Advies werkgroep Jaarrekening 2024 def

Werkgroep jaarrekening datum 2 juni 2025

voor gemeenteraad

Afdeling/cluster

Onderwerp Bevindingen concept jaarrekening 2024

Geachte raad, Inleiding: De werkgroep jaarrekening heeft opdracht gekregen van de financiële commissie om namens haar advies uit te brengen over de jaarrekening en het jaarverslag 2024. Deze taak vloeit voort uit artikel 4, lid 2, sub g en h de Verordening op de financiële commissie gemeente Rheden 2020 en is als volgt beschreven: •

•

Zij onderzoekt of de inkomsten en uitgaven, blijkens de jaarrekening en het jaarverslag, op een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige wijze hebben plaatsgevonden. Daarbij wordt met name getoetst of in het verslag een relatie wordt gelegd met de in de begroting voor dat jaar vastgelegde doelstellingen en activiteiten. Zij brengt op basis van haar onderzoek advies uit aan de raad over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de controleverklaring en het accountantsverslag.

De werkgroep bestaat uit dhr. T. Endeveld (voorzitter), dhr. S. Hanssen, dhr. Th. Kooijmans, dhr. H. Witteveen, dhr. P.P. Geelen, mw. M. Noorland, dhr. S. Marshall en dhr. R. Sivasli (leden) en wordt ambtelijk ondersteund door dhr. J.P.M. Leenders (secretaris). In paragraaf 1 beschrijft de werkgroep het proces dat zij heeft doorlopen en de methode die zij bij wijze van pilot- heeft toegepast bij haar onderzoek. Na een algemene reactie van de werkgroep op de concept jaarstukken in paragraaf 2 zal worden ingegaan op de meer specifieke bevindingen die zij bij haar onderzoek heeft gedaan. Deze bevindingen zijn gebaseerd op het eigen onderzoek van de werkgroep en de gesprekken die de leden van de werkgroep hebben gevoerd met de collegeleden, de gemeentesecretaris, de manager financiën en de concerncontroller. Daarbij is tevens de input betrokken die is opgehaald uit de gesprekken met ambtenaren en financieel adviseurs over een viertal thema’s. Een nadere uitwerking van de bevindingen van deze vier thema’s is terug te lezen in bijlage 1 van deze rapportage. In paragraaf 3 wordt teruggeblikt op de bevindingen van de werkgroep van vorig jaar en hoe dit door het college, dan wel de raad, is opgepakt. Een nadere uitwerking hiervan is opgenomen in bijlage 2.

Tot slot wordt in paragraaf 4 een resumé gegeven van de aanbevelingen die de werkgroep naar aanleiding van haar bevindingen heeft gedaan.

pagina

1

ons kenmerk

1. Het proces 1.1 De werkgroep voert gesprekken Om zich een goed beeld te kunnen vormen van de jaarstukken voert de werkgroep jaarlijks gesprekken met de burgemeester, de wethouders, de gemeentesecretaris, de manager financiën en de concerncontroller. Dit zijn open gesprekken, dus zonder vooraf aan de geïnterviewden meegedeelde speerpunten of toegezonden concrete vragen. Anders dan vorig jaar zijn deze gesprekken deels gevoerd voordat de werkgroep kennis heeft kunnen nemen van de jaarstukken en deels erna. De reden voor deze keuze was dat de tijd die de werkgroep heeft voor de beoordeling en advisering over de jaarstukken erg kort was. Zeker gelet ook op de meivakantie die duurde tot 6 mei 2025. Aangezien het college verantwoordelijk is voor het uitgevoerde beleid is ervoor gekozen om de gesprekken met een deel van de wethouders te voeren nadat de werkgroep kennis heeft genomen van de jaarstukken. 1.2 De werkgroep praat met de accountant en vraagt aandacht voor de planning De werkgroep was voornemens om tevens het gesprek te voeren met de accountant. De Verordening op de financiële commissie schrijft immers voor dat de werkgroep haar advies mede aan de hand van de controleverklaring en het accountantsverslag uitbrengt.

Gelet echter op het moment waarop de accountant is gestart met de jaarlijkse controle was het voor de werkgroep niet meer mogelijk om de bevindingen van de accountant te betrekken bij haar advies. Wel heeft de accountant aangegeven bereid te zijn om een toelichting te geven op zijn eerste bevindingen in de vergadering van de financiële commissie van 3 juni 2025. Dit brengt de werkgroep ook bij een punt dat zij al vaker heeft aangehaald, te weten de planning van de accountantscontrole. Dit is regelmatig onderwerp van gesprek geweest en heeft er helaas nog niet voor kunnen zorgen dat hier eerder mee kon worden gestart. De afgelopen jaren moest de besluitvorming over de jaarstukken steeds worden uitgesteld en kreeg de raad pas de beschikking over het accountantsverslag en de goedkeurende verklaring op de dag van de (uitgestelde) besluitvormende vergadering. Het zal duidelijk zijn dat dit een volstrekt onwenselijke situatie is, aangezien deze stukken dan geen rol van betekening meer kunnen spelen. De werkgroep handhaaft dan ook haar eerdere aanbeveling om het college te verzoeken om het controleproces zodanig in te richten dat de accountant met de controlewerkzaamheden kan starten op een dusdanig moment dat de raad uiterlijk 4 tot 6 weken voor de besluitvormende vergadering de beschikking heeft over het accountantsverslag en de goedkeurende verklaring.

1.3 De werkgroep heeft onderzoek gedaan volgens de methode Duisenberg Een vast onderdeel in het proces van de werkgroep jaarrekening is de vragenronde waar raadsleden en raadsvolgers de gelegenheid hebben om mondeling technische vragen kunnen stellen aan ambtenaren. Deze vragenronde is beter bekend als het ‘technische vragenuur’. In de praktijk blijken veel vragen toch niet direct beantwoord te kunnen worden, zodat die vragen alsnog schriftelijk worden gesteld en dat antwoorden weer leiden tot vervolgvragen. Dit was aanleiding voor de financiële commissie om op zoek te gaan naar een andere invulling van deze technische vragenronde. Dit heeft geleid tot een werkvorm die beter bekend staat als de methode Duisenberg. Dit is een werkvorm waarbij raadsleden en raadsvolgers rechtstreeks in gesprek gaan met beleidsambtenaren en financieel adviseurs om een feitelijke (dus niet politieke) analyse te maken van de in de gestelde doelen, de daartoe te nemen/genomen acties, de te behalen/behaalde resultaten en de ingeschatte/gemaakte kosten. Deze analyse wordt gedaan volgens een standaard werkwijze aan de hand van een zestal vragen.

pagina

2

ons kenmerk

Een voorstel daartoe besproken in de vergadering van de financiële commissie van 4 februari 2025. Hoewel de commissie van mening was dat de methode Duisenberg een interessante werkwijze is, was zij van mening dat een zuivere toepassing ervan voorbij zou gaan aan haar doel, te weten het zoeken naar een efficiënte en effectieve manier om met vragen over de jaarstukken om te gaan. Dat nam volgens de commissie niet weg dat een lichte variant van deze methode door de werkgroep jaarrekening zou kunnen worden toegepast bij de beoordeling van de jaarstukken. De werkgroep jaarrekening heeft deze suggestie overgenomen en in koppels van 2 personen een onderzoek (analyse) gedaan naar een viertal, vooraf met de organisatie gedeelde, thema’s, te weten: 1. Financiële bestaanszekerheid 2. Inrichting en beheer openbare ruimte 3. Sociale basis 4. Bedrijfsvoering: Personele lasten Om structuur te bieden aan deze gesprekken en de benodigde informatie te kunnen ophalen hebben alle koppels gebruik gemaakt van de 6 vragen van de methode Duisenberg. Deze werkvorm is in de plaats gekomen van de mondelinge en schriftelijke vragenrondes. In bijlage 1 van deze rapportage is per thema een korte toelichting gegeven over waar onderzoek naar werd gedaan, wat in hoofdlijnen de bevindingen waren en welke conclusies daaraan kunnen worden verbonden.

