Auditplan 2024 gemeente Rheden getekend
Tekst van het document
Auditplan Gemeente Rheden Boekjaar 2024
Aan de Raad van de Gemeente Rheden Postbus 9110 6994 ZJ De Steeg ONDERWERP: Auditplan 2024 DATUM: 24 september 2024
Geachte Raadsleden, Het doet ons genoegen om u ons auditplan met betrekking tot de controle van de jaarrekening van de Gemeente Rheden voor het boekjaar eindigend op 31 december 2024 aan te bieden. De opdrachtvoorwaarden zijn in de afzonderlijke opdrachtbevestiging d.d. 26 augustus 2024 met u overeengekomen. In dit auditplan vindt u een uiteenzetting over onze risicoanalyse, de voorgenomen controleaanpak, een planning met de geplande communicatiemomenten en een samenvatting van onze en uw verantwoordelijkheden in relatie tot de jaarrekening en de controleopdracht. Op basis van onze verwachtingen en de ontwikkelingen in de wet- en regelgeving hebben wij daarnaast een aantal aandachtsgebieden geïdentificeerd en opgenomen in dit auditplan. Het doel van onze controle is om te onderzoeken of de jaarrekening van de gemeente Rheden, het in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet, vereiste inzicht geeft. De jaarrekening wordt opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Hoogachtend, Baker Tilly (Netherlands) N.V.
M.C.J.M. Bekker RA
2
Inhoudsopgave Management samenvatting
Controleaanpak Planning 12
4
7
3
Management samenvatting
1. Management samenvatting In deze management samenvatting zijn de belangrijkste elementen van ons auditplan voor u uiteengezet. Nadere informatie is opgenomen in de rest van deze rapportage. Audit time table
Wij zullen onze interim-controle uitvoeren in de week van 28 oktober en 4 november 2024. Ook zullen wij in de week van 4 november 2024 en de week van 18 december 2024 gegevensgerichte werkzaamheden uitvoeren over het 1e half jaar.
De management letter zal op 28 november 2024 (voorlopige datum) met de ambtelijke organisatie besproken worden.
De jaarrekeningcontrole wordt in twee delen uitgevoerd. Vanaf 31 maart 2025 worden enkele belangrijke jaarrekeningposten naar voren gehaald, waaronder grondexploitaties, voorzieningen en Sisa. Het zwaartepunt van de controle staat gepland voor de periode vanaf 12 mei 2025.
Op basis van de Programmabegroting 2024 verwacht de gemeente Rheden een totaal aan lasten van EUR 151.799.000 en een positief resultaat van EUR 1.174.000 na mutatie reserves. De voorlopige materialiteit die wij hanteren voor de controle van de jaarrekening van de Gemeente Rheden bedraagt voor 2024 op basis van deze begroting EUR 1.517.000. De materialiteit is gebaseerd op de verwachte lasten 2024 en zal op basis van de definitieve cijfers 2024 worden geëvalueerd en mogelijk worden bijgesteld. De voorlopige uitvoeringsmaterialiteit voor 2024 bedraagt EUR 758.500. De gebruikte materialiteitsgrenzen zijn gebaseerd op het controleprotocol van de gemeente Rheden. We zullen afwijkingen boven de EUR 50.000 aan de Gemeenteraad communiceren, conform het controleprotocol. Het auditplan is opgesteld op basis van de kennis die wij hebben opgedaan door middel van de controle van het boekjaar 2023, gevoerde besprekingen en recente ontwikkelingen in de markt. Voor het boekjaar 2024 is een controlefee voorgesteld van EUR 121.990. In de voorgestelde controlefee is een voorbehoud opgenomen voor de SiSa-regelingen. In lijn met voorgaand jaar informeren wij u na het verschijnen van de definitieve lijst met te verantwoorden SiSa-regelingen wat de afwijking van de werkzaamheden ten opzichte van de contractuele afspraken is.
De bevindingen ten aanzien van de interne beheersing worden opgenomen in de management letter en met u besproken. Onze bevindingen naar aanleiding van de balanscontrole zullen we aan u rapporteren in de vorm van een accountantsverslag.
Bevindingen stemmen wij doorlopend met u af tijdens de controle. Het concept accountantsverslag zal op 12 juni 2025 (voorlopige datum) met de ambtelijke organisatie besproken worden.
Wij streven er naar de rapportering van de controleverklaring en het definitief uitbrengen van het accountantsverslag eind juni 2025.
