archiefkpis_2025_Rheden

Beantwoording vragen VNG Archief-KPI’s informatie- en archiefbeheer gemeente Rheden 2025 KPI-nr.

Hoofdstuk, paragraaf en vraag

1

Lokale regelingen

Ja, nee of deels

Toelichting

Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1

Archiefverordening

1.1a

Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

Ja

De gemeente Rheden beschikt over een actuele vastgestelde archiefverordening: Archiefverordening gemeente Rheden 2020. Zie http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR644740

1.1b

Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Ja

De verordening is medegedeeld aan GS.

1.2

Beheerregeling informatiebeheer Ja

De gemeente Rheden beschikt over een besluit informatiebeheer: Besluit informatiebeheer gemeente Rheden 2020. Zie http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR645980

Nee

Gemeente Rheden beschikt nog niet over een Strategisch Informatie Overleg (SIO). Er zijn wel (regionale en reguliere) overlegvormen die de functie van het SIO invullen, echter hierin worden geen besluiten genomen o.g.v. de AW. Besluiten worden genomen door het college als zorgdrager.

Ja

Bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan andere overheidsorganen worden voorzieningen getroffen m.b.t. het beheer van archieven. Zie KPI 1.5 voor verdere uitwerking.

Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? 1.3

Strategisch informatie overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld?

1.4

Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?

1.5

Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden

1.5a

Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?

Ja

Periodiek is er aandacht voor de (zorg voor) archivering binnen samenwerkingsverbanden en gemeenschappelijke regelingen. In de laatste periode (2020-heden) zijn er bij de volgende samenwerkingsverbanden archiefbeheerafspraken opgesteld dan wel geactualiseerd. Gemeenschappelijke regelingen: - GR MGR Sociaal Domein Midden Gld - GR (BVO) De Connectie - BVO DRAN (Doelgroepenvervoer Regio Arnhem Nijmegen) - ODRA en VGGM (in ontwikkeling) Andere samenwerkingsverbanden (DVO-partners): - DVO mandaattaken sociaal domein (incl. archiefbeheerafspraken) gemeente Rozendaal – Rheden - DVO mandaattaken Wet inburgering (incl. archiefbeheerafspraken) Doesburg – Rheden Binnen bovenstaande samenwerkingen is aandacht voor (aanwijzing van de) archivaris, archiefbewaarplaats, mandaat t.b.v. het uitbestede archiefbeheer, e.d. Verder zijn er in 2025 voorbereidingen getroffen voor de omvorming van De Connectie. De bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie wordt beëindigd en de dienstverlening wordt as-is per 1-1-2026 ondergebracht in de centrumgemeenteregeling De Connectie. De Connectie wordt als cluster ondergebracht binnen de gemeente Arnhem. Binnen deze (nieuwe) GR is aandacht voor de archiefparagraaf en bijbehorende archiefbeheerafspraken t.b.v. de gemandateerde taken.

1.5b

1.6

Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert? Mandaatregeling archiefzorg

Ja

De GR-en zijn opgenomen in het landelijk register. Verder is er een overzicht beschikbaar van alle GR-en, samenwerkingsverbanden en DVO-constructies waarin de gemeente Rheden deelneemt.

Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): Vastgestelde mandaten o.g.v. de Archiefwet 1995, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen niet zijnde regelgeving/ het stellen van regels zijn opgenomen in het algemene mandaatbesluit van Rheden (http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR641769, de GR van De Connectie (http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR396557) en het bijbehorende mandaatbesluit (http://lokaleregelgeving.overheid.nl/ CVDR691762), zie, Gelders Archief (overgebracht): Vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels zijn opgenomen in de Gemeenschappelijke regeling van het Gelders Archief. De gemeenschappelijke regeling is te raadplegen via: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-201634014.html. Tevens heeft het Gelders Archief in 2021 een archiefverordening (te raadplegen via https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2022-973.html) en een besluit informatiebeheer (te raadplegen via https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2022-1040.html) vastgesteld.

1.7

Uitbesteden archiefbeheer(staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of een publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): De afdeling DIV (informatie- en archiefbeheer) is ondergebracht bij Bedrijfsvoeringsorganisatie De Connectie. Zie KPI 1.5. Verder wordt er sinds 2021 archiefruimte gehuurd bij het Gelders Archief voor opslag van Rhedense archiefbestanden (nietovergebracht). De gemeentelijke website wordt sinds 2012 gearchiveerd door Archiefweb van GW Crossmedia. In z’n algemeenheid wordt rekening gehouden met de gemeentelijke eindverantwoordelijkheid, dit gebeurt middels de GIBIT. Gelders Archief (overgebracht):

Nee

De overgebrachte archieven worden beheerd door het Gelders Archief, via deelname aan GR Gelders Archief (2002). Verder zie KPI 1.5. Er is geen sprake van uitbesteding van archiefbeheertaken door het Gelders Archief.