De werkgroep stelt vast dat deze gesprekken hebben bijgedragen aan het goed kunnen doorgronden van de jaarstukken doordat vragen direct konden worden beantwoord, maar ook omdat er ruimte was om door te vragen waardoor de achtergronden werden belicht. Hierdoor was het voor de leden van de werkgroep mogelijk om de opgehaalde informatie in een breder perspectief te plaatsen. De informatie uit deze gesprekken is betrokken bij de beoordeling van de stukken in de volgende paragraaf. De werkgroep wijst erop dat de toegepaste methode een pilot is waarmee ervaring is opgedaan bij de beoordeling van deze jaarstukken. De ervaringen zullen door de financiële commissie worden geëvalueerd, waarna zal worden bezien op welke manier vervolg zal worden gegeven aan deze werkvorm.

2. Beoordeling van de stukken 2.1 De stukken zijn tijdig aangeleverd De werkgroep jaarrekening heeft op 25 april 2025 kennis kunnen nemen van de jaarstukken 2024. Daarmee zijn de stukken tijdig, volgens de vooraf afgesproken planning, aangeleverd. Waar zij enkele jaren geleden nog haar teleurstelling uitte over het te laat en onvolledig aanleveren van de stukken ziet zij ook dit jaar weer duidelijk verbetering. Dit is naar de mening van de werkgroep mede te danken aan een goede onderlinge communicatie en de afspraken die hierover zijn gemaakt in de financiële commissie. De werkgroep ziet hierin dat de financiële huishouding beter op orde is, wat volgens haar mede te danken is aan de versterking van de financiële functie. Ook de vooraf, samen met de griffie, opgestelde bestuurlijke planning, draagt hieraan bij. Dit neemt niet weg dat de tijd voor de werkgroep om een goed oordeel te kunnen geven over de jaarstukken nog steeds erg kort is.

pagina

3

ons kenmerk

2.2 De urgentie van financiële beheersing is merkbaar Naar aanleiding van de bevindingen van de werkgroep jaarrekening is vorig jaar budget vrijgemaakt voor de versterking van de financiële functie. De werkgroep constateert dat door dit programma merkbaar is dat de urgentie van financiële beheersing binnen de organisatie meer aandacht heeft gekregen. Maar we zijn er nog niet. Het grootste deel van het programma betreft een cultuurverandering en die kost tijd en aandacht, maar vooral leiderschap. De werkgroep constateert dat hier de nodige aandacht voor is en gaat ervan uit dat dit de komende jaren zo blijft en dat dit daadwerkelijk zal leiden tot een cultuurverandering. Financiën is een verantwoordelijkheid van iedereen en niet alleen van het team financiën. De werkgroep gaat ervan uit dat de financiële commissie in haar vergaderingen op de hoogte wordt gehouden van de ontwikkelingen. 2.3 De jaarrekening laat een fors positief resultaat zien De werkgroep jaarrekening heeft in voorgaande jaren geregeld aandacht gevraagd voor de steeds nijpender financiële positie van de gemeente. Ook vorig jaar leidde dit weer tot een forse onttrekking aan de algemene reserve. Een situatie die naar de mening van zowel de raad, het college als de ambtelijke organisatie niet langer zo kon blijven doorgaan.

Dit kwam tot uitdrukking in de voorbereidingen om te komen tot een solide kadernota voor 2025 en uiteindelijk de Programmabegroting 2025 die door de raad unaniem werd aangenomen. De resultaten hiervan zullen pas zichtbaar worden bij de jaarstukken 2025. De werkgroep stelt vast dat de jaarrekening voor het eerst sinds jaren weer beter aansluit bij de Programmabegroting. Zij was blij verrast met resultaat over 2024 dat is berekend op een overschot van, afgerond, € 5.501.000. Bij de tweede Bestuursrapportage werd nog uitgegaan van een overschot van € 243.000. Een verschil derhalve van € 5.258.000 positief. Bij dit positieve resultaat dienen naar de mening van de werkgroep wel enkele kanttekeningen te worden geplaatst. Zo is haar gebleken dat dit overschot voor het grootste deel is veroorzaakt door een bijdrage van het Rijk voor de tijdelijke gemeentelijke opvang van asielzoekers aan de Broekstraat en de opvang van Oekraïners. Daarnaast stelt de werkgroep vast dat de raad bij de tweede Bestuursrapportage de begroting naar boven heeft bijgesteld vanwege het voornemen van het college om de wachtlijsten voor de Wmo weg te werken. Dat het college deze ambitie niet heeft kunnen waarmaken had een onderuitputting tot gevolg van € 2,666 miljoen.

Het voorgaande betekent dat zonder de bijdrage van het Rijk en het niet uitvoeren van voornoemde taken, de structurele effecten op de jaarrekening ten opzichte van de Programmabegroting nog steeds negatief zijn. Het positieve jaarrekeningresultaat, maar ook door de herschikking van de reserves waarover de raad in december 2024 een besluit heeft genomen, hebben wel een positief effect op de weerstandscapaciteit. Die komt uit op € 19,1 miljoen. Dit is € 10,8 miljoen hoger ten opzichte van de meeste recente herziening van de weerstandscapaciteit, te weten de begroting 2025. Daarmee is de weerstandsratio gestegen van 0,6 bij de jaarrekening 2023, naar 0,9 bij de Programmabegroting 2025 naar uiteindelijk 1,9 bij de jaarstukken 2024, hetgeen kan worden gekwalificeerd als ‘ruim voldoende’. Met de solvabiliteitsratio is het minder goed gesteld. Dit is de mate waarin de gemeente in staat wordt geacht om aan de korte en lange termijnverplichtingen te kunnen voldoen. Waar deze bij de jaarrekening 2022 nog een ratio liet zien van 21% (wat al een grote daling was ten opzichte van het jaar ervoor) bedroeg deze bij de jaarrekening 2023 nog 16% en is deze bij de jaarrekening 2024 nog verder gezakt naar 13%. Ter vergelijking: De maat voor een voldoende solvabiliteit is pagina