5
1. Management samenvatting In deze management samenvatting zijn de belangrijkste elementen van ons auditplan voor u uiteengezet. Nadere informatie is opgenomen in de rest van deze rapportage. Audit time table
Wij zullen onze interim-controle uitvoeren in de week van 28 oktober en 4 november 2024. Ook zullen wij in de week van 4 november 2024 en de week van 18 december 2024 gegevensgerichte werkzaamheden uitvoeren over het 1e half jaar.
De management letter zal op 28 november 2024 (voorlopige datum) met de ambtelijke organisatie besproken worden.
De jaarrekeningcontrole wordt in twee delen uitgevoerd. Vanaf 31 maart 2025 worden enkele belangrijke jaarrekeningposten naar voren gehaald, waaronder grondexploitaties, voorzieningen en Sisa. Het zwaartepunt van de controle staat gepland voor de periode vanaf 12 mei 2025.
Voor de controle van de gemeente Rheden hebben we de volgende attentie- en aandachtspunten onderkend. Daarbij maken wij onderscheid in significante en frauderisico’s en overige (significante) aandachtsgebieden. Significante en frauderisico’s Waardering grondexploitatie IJssel District Velp; Doorbreking van AO/IB door het management; Corruptierisico ten aanzien van aanbestedingen. Overige (significante) aandachtsgebieden Nieuwbouw gemeentehuis; Rechtmatigheidsverantwoording; Schattingsposten en veronderstellingen van het management; Voorziening groot onderhoud; Prestatielevering inkopen; Sisa en WNT-verantwoording.
Bevindingen stemmen wij doorlopend met u af tijdens de controle. Het concept accountantsverslag zal op 12 juni 2025 (voorlopige datum) met de ambtelijke organisatie besproken worden.
Wij streven naar de rapportering van de controleverklaring en het definitief uitbrengen van het accountantsverslag eind juni 2025. .
6
Controleaanpak
2. Controleaanpak 2.1 Algemene uiteenzetting en materialiteit Een efficiënte en effectieve jaarrekeningcontrole is belangrijk voor zowel de Gemeente Rheden als Baker Tilly. Wij werken voortdurend aan de ontwikkeling van een efficiënter controleproces en aan de verhoging van het kwaliteitsniveau door bijvoorbeeld de inzet van specialisten op onder meer het gebied van fiscale aspecten of IT. In dit kader is een helder controleplan een essentieel onderdeel. In de schematische weergave komt het controleplan tot uitdrukking met daarbij de stappen die voor de uitvoering van de controle noodzakelijk worden geacht.
Controleaanpak
Verkrijgen van kennis van de gecontroleerde entiteit, waaronder de interne beheersing;
Vaststellen materialiteit; Risicoanalyse; Systeemgerichte controlewerkzaamheden;
Gegevensgerichte controlewerkzaamheden; en
Verbonden partijen Onze risicoanalyse en controleaanpak richt zich onder andere op mogelijke transacties met verbonden partijen van de gemeente Rheden. Wij zullen het college van B&W verzoeken om opgaaf te doen van verbonden partijen en bekende transacties met deze partijen. Op basis van de beschikbare informatie onderkennen wij geen significant risico als gevolg van transacties met verbonden partijen. Risicoanalyse Op basis van onze kennis van de gemeente Rheden worden de belangrijkste specifieke risico’s in kaart gebracht die mogelijk een afwijking van materieel belang veroorzaken in de jaarrekening van de gemeente Rheden. Onze controlewerkzaamheden focussen zich op die jaarrekeningposten, contracten, processen of transacties waarvan wij van mening zijn dat het grootste risico bestaat op een afwijking van materieel belang in de financiële overzichten, hetzij als gevolg van fouten hetzij als gevolg van fraude. Materialiteit De voorlopige materialiteit die wij hanteren voor de controle van de jaarrekening van de Gemeente Rheden bedraagt voor 2024 EUR 1.174.000. De voorlopige uitvoeringmaterialiteit voor 2024 bedraagt EUR 658.000. De materialiteit is gebaseerd op 1% van de begrote lasten 2024. De materialiteit zal op basis van de definitieve cijfers 2024 worden geëvalueerd en mogelijk worden bijgesteld.
We zullen niet-gecorrigeerde afwijkingen die door het management als niet-materieel werden aangemerkt, zowel afzonderlijk als geaggregeerd, boven EUR 50.000 rapporteren aan de gemeenteraad, conform het controleprotocol. Wij stemmen de aard, het tijdstip en de omvang van onze controlewerkzaamheden af op het risiconiveau dat is vastgesteld voor elke belangrijke jaarrekeningpost, soort transactie of toelichting en de relevante beweringen op het niveau van deze posten, transacties of toelichtingen.
