bij aan Global Goal(s)

M.F.H. Budel

3 Gebiedsontwikkeling

9 Industrie innovatie en infrastructuur 11 Duurzame steden en gemeenschappen

b en w-vergadering

agendapunt

bijlage(n)

rol raad

Ter kennisneming

onderwerp

Voortzetting overeenkomst gebruik en beheer DRIS-displays bij bushaltes INHOUD VOORSTEL Instemmen met de vernieuwde samenwerkingsovereenkomst, waarin afspraken worden vastgelegd over het gebruik en beheer van de displays met dynamische reisinformatie van bussen bij de bushaltes. 1 Wat is de aanleiding? Sinds 2009 zijn diverse bushaltes binnen de provincies Gelderland, Overijssel en Flevoland voorzien van actuele reisinformatie op displays (Dynamische Reis Informatie Systemen; DRIS). Deze systemen voorzien busreizigers op de haltes van informatie over de actuele vertrektijden en verstoringen. De drie provincies werken sinds 2011 samen op het gebied van openbaar vervoer (hierna OV-Oost). De eerste systemen binnen het totale DRIS-areaal van OV-Oost naderen het einde van hun levensduur. Het huidige beheercontract in Gelderland is met een jaar verlengd en liep 1 februari 2022 af. Hierdoor is er dringend behoefte om de vervanging gezamenlijk aan te aanbesteden en hiermee voor de komende 10 jaar invulling te geven aan het tonen van actuele reisinformatie op bushaltes met veel instappers. In het voorjaar van 2020 zijn de gemeenten door de provincie geïnformeerd dat de provincies Flevoland, Gelderland en Overijssel gezamenlijk de vervangingsopgave van de DRIS-displays bij bushaltes willen realiseren en is de beleidslijn toegelicht.

Vervolgens zijn de gemeenten in augustus 2020 geïnformeerd over de voortgang van de aanbesteding. Deze is in november 2020 voorlopig gegund. De provincie lichtte eind 2020 in ambtelijke overleggen toe over de implementatie, welk loopt tot eind 2022. De medewerking van de gemeenten is belangrijk voor het slagen van dit project. Onderdelen van de DRIS-displays bevinden zich namelijk op grondgebied van de wegbeheerder en daar realiseert, onderhoudt en beheert de provincie deze DRIS-displays voor de komende 10 jaar.

Pagina 1 van 4 RHD-

In bijgevoegde overeenkomst (bijlage 1) is het voortzetting van de samenwerking tussen provincie en gemeente nader uitgewerkt. 2 Wat is het bestaand beleid c.q. kader? In het coalitieakkoord ‘Rheden geeft Energie’ is opgenomen dat de gemeente de infrastructuur voor openbaar vervoer zoveel mogelijk wil behouden en voor minder validen toegankelijk is. 3 Wat willen wij bereiken op de genoemde Global Goal(s)? Een ononderbroken en zoveel mogelijk storingsvrij DRIS-netwerk op drukke bushaltes met voor reizigers actuele en betrouwbare reisinformatie over de buslijnen, dat goed beheerd doorloopt tot 2031-2035. 4 Wat gaan wij ervoor doen? Door in te stemmen met bijgevoegde overeenkomst (bijlage 1) kent de wegbeheerder de provincie het gebruiksrecht toe. In plaats van het vestigen van een recht van opstel (via een notaris en lastig te wijzigen), verleent de wegbeheerder de provincie een gebruiksrecht van de betreffende ondergrond waar een DRIS-display op een bushalte wordt geplaatst. Dit is nodig omdat de provincie eigenaar is van de DRIS-displays en onderdelen van de DRIS-displays zich bevinden op grondgebied van de wegbeheerder. In de overeenkomst zijn de werkprocessen en verantwoordelijkheden in de beheerfase vastgelegd. Denk hierbij aan calamiteiten, schades en het (tijdelijk) verplaatsen van DRIS-displays bij bijvoorbeeld werkzaamheden of evenementen.

Hierbij is de leverancier van de provincie primair verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer (inclusief het (tijdelijk) verplaatsen/verwijderen) van de DRIS-displays. De kosten voor het regulier beheer en onderhoud (denk aan datalevering, -abonnement en reiniging) van de DRIS-displays worden betaald door de provincie. De wegbeheerder heeft een inspanningsverplichting voor het doen van meldingen, als zij constateert dat zich storingen in een DRIS-display voordoen, danwel dat schade aan een DRIS-display is aangebracht. Verder stemt de wegbeheerder werkzaamheden of aanpassingen op of rond de halte die de zichtbaarheid, toegankelijkheid of het gebruik van de DRIS-displays kunnen beïnvloeden af met het beheerteam van de provincies. De wegbeheerder draagt tevens zorg voor het tijdig snoeien van struikgewas of bomen voor behoud van zichtbaarheid van de DRIS-displays. Verder heeft de provincie de DRIS-leverancier aangesteld als installatieverantwoordelijke, conform de NEN 3140, voor de DRIS-displays gedurende de gehele looptijd van de beheerovereenkomst. De provincie is als enige partij gemachtigd opdracht te geven om wijzigingen aan en in het areaal van de DRIS-displays door te voeren. De overeenkomst is samen met de juristen en gemeenten tot stand gekomen. Samen met de juristen van de drie provincies is een eerste concept overeenkomst tot stand gekomen.

Hiervoor heeft de provincie gebruik gemaakt van bestaande formats, onder andere een voorbeeld van de provincie Zuid-Holland en de huidige overeenkomst vanuit de regio Arnhem-Nijmegen.

Pagina 2 van 4 RHD-

Deze concept overeenkomst is in het najaar van 2020 naar alle regioberaden van de drie provincies gezonden en daarna ook toegelicht in de ambtelijke regio-overleggen. In deze overleggen heeft de provincie gevraagd of een gemeente bereid is om namens de regio de concept overeenkomst juridisch te toetsen. In totaal hebben zeven gemeenten (Almelo, Apeldoorn, Ede, Enschede, Hardenberg, Lelystad en Nijmegen) inhoudelijk en juridisch meegelezen en deze opmerkingen zijn verwerkt met als resultaat een nieuwe versie van de overeenkomst (bijlage 1 met de bijbehorende bijlagen A t/m D). 5 Wat zijn de financiële consequenties? Alle realisatiekosten, inclusief de elektra-aansluitingen worden door de provincie gedragen. Ook de online benodigde werkzaamheden voor het goed draaiend houden van de displays komt voor rekening van de provincie. De enige reguliere kosten voor de gemeente zijn het stroomverbruik van de displays en het vastrecht. Deze kosten worden geschat op ongeveer € 5.300,- per jaar en passen binnen het budget “elektravoorzieningen” van het taakveld 2.1 verkeer en vervoer. Uitgangspunt voor de overige verdeling van de kosten is naar analogie met ‘de veroorzaker betaalt’. Voorbeeld: Indien apparatuur verplaatst wordt als gevolg van een halteverplaatsing op verzoek van de provincie, komen de kosten voor de verplaatsing voor rekening van de provincie.

Wanneer een (tijdelijke) halteverplaatsing nodig is, waarbij een DRIS-display (tijdelijk) verplaatst moet worden, naar aanleiding van werkzaamheden door de wegbeheerder, komen deze kosten voor rekening van de wegbeheerder. De verwachting is dat verplaatsing alleen nodig zou kunnen zijn bij projecten in de openbare ruimte. De kosten dienen dan in de projectvoorbereiding ingecalculeerd te zijn. De kosten voor het verplaatsen van een display zijn ongeveer € 1.000,-. De kosten voor het laten plaatsen van een extra, nieuw display bij een bushalte zijn ongeveer € 10.000,-. Meer informatie in bijlage D ‘Stuksprijzen’. 6 Wat zijn de risico’s? Het is het vervolg op een al lopende beheerovereenkomst. Er worden geen grote risico’s verwacht. Wel verdwijnen er een aantal displays in de dorpen Rheden, De Steeg en Ellecom, omdat deze bushaltes te weinig instappers hebben. Enerzijds kan dit een gemis geven, anderzijds zorgt dit voor lagere stroomkosten voor de gemeente en is er voor reizigers ook altijd nog via websitelinks de mogelijkheid om de actuele vertrektijden te zien bij specifieke bushaltes.

Ten tweede wordt het risico op aansprakelijkheidskwesties grotendeels ondervangen in de overeenkomst, omdat de provincie in artikel 9 de aansprakelijkheid op zich neemt door middel van afstand te doen van haar rechten dienaangaande en ons daarvan vrijwaart, behoudens aantoonbare opzet of grove schuld aan de zijde van ons als wegbeheerder, dan wel als wij in verzuim zijn. Dit betekent dat er een zorgplicht op de gemeente rust om niet alsnog aansprakelijk geacht te kunnen worden als juridisch eigenaar van de palen. De goederenrechtelijke werking van de natrekking als grondeigenaar wordt niet doorbroken door de verbintenissenrechtelijke werking van deze overeenkomst, dus wij zijn en blijven als eigenaar van de grond risicoaansprakelijk voor eventuele ongevallen met de DRIS-displays. De huidige displays zijn echter aan het einde van hun levensduur, dus de vervanging nu wordt als noodzakelijk geacht. Voor zover bekend zijn er met de huidige displays geen aansprakelijkheidsstellingen geweest. De eerste displays zijn 15 jaar geleden bij de bushaltes geplaatst.

Pagina 3 van 4 RHD-

7 Wat is het draagvlak voor dit voorstel? De displays worden vernieuwd naar moderne maatstaven en storingen worden zoveel mogelijk voorkomen. Door de Europese aanbesteding die is gedaan in de provincies binnen OV-Oost is veel werk uit handen genomen van de gemeenten, om te kunnen blijven voorzien in deze informatieverstrekking aan busreizigers. 8 Hoe en met wie wordt er gecommuniceerd? De werkzaamheden worden in de periode maart t/m december 2022 uitgevoerd. Naast dat de uitvoerende partij de direct omwonenden informeert over de werkzaamheden, geeft de vervoerder zowel op schermen in de bussen zelf, als op social media aandacht aan de werkzaamheden. Ook kan men deze website raadplegen met meer informatie en tot slot is er voor de gemeente een toolbox beschikbaar met communicatiemiddelen, zodat onder andere ook op onze social media aandacht kan worden gegeven aan de werkzaamheden. 9 Wordt er een evaluatie uitgevoerd? Nee. Na vaststelling van dit voorstel wordt de overeenkomst ondertekend door de gemandateerde (afdelingsmanager WEL) en de getekende overeenkomst verzonden naar de uitvoeringsorganisatie. De overeenkomst moet uiterlijk 15 maart 2022 aan hen verzonden zijn. De Steeg,

Bijlagen De volgende documenten zijn bijgevoegd bij dit voorstel. •

Overeenkomst gebruik en beheer DRIS-displays bij bushaltes in OV-Oost met: ▪ Bijlage A: Lijst met locaties en beschrijving van de DRIS-displays op het grondgebied van de Wegbeheerder ▪ Bijlage B: Overzicht van relevante afspraken en contactpersonen met betrekking tot het beheer tussen Provincie, Ketenbeheer(der), Leverancier en Wegbeheerder ▪ Bijlage C: Inzicht in type DRIS-displays (kleine, grote, halte- of overzichtsdisplays) ▪ Bijlage D: Stuksprijzen

Pagina 4 van 4 RHD-