1.8

Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of op https://www.officielebekendmakingen.nl/ gemeenteblad?

2

Ja

De gemeente Rheden maakt al haar officiële publicaties bekend in het elektronische gemeenteblad (via DROP) op overheid.nl (lokale regelgeving).

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht):

Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

2.1

Middelen Hoeveel middelen stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?

Begroting bijdrage Gemeente Rheden aan De Connectie (en afdelingsbegroting DIV): Bij de start van De Connectie hebben de drie gemeenten een bedrag overgeheveld voor alle diensten. Sinds 2017 heeft de begroting van De Connectie zich verder ontwikkeld. Interne begrotingswijzigingen en het ophalen van extra middelen (prijscompensatie etc.) heeft geresulteerd in de huidige begroting van DIV. Binnen de afdelingsbegroting van de afdeling DIV zijn de kostensoorten onvoldoende uitgesplitst. Voor de volgende kostensoorten is er binnen de afdelingsbegroting van DIV wel een budget opgenomen: - Opleiding: Geen vast budget. Jaarlijks wordt het totaal opleidingsbudget verdeeld over de afdelingen op basis van de wensen/ het opleidingsplan. Opleidingsbudget DIV voor 2025 is € 14.000,- Kofax scansoftware: € 73.100,-

Lumpsum bijdrage (2024) gemeente Rheden aan Gelders Archief: € 288.182,De budgetten voor de volgende kostensoorten binnen Rheden zijn: - Software Rx. Enterprise zaaksysteem (2025): € 87.983,- VINDIM/I-Navigator (2025): € 9.876,- Gemeente Rheden is aangesloten bij VanWaarde (voorheen documentenwacht) - Huur archiefruimte en werkplekken bij Gelders Archief voor nietovergebrachte archieven (2024): 52.052,- (archiefopslag) en 18.380,(4 werkplekken) Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief beschikt over voldoende middelen om de beheertaken ten aanzien van de overgebrachte archieven en de uitvoering van het toezicht op de niet overgebrachte archieven uit te kunnen voeren. 2.2

Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer

2.2a

Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en toezicht daarop?

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): - 1 strategisch adviseur informatiemanagement - 1 adviseur informatievoorziening - 2 Functioneel beheerders Rx. Enterprise zaaksysteem - Diverse medewerkers die FB- taken uitvoeren t.b.v. vakapplicaties De Connectie (DIV), locatie Rheden (niet-overgebracht): - 1 teamleider Informatiebeheer (0,47 FTE; HR21 tactisch leidinggevende III) - 1 senior adviseur Informatiebeheer (0,5 FTE; HR21 adviseur III) - 1 adviseur Informatiebeheer (0,5 FTE; HR21 adviseur IV) - 2 recordmanagers DIV (1 FTE; HR21 mdw. Gegevens II) - 1 kwaliteitsmedewerker informatiebeheer (per 01-10-2025; 1 FTE; HR21 mdw. Gegevens II) - 6 mdw. DIV (post/ archiefbeheer) (5,67 FTE; HR21 mdw. Gegevens IV) - 1 mdw. Postverwerking/scanner (1 FTE; HR21 facilitair mdw. III) - 1 mdw.digi DIV C (1 FTE; HR21 mdw. gegevens V)

Gelders Archief (toezicht) (niet-overgebracht en overgebracht): De personele omvang van het Gelders Archief bedraagt gemiddeld ongeveer 50 FTE. Deze formatie voert de werkzaamheden uit voor alle partners. Specifiek voor gemeente Rheden komt dit uit op: - 1 gemeentearchivaris - 1 toezichthouder - 1 informatieadviseur Ten aanzien van beheer (na overbrenging) zijn er ook nog medewerkers werkzaam die hiermee belast zijn. 2.2b

Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?