4

ons kenmerk

een solvabiliteitsratio groter dan 20%. De werkgroep stelt vast dat de zorg over de solvabiliteitsratio in het verleden regelmatig onderwerp van gesprek is geweest in de vergaderingen van de financiële commissie. Daarbij is het advies meegegeven om te streven naar een solvabiliteitsratio van minimaal 20%. Een urgentie die naar de mening van de werkgroep ook wordt gevoeld door het college en de ambtelijke organisatie. Zij stelt hierover in de jaarstukken dat, om zowel de schuldquote als de solvabiliteitsratio te verbeteren, het zaak is om het vreemd vermogen te verminderen en de algemene reserve op te hogen om zo te zorgen voor een betere verhouding tussen het eigen en vreemd vermogen en daarmee voor een verbetering van de financiële positie. Met dit kader heeft de werkgroep het vertrouwen dat er alles aan wordt gedaan om deze solvabiliteitsratio te verbeteren. Uiteraard zal de ontwikkeling hiervan nauwlettend worden gevolgd door de financiële commissie. 2.4 De stukken zijn beter leesbaar, maar het behoeft nog steeds aandacht De werkgroep heeft in het verleden meermaals aandacht gevraagd voor de leesbaarheid van de jaarstukken. Dit zou onder andere kunnen worden bereikt door te komen tot een meer compact document. Helaas is er ook dit jaar weer sprake van een lijvig document van 176 pagina’s, terwijl dit op een aantal plaatsen nog niet compleet is en aangevuld dient te worden.

Het gebruik van kleuren bij de voortgang van doelen en resultaten draagt daar zeker aan bij. In haar vorige advies heeft de werkgroep aandacht gevraagd voor een consistent gebruik van deze kleuren. Wat haar daarbij opviel was dat een doel soms op ‘groen’ stond, terwijl de resultaten op ‘oranje’ of soms zelfs op ‘rood’ stonden. Datzelfde zag de werkgroep bij bepaalde resultaten die op ‘groen’ stonden, terwijl een meting hierover (nog) niet had plaatsgevonden, bijvoorbeeld omdat een resultaat pas volgend jaar werd verwacht. De werkgroep stelt vast dat zij hierin enige verbetering ziet, maar dat dit nog wel aandacht vraagt. Wat zeker heeft bijgedragen aan de leesbaarheid van de stukken en het goed kunnen doorgronden ervan zijn de gesprekken die de leden van de werkgroep in koppels hebben gevoerd over de vier thema’s. De mondelinge verduidelijking van de al dan niet bereikte doelen en resultaten door beleidsmedewerkers en financieel adviseurs hebben gezorgd voor een goed inzicht in de jaarstukken. Dit is voornamelijk te danken aan de achtergrondinformatie van deze deskundige medewerkers. Deze informatie lees je immers niet in de jaarstukken en die haal je ook niet op bij een technisch vragenuur of antwoorden op schriftelijke vragen. De werkgroep realiseert zich uiteraard dat met deze werkvorm niet de hele jaarstukken zijn beoordeeld.

2.5 Maak ook duidelijk wat er niet is gedaan Met de jaarstukken wordt duidelijk wat er allemaal is gedaan en wat het heeft gekost. Maar minder duidelijk is wat er niet is uitgevoerd en waarom niet. Tevens zijn de financiële en beleidsinhoudelijke consequenties hierover onvoldoende duidelijk weergegeven. Dit is een aandachtspunt. De werkgroep adviseert om de volgende jaarstukken zo in te richten dat er een volledig beeld wordt gegeven van wat er terecht is gekomen van de doelen die in de Programmabegroting zijn gesteld, dus ook wanneer bepaalde taken niet zijn uitgevoerd, wat de reden daarvan is en wat hiervan de beleids- en financiële consequenties zijn. 2.6 Onderzoek het gebruik van hyperlinks en andere presentatievormen voor bereikte resultaten om de leesbaarheid te bevorderen Hoewel de werkgroep voorstander is van een korte en bondige wijze van rapporteren, en zij dat ook terugziet in de stukken, is het voor de lezer soms lastig om informatie over de stand van zaken in de juiste context te plaatsen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer kennis over bepaalde pagina

5

ons kenmerk

stukken als bekend wordt verondersteld. Hierbij valt te denken aan beleid dat is vastgesteld of informatie die door het college werd gedeeld in een raadsinformatiebrief. De werkgroep is van mening dat het gebruik van hyperlinks naar andere P&C documenten, beleidsdocumenten, raadsinformatiebrieven e.d. kan bijdragen aan een betere leesbaarheid van de jaarstukken. Ook heeft de werkgroep bij een van haar gesprekken geconstateerd dat het gebruik van andere presentatievormen als infographics, powerpoints of een andere, beeldende, wijze van presenteren van de bereikte resultaten verduidelijking kan bieden aan de raad. 2.7 Integrale redactie van de jaarstukken draagt bij aan de kwaliteit De werkgroep heeft voorts geadviseerd om het college te verzoeken om een eindredacteur aan te wijzen die de jaarstukken controleert op helderheid, volledigheid en consistentie. De werkgroep realiseert zich dat de raad niet gaat over de uitvoering. Dat neemt niet weg dat de werkgroep van mening blijft dat meer samenhang, een uniforme rapportage en eenzelfde schrijfstijl bijdraagt aan de kwaliteit en leesbaarheid. Dat ziet zij helaas nog niet helemaal terug in de onderhavige jaarstukken. Dit blijft derhalve een aandachtspunt. Hoe het college hier invulling aan geeft is uiteraard de verantwoordelijkheid van het college zelf.

2.8 Zorg voor integrale rapportage over doelen, resultaten en kosten en neem dit mee bij de doorontwikkeling van de Programmabegroting Een nog openstaand advies van de werkgroep jaarrekening over de jaarstukken 2023 is om het college te verzoeken om in de jaarstukken integraal te rapporteren over de behaalde doelen en resultaten en wat het heeft gekost, zodat deze meer in samenhang kunnen worden beoordeeld. Dat dit advies nog onverkort van toepassing is ziet de werkgroep bevestigd in de onderzoeken die zij heeft gedaan naar de vier thema’s. Voor de bevindingen en de conclusies die de werkgroep daarbij heeft getrokken wordt verwezen naar bijlage 1 van dit rapport. Naar aanleiding van deze onderzoeken constateert de werkgroep dat de taakvelden niet helder zijn gedefinieerd. Voor het beleidsterrein Nieuwkomers bestaat bovendien in het geheel nog geen taakveld. Ook ziet zij dat de doelen, resultaten en financiële verantwoording niet altijd even helder aan elkaar zijn gekoppeld en dat deze in de jaarstukken niet bij elkaar genoemd worden. Dit is een aandachtspunt dat ook meegenomen kan worden bij de doorontwikkeling van de Programmabegroting. De werkgroep is van mening dat de landelijke richtlijn Iv3 (Informatie voor derden) hier uitkomst kan bieden.

