Alternatief voor het technische vragenuur

Een alternatief voor het “technische vragenuur” Inleiding De Programmabegroting (en daaraan voorafgaande de Kadernota) en de jaarrekening zijn belangrijke sturingsinstrumenten van de raad. Ondanks de gezamenlijke investering in de leesbaarheid zijn het lijvige P&C documenten met veel informatie, die voor raadsleden en raadsvolgers soms moeilijk te doorgronden zijn. Het is dan ook niet voor niets dat er veelvuldig gebruik wordt gemaakt van het recht op het stellen van vragen. Om het aantal schriftelijke vragen te verminderen is er gekozen voor een technische vragenronde waar raadsleden en raadsvolgers de gelegenheid hebben om mondeling technische vragen te stellen aan ambtenaren. Deze vragenronde is beter bekend als het ‘technische vragenuur’. In de praktijk blijken veel vragen toch niet direct beantwoord te kunnen worden, zodat die vragen alsnog schriftelijk worden gesteld en dat antwoorden weer leiden tot vervolgvragen. In de afgelopen jaren is er veel gesproken over een andere invulling aan deze technische vragenronde. Dit heeft echter nooit geleid tot een werkvorm waarmee raadsleden en raadsvolgers op een efficiënte wijze inzicht en grip krijgen op het P&C document en waarmee tegelijkertijd de druk op de ambtelijke organisatie zoveel mogelijk beperkt blijft voor het verwerken van de grote hoeveelheid vragen.

In de vergadering van de financiële commissie van 20 november 2024 is op advies van de heer Kuipers besloten om de mogelijkheden te verkennen voor een alternatieve vorm voor de technische vragenronde bij P&C documenten. Dit voorstel is voorbereid door mevrouw Noorland en de heren Kolkman, Kuipers en Leenders. In dit memo wordt een voorstel gedaan voor het houden van pilots voor een andere werkvorm voor de behandeling van de jaarstukken 2024, de Kadernota 2025 en de Programmabegroting 2025. Een voorbeeld van een andere werkvorm Een werkvorm waar in andere gemeenten nogal eens mee wordt geëxperimenteerd is de methode Duisenberg. Dit is een werkwijze waarbij de raad enkele raadsleden benoemt als rapporteurs. Zij krijgen de opdracht om zich namens de raad dieper in de begroting of jaarstukken te duiken, meestal een programma of een subonderdeel daarvan. Zij stellen hun vragen in interviews rechtstreeks aan ambtenaren en financieel adviseurs en maken een feitelijke (dus níét politieke) analyse, maken een beleidsinhoudelijk verslag over de ambities en presenteren hun bevindingen aan de rest van de raad. In hun analyse onderzoeken de rapporteurs de samenhang tussen de door het college gestelde doelen, de daartoe te nemen/genomen acties, de te behalen/behaalde resultaten en de ingeschatte/gemaakte kosten.

Door dit onderzoek op te dragen aan enkele raadsrapporteurs en hen de bevindingen te laten terugkoppelen aan de leden van de raad worden andere raadsleden en raadsvolgers ontlast en is er minder noodzaak voor een uitgebreide mondelinge en schriftelijke vragenronde. In de methode Duisenberg werken rapporteurs in duo’s. Om te zorgen dat de analyse een evenwichtig en “kleurloos” beeld geeft, bestaat elk duo uit één lid van de coalitie en één lid van de oppositie. Samen maken zij hun analyse en presenteren zij hun bevindingen aan de rest van de raad. De analyse doen de rapporteurs volgens een standaard werkwijze aan de hand van 6 vragen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Wat is het beeld van het beleidsterrein op hoofdlijnen? Welke doelen zijn gepland/behaald? Welke prestaties zijn gepland/geleverd? Wat gaat het kosten/heeft het gekost? Wat is het oordeel over de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid? Welke conclusies en aanbevelingen hebben de rapporteurs aan de raad?