Nee

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): -

Deels

Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief heeft sinds 2016 een compleet en actueel overzicht van de toegankelijke staat van de volledige collectie. Dit gebeurt met behulp van een meerjarenplanning in het collectiebeheersysteem MAIS Flexis. Hierdoor wordt het mogelijk op basis van prioriteiten en actuele gegevens altijd de staat van toegankelijkheid van de collectie te overzien, benodigde acties in te plannen en de klant daarmee te bedienen. Achterstanden op het gebied van materiële verzorging en goede, geordende en toegankelijke staat zijn inzichtelijk gemaakt door een uitgebreide controle van de registratie van de archieven en collecties. Tijdens deze controle is de materiële staat van de stukken gecontroleerd en vastgesteld. Aan de hand van deze registratie is de achterstand vastgesteld en waar nodig de planning bijgesteld.

2.2c

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?

2.3

Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer

2.3a

Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van

Nee

In de afgelopen periode (2024-2025) zijn er geen opmerkingen ontvangen vanuit de interbestuurlijk toezichthouder van de Provincie Gelderland.

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht):

het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)

Binnen de gemeente Rheden, De Connectie en het Gelders Archief zijn er mogelijkheden voor het volgen van na- en bijscholing. In 2025 is een medewerker DIV (locatie Rheden) van De Connectie geslaagd voor de Leergang Recordmanagement aan de VHIC. Verder hebben andere medewerkers korte cursussen gevolgd binnen het domein van het informatiebeheer. De Connectie een programma Leren & Ontwikkelen voor de gehele organisatie. Gelders Archief (overgebracht): Bij het Gelders Archief werken 4 personen met een archiefdiploma. Het Gelders Archief biedt mogelijkheden voor na- of bijscholing. Op dit moment zijn 2 personen begonnen met de opleiding archivistiek om het archiefdiploma te behalen.

2.3b

Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

Ja

Binnen de gemeente Rheden, De Connectie en het Gelders Archief is er v.w.b. het beheer van de niet-overgebrachte en de overgebrachte archieven voldoende kennis en ervaring aanwezig om de wettelijk verplichte werkzaamheden uit te voeren. Aandachtspunt is wel de krapte in capaciteit, gezien de vele (nieuwe) ontwikkelingen en gevolgen van nieuwe wet- en regelgeving binnen het informatiedomein.

2.3c

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?

Nee

In de afgelopen periode (2024-2025) zijn er geen opmerkingen ontvangen de interbestuurlijk toezichthouder van de Provincie Gelderland.

2.4

Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Ja

Gelders Archief (toezicht) (niet-overgebracht en overgebracht):

Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers?

Het Gelders Archief beschikt over een archivaris die ondersteunt wordt door het team advies en toezicht. Dit team bestaat uit twee toezichthouders en vier adviseurs. Gezamenlijk dragen zij zorg voor het toezicht over de niet overgebrachte archieven van alle overheidspartners. Voor gemeente Rheden komt dit specifiek neer op: - 1 gemeentearchivaris - 1 toezichthouder - 1 informatieadviseur

3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

3.1

Archiefruimte(n) en applicaties

3.1a

Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

Ja

3.1b

Gebruikt het college deze archiefruimte(n) ten behoeve van de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?

Ja

In deze ruimten staan zowel de niet-overgebrachte als de op termijn over te brengen archiefbescheiden.

3.1c

Beschikt het college over applicaties - DMS / RMA en vakapplicaties - waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd?

Ja

De gemeente Rheden beschikt over een zaaksysteem (Rx. Enterprise) met DMS/RMA functionaliteit waarmee de informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd. In enkele gevallen is en wordt er ook gewerkt aan de verbeteringen van vakapplicaties die een archieffunctionaliteit kennen. Er is een overzicht van in gebruik zijnde vakapplicaties, maar er is nog niet compleet inzicht in de archieffunctie van alle applicaties. Hier wordt wel aan gewerkt.

3.2

Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden)

3.2a

Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?

Ja

De gemeente Rheden heeft het Gelders Archief aangewezen als archiefbewaarplaats. De archivaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

De gemeente Rheden beschikt over een gehuurde archiefruimte (voor de niet-overgebrachte Rhedense archiefbestanden) bij het Gelders Archief. De reden hiervoor is dat er in het nieuwe gemeentehuis geen archiefruimte is opgenomen. De (gehuurde) depotruimten bij het Gelders Archief voldoen aan de eisen die in de archiefregeling (2009) aan een archiefruimte en bewaarplaats zijn gesteld. Dit is door Gedeputeerde Staten van de Provincie Gelderland op 10 november 2011 per brief bevestigd aan het Gelders Archief.

De depotruimten van het Gelders Archief voldoen aan de eisen die in de Archiefregeling (2009) aan een archiefbewaarplaats zijn gesteld. Dat de depotruimen van het Gelders Archief voldoen, is door

Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland op 10 november 2011 per brief bevestigd. 3.2b

Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats ten behoeve van de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?