Zij adviseert om het college te verzoeken om de raad, via de financiële commissie, mee te nemen bij het implementeren van deze Iv3-aanpak. 2.9 Benut de doorontwikkeling van de Programmabegroting om duidelijkheid te krijgen over de wederzijdse verwachtingen. In de afgelopen jaren is veel tijd en aandacht besteed aan de doorontwikkeling van de Programmabegroting. De werkgroep realiseert zich dat het nog te vroeg is om te verwachten dat deze ingezette lijn nu al kan worden teruggezien in de jaarstukken. In de gesprekken die de werkgroep heeft gevoerd heeft zij gemerkt dat er vanuit de ambtelijke organisatie hard wordt gewerkt aan de verbetering van dit proces. Dit biedt de werkgroep dan ook zeker hoop voor de toekomst. Wel baart het de werkgroep zorgen dat het doorontwikkelingsproces niet langer projectmatig, maar via de lijnorganisatie verloopt. Dit vraagt aandacht, omdat de Programmabegroting cruciaal is om de raad zijn kaderstellende en controlerende taak op de juiste wijze te kunnen vervullen. De verdere doorontwikkeling zoals besproken in de financiële commissie zal dan ook in 2025 en volgende jaren de aandacht hebben die het nodig heeft.

De aanbeveling die de werkgroep vorig jaar heeft gedaan om de doorontwikkeling van de Programmabegroting te benutten om als raad, college en ambtelijke organisatie in gezamenlijkheid te komen tot duidelijke prestatie indicatoren werd door het college pagina

6

ons kenmerk

onderschreven. Hierdoor kan er samen voor worden gezorgd dat de verwachtingen over en weer duidelijk en concreet worden vastgelegd. Ook waar het gaat om de vraag waarover de raad wil worden gerapporteerd in de jaarstukken.

Conclusies en aanbevelingen Gelet op het voorgaande stelt de werkgroep vast dat de jaarstukken voor het eerst sinds jaren weer een positief resultaat laten zien, maar dat de structurele effecten van de jaarrekening nog steeds negatief zijn. Ondanks dat ziet de werkgroep wel een goede ontwikkeling in het proces om beter in control te komen. Bovendien heeft het overschot op de jaarstukken ervoor gezorgd dat de weerstandscapaciteit is gestegen van ‘matig’ naar ‘ruim voldoende’. Samenhangend met de verbetering in de financiële beheersing ziet de werkgroep ook dat een cultuurverandering in gang is gezet. Het bewustzijn in de ambtelijke organisatie wat betreft de noodzaak om te bezuinigen groeit. Dat geldt ook voor het consistent verantwoorden van de uitgaven. Hierdoor wordt duidelijk dat scherpe keuzes gemaakt moeten worden gedurende het jaar om binnen de begroting te blijven. Dit is een begin en vraagt aanhoudend aandacht. Tot slot concludeert de werkgroep dat de ambtelijke organisatie zichtbaar veel werk heeft verricht om een kwalitatieve impuls te geven aan de jaarstukken. Daarbij is rekening gehouden met de aanbevelingen die de werkgroep jaarrekening heeft gedaan ten aanzien van de kwaliteit en leesbaarheid van de stukken. Tegelijkertijd concludeert de werkgroep dat dit proces nog niet is afgerond en dat enkele van deze aanbevelingen nog onverkort van toepassing zijn.

Deze kunnen als volgt worden samengevat: a. Verzoek het college om in de jaarstukken integraal te rapporteren over de behaalde doelen en resultaten en wat het heeft gekost, zodat deze meer in samenhang kunnen worden beoordeeld en dat tevens wordt aangegeven welke doelen niet zijn gehaald met onderbouwing en financiële consequenties; b. Verzoek het college om de raad, via de financiële commissie, mee te nemen bij het implementeren van de Iv3-aanpak om zo te komen tot een heldere definiëring en inrichting van de taakvelden. c. Benut als raad, college en ambtelijke organisatie de doorontwikkeling van de Programmabegroting om er samen voor te zorgen dat de verwachtingen over en weer duidelijk en concreet worden vastgelegd. Ook waar het gaat om de vraag waarover de raad wil worden gerapporteerd in de jaarstukken en in welke vorm; d. Verzoek het college om consistent te zijn bij het gebruik van kleuren bij het al dan niet bereiken van doelen en resultaten; e. Onderzoek het gebruik van hyperlinks en andere presentatievormen voor bereikte resultaten om de leesbaarheid te bevorderen; f. Richt de jaarstukken zo in dat er een volledig beeld wordt gegeven van wat er terecht is gekomen van de doelen die in de Programmabegroting zijn gesteld, dus ook wanneer bepaalde taken niet zijn uitgevoerd, wat de reden daarvan is en wat hiervan de beleids- en financiële consequenties zijn; g.

Onderzoek de mogelijkheden van het gebruik van hyperlinks naar andere documenten.

pagina

7

ons kenmerk

3. Terugblik op de bevindingen van de werkgroep van vorig jaar Zoals gebruikelijk blikt de werkgroep jaarrekening bij haar onderzoek ook terug op bevindingen en aanbevelingen die zij in eerdere jaren heeft gedaan. In een aantal gevallen is de werkgroep hierop ingegaan bij de voorgaande bevindingen. In dat geval kan worden volstaan met een verwijzing naar de betreffende paragraaf in deze rapportage. In andere gevallen heeft de werkgroep een toelichting gegeven wat er naar haar mening mee is gedaan en welke status hieraan kan worden verbonden: Wat is uitgevoerd en kan van de lijst worden verwijderd (groen), waar wordt aan gewerkt maar blijft volgens de werkgroep de aandacht houden (oranje) en aan welke aanbeveling is nog geen uitvoering gegeven en dient onverkort te worden gehandhaafd (rood). Vanwege de leesbaarheid van deze rapportage heeft de werkgroep ervoor gekozen om de openstaande bevindingen en aanbevelingen te verwerken in een overzicht wat als bijlage bij deze rapportage is gevoegd. Om ervoor te zorgen dat de aanbevelingen die de werkgroep heeft gedaan ook na de behandeling van dit rapport in de raad de aandacht houden wordt dit overzicht en de stand van zaken tenminste 1 keer per jaar besproken in de vergadering van de financiële commissie. De laatste keer is dit gebeurd op 4 februari 2025.

Om de stand van zaken van deze aanbevelingen beter te kunnen monitoren geeft de werkgroep in overweging om de aanbevelingen die door de raad zijn overgenomen ook op te nemen in een speciaal daarvoor ingerichte pagina op iBabs.

pagina

8

ons kenmerk

4. Resumé In deze paragraaf wordt een samenvatting gegeven van de aanbevelingen van de werkgroep jaarrekening op de jaarstukken 2024: 1. Verzoek het college om in de jaarstukken integraal te rapporteren over de behaalde doelen en resultaten en wat het heeft gekost, zodat deze meer in samenhang kunnen worden beoordeeld en dat tevens wordt aangegeven welke doelen niet zijn gehaald met onderbouwing en financiële consequenties; 2. Verzoek het college om de raad, via de financiële commissie, mee te nemen bij het implementeren van de Iv3-aanpak om zo te komen tot een heldere definiëring en inrichting van de taakvelden. 3. Benut als raad, college en ambtelijke organisatie de doorontwikkeling van de Programmabegroting om er samen voor te zorgen dat de verwachtingen over en weer duidelijk en concreet worden vastgelegd. Ook waar het gaat om de vraag waarover de raad wil worden gerapporteerd in de jaarstukken en in welke vorm; 4. Verzoek het college om consistent te zijn bij het gebruik van kleuren bij het al dan niet bereiken van doelen en resultaten; 5. Onderzoek het gebruik van hyperlinks en andere presentatievormen voor bereikte resultaten om de leesbaarheid te bevorderen; 6.