Deze vraagstelling sluit wat ons betreft naadloos aan op de afgesproken opzet van onze P&C documenten. Voorgestelde toepassing voor jaarstukken Hoewel de werkgroep van mening is dat de methode Duisenberg een interessante werkwijze is gaat een zuivere toepassing voorbij aan ons doel; te weten het zoeken naar een efficiënte en effectieve manier om met vragen over de P&C documenten om te gaan. Dat neemt niet weg dat een lichte variant van deze methode kan worden toegepast op de werkwijze van de werkgroep jaarrekening bij de beoordeling van de jaarstukken. Deze werkgroep hanteert immers al een werkverdeling waarbij elk van de leden een beoordeling doet van een onderdeel van de jaarstukken. Soms gebeurt dit in koppels wanneer dit een groot onderdeel betreft, zoals bijvoorbeeld het sociaal domein. In een lichte variant zouden de leden van de werkgroep jaarrekening op basis van een vooraf afgesproken werkverdeling in koppels een onderzoek (analyse) kunnen doen naar de aan hen opgedragen onderdelen van de jaarstukken. Zij kunnen hiervoor gebruik maken van de 6 (al dan niet aangepaste) vragen van de methode Duisenberg. Dit biedt structuur aan het ophalen van de benodigde informatie. Deze werkwijze vraagt ook om een andere inzet van de ambtelijke organisatie en de financieel adviseurs.

In plaats van een technische vragenronde (zowel mondeling als schriftelijk) kunnen de leden van de werkgroep jaarrekening in speciale technische sessies hun vragen voorleggen op de door hen te onderzoeken onderwerpen. Deze onderdelen, bijvoorbeeld thema’s, worden vooraf door de werkgroep jaarrekening bepaald. Vervolgens presenteren zij hun bevindingen aan de overige leden van de werkgroep jaarrekening. Dit onderzoek naar de onderdelen van de jaarstukken staat los van het gesprek dat de werkgroep jaarlijks voert met de collegeleden, de gemeentesecretaris en de concerncontroller. Dat geldt ook voor het gesprek met de accountant naar zijn bevindingen op de jaarstukken. Op basis van alle opgehaalde informatie bepaalt de werkgroep jaarrekening vervolgens in gezamenlijkheid haar conclusies en aanbevelingen. De bevindingen van de werkgroep jaarrekening worden, evenals de huidige werkwijze, vastgelegd in een rapportage die om reactie wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Deze stukken worden vervolgens geagendeerd voor de beeldvormende vergadering, waarin de voorzitter van de werkgroep jaarrekening een toelichting geeft op de onderzoeksresultaten, de conclusies en aanbevelingen aan de raad. Dit is het moment waarop het technische onderzoek van de werkgroep jaarrekening stopt en de politieke oordeelsvorming begint.

Resumé Het grote verschil ten opzichte van de huidige werkwijze van de werkgroep jaarrekening zit hem in het aanwijzen van rapporteurs door de werkgroep jaarrekening die vervolgens, in koppels, onderzoek doen naar de verschillende onderdelen van de jaarstukken en die hun bevindingen delen met de rest van de werkgroep. Het is aan de werkgroep jaarrekening om dit verder uit te werken en hier invulling aan te geven. Deze werkvorm komt in de plaats van de mondelinge en schriftelijke vragenrondes. De werkgroep ziet dit als een pilot waarmee ervaring kan worden opgedaan bij de beoordeling van de jaarstukken 2024. Voorgestelde toepassing kadernota en programmabegroting De werkgroep is van mening dat een werkvorm zoals hierboven beschreven, zich minder eenvoudig leent voor P&C documenten als de Kadernota en de Programmabegroting. De jaarstukken kijken terug op het afgelopen jaar en raken daardoor meer de controlerende rol van de raad. De Kadernota en de Programmabegroting daarentegen kijken vooruit en hebben daardoor een meer

politieke lading. Het voert naar de mening van de werkgroep daarom op dit moment te ver om de eerder genoemde methode ook toe te passen op de Kadernota en de Programmabegroting. Dat neemt niet weg dat het ook bij de Kadernota en de Programmabegroting gaat om dikke documenten met veel informatie. Om deze stukken goed te kunnen doorgronden ontkomen raadsleden en raadsvolgers daarom niet aan het stellen van technische vragen. Soms is hiervoor een korte mondelinge uitleg voldoende. Zoals al eerder werd vermeld blijkt de mondelinge, technische, vragenronde in de praktijk echter niet toereikend om alle vragen te kunnen stellen. Daarvoor is op een vergaderavond gewoonweg te weinig tijd. Bovendien kunnen veel vragen niet direct worden beantwoord omdat hiervoor niet altijd de juiste ambtenaren aanwezig zijn. Ook heeft niet ieder raadslid of iedere raadsvolger dezelfde informatiebehoefte, waardoor een dergelijke avond niet door iedereen als even efficiënt wordt ervaren. Brede informatiemarkt We stellen daarom voor om te experimenteren met een informatiemarkt, waarbij er bij verschillende “stands” technische vragen gesteld kunnen worden aan de gespecialiseerde ambtenaar.

Voordeel van deze werkwijze is het rechtstreekse contact met de deskundige ambtenaren en de mogelijkheid om meer door te kunnen vragen waardoor er voor de raadsleden en raadsvolgers een duidelijker beeld ontstaat van de stukken die aan de raad worden voorgelegd. Een veelgehoord bezwaar tegen deze werkwijze is het risico op een ongelijk informatieniveau. Om dit risico te ondervangen wordt voorgesteld dat de naam van de vragensteller samen met de vraag wordt genoteerd, zodat andere raadsleden en raadsvolgers hierover met elkaar contact kunnen opnemen. Het is hierdoor mogelijk om achteraf af te stemmen over het antwoord maar ook om beelden uit te wisselen Ditzelfde kan worden gedaan met de ambtenaar die de vraag mondeling heeft beantwoord. Dit zorgt voor kortere lijnen en het past in de nieuwe werkwijze waarbij raadsleden en raadsvolgers rechtstreeks contact kunnen opnemen met ambtenaren over raadsvoorstellen. Ook is het dan voor raadsleden en raadsvolgers mogelijk om na de informatiemarkt mondeling contact te leggen met de betreffende ambtenaar om antwoorden te verifiëren of nadere vragen te stellen. Hiervoor zou gebruik kunnen worden gemaakt van het bedrijfsrestaurant. Dit vraagt wel om een grotere en actieve inzet van ambtenaren en financieel adviseurs die bij diverse stands aanwezig zijn om vragen van raadsleden en raadsvolgers mondeling te beantwoorden.

De stands moeten herkenbaar zijn, zodat voor iedereen duidelijk is waar zij terecht kunnen met hun vragen. Ook het dragen van naambordjes door zowel raadsleden en raadsvolgers als de aanwezige ambtenaren draagt hieraan bij. Het werken met een brede informatiemarkt vraagt ook iets van de raadsleden en raadsvolgers zelf. De P&C documenten worden 1,5 week voor de te houden markt aan de raad toegezonden. Voor het bereiken van het gewenste doel, dat ook recht doet aan de inzet van de ambtenaren op deze markt, is het van belang dat de stukken zijn gelezen en de vragen zijn voorbereid. Ook is het van belang dat alle raadsleden en raadsvolgers aanwezig kunnen zijn bij deze markt. Geadviseerd wordt daarom om de Strategische Agenda Commissie te verzoeken om daarmee rekening te houden bij de vaststelling van de agenda van die avond. Resumé Het verschil ten aanzien van de huidige werkwijze is dat er meer mogelijkheid is om de diepte in te gaan en raadsleden en ambtenaren minder in de wacht staan. We verwachten dat de bijeenkomst hierdoor efficiënter en effectiever wordt. Daarnaast biedt het voorstel op een pragmatische wijze in inzicht in de vragen die zijn gesteld en verwachten wij dat het het onderling contact stimuleert. De werkgroep stelt voor om deze werkwijze als pilot toe te passen bij de Kadernota 2025 en programmabegroting 2025.

Disclaimer Zowel bij de voorgestelde methode bij de jaarstukken als de informatiemarkt bij de Kadernota gaat het uitsluitend om het stellen van technische vragen. Evaluatie Gedurende beide pilots wordt het verloop door de werkgroep gemonitord en geëvalueerd. De resultaten hiervan zullen worden gerapporteerd aan de financiële commissie en worden besproken in de vergadering van 2 september 2025. Op die manier kunnen de ervaringen met de informatiemarkt bij de Kadernota worden meegenomen bij de informatiemarkt voor de Programmabegroting. Alle ervaringen zullen worden verwerkt in een evaluatierapport dat zal worden besproken in de vergadering van de financiële commissie van 11 november 2025. Op basis daarvan kan de financiële commissie vervolgens beslissen of en op welke manier vervolg zal worden gegeven aan deze werkvormen.