3.3

E-depot(s)

3.3a

Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet?

Ja

Het college van de gemeente Rheden gebruikt de archiefbewaarplaats bij het Gelders Archief voor het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden

Nee

De gemeente Rheden beschikt nog niet over een eigen e-Depot voorziening en/of is nog niet aangesloten op een e-Depot voorziening. Digitaal wordt de norm. Met de nieuwe Archiefwet in aantocht en de verkorting van de overbrengingstermijn wordt aansluiting op een eDepot wel noodzakelijk. Inmiddels wordt er gewerkt aan de aansluiting op het e-Depot. Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief heeft in 2021 een eigen (regionaal) digitaal depot van Preservica aangeschaft en ingericht voor het overbrengen van digitale archieven, voor de overheidspartners die hier een overeenkomst voor hebben gesloten. Uitgangspunt bij de inrichting van het digitaal depot is dat het tegemoetkomt aan alle eisen die in de Archiefregeling (2009) aan het beheer van digitale archiefbescheiden worden gesteld.

3.3b

Gebruikt het college dit e-depot ten behoeve van de te bewaren archiefbescheiden?

3.4

Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

N.v.t.

De gemeente Rheden maakt tot op heden nog geen gebruik van het eDepot van het Gelders Archief. Zie KPI 3.3a

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): De gemeente Rheden beschikt over een bedrijfshulpverleningsplan aangevuld met een calamiteitenplan archieven, waarin maatregelen zijn opgenomen om schade als gevolg van brand-, water- en schimmelschade (verder) te beperken en ten tijde van calamiteiten archiefbestanden veilig te stellen. Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief beschikt over een ontruimingsplan en een collectiehulpverleningsplan voor de archiefbewaarplaats. Hierin is

tevens een procedure m.b.t. verplaatsing of veiligstelling van archiefbescheiden in opgenomen. 3.5

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

3.5a

Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de e-depots)?

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): De gemeente Rheden beschikt over een calamiteitenplan archieven. Verder is de gemeente Rheden aangesloten bij VanWaarde voor ‘eerste hulp’ bij calamiteiten. Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief beschikt over een ontruimingsplan en een collectiehulpverleningsplan voor de archiefbewaarplaats. Het veiligheidsplan voor het e-depot maakt onderdeel uit van het in 2024 vastgestelde informatiebeveiligingsbeleid (inclusief tactische beleidsstukken).

3.5b

4

Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen analoge archiefbescheiden op basis van prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4.)

Nee

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): De gemeente Rheden heeft geen verzamelplaats aangewezen.

Ja

Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief heeft in het ontruimingsplan en het collectiehulpverleningsplan voor de archiefbewaarplaats een externe verzamelplaats voor archiefbescheiden aangewezen.

Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?

4.1

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

4.1a

Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

Ja

Er wordt structureel gewerkt aan de verbetering van de kwaliteit van de informatiehuishouding.

Deels

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): Er worden door DIV kwaliteitscontroles uitgevoerd op zgn. Hoog-risico zaken. In regionaal verband is er gewerkt aan een opdrachtformulering v.w.b. het opzetten van een kwaliteitssysteem informatiebeheer. Een project hiervoor wordt begin 2026 opgestart, waarbij het raamwerk KIDO in de cybermanager wordt ingelezen. Het

uitgangspunt is om daarna o.b.v. van KIDO periodiek (via de PDCAcyclus) de kwaliteit van het informatiebeheer te toetsen en te verbeteren. Nee

Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief werkt niet op basis van een (wettelijk verplicht) vastgesteld kwaliteitssysteem. Door toepassing van het collectiebeheersysteem MAIS Flexis en daarbij geldende procesafspraken worden de uniformiteit en de kwaliteit van het beheer zoveel als mogelijk gewaarborgd.

4.1b

Zo ja, welk systeem?

Deels

Zie KPI 4.1a

4.1c

Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?

N.v.t.

Zie KPI 4.1a

4.2

Archieforganisatie/ kwaliteitszorg/benchmark

4.2a

Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats?

Ja

Gelders Archief (overgebracht):

Werkt de archieforganisatie bij haar dienstverlening op basis van een kwaliteitszorgsysteem?

Nee

Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?