We houden hierbij rekening met de effecten van de huidige marktrisicofactoren en leggen ook de nadruk op die gebieden die door het management subjectieve beslissingen vereisen. We zullen tijdens onze controle voortdurend aandacht houden voor wijzigingen van interne en externe factoren die onze initiële risico inschatting kunnen beïnvloeden. Indien noodzakelijk zullen wij onze initiële risico inschatting aanpassen en u hiervan op de hoogte stellen.
Continuïteit, afhankelijkheid en aansturing IT-systemen Onderdeel van onze controleaanpak is de zogenaamde geïntegreerde controleaanpak waarbij IT een belangrijk onderdeel is binnen de jaarrekeningcontrole. Aandachtspunten zijn hierbij de continuïteit en betrouwbaarheid van de gegevensverwerkende processen, de mate van afhankelijkheid en de centrale aansturing en monitoring van IT Controls in de IT-systemen. In het kader van de jaarrekeningcontrole zullen wij ook aandacht schenken aan de General IT Controls en Application Controls. Als onderdeel hiervan zullen continuïteit van de systemen, monitoring controls vanuit de centrale organisatie en de mate van afhankelijkheid worden beoordeeld.
Evaluatie en afronding. 8
2. Controleaanpak 2.2 Significante en Fraude risico’s In de controleverklaring wordt uiteengezet hoe de accountant bij de controle-aanpak inspeelt op risico’s ten aanzien van fraude en worden de uitgevoerde werkzaamheden toegelicht. Als aanvulling kunnen wij ook de uitkomsten van deze werkzaamheden of belangrijke waarnemingen met betrekking tot het onderwerp toelichten. Deze risico’s dienen verplicht in de controleverklaringen behandeld te worden; ook in situaties waar geen sprake is van spraakmakende fraudecasuïstiek. Hieronder volgt een weergave van de geïdentificeerde risico’s tot op heden aan de hand van de beschikbare informatie in de planningsfase van de controleopdracht. Gedurende het controleproces kan dit bijgesteld worden. De volledigheid en de formulering van de risico’s bespreken wij graag met u.
Doorbreking van AO/IB door het management (frauderisico)
Corruptierisico aanbestedingen (frauderisico)
Waardering grondexploitatie IJssel District Velp (significant risico)
Toelichting
Geplande controle aanpak Baker Tilly
Onze beroepsregels schrijven voor dat wij als accountant in het bijzonder aandacht besteden aan dit risico. Wij zien dit risico met name op het gebied van schattingen ten aanzien van de waardering van de grondexploitaties en de voorzieningen met betrekking tot risico’s en verplichtingen. Daarnaast bestaat dit risico bij het proces aangaande de memoriaalboekingen rondom schattingen en periodeafsluitingen en afsluitingen van budgetten en kredieten.
Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent schattingen en memoriaalboekingen.
Dit risico ziet toe op het niet naleven van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen om gunning aan een bevriende partij mogelijk te maken, doordat gemeenten bij een grote diversiteit aan leveranciers inkopen. Hierdoor bestaat inherent een risico op kickbacks en belangenverstrengeling.
Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent de aanbestedingsprocedure.
In exploitatie genomen bouwgronden zijn niet op juiste wijze gewaardeerd doordat gehanteerde schattingsposten c.q. uitgangspunten in de kostprijsberekeningen ten aanzien van de verwachte kosten en de te realiseren opbrengsten onnauwkeurig zijn, waardoor er sprake is van een onjuiste tussentijdse winstneming, danwel een onjuiste verliesvoorziening.
Systeemgerichte werkzaamheden Verkrijgen van inzicht in en vaststellen van het bestaan van de interne beheersing omtrent het opstellen van de exploitatieopzetten.
Gegevensgerichte werkzaamheden Toetsen (o.a. middels data-analyse) of de in het grootboek vastgelegde journaalposten en andere aanpassingen die tijdens het opstellen van de financiële overzichten zijn aangebracht aanvaardbaar zijn. Controleren van schattingen op tendenties en controleren of er eventuele omstandigheden zijn die tot de tendentie hebben geleid en daarmee een risico vormen op een afwijking van materieel belang als gevolg van fraude. Identificeren en nader onderzoeken van grote ongebruikelijke transacties.
Gegevensgerichte werkzaamheden Controle op de spendanalyse. Controle op de geselecteerde aanbestedingsdossiers (vaststellen juiste aanbestedingsprocedure, betrokkenheid meerdere medewerkers bij het proces van gunning, leverancierskeuze op basis van vooraf vastgestelde criteria).
