251211 UIT DvN KPI overgebrachte archieven 2024-2025 - gemeente Rheden

KPI-verslag beheer van de overgebrachte archieven door het Gelders Archief over 2024 en 2025 KPI nr. KPI-vraag overgebrachte archiefbescheiden (O)

Antwoord (ja/deels/nee/ n.v.t.) Toelichting op antwoord KPI-vraag- of deelvragen

1.6

Beschikt het overheidsorgaan over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om Ja namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?

Vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels zijn opgenomen in de Gemeenschappelijke regeling van het Gelders Archief. De gemeenschappelijke regeling is te raadplegen via: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-34014.html. Tevens heeft het Gelders Archief in 2021 een archiefverordening (te raadplegen via https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2022-973.html.) en een besluit informatiebeheer (te raadplegen via https://zoek.officielebekendmakingen.nl/bgr-2022-1040.html) vastgesteld.

1.7

Er is geen sprake van uitbesteding van archiefbeheertaken door het Gelders Archief.

2.2.b

Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het Nee archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke eindverantwoordelijkheid? Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de organen en het toezicht daarop? Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Deels

2.2.c

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?

Het Gelders Archief heeft geen opmerkingen ontvangen t.a.v. hoeveelheid mensen die zijn verbonden aan de uitoefening voor het beheer van de archiefbescheiden vanuit de toezichthouder, Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.

2.3.a

Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 Ja bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)

Bij het Gelders Archief werken 4 personen met een archiefdiploma. Het Gelders Archief biedt mogelijkheden voor na- of bijscholing. Op dit moment zijn 2 personen begonnen met de opleiding archivistiek om het archiefdiploma te behalen.

2.3.b

Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

Ja

2.3.c

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?

Nee

2.4

Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers. (zie ook 2.2.) Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen? Geef voor elke archiefbewaarplaats aan of deze aan de eisen voldoet.

-

Binnen het Gelders Archief is voldoende kennis en ervaring aanwezig om alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden uit te voeren. Het Gelders Archief heeft geen opmerkingen ontvangen t.a.v. het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2. bedoelde personeel vanuit de toezichthouder, Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Het GldA beschikt over een archivaris die ondersteunt wordt door het team advies en toezicht. Dit team bestaat uit twee toezichthouders en vier adviseurs. Gezamenlijk dragen zij zorg voor het toezicht over de niet overgebrachte archieven van alle overheidspartners.

Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? Beschikt de gemeente Rheden over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet?

Ja

2.1 2.2.a

3.2.a

3.2.b 3.3.a

Nee

Ja

Ja

Het Gelders Archief beschikt over voldoende middelen om de beheertaken ten aanzien van de overgebrachte archieven en de uitvoering van advies en toezicht op de niet-overgebrachte archieven te kunnen uitvoeren. De personele omvang van het Gelders Archief bedraagt gemiddeld ongeveer 50 fte. Deze formatie voert werkzaamheden uit voor alle partners van het Gelders Archief. Het Gelders Archief heeft sinds 2016 een compleet en actueel overzicht van de toegankelijke staat van de volledige collectie. Dit gebeurt met behulp van een meerjarenplanning in het collectiebeheersysteem MAIS Flexis. Hierdoor wordt het mogelijk op basis van prioriteiten en actuele gegevens altijd de staat van toegankelijkheid van de collectie te overzien, benodigde acties in te plannen en de klant daarmee te bedienen. Achterstanden op het gebied van materiële verzorging en goede, geordende en toegankelijke staat zijn inzichtelijk gemaakt door een uitgebreide controle van de registratie van de archieven en collecties. Tijdens deze controle is de materiële staat van de stukken gecontroleerd en vastgesteld. Aan de hand van deze registratie is de achterstand vastgesteld en waar nodig de planning bijgesteld.

De gemeente Rheden heeft het Gelders Archief aangewezen als archiefbewaarplaats. De archivaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De depotruimten van het Gelders Archief voldoen aan de eisen die in de Archiefregeling (2009) aan een archiefbewaarplaats zijn gesteld. Dat de depotruimen van het Gelders Archief voldoen, is door Gedeputeerde Staten van de provincie Gelderland op 10 november 2011 per brief bevestigd. Het college van de gemeente Rheden gebruikt de archiefbewaarplaats bij het Gelders Archief voor het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden. Het Gelders Archief heeft in 2021 een eigen (regionaal) digitaal depot van Preservica aangeschaft en ingericht voor het overbrengen van digitale archieven, voor de overheidspartners die hier een overeenkomst voor hebben gesloten. Uitgangspunt bij de inrichting van het digitaal depot is dat het tegemoet komt aan alle eisen die in de Archiefregeling (2009) aan het beheer van digitale archiefbescheiden worden gesteld. In 2024 is door de provincie Gelderland een eerste overbrenging van een digitaal archief naar het digitaal depot succesvol uitgevoerd.

3.3.b

Gebruikt het college dit e-depot t.b.v. de te bewaren archiefbescheiden.

Nee

Het Gelders Archief heeft in 2021 een eigen (regionaal) digitaal depot aangeschaft van Preservica voor het overbrengen van digitale archieven. De gemeente Rheden maakt tot op heden nog geen gebruik van dit e-Depot.

3.4

Beschikt de gemeente Rheden over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?

Ja

Het Gelders Archief beschikt over een ontruimingsplan en een collectiehulpverleningsplan voor de archiefbewaarplaats. Hierin is tevens een procedure m.b.t. verplaatsing of veiligstelling van archiefbescheiden in opgenomen.

3.5.a

Heeft de gemeente Rheden een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de e-depots)?

