Advies werkgroep Jaarrekening 2023 - Bijlage

BIJLAGE: OVERZICHT VAN AANBEVELINGEN 1.

T.a.v. de kwaliteit van de stukken: a. Verzoek het college om consistent te zijn bij het gebruik van kleuren bij het al dan niet bereiken van doelen en resultaten; b. Verzoek het college om een eindredacteur aan te wijzen die de jaarstukken controleert op helderheid, volledigheid en consistentie; c. Verzoek het college om in de jaarstukken integraal te rapporteren over de behaalde doelen en resultaten en wat het heeft gekost, zodat deze meer in samenhang kunnen worden beoordeeld; en qua inhoud: d. Voer als raad de discussie waarover hij in de jaarstukken gerapporteerd wil worden; e. Benut de doorontwikkeling van de Programmabegroting als een goed moment om als raad, college en ambtelijke organisatie in gezamenlijkheid te komen tot duidelijke prestatie indicatoren.

2.

T.a.v. het proces: a. Blijf aandacht houden voor een goede communicatie over de tijdige en volledige aanlevering van de jaarstukken; b. Verzoek het college om het controleproces zodanig in te richten dat de accountant met de controlewerkzaamheden kan starten op een dusdanig moment dat de raad uiterlijk 4 tot 6 weken voor de besluitvormende vergadering de beschikking heeft over het controleverslag en de goedkeurende verklaring van de accountant.

3.

T.a.v. openstaande bevindingen en adviezen jaarstukken 2022: a. Verzoek het college om alert te zijn op het geven van een toelichting op overschrijdingen groter dan € 50.000 in alle P&C documenten. b. Dring er bij het college op aan om uiterlijk voor het einde van het jaar te komen met een nota herziening reserves en voorzieningen. c. Verzoek het college om te komen met een voorstel om de definitie en toetsingscriteria voor grote projecten vast te leggen (bijvoorbeeld in de financiële verordening) alsmede op welke wijze en frequentie de financiële commissie periodiek zal worden geïnformeerd over de voortgang.

4.

T.a.v. openstaande bevindingen en adviezen van jaarstukken vóór 2022: a. Verzoek het college om de raad periodiek te informeren over de wijze waarop uitvoering is gegeven aan de bevindingen van de accountant en verzoek de TAC om dit op te nemen in de Lange Termijn Agenda. b. Verzoek de financiële commissie om de resultaten van de cultuurverandering, in overleg met de betreffende portefeuillehouder/directeur bedrijfsvoering, te agenderen voor een volgende vergadering. c. Verzoek, voor zover dit nog niet is gebeurd, om bij de verdere doorontwikkeling van de programmabegroting ook de volgende aanbevelingen mee te nemen: - Zorg voor concrete gegevens en kwantitatieve data om inzicht te geven in de impact van de beslissingen voor de inwoners; - Voorkom verwijzingen naar eerdere P&C documenten of beleidsnotities of voeg deze bij de stukken. d. Blijf als raad kritisch op de financiële beheersing en kijk daarbij zowel naar de effecten van landelijk beleid als de transformatie die lokaal ingezet is. e. Kijk samen met het college en de ambtelijke organisatie kritisch naar de huidige staat van de bedrijfsvoering om een breed gedragen verbeterplan te ontwikkelen. Hierbij moeten in ieder geval de risico’s, doorlooptijd en benodigde financiële middelen in beeld worden

gebracht. f. Neem een standpunt in over de solvabiliteitsratio en de termijn waarop dat moet zijn bereikt. g. Verzoek het college om uitvoering te geven aan de wettelijke verplichting om periodiek onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid en een integraal onderzoeksplan te delen met de deelnemers van het audit comité. h. Verzoek de financiële commissie om de voortgang van het advies over de jaarstukken periodiek (bijvoorbeeld 3 keer per jaar) te agenderen voor haar vergadering. 5.

En tot slot: Dring bij het college aan om: - additioneel aandacht te geven aan de financiële discipline van de medewerkers; - zich te houden aan de afgesproken financiële processen; - te zorgen voor toezicht en handhaving op het gebruik van deze financiële processen; - te zorgen dat de inrichting van het financieel systeem de financiële processen ondersteunt.