Nee

4.2b

4.2c

4.3

Gekwalificeerde gemeentearchivaris

4.3a

Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het

Het Gelders Archief is als archiefinstelling aangewezen voor het beheer van overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Rheden in de archiefbewaarplaats. Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief werkt niet op basis van een vastgesteld kwaliteitszorgsysteem voor dienstverlening maar er wordt wel gewerkt met gangbare voorschriften, standaarden en gestandaardiseerde werkwijzen. Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief heeft in 2024 deelgenomen aan de landelijke benchmarking vanuit het Nationaal Archief en Digitaal Erfgoed Nederland (DEN).

Ja

De algemeen directeur van het Gelders Archief is aangewezen tot archivaris van Rheden.

toezicht op het beheer van nietovergebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? 4.3b

b. Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

4.4

Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

4.5

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): De gemeentearchivaris van Rheden brengt tweejaarlijks verslag uit over het toezicht op het informatie- en archiefbeheer (nietovergebrachte archieven).

Ja

Gelders Archief (overgebracht): De gemeentearchivaris van Rheden brengt tweejaarlijks toezichtsverslag uit op basis van de vigerende archiefverordening over het archiefbeheer t.b.v. de overgebrachte archieven.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?

5.1

De algemeen directeur (de aangewezen archivaris) van het Gelders Archief beschikt over het vereiste diploma archivistiek.

Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

5.

Ja

Ja

Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): De gemeente Rheden beschikt over een ordeningsplan aangevuld met een Archiefbewerkingsplan (ABP). Verder beschikt gemeente Rheden over de I-Navigator/ Model DSP waarmee werkprocessen worden beheerd. Deze I-Navigator wordt op dit moment verder op orde

ordeningsstructuur?

gebracht en geactualiseerd. Het is ook ons doel om archiefbescheiden, beheerd in vakapplicaties, in het overzicht van werkprocessen van de I-navigator op te nemen. Hiermee ontstaat op termijn een compleet overzicht van de totale informatiehuishouding i.r.t. tot de archieftaak. Los hiervan is een overzicht beschikbaar van relevante vakapplicaties. In het Model DSP wordt ook bijgehouden waar sprake is van (verwerking van) persoonsgegevens, denk hierbij ook aan een verwerkingsregister. Archivering van de gemeentelijke website via GW Crossmedia (Archiefweb.eu). Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief houdt in het collectiebeheersysteem MAIS Flexis een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht bij van de archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats of het digitaal depot.

5.2

Authenticiteit en context analoog en digitaal

5.2a

Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) de hiernavolgende metagegevens kunnen worden vastgesteld?

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): De gemeente Rheden legt ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden (niet-overgebracht) vast met behulp van metagegevens zoals beschreven onder 5.2a.1 t/m 5.2a.4. De gemeente Rheden beschikt nog niet over een vastgesteld metagegevensschema maar stimuleert wel het gebruik ervan (MDTO). Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief houdt in het collectiebeheersysteem MAIS Flexis, zowel voor analoge (papieren) als voor digitale archiefbescheiden, een overzicht bij van de archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De elementen onder 5.2.a.1 tot en met 5.2.a.4 zijn op deze wijze gewaarborgd, voor zover deze bij overbrenging aanwezig waren. Voor het digitaal depot is een duurzaamheidsbeleid (t.a.v. preservering) aanwezig zoals bedoeld in de elementen onder 5.2.a.5.

5.2a.1

de inhoud, structuur en verschijningsvorm;

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): Archiefbescheiden/ (zaak)dossiers worden inhoudelijk beschreven. Binnen het concept van zaakgericht werken vindt dit zowel fysiek als digitaal plaats en wordt het opslagformaat vastgelegd.

5.2a.2

5.2a.3

5.2a.4

wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;

Ja

de samenhang met andere archiefbescheiden;

Ja

de uitgevoerde beheeractiviteiten;

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): Het wanneer, door wie, uit hoofde van welke taak of werkproces wordt vastgelegd. Gemeente Rheden (niet-overgebracht): Archiefbescheiden worden met elkaar in verband gebracht en worden, indien van toepassing, gerelateerd aan elkaar. Gemeente Rheden (niet-overgebracht): De gemeente Rheden legt de uitgevoerde beheeractiviteiten vast, zoals het toekennen van resultaten en bijbehorende bewaartermijnen en andere wijzigingen. Bij vernietiging, overdracht in beheer, overbrenging, e.d. wordt een specificatie opgenomen van de archiefbescheiden in de betreffende verklaring

5.2a.5

5.3

de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.

Nee

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): De gemeente Rheden past (vooralsnog) geen emulatie toe als bewaarstrategie.

Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): Het archiveringssysteem (zowel analoog als digitaal) is met behulp van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens doorzoekbaar, zodanig dat archiefbescheiden binnen een redelijke termijn gevonden kunnen worden. Uiteraard geldt dit ook voor het zaaksysteem/ DMS-RMA en enkele overige ingebruik zijnde vakapplicaties. Er is meer aandacht voor activistische en privacyaspecten rondom het informatiebeheer en zetten we hierbij aanschaf en/of aanpassing van vakapplicaties op in.

Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief maakt gebruik van het collectiebeheersysteem MAIS Flexis. Het systeem waarborgt de toegankelijke staat van archiefbescheiden zodanig dat deze binnen een redelijke termijn gevonden kunnen worden. 5.4

Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): Bij de inkoop van materiaal voor gegevensdragers houden zowel gemeente Rheden als het Gelders Archief rekening met de daarvoor gestelde eisen. Veelal wordt er in regionaal verband ingekocht. Voorbeelden van inkoop zijn gecertificeerd papier en materiaal voor analoge archivering. Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief gebruikt duurzame fysieke en audiovisuele materialen (foto's, kaarten en filmopnamen) voor de opslag van blijvend te bewaren analoge (papieren) archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

5.5

Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden?

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): Zowel Gemeente Rheden als het Gelders Archief hanteren het ICN 1 keurmerk voor duurzame verpakkingsmaterialen, zie hiervoor: https://kennis.cultureelerfgoed.nl/index.php/ICNKwaliteitseisen_voor_archieven,_bibliotheken_en_musea Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren analoge (papieren) archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

5.6

Systeem voor duurzaamheid analoog

Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? 5.7

Ja

Alle archiefbestanden (zowel niet-overbracht als overgebracht) staan in de depots van het Gelders Archief. De archieven zijn of worden in goede materiële staat gebracht en gehouden. Het klimaat in de depot wordt systematisch gemonitord. Deze depotruimten voldoen aan de voorschriften die in de Archiefregeling (2009) aan een archiefbewaarplaats worden gesteld.

Deels

Gemeente Rheden (niet-overgebracht):

Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?

Gemeente Rheden stimuleert het gebruik van de RODIN 2.0 (2017) en past de GIBIT toe. Dit wordt meegenomen bij aanbestedingen en overeenkomsten. Daarnaast werkt de gemeente o.b.v. de GEMMA softwarecatalogus en worden er door afdeling ICT van De Connectie regelmatig back-ups gemaakt in overeenstemming met het (regionale) back-up beleid. Een digitale bewaarstrategie (beleid) moet nog opgesteld worden. Gelders Archief (overgebracht): Daar waar sprake is van digitale archiefbescheiden die zijn overgebracht naar het digitaal depot werkt het Gelders Archief met standaarden (zoals OIAS, MDTO en TMLO) t.a.v. duurzaam digitaal informatiebeheer.

5.8

Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd?

Nee

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): De gemeente Rheden heeft geen aanvullende metagegevens ontworpen en/of geïmplementeerd. Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief heeft geen aanvullende metagegevens ontworpen en/of geïmplementeerd.

5.9

Opslagformaten

Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): De gemeente Rheden hanteert de voorkeursformaten zoals deze worden voorgeschreven door het Nationaal Archief. Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief volgt een afgeleide van de voorkeurs- en acceptabele formaten zoals voorgeschreven door het Nationaal Archief. Een compleet overzicht bestandsformaten die opgenomen kunnen worden in het digitaal depot staan in de voorwaarden overbrenging digitaal depot.

5.10

Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?

Nee

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): De gemeente Rheden heeft geen overzicht van vakapplicaties waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van die informatieobjecten. In specifieke gevallen houden we hier wel rekening mee.

5.11

Voorzieningen compressie en encryptie

5.11a

Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken?

Nee

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): Voor zover bekend is er geen sprake van het gebruik van compressieen/of encryptietechnieken binnen de gemeente Rheden i.r.t. archivering. Echter, binnen Outlook (mailprogramma) kan wel gebruik worden gemaakt van encryptie (Zivver).

5.11b 5.11c

6

En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?

Ja

Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

N.v.t.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): Ja. Gemeente Rheden (niet-overgebracht): Dit is in de praktijk nog niet het geval geweest en/of voorgekomen.

Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? 6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen

6.1a

Past de gemeente vervanging toe [vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]?

Ja

De gemeente Rheden weegt altijd zorgvuldig af of de inhoud/ context van belang is.