Gegevensgerichte werkzaamheden Controle op de uitgangspunten van grondexploitaties (waaronder rente en indexering). Controle op de prognoses (kosten en opbrengsten). Controle op de grondaankopen, grondverkopen en de geactiveerde kosten (middels steekproef). 9
2. Controleaanpak 2.3 Interne beheersingssysteem Als een organisatie haar doelstellingen wil bereiken dan moet ze omgaan met risico’s en moet ze deze risico's proberen te beheersen. Onderdeel van de uitvoering van het auditplan is het evalueren van de opzet, het bestaan en de toetsing van de operationele effectiviteit van de interne beheersingsmaatregelen en het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogelijk voeren wij de testwerkzaamheden op de interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden vanuit efficiencyoverwegingen gelijktijdig uit.
Organisatiegerichte aanpak Als onderdeel van onze controle zullen wij aandacht besteden aan het interne beheersingssysteem waarmee de gemeente Rheden de risico’s die zij loopt wil beheersen. Het risicomanagement framework legt de nadruk op de wisselwerking tussen risico, prestatie, strategie en waarde. Ze is opgebouwd uit vijf onderling verbonden thema’s (uitgewerkt in principes) die essentieel zijn voor modern ERM:
Tijdens de controle zal aandacht worden besteed aan de diverse bedrijfsprocessen. Bij de werkzaamheden zal voor ieder significant risico binnen de processen de opzet en bestaan van eventuele interne beheersingsmaatregelen worden vastgesteld en zal, indien gesteund wordt op de interne controlemaatregel, ook de werking van deze maatregelen worden getest. De organisatiegerichte werkzaamheden zullen worden uitgevoerd nadat de IT audit heeft plaatsgevonden waarin vastgesteld wordt of er Application controls aanwezig zijn die manuele controles vervangen ten behoeve van een efficiënte controle.
Governance en cultuur: heldere taken en verantwoordelijkheden en aandacht voor cultuur, integriteit en risicobewustzijn. Strategie en doelstelling: risico’s meewegen in de strategische keuzes en het vaststellen van risk appetite. Doelstellingen dienen als basis voor het identificeren, beoordelen en reageren op risico’s. Prestatiemanagement: Risico’s die invloed kunnen hebben op het behalen van strategie en doelstellingen moeten worden geïdentificeerd en beoordeeld. Aan risico’s wordt prioriteit gegeven afhankelijk van de ernst in de context van risicobereidheid. De organisatie selecteert dan risicogerechten en neemt een portefeuilleweergave van het risico dat zij heeft aangenomen. De resultaten van dit proces worden gerapporteerd aan belangrijke risicogroepen. Review en herziening: goed kijken en herzien of het werkt; zijn er inderdaad betere prestaties en worden risico’s efficiënt gemanaged? Informatie, communicatie en rapportage: het delen van kennis intern en extern vanuit de organisatie. Dit geldt zowel top down als bottom up.
Wij zullen met de directie en keyfunctionarissen het gesprek voeren over de belangrijkste risico’s die zijn geïdentificeerd en de interne beheersingsmaatregelen die daar aan gekoppeld zijn.
10
2. Controleaanpak 2.4 Inzet van IT specialisten in de controle Gemeente Rheden is in significante mate afhankelijk van de automatiseringsomgeving met betrekking tot de goedkeuring van facturen, salarisverwerking, uitkeringenadministratie, belastingheffingen en de algehele registratie van transacties in de financiële administratie. Wij zullen bij het vaststellen van de interne beheersing nagaan in hoeverre de General IT Controls (GITC’s) en application controls waarborgen dat risico’s worden ondervangen en zullen eventuele tekortkomingen in de interne beheersing rapporteren in onze management letter danwel accountantsverslag.
Continuïteit, afhankelijkheid en aansturing IT-systemen Onderdeel van onze controle aanpak is de zogenaamde geïntegreerde controle aanpak waarbij IT een belangrijk onderdeel is binnen de jaarrekeningcontrole. Aandachtspunten zijn hierbij de continuïteit en betrouwbaarheid van de gegevensverwerkende processen, de mate van afhankelijkheid en de centrale aansturing en monitoring van IT Controls voor met name de systemen zoals hieronder genoemd. In het kader van de jaarrekeningcontrole zullen wij ook aandacht schenken aan de General IT Controls en Application Controls. Als onderdeel hiervan zullen continuïteit van de systemen, monitoring controls vanuit de centrale organisatie en de mate van afhankelijkheid worden gecontroleerd. General IT Controls en Application Controls In onze jaarrekeningcontrole maken wij, waar mogelijk, gebruik van interne beheersingsmaatregelen bij uw gemeente. Interne beheersingsmaatregelen (voor zover voor onze jaarrekeningcontrole relevant) zijn voor een groot deel ingericht in:
De financiële administratie met daarin de inkoopstraat, zijnde Unit4. De uitkeringenadministratie Civision Samenlevenszaken.