Richt de jaarstukken zo in dat er een volledig beeld wordt gegeven van wat er terecht is gekomen van de doelen die in de Programmabegroting zijn gesteld, dus ook wanneer bepaalde taken niet zijn uitgevoerd, wat de reden daarvan is en wat hiervan de beleids- en financiële consequenties zijn; 7. Onderzoek de mogelijkheden van het gebruik van hyperlinks naar andere documenten. T.a.v. openstaande bevindingen en adviezen n.a.v. eerdere jaarstukken: 8. Verzoek het college om het controleproces zodanig in te richten dat de accountant met de controlewerkzaamheden kan starten op een dusdanig moment dat de raad uiterlijk 4 tot 6 weken voor de besluitvormende vergadering de beschikking heeft over het controleverslag en de goedkeurende verklaring van de accountant. 9. Verzoek het college om de raad periodiek te informeren over de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de bevindingen van de accountant en verzoek de TAC om dit op te nemen in de Lange Termijn Agenda. 10. Verzoek het college om uitvoering te geven aan de wettelijke verplichting om periodiek onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid en een integraal onderzoeksplan te delen met de deelnemers van het audit comité. Overig: 11.

Dring bij het college aan om: - additioneel aandacht te geven aan de financiële discipline van de medewerkers; - zich te houden aan de afgesproken financiële processen; - te zorgen voor toezicht en handhaving op het gebruik van deze financiële processen; - te zorgen dat de inrichting van het financieel systeem de financiële processen ondersteunt.

pagina

9

ons kenmerk

BIJLAGE 1 Bevindingen en conclusies per thema. Zoals in paragraaf 1.3 is aangegeven heeft de werkgroep zich bij haar onderzoek gefocust op een viertal thema’s: 1. Financiële bestaanszekerheid 2. Inrichting en beheer openbare ruimte 3. Sociale basis 4. Bedrijfsvoering: Personele lasten Bij de gesprekken hierover met beleidsambtenaren en financieel adviseurs is de handleiding van de methode Duisenberg methode als leidraad gebruikt maar niet als keurslijf. Ad 1: Financiële bestaanszekerheid Het onderzoek bij dit thema richtte zich op de taakvelden 6.3 (Inkomensregelingen) en 6.4 (Begeleide participatie). De bevindingen en de conclusies van haar onderzoek kunnen als volgt worden samengevat: Bevindingen: 1. De twee taakvelden zijn erg complex en uitgebreid en zijn daardoor lastig te verantwoorden op de bereikte resultaten en de daarvoor gebruikte financiële middelen. 2. Een aantal activiteiten binnen deze taakvelden wordt gefinancierd vanuit andere taakvelden en dat maakt het verwarrend en ook lastig te beoordelen. 3. De koppeling tussen de bereikte beleidsdoelen en de daarvoor benodigde financiële middelen is niet helder. 4. De betrokkenheid van de ambtenaren waarmee is gesproken is groot. Successen worden te weinig gevierd. De nu gebruikte aanpak vindt veel steun binnen de aanwezige ambtenaren en het is aan te bevelen om dit (vaker) te blijven doen.

Het dilemma van het goed informeren van de raad over politiek relevante details en het beknopt houden van de rapportage is een aandachtspunt. 5. Het jaar 2024 is een lastig jaar geweest door de ontstane financiële druk. 6. Samenwerking tussen de verschillende taakvelden is nog niet optimaal en verdient veel aandacht. Ook het principe van één gezin, één aanpreekpunt is niet gerealiseerd waardoor de ondersteuning van de burgers niet optimaal en integraal is afgestemd. Er wordt nog veel in kolommen geacteerd (schotten in de organisatie). Conclusies: 1. Het taakveld is uitgebreid en daardoor is verantwoording lastig. Met de introductie “Informatie voor derden (IV-3) wordt dit aangepakt en mogelijk opgelost. 2. Integraal werken heeft de aandacht maar is nog niet vanzelfsprekend. 3. De koppeling tussen de gerealiseerde doelen en de daarvoor gebruikte financiële middelen is niet helder. 4. De betrokkenheid van de ambtenaren is groot. 5. De gebruikte methode biedt veel mogelijkheden. Aanbevelingen: 1. Verzoek het college om de raad mee te nemen bij het implementeren van de IV-3 aanpak en doe dit via de financiële commissie 2. Draag zorg voor een (nog) betere integrale afstemming en aanpak binnen dit taakveld.

pagina

10

ons kenmerk

Ad 2. Inrichting en beheer openbare ruimte Het onderzoek bij dit thema richtte zich op de taakvelden 5.7 (Openbaar groen en (openlucht) recreatie) en 7.2 (Riool). De bevindingen en de conclusies van haar onderzoek kunnen als volgt worden samengevat: Bevindingen: 1. Het Watertakenplan Olburgen is sturend voor grote projecten, onder andere vanwege de financiering vanuit het Watertakenplan. 2. De doelen zijn grotendeels behaald. De laatste jaren is er steeds meer focus op het benutten van meekoppelkansen, bijvoorbeeld bij riool en nieuwbouw. 3. Kaders van de gemeenteraad zijn sturend, meer bij taakveld 5.7 dan bij taakveld 7.2. Het besluit van de gemeenteraad om het straatbeeld te vergroenen is een voorbeeld hoe de focus in projecten nadrukkelijk is verschoven. 4. De arbeidsmarkt is lastig, het is met name een uitdaging om goede projectleiders aan te trekken en vast te houden. 5. De doelen zijn in de begroting 2024 goed gesteld. Het waren wel erg veel doelen, en niet allemaal gefocust op het thema. In de begroting 2025 is dit inmiddels aangepast. Conclusies: 1. De verslaglegging in de jaarstukken gebeurt aan de hand van een excel-bestand. De systematiek maakt dat het een staccato en weinig overzichtelijk geheel is geworden. 2 Beelden zeggen soms meer dan woorden.

Een powerpoint die tijdens het gesprek werd getoond, gaf in een paar slides helder de focus en de bereikte resultaten weer. 3 Het overzicht grote projecten dat twee keer per jaar wordt verschaft aan de gemeenteraad is een functioneel instrument. 4 In de Begroting 2025-2028 is een eerste verbetering zichtbaar van de doorontwikkeling verslaglegging: geen excel-staccato meer, maar een schets van het werkveld. 5 Meer afstemming tussen gemeente en gemeenteraad is van belang om de behoeften en verwachtingen over en weer beter op elkaar af te stemmen. Aanbeveling: Onderzoek of het gebruik van andere presentatievormen als infographics, powerpoints of een andere, beeldende, wijze van presenteren van de bereikte resultaten verduidelijking kan bieden aan de raad.

Ad 3. Sociale basis Het onderzoek bij dit thema richtte zich op de taakvelden 6.1 (Samenkracht en burgerparticipatie), 6.71 (Maatwerkdienstverlening 18+) en 6.72 (Maatwerkdienstverlening 18-).

3.1 taakveld 6.1 Bevindingen: 1. Taakveld 6.1 omvat een fors aantal verschillende taken/boekingsnummers (19) die onderling nauwelijks een relatie hebben. Taken staan dubbel benoemd en hebben soms cryptische namen. Taakvelden zoals beschreven in de jaarrekening komen niet overeen met de taakvelden die als grootboeknummers vanuit de rijksoverheid worden beschreven. pagina

11

ons kenmerk

Zowel organisatie als WG leden hebben moeite het taakveld te doorgronden. We kregen de indruk dat door het gebruik van de grootboeknummers en de benaming van de taakvelden in de gemeente Rheden, er moeilijkheden worden ervaren om de juiste taakvelden onder de juiste “noemer” te boeken. 2. We hebben vooral ingezoomd op het onderdeel nieuwkomers. Dat hebben we gedaan omdat daar de grootste afwijking zat t.o.v. de begroting 2024 én de gewijzigde begroting per 2e Berap. Het team nieuwkomers is in 2024 begonnen als ad-hoc projectteam. Het team bestaat uit 24,1 fte (35 medewerkers) die merendeels op locatie werken. Inmiddels is team Nieuwkomers ingebed in de organisatie zodat structureel beleid kan worden gemaakt in samenhang met andere beleidsvelden (bijv. onderwijs, gezondheidszorg, veiligheid etc.). 3. Het positieve resultaat is voor het grootste deel afkomstig uit de opvang nieuwkomers. Het resultaat wordt veroorzaakt doordat de vanuit het Rijk ontvangen normvergoedingen hoger zijn dan de daadwerkelijke gemaakte kosten. 4. Tijdens het gesprek werd gepleit voor meer samenhang binnen het taakveld en met andere taakvelden. Conclusies: 1. Voor nieuwkomers was in 2024 geen structureel gemeentelijk beleid. Daardoor waren er dus ook geen doelen en geplande resultaten 2. De inkomsten zijn hoger dan geraamd. Dit betreft incidentele kosten. Een structureel vervolg is onduidelijk 3.

Het ontbreekt vaak aan een goede koppeling van de financiële stromen aan de prestaties. 4. Er is in veel gevallen geen heldere koppeling te maken tussen de doelen en resultaten enerzijds en de taakvelden anderzijds. Welk taakveld hoort bij welke prestatie (resultaat). 5. Voor Nieuwkomers is er (nog) geen beleid en benoeming in een apart taakveld lijkt ons hetgeen aanbevelenswaardig is. 6. Samenhang in het taakveld is nog niet optimaal inzichtelijk terwijl dit zowel voor de organisatie als voor de raadsleden zeer wenselijk is. Aanbevelingen: 1. Maak een beter zichtbare koppeling tussen de doelen en resultaten enerzijds en de taakvelden anderzijds. Welk taakveld hoort bij welke prestatie (resultaat). 2. Maak voor nieuwkomers een apart taakveld. 3. Probeer meer samenhang te brengen binnen het taakveld. Gebruik geen elkaar overlappende boekingscodes.

3.2 Taakveld 6.71 Bevindingen: 1. Taakveld 6.71 omvat een waaier aan taken die enige samenhang vertonen en de sociale basis raken. Maar het blijft vaak gissen naar de relatie met de doelen/resultaten. Naast Gelrepas en schuldhulpverlening vallen de meeste taakvelden onder het onderdeel WMOdienstverlening. 2. De relaties tussen doelen, resultaten en taakveld(en) zijn niet helder in kaart gebracht en dienen duidelijk(er) te worden vastgelegd 3. Uit het financieel resultaat van 6.71 blijkt dat sommige doelen niet zijn gehaald maar dat is niet afleidbaar uit de gebruikte teksten bij de doelen/resultaten. 4. Er was achterstand in het wegwerken van de WMO- wachtlijsten. De achterstand in de wachtlijsten is deels een verklaring voor de onderschrijding (€ 2,666 miljoen). In de begrotings-prognoses die in de 1e en 2e berap naar boven zijn bijgesteld is deze pagina

12

ons kenmerk

onderuitputting niet genoemd. De 2e berap gaf aan dat dit onderdeel slechts “gering buiten planning” lag. In 2023 was er een onderschrijding van ca. 750K op dit taakveld. In 2024 een onderschrijding die meer dan 3 keer hoger is (€ 2,666 miljoen); 5. Uit het financieel resultaat van 6.71 blijkt dat sommige doelen niet zijn gehaald maar dat is niet afleidbaar uit de doelen/resultaten teksten; 6. In de jaarrekening wordt geen reden aangegeven van het ontstaan van de wachtlijsten WMO. De raad is wel geïnformeerd doormiddel van de raadsinformatie brieven maar verantwoording vindt nu niet plaats in de jaarrekening. Conclusies: 1. Taakveld 6.71 is een vergaarbak van allerlei onderling verschillende taken. Dat maakt het beoordelen van dit taakveld voor raadsleden erg complex. 2. In 2023 was er een onderschrijding van ca. 750K op dit taakveld. In 2024 een onderschrijding die meer dan 3 keer hoger is (2, 666 miljoen). 3. Het is lastig om een integraal beeld van dit taakveld uit de jaarrekening te herleiden. 4. In de jaarrekening ontbreekt een verklaring voor de oplopende achterstanden en wachttijden. Aanbevelingen: 1. De relaties tussen doelen en resultaten enerzijds en taken uit het taakveld anderzijds dienen duidelijk(er) te worden vastgelegd. Op basis van het taakveld is niet eenduidig vast te stellen of de doelen zijn gehaald. 2. Betere verklaringen voor de oorzaken van onder- c.q.

overschrijding in de jaarrekening opnemen.

3.3 Taakveld 6.72 Bevindingen: 1. Taakveld 6.72 Maatwerkdienstverlening 18- staat gerapporteerd bij thema Sociale basis terwijl de doelen/resultaten, in elk geval voor een deel, staan gerapporteerd onder thema Vitaal en Gezond. Een mismatch in de rapportage. Dat maakt het extra lastig om de jaarrekening goed te kunnen controleren. Er is niet duidelijk te herleiden welke onderdelen van dit taakveld extra belast worden en welke doelen/ resultaten behaald worden 2. De doelen zijn deels gehaald (op geel/oranje).Het verschil tussen het jeugdzorggebruik in Rheden en het landelijk gemiddelde is gedaald maar het jeugdzorggebruik in Rheden ligt nog steeds hoger dan het landelijk gemiddelde, weliswaar in de lijn der verwachting door de (groot)stedelijke) problematiek in de gemeente Rheden. 3. Het gebruik van de meest zware vormen van zorg neemt nog niet af. Voor bepaalde zware vormen van zorg zien we dat er juist meer gebruik van is gemaakt dan het jaar ervoor. Het financiële resultaat wordt adequaat weergegeven. 4. Er wordt geconstateerd dat dit taakveld een negatief resultaat van 2,283 miljoen euro veroorzaakt. Financieel is dit onderdeel zeer lastig te begroten omdat de zwaardere vormen van Jeugdhulp een fors beslag op de middelen kunnen leggen. Deze zijn vrijwel niet te begroten. Een individueel geval kan in de honderdduizenden euro’s lopen. Conclusies: 1.