Nee (nog niet)

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): De gemeente Rheden heeft een handboek vervanging i.r.t. Rx. Enterprise zaaksysteem opgesteld. In het najaar van 2025 volgt, na een positief advies van de gemeentearchivaris, de besluitvorming door het college. Dit handboek is dan van toepassing op alle in het zaaksysteem aanwezige zaaktypen/werkprocessen.

Nee

Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief heeft tot op heden geen vervanging toegepast ten aanzien van archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Toelichting: artikel 14 van de Archiefregeling (2009) kan de grondslag vormen voor vervanging van archiefbescheiden na overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Vervanging vereist een besluit van de zorgdrager.

6.1b

6.1c

Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?

N.v.t.

Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?

N.v.t

6.2

Converteren en migreren

6.2a

Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v.

Gemeente Rheden (niet-overgebracht): Het handboek vervanging bevindt zich in de afrondende fase. Wanneer het om blijvend te bewaren archiefbescheiden gaat worden met de aspecten, zoals beschreven in artikel 26b van de Archiefregeling, rekening gehouden. Gemeente Rheden (niet-overgebracht): In het concept handboek vervanging een procedure opgenomen t.b.v. het opstellen van een verklaring tot vervanging. Het besluit daartoe zal op de juiste wijze bekend worden gemaakt.

Ja

Gemeente Rheden (niet-overgebracht):

geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

Vanuit DIV wordt in die gevallen gestuurd op tijdige conversie en/of migratie van archiefbescheiden. Hierbij wordt gebruik gemaakt en/ of gewezen op de aanwezige handreiking conversie en migratie van het Westfries Archief. Gelders Archief (overgebracht): Er wordt tijdig geconverteerd/gemigreerd om het behoud van archiefbescheiden te garanderen. Indien archiefbescheiden dreigen onleesbaar te worden, vindt er conversie of migratie plaats naar adequate en wettelijke omstandigheden.

6.2b

Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

Ja

Er wordt altijd een verklaring van conversie of migratie opgemaakt. Zie toelichting op KPI 6.2a

6.3

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

6.3a

Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?

Ja

De gemeente Rheden past waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden.

6.3b

Maakt het college als archiefzorgdrager bij waardering en selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

Ja

De gemeente Rheden maakt bij waardering en selectie gebruik van de van toepassing zijnde selectielijst(en).

6.3c

Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?

Nee

De gemeente Rheden werkt niet met een facultatieve stukkenlijst.

6.4d

Is er een Hotspotmonitor vastgesteld?

Ja

De gemeente Rheden heeft een tweede hotspotmonitor archieven vastgesteld in 2025, over de periode 2021-2023.

Jaarlijks wordt bij vernietiging en/of overbrenging van archiefbescheiden het moment van vernietiging dan wel overbrenging vastgelegd.

De hotspotmonitor archieven wordt vastgesteld door het college van Rheden. 6.4

Vernietiging en verklaringen

6.4a

Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende

Ja

De gemeente Rheden vernietigd jaarlijks de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Gemeente Rheden kent een

archiefbescheiden?

6.4b

Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?

6.5

Vervreemding, besluiten en verklaringen

6.5a

vernietigingsprocedure, waarbinnen de afdelingen/ teams en de toezichthouder geraadpleegd worden. Tevens wordt er conform diezelfde procedure een machtiging tot vernietiging aangevraagd en verkregen. Ja

De afdeling DIV (als beheerder) stelt de verklaringen van vernietiging op. Deze bevat tevens een specificatie van de bescheiden die vernietigd zijn (incl. de grondslag van vernietiging). Verder wordt vastgelegd hoe en door wie de vernietiging heeft plaats gevonden.

Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven?

Nee

Gemeente Rheden (niet-overgebracht):

6.5b

Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?

N.v.t.

N.v.t.

6.5c

Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat er niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?.

N.v.t.

N.v.t.

6.5d

Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

N.v.t.

N.v.t.

7.

Overbrenging van archiefbescheiden

Het college van Rheden heeft tot op heden geen archiefbescheiden vervreemd. Gelders Archief (overgebracht): Het Gelders Archief heeft tot op heden geen vervreemding toegepast ten aanzien van archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Toelichting: vervreemding kan plaatsvinden op grond van een besluit van de zorgdrager of op grond van een wettelijk voorschrift.

Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

Ja

7.1

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn

7.1a

Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening?

Ja

7.1b

Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?

N.v.t.

7.1c

Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?

N.v.t.

7.2

Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?

7.3

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten?

8

Ja

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

N.v.t.

De gemeente Rheden maakt in samenwerking met het Gelders Archief van alle overbrengingen (conform artikel 9, derde lid van het Archiefbesluit 1995) een verklaring op.

Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

Ja

De gemeente Rheden voldoet in de praktijk aan de openbaarheidseisen in de Archiefwet 1995.

8.1

Beschikbaarheid originelen en dubbelen

8.1a

Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen?

Ja

De archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en door het Gelders Archief worden beheerd, zijn ten aller tijden voor eenieder kosteloos te raadplegen.

8.1b

Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?

Ja

In principe kan eenieder afbeeldingen, afschriften en bewerkingen (laten) maken van de archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en door het Gelders Archief worden beheerd.

8.1c

Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?

Ja

Het Gelders Archief heeft tarieven vastgesteld voor het laten vervaardigen van afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en door het Gelders Archief worden beheerd.

8.1d

Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)?

Ja

Per verzoek bekijkt het Gelders Archief in het kader van de Who wordt bekeken of er extra kosten aan het verzoek zijn verbonden. Zo ja, dan wordt per verzoek bepaalt of deze aan de verzoeker worden doorberekend.

8.2

Beperking openbaarheid na overbrenging

8.2a

In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet?

Ja

Bij overbrenging van archiefbescheiden naar het Gelders Archief stelt de gemeente Rheden als archiefzorgdrager schriftelijk een motivatie op over de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden o.b.v. artikel 15 van de Archiefwet 1995. Hiervoor wordt vooraf advies ingewonnen bij de archivaris als beheerder van de archiefbewaarplaats.

8.2b

Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?

Ja

Zie KPI 8.2a.

8.2c

Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening

Ja

Zowel gemeente Rheden als het Gelders Archief houden rekening met de bepalingen uit de AVG als het gaat om de beperkingen aan de

gehouden met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?

openbaarheid. Hierbij worden afwegingen gemaakt tussen het belang van archivering (in het algemeen belang) en het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Openbaarheidsbeperkingen zijn hierbij minimaal in lijn met de AVG.

8.2d

Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt?

Ja

De gemeente Rheden en het Gelders Archief houden rekening met artikel 15a van de Archiefwet 1995 die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt.

8.2e

Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging?

Ja

Van elke overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van het Gelders Archief wordt er een verklaring van overbrenging opgemaakt. Indien er een besluit wordt genomen ten aanzien van de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden wordt dit besluit als bijlage bij de verklaring van overbrenging opgenomen.

8.3

Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar N.v.t.

N.v.t.

Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? 8.4

Afwijzing raadpleging of gebruik

8.4a

Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker?

Ja

Het Gelders archief heeft regels omtrent de afwijzing van raadpleging en/ of gebruik van archiefbescheiden opgesteld. Deze zijn opgenomen in het bezoekersreglement.

8.4b

In geval er verzoeken tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik werd geweigerd, is die weigering dan gemotiveerd?

Ja

Het Gelders Archief motiveert eventuele afwijzing van een verzoek tot raadpleging schriftelijk.

8.4c

Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) gemotiveerd?

Ja

Het Gelders Archief motiveert eventuele afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Who tot raadpleging schriftelijk.

8.5

Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling

8.5a

Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan?

Ja

Het Gelders Archief voldoet aan de wettelijke verplichting om overgebrachte archiefbescheiden op verzoek voor bepaalde tijd uit te lenen aan overheidsorganen waaronder deze zouden berusten, indien deze niet zouden zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

8.5b

Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden?

Ja

Het Gelders Archief heeft voorwaarden geformuleerd voor de uitlening van archiefbescheiden aan externe instellingen. Deze voorwaarden zijn in 2015 geactualiseerd, nadat onder meer de rechtmatigheid van de voorwaarden juridisch zijn getoetst.

8.6

Regulering fysiek bezoek en gebruik

8.6a

Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats?

Ja

Het Gelders Archief beschikt over een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats.

8.6b

Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest?

Ja

In 2024 heeft het Gelders Archief deelgenomen aan een benchmark voor archieven over 2023 (uitgevoerd door de KVAN (Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland). De uitkomsten worden eventueel verwerkt in het bezoekersreglement van het Gelders Archief. Tevens neemt het Gelders Archief deel aan de kwaliteitsmonitor dienstverlening (publieksmonitor) van de KVAN.

8.7

Regulering digitaal bezoek en gebruik Ja

Het Gelders Archief beschikt over een digitale frontoffice (website) met toegang tot de collectie en het bezoek- en gebruiksreglement. Tevens wordt via een chatfunctie begeleiding geboden aan de online bezoekers.

Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement?