774696 Brief Antwoorden op vragen inzake rechtmatigheidsverantwoording.pdf

Hans Mennings Projectleider rechtmatigheidsverantwoording

REFNUMBERPublicatieniveau1 PAPIER1 datum

zaaknummer

28 januari 2021

774696

behandeld door

doorkiesnummer

S. Leenders (dhr.)

026 – 49 76 266

uw brief/kenmerk

bijlage(n)

onderwerp

Antwoorden op vragen inzake rechtmatigheidsverantwoording

Beste Hans, De rekeningcommissie heeft in juni 2020 in haar advies over de jaarstukken 2019 reeds aandacht gevraagd voor de rechtmatigheidscontrole die vanaf het boekjaar 2021 de verantwoordelijkheid is van het college van Burgemeester en Wethouders. In haar advies heeft zij erop aangedrongen om de raad helderheid te verschaffen over de gevolgen van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en gevraagd hem in een vroeg stadium te betrekken in dit proces, teneinde te komen tot een gezamenlijke visie. De financiële commissie is in haar vergadering van 16 december 2020 tijdens een korte workshop meegenomen in deze wetswijziging door de heren Zijlmans en Montilla Dorego van Baker Tilly. In aansluiting daarop is de raad input gevraagd op een drietal pijlers, te weten spelregels, uitvoering en communicatie door middel van een 10-tal vragen. Alvorens hier inhoudelijk op in te gaan wil de commissie voorop stellen dat de raad altijd tevreden was over de wijze hoe de rechtmatigheidscontrole werd uitgevoerd door de accountant. Zij is dan ook primair van mening dat deze bestaande situatie zou kunnen worden vertaald naar de nieuwe situatie. Anderzijds ziet de commissie dit ook als een goed moment om met elkaar te bepalen op welke momenten en op welk niveau van informatie de raad wil kunnen beschikken om zijn controlerende rol te kunnen vervullen.

De vragen van Baker Tilly gaven daarbij stof tot nadenken. Ook blijken deze niet altijd eenduidig te beantwoorden. De commissie zou naar aanleiding hiervan dan ook graag nog eens van gedachten wisselen met beide heren van Baker Tilly alvorens een definitieve reactie te geven. Vooruitlopend daarop heeft de financiële commissie de vragen van Baker Tilly voorlopig als volgt beantwoord:

pagina

datum

ons kenmerk

1

28 januari 2021

774696

Normenkader (‘spelregels’) 1. Kan de Raad zich vinden in de interne spelregels (interne richtlijnen / beleid) die in het normenkader zijn opgenomen? Antwoord: De commissie kan zich vinden in het normenkader dat al sinds jaren wordt gebruikt voor de rechtmatigheidscontrole. Zij ziet geen noodzaak om dit aan te passen nu de uitvoerder ervan verandert. Wel zou de raad, dan wel de financiële commissie, betrokken willen worden bij de keuze van deelgebieden die extra aandacht krijgen van het college bij de rechtmatigheidscontrole. Dit is bijvoorbeeld mogelijk door hem een lijst van deelgebieden voor te leggen waaruit de raad een keuze kan maken. 2. Mist de Raad interne spelregels in het normenkader die zij in het kader van financiële rechtmatigheid van belang acht? Antwoord: Er wordt niets gemist. 3. Hoe weegt de Raad de doelstellingen doelmatigheid, doeltreffendheid, getrouwheid en rechtmatigheid? Welke prioritering vindt de Raad van belang indien een spanningsveld optreedt tussen deze doelstellingen? Antwoord: Een eenduidige prioritering van de doelstellingen kan door de commissie niet op voorhand worden gegeven. De commissie is van mening dat situaties in de praktijk zodanig kunnen verschillen waarbij meer wegen kunnen worden bewandeld. 4.

Welke verantwoordingsgrens (0% - 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves) acht de Raad adequaat, mede gelet op de beantwoording van vraag 3? Antwoord: De commissie is van mening dat deze verantwoordingsgrens in het verleden is vastgesteld op 1%. Voorgesteld wordt om hier vooralsnog aan vast te houden en dit na een jaar te evalueren. Interne beheersing binnen de gemeente (‘uitvoering’) 1. Hoe kijkt de Raad aan tegen het huidige niveau van interne beheersing (in relatie tot het normenkader) binnen de organisatie? Antwoord: De commissie stelt vast dat de raad geen inzage heeft in hoe de interne beheersing verloopt. Dit is een zaak van het college van burgemeester en wethouders. Desondanks heeft de raad altijd kennis kunnen nemen van de managementrapportage die de accountant opstelt naar aanleiding van de tussentijdse controle. Deze wordt mondeling pagina

datum

ons kenmerk

2

28 januari 2021

774696

toegelicht aan de rekeningcommissie. Hoewel dit primair een verantwoordelijkheid betreft van het college van burgemeester en wethouders is de commissie van mening dat het past in de doelstelling van de financiële commissie om dit onderwerp periodiek te agenderen voor haar vergadering. 2. Gelet op de beantwoording van vraag 1, op welke gebieden dient in de ogen van de Raad de interne beheersing versterkt te worden en in welke zin? Antwoord: In het normenkader worden de deelgebieden benoemd die extra aandacht krijgen voor de rechtmatigheidscontrole. Dit kan naar de mening van de commissie ook gelden voor de interne beheersing. Voorgesteld wordt om daarbij tevens de rapportage te betrekken van de rekeningcommissie, omdat daarin zaken worden benoemd die bewaking vereisen. 3. Hoe weegt de Raad de bevindingen/aanbevelingen van de externe accountant m.b.t. interne beheersing in het licht van de komende rechtmatigheidsverantwoording? Antwoord: De commissie is van mening dat de bevindingen/aanbevelingen van de accountant zwaar wegen voor de raad. Tegelijkertijd brengt zij de nuance aan dat het college van burgemeester en wethouders goede redenen kan hebben om bepaalde aanbevelingen niet over te nemen. De commissie plaatst daarbij dan wel de kanttekening dat afwijking van deze aanbeveling alleen gemotiveerd kan plaatsvinden.

Communicatie vanuit College richting de Raad (‘communicatie’) 1. Wat vindt de Raad van de huidige wijze waarop zij geïnformeerd wordt over onrechtmatigheden? Antwoord: De commissie stelt vast dat de raad pas hoort of er onrechtmatigheden zijn aangetroffen na de rechtmatigheidscontrole. Nu het college hier zelf voor verantwoordelijk wordt gaat de commissie er vanuit dat de raad ook zo snel mogelijk wordt geïnformeerd wanneer een onregelmatigheid wordt geconstateerd. 2. Wat vindt de Raad van de tijdigheid van deze communicatie? Antwoord: Met informatie over grote onregelmatigheden moet niet worden gewacht tot de jaarrekening. Grote fouten moeten ook in de loop van het boekjaar worden gemeld. Met het nieuwe financieel systeem en een goede interne beheersing zullen fouten eerder aan het licht komen en moeten die ook zo snel mogelijk worden gemeld bij de raad. 3. Gelet op de beantwoording van vraag 1 en 2, wat zijn volgens de Raad verbeterpunten in de communicatie vanuit het College richting de Raad in het licht van de rechtmatigheidsverantwoording?

pagina

datum

ons kenmerk

3

28 januari 2021

774696

Antwoord: De commissie is van mening dat er richtlijnen moeten worden vastgesteld over welke afwijkingen de raad geïnformeerd wil worden en op welke wijze dit moet gebeuren. Dit moet worden vastgelegd in de financiële verordening. Tot slot De commissie hoopt dat zij met deze antwoorden een aanzet heeft gegeven voor een vervolg gesprek. Zij stelt voor om in overleg met de secretaris van de commissie hiervoor een afspraak te plannen.

Met vriendelijke groet, namens de financiële commissie, Martinique Visser, voorzitter.

pagina

datum

ons kenmerk

4

28 januari 2021

774696