Ofwel de doelen/resultaten staan onder het verkeerde thema ofwel taakveld 6.72 staat onder het verkeerde thema. 2. Het is moeilijk om grip te krijgen op het begroten van zware jeugdzorg voor deze maatwerkvoorziening.

pagina

13

ons kenmerk

Aanbevelingen: 1. Koppel taakveld 6.72 in begroting en jaarrekening aan het juiste thema. 2. Ga met de raad in gesprek Om te zoeken naar manieren om beter grip te krijgen op het begroten van zware jeugdzorg.

Ad 4. Bedrijfsvoering: Personele lasten Bevindingen: 1 Er wordt binnen de organisatie niet gestuurd op een formatiegetal (in fte’s) maar op personeelsbudget. Formatieve claims (in geld) worden jaarlijks ten behoeve van de begroting gedaan. Deze claims worden nog niet integraal afgewogen en de verandering van het personeelsbudget wordt niet expliciet gemaakt in de programmabegroting. De jaarstukken bevatten wel verantwoording van de ontwikkeling van de personele kosten. 2 Het instellen van de personele maatregelen om binnen de financiële kaders te blijven zijn effectief geweest maar hebben op verschillende plaatsen ook pijn gedaan. Bij welke taakvelden deze pijn gevoeld is – met invloed op de realisatie van doelen uit de programmabegroting – is in de jaarstukken echter niet aangegeven. 3 De herijkingsronde van HR21 is om moverende redenen niet in 2024 afgerond, maar staat nu op de planning om in 2025 te worden afgerond. Hierdoor is er een onderbesteding geweest van het budget. 4 Er is geen strategisch personeelsplan. Hierdoor is het lastig om een goed personeelsplan te maken waarmee voldoende geanticipeerd wordt op toekomstige ontwikkelingen/veranderingen in de personeelsbehoefte.

5 In de jaarrekening wordt op meerdere plaatsen in de financiële verantwoording binnen de taakvelden aangegeven dat de additionele personele lasten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering/personeel. Dat is met uitzondering van project nieuwkomers niet gebeurd waardoor de toelichting en onderbouwing niet aanwezig is. In theorie zijn er drie soorten inhuur: a. Inhuur vanuit formatiebudget (de vacatureruimte), b. Begrote projectmatige inhuur (b.v. ten behoeve van de implementatie omgevingswet) en c. Overige/onvoorziene boven-formatieve inhuur. In de jaarstukken wordt geen duidelijk onderscheid gemaakt tussen deze vormen van inhuur, waardoor de raad de sturing op inhuurkosten onvoldoende kan monitoren. 7. Er wordt geen geld begroot voor onvoorziene boven-formatieve inhuur (bijvoorbeeld t.b.v. vervanging van een deel van het verzuim). Boven-formatieve inhuur geschiedt vaak buiten het zichtveld van HR en hierdoor is er ook geen financiële monitoring vanuit HR op deze kostenpost. 8. Inhuur is niet alleen personeel maar ook inhuur van diensten. Dat zou op een aparte kostenplaats moeten worden geboekt maar dat blijkt niet te gebeuren. Conclusies: 1. Veranderingen in de begrote personele lasten worden niet integraal afgewogen en niet expliciet gemaakt in de programmabegroting 2.

De paragraaf bedrijfsvoering /personeel biedt in de huidige jaarrekening geen onderbouwing/ verantwoording waarom er in meerdere taakvelden additionele personele ondersteuning is gebruikt. Ook is er geen totaaloverzicht van de additioneel gebruikte financiële middelen voor personeel per taakveld.

pagina

14

ons kenmerk

3. Er wordt in het verantwoorden geen duidelijk onderscheid gemaakt tussen de verschillende soorten inhuur 4. De post inhuur bevat zowel personeel maar ook diensten en daar wordt geen onderscheid in gemaakt. 5. De boven-formatieve inhuur speelt zich af buiten de monitoring/controle van HR en er is geen intern systeem om te evalueren of boven-formatieve inhuur noodzakelijk en doelmatig is 6. Er is geen (up to date) strategisch personeelsplan, maar het is niet de bevoegdheid van de werkgroep om hierover een aanbeveling te doen.

pagina

15

ons kenmerk

BIJLAGE 2 Stand van zaken bevindingen van de werkgroep van vorig jaar Advies

Status

Toelichting

T.a.v. de kwaliteit van de stukken: 1.a Verzoek het college om consistent te zijn bij het gebruik van kleuren bij het al dan niet bereiken van doelen en resultaten; 1.b Verzoek het college om een eindredacteur aan te wijzen die de jaarstukken controleert op helderheid, volledigheid en consistentie;

Dit blijft een aandachtspunt. Zie paragraaf 2.

Dit blijft een aandachtspunt. Zie paragraaf 2.

1.c Verzoek het college om in de jaarstukken integraal te rapporteren over de behaalde doelen en resultaten en wat het heeft gekost, zodat deze meer in samenhang kunnen worden beoordeeld; 1.d Voer als raad de discussie waarover hij in de jaarstukken gerapporteerd wil worden;

Dit blijft een aandachtspunt. Zie paragraaf 2.

1.e Benut de doorontwikkeling van de Programmabegroting als een goed moment om als raad, college en ambtelijke organisatie in gezamenlijkheid te komen tot duidelijke prestatie indicatoren.

Dit blijft een aandachtspunt. Zie paragraaf 2.

2. T.a.v. het proces: 2.a. Blijf aandacht houden voor een goede communicatie over de tijdige en volledige aanlevering van de jaarstukken; 2. b. Verzoek het college om het controleproces zodanig in te richten dat de accountant met de controlewerkzaamheden kan starten op een dusdanig moment dat de raad uiterlijk 4 tot pagina

16

Dit blijft een aandachtspunt. Zie paragraaf 2.

Hoewel een goede communicatie hierover altijd een aandachtspunt blijf zijn hierover goede afspraken gemaakt in de financiële commissie. Ook de vooraf, samen met de griffie, opgestelde bestuurlijke planning draagt hieraan bij. De werkgroep stelt vast dat het college wel de intentie had om zich in te spannen om dit jaar te komen tot een goed lopend en vervroegd controleproces, zodanig dat de raad eind mei kan beschikken over de controleverklaring van de accountant. Wethouder Klomberg heeft hiervoor een toezegging gedaan in de raadsvergadering van 2 juli ons kenmerk

6 weken voor de besluitvormende vergadering de beschikking heeft over het controleverslag en de goedkeurende verklaring van de accountant. 3. T.a.v. openstaande bevindingen en adviezen jaarstukken 2022: 3.a Verzoek het college om alert te zijn op het geven van een toelichting op overschrijdingen groter dan € 50.000 in alle P&C documenten. 3. b Dring er bij het college op aan om uiterlijk voor het einde van het jaar te komen met een nota herziening reserves en voorzieningen. 3.c Verzoek het college om te komen met een voorstel om de definitie en toetsingscriteria voor grote projecten vast te leggen (bijvoorbeeld in de financiële verordening) alsmede op welke wijze en frequentie de financiële commissie periodiek zal worden geïnformeerd over de voortgang.

2024. Vastgesteld wordt dat het college er nog niet in is geslaagd om hier uitvoering aan te geven.

De werkgroep stelt vast dat het college met deze jaarstukken voldoet aan de aanbeveling.

De werkgroep stelt vast dat de raad in zijn vergadering van 17 december 2024 de nota Reserves en Voorzieningen 2025-2028 heeft vastgesteld, alsmede een voorstel tot de opschoning van reserves. Het begrip ‘Grote projecten’ is besproken in de financiële commissie en is als volgt gedefinieerd: • Project- of programmabudget groter dan € 1.000.000, - en • Een doorlooptijd van meer dan 2 jaar en • Het project is gericht op een majeure maatschappelijke ontwikkeling. De raad wordt over de voortgang ervan geïnformeerd via de bestuursrapportages.

4. T.a.v. openstaande bevindingen en adviezen van jaarstukken vóór 2022: 4.a. Verzoek het college om de raad periodiek te informeren over de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de bevindingen van de accountant en verzoek de TAC om dit op te nemen in de Lange Termijn Agenda.

De werkgroep adviseert om dit onderwerp te agenderen voor een volgende financiële commissie.

4.b. Verzoek de financiële commissie om de resultaten van de cultuurverandering, in overleg met de betreffende portefeuillehouder/directeur

De werkgroep stelt vast dat wanneer gesproken wordt van cultuurverandering het gaat om de hele financiële functie. En dat is breder dan alleen de afdeling financiën. De ontwikkeling hiervan is een onderwerp dat al meerdere malen onderwerp van gesprek is geweest in de vergaderingen van de

pagina

17

ons kenmerk

bedrijfsvoering, te agenderen voor een volgende vergadering.

4.c. Verzoek, voor zover dit nog niet is gebeurd, om bij de verdere doorontwikkeling van de programmabegroting ook de volgende aanbevelingen mee te nemen: - Zorg voor concrete gegevens en kwantitatieve data om inzicht te geven in de impact van de beslissingen voor de inwoners; - Voorkom verwijzingen naar eerdere P&C documenten of beleidsnotities of voeg deze bij de stukken. 4.d. Blijf als raad kritisch op de financiële beheersing en kijk daarbij zowel naar de effecten van landelijk beleid als de transformatie die lokaal ingezet is. 4.e. Kijk samen met het college en de ambtelijke organisatie kritisch naar de huidige staat van de bedrijfsvoering om een breed gedragen verbeterplan te ontwikkelen. Hierbij moeten in ieder geval de risico’s, doorlooptijd en benodigde financiële middelen in beeld worden gebracht.

4.f. Neem een standpunt in over de solvabiliteitsratio en pagina

18

financiële commissie. De werkgroep is blij met deze transparante besprekingen tussen het ambtelijk apparaat, de wethouder financiën en de financiële commissie en ziet graag dat deze lijn wordt voortgezet. Dit blijft een aandachtspunt. Zie paragraaf 2.

De werkgroep stelt vast dat informatie over de actuele financiële stand van zaken van de gemeente een vast agendapunt is van de financiële commissie, waarbij aandacht is voor de financiële beheersing.

De werkgroep stelt vast dat het college uitvoering heeft gegeven aan deze aanbeveling met het project versterking van de financiële functie. Uit de gesprekken die de werkgroep heeft gevoerd wordt haar duidelijk dat er in de organisatie veel gebeurt aan bewustwording. Als eerste resultaten kunnen worden genoemd de nota’s kapitaalgoederen, grondbeleid en reserves en voorzieningen waarover de raad recent besluiten heeft genomen. Maar ook de inzet van de adviesgroep die zwaar toetste op de invulling van vacatures en inhuur op personeel en diensten hebben een belangrijke verandering van denken in de organisatie teweeg gebracht. Het is de werkgroep duidelijk dat er nog veel moet gebeuren, maar ook dat er met de versterking van de financiële functie een belangrijke verbeterslag in gang is gezet. Daarbij realiseert zij zich dat dit tijd kost en dat de resultaten ervan pas echt zichtbaar zullen worden in de jaarstukken 2026. De solvabiliteitsratio blijft een belangrijk punt van aandacht voor de werkgroep. Deze ratio geeft inzicht ons kenmerk

de termijn waarop dat moet zijn bereikt.

4.g. Verzoek het college om uitvoering te geven aan de wettelijke verplichting om periodiek onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid en een integraal onderzoeksplan te delen met de deelnemers van het audit comité.

4.h. Verzoek de financiële commissie om de voortgang van het advies over de jaarstukken periodiek (bijvoorbeeld 3 keer per jaar) te agenderen voor haar vergadering.

pagina

19

in de mate waarin de gemeente in staat is aan zijn financiële verplichtingen te voldoen. Uit de jaarstukken blijkt dat de solvabiliteitsratio in 2024 is verslechterd ten opzichte van de jaarrekening 2023 en uitkomt op 13%. Daarmee valt dit in de meest risicovolle categorie. Uit de gesprekken die de werkgroep heeft gehouden, maar ook uit de informatie die hierover wordt gedeeld in de financiële commissie bestaat er geen enkele twijfel dat er vanuit het college en de ambtelijke organisatie hard wordt gewerkt aan het op orde brengen van de financiële huishouding van de gemeente. Dat blijkt onder andere uit het opschonen van activa, reserves en voorzieningen. Daarnaast is meerjarig ruimte begroot om de algemene reserve te versterken. De doelstelling daarbij is een solvabiliteitsratio van 20%. Een belangrijk streven, vindt de werkgroep. Zeker gelet op het komende ravijnjaar. De werkgroep gaat ervan uit dat de wethouder financiën de raad via de financiële commissie blijvend zal informeren over de actuele stand van zaken. De werkgroep stelt vast dat nog geen uitvoering is gegeven aan deze wettelijke verplichting die beter bekend staat als onderzoeken ex artikel 213a Gemeentewet. In de gesprekken die de werkgroep heeft gevoerd is aangegeven dat de focus vorig jaar vooral lag op de kadernota en de financiële beheersing voor 2024.

De werkgroep heeft er begrip voor dat daardoor onvoldoende capaciteit beschikbaar was om ook deze onderzoeken uit te voeren. Desondanks blijft de werkgroep wijzen op het belang van deze onderzoeken, omdat dit de gemeente stimuleert om doelmatiger en doeltreffender te werken, maar ook omdat dit een belangrijke bron van informatie is voor de raad om zijn controlerende taak uit te voeren en de publieke verantwoording aan de burger te versterken.

De voortgang van het advies op de jaarstukken wordt 1 keer per jaar besproken in de vergadering van de financiële commissie. De laatste keer is dat gebeurd op 4 februari 2025.

ons kenmerk

5. Overig: Dring bij het college aan om: - additioneel aandacht te geven aan de financiële discipline van de medewerkers; - zich te houden aan de afgesproken financiële processen; - te zorgen voor toezicht en handhaving op het gebruik van deze financiële processen; - te zorgen dat de inrichting van het financieel systeem de financiële processen ondersteunt.

1 Legenda:

pagina

20

: Afgedaan

De werkgroep stelt vast dat deze aanbeveling onderdeel is van het programma versterking financiële functie. Zoals al eerder in deze rapportage is aangegeven is de werkgroep van mening dat hier door de organisatie hard aan wordt gewerkt. Zolang dit programma loopt blijft deze aanbeveling van de werkgroep onverkort van toepassing.

: Nog niet uitgevoerd

: Lopend

ons kenmerk