De inrichting van de logische toegangsbeveiliging (o.a. wachtwoordbeleid, rollen en rechten) en wijzigingsbeheer (o.a. testen van updates) bepaalt in hoeverre we gebruik kunnen maken van deze beheersingsmaatregelen.
11
2. Controleaanpak 2.5 Gegevensgericht controle De controle van de jaarrekening van de gemeente Rheden kunnen wij op twee manieren uitvoeren, voornamelijk systeemgericht of voornamelijk gegevensgericht. De wijze van controleren is afhankelijk van de kwaliteit van interne beheersing van de gemeente Rheden en de IT-omgeving. .
Gegevensgerichte controle Voor de gemeente Rheden vindt de controle voornamelijk gegevensgericht plaats. Daarbij wordt door middel van controles achteraf vastgesteld of de gegevens in de jaarrekening een getrouw beeld geven en rechtmatig zijn verantwoord. Doordat het niveau van de interne beheersing binnen de gemeente Rheden ons niet de mogelijkheid geeft om de controle op alle gebieden systeemgericht uit te voeren, zullen wij de controle voornamelijk gegevensgericht uitvoeren. De verbeterpunten in de interne beheersing zien daarbij voornamelijk toe op het zichtbaar en herleidbaar maken van de interne beheersing. Hierdoor kan achteraf worden vastgesteld dat de organisatie zelf de benodigde controles heeft uitgevoerd en of deze met de vereiste diepgang hebben plaatsgevonden. De interne controlewerkzaamheden die de gemeente zelf uitvoert, zien nu ook voornamelijk toe op het inhoudelijk controleren van de transacties en minder op het vaststellen dat processen hebben gewerkt. Rechtmatigheidsverantwoording Boekjaar 2024 is het tweede jaar dat het College van B&W verantwoording aflegt over de rechtmatigheid in de vorm van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betekent dat zelfstandig een oordeel moet worden gevormd over de rechtmatigheid van de transacties in het boekjaar en dat eventuele onrechtmatigheden vermeld moeten worden in deze verantwoording.
De accountant toetst de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording, waardoor rechtmatigheidsfouten niet meetellen in het oordeel van de accountant als deze toereikend zijn toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Omdat wij als accountant de getrouwheid moeten toetsen van de verantwoording, zullen wij nog steeds werkzaamheden moeten doen inzake de rechtmatigheid, bijvoorbeeld op het gebied van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De diepgang van de werkzaamheden verandert in principe niet ten opzichte van eerdere jaren, alleen is het doel hiervan anders; namelijk toetsen of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft (en dus alle eventuele materiële fouten hierin zijn benoemd).
12
Planning
3. Planning van de controle Belangrijke data Onderstaand is de planning van de jaarrekeningcontrole in de tijd weergegeven. Door nauwe samenwerking en goede afstemming streven wij naar een korte doorlooptijd van de controle.
Wij zullen onze interim-controle uitvoeren in de weken van 28 oktober en 4 november 2024.
De management letter zal op 28 november 2024 (voorlopige datum) met de ambtelijke organisatie besproken worden.
Wij zullen in de week van 4 november 2024 en de week van 18 december gegevensgerichte werkzaamheden uitvoeren over het 1e half jaar.
De jaarrekeningcontrole wordt ten gunste van de doorlooptijd in twee delen uitgevoerd. Vanaf 31 maart 2025 worden enkele belangrijke jaarrekeningposten naar voren gehaald, waaronder grondexploitaties, voorzieningen en Sisa. Het zwaartepunt van de controle staat gepland voor de periode vanaf 12 mei 2025.
Bevindingen stemmen wij doorlopend met u af tijdens de controle. Het concept accountantsverslag zal op 12 juni 2025 (voorlopige datum) met de ambtelijke organisatie besproken worden.
Wij streven naar de rapportering van de controleverklaring en het definitief uitbrengen van het accountantsverslag achterin de maand juni 2025.
Voor de start van het nieuwe controlejaar voeren wij een evaluatiebespreking met u uit.
14
Kantoorgegevens: Baker Tilly (Netherlands) N.V. Burg. Roelenweg 14-18 8021 EV Zwolle Postbus 508 8000 AM ZWOLLE T +31 (0)38 425 86 00