Ja

Het Gelders Archief beschikt over een ontruimingsplan en een collectiehulpverleningsplan voor de archiefbewaarplaats. Het veiligheidsplan voor het e-depot maakt onderdeel uit van het in 2024 vastgestelde informatiebeveiligingsbeleid (inclusief tactische beleidsstukken).

3.5.b

Heeft de gemeente Rheden daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4)

Nee

Het Gelders Archief heeft in het ontruimingsplan en het collectiehulpverleningsplan voor de archiefbewaarplaats een externe verzamelplaats voor archiefbescheiden aangewezen.

4.1.a

Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een Nee kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

Het Gelders Archief werkt niet op basis van een (wettelijk verplicht) vastgesteld kwaliteitssysteem. Door toepassing van het collectiebeheersysteem MAIS Flexis en daarbij geldende procesafspraken worden de uniformiteit en de kwaliteit van het beheer zoveel als mogelijk gewaarborgd.

4.2

Ja

4.2.b

Is er door de gemeente Rheden een (regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem?

Het Gelders Archief is als archiefinstelling aangewezen voor het beheer van archiefbescheiden van de gemeente Rheden in de archiefbewaarplaats. Het Gelders Archief werkt niet op basis van een vastgesteld kwaliteitszorgsysteem voor dienstverlening maar er wordt wel gewerkt met gangbare voorschriften, standaarden en gestandaardiseerde werkwijzen.

4.2.c

Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?

Nee

4.3.a

Heeft het college als archiefzorgdrager een archivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer Ja van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel-overgebrachte? Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Ja Brengt de archivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze Ja waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Beschikt de gemeente Rheden over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van Ja (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te Ja bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kunnen worden vastgesteld:

4.3.b 4.5 5.1 5.2.a

5.3

Nee

Het Gelders Archief heeft in 2024 deelgenomen aan de landelijke benchmarking vanuit het Nationaal Archief en Digitaal Erfgoed Nederland (DEN). De algemeen directeur van het Gelders Archief is aangewezen tot archivaris van de gemeente Rheden. De algemeen directeur (de aangewezen archivaris) van het Gelders Archief beschikt over het vereiste diploma. Het Gelders Archief brengt een toezichtsverslag uit op basis van de vigerende archiefverordening. Het Gelders Archief houdt in het collectiebeheersysteem MAIS Flexis een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht bij van de archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats of het digitaal depot. Het Gelders Archief houdt in het collectiebeheersysteem MAIS Flexis, zowel voor analoge (papieren) als voor digitale archiefbescheiden, een overzicht bij van de archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De elementen onder 5.2.a.1 tot en met 5.2.a.4 zijn op deze wijze gewaarborgd, voor zover deze bij overbrenging aanwezig waren. Voor het digitaal depot is een duurzaamheidsbeleid (t.a.v. preservering) aanwezig zoals bedoeld in de elementen onder 5.2.a.5.

Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Gebruikt de gemeente Rheden duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?

Ja

5.5

Gebruikt de gemeente Rheden duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden?

Ja

5.6

Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Werkt de gemeente Rheden bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 5.2) Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

Ja

De analoge (papieren) archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, worden beheerd in de depotruimten van het Gelders Archief. Deze depotruimten voldoen aan de voorschriften die in de Archiefregeling (2009) aan een archiefbewaarplaats worden gesteld.

Ja

Daar waar sprake is van digitale archiefbescheiden die zijn overgebracht naar het digitaal depot werkt het Gelders Archief met standaarden (zoals OIAS, MDTO en TMLO) t.a.v. duurzaam digitaal informatiebeheer. Het Gelders Archief volgt een afgeleide van de voorkeurs- en acceptabele formaten zoals voorgeschreven door het Nationaal Archief. Een compleet overzicht bestandsformaten die opgenomen kunnen worden in het digitaal depot staan in de voorwaarden overbrenging digitaal depot.

5.4

5.7 5.8 5.9

Ja

Nee Ja

Het Gelders Archief maakt gebruik van het collectiebeheersysteem MAIS Flexis en het digitaal depot Preservica. Beide systemen waarborgen de toegankelijke staat van archiefbescheiden zodanig dat deze binnen een redelijke termijn gevonden kunnen worden. Het Gelders Archief gebruikt duurzame fysieke en audiovisuele materialen (foto's, kaarten en filmopnamen) voor de opslag van blijvend te bewaren analoge (papieren) archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het Gelders Archief gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren analoge (papieren) archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

5.11.c

Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de Nee archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? Past de gemeente Rheden vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door Nee digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]?

-

6.2.a

Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?

Er wordt tijdig geconverteerd/gemigreerd om het behoud van archiefbescheiden te garanderen. Indien archiefbescheiden dreigen onleesbaar te worden, vindt er conversie of migratie plaats naar adequate en wettelijke omstandigheden.

6.2.b 6.5.a

Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? n.v.t. Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als Nee gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers expliciet wordt voorgeschreven?

Conversie en/of migratie van overgebrachte archiefbescheiden heeft nog niet plaatsgevonden. Het Gelders Archief heeft tot op heden geen vervreemding toegepast ten aanzien van archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Toelichting: vervreemding kan plaatsvinden op grond van een besluit van de zorgdrager of op grond van een wettelijk voorschrift.

7.2

Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?

Ja

Bij overbrenging van archiefbescheiden wordt door de gemeente Rheden en het Gelders Archief in gezamenlijkheid een verklaring van overbrenging opgemaakt op grond van artikel 9, derde lid van het Archiefbesluit 1995.

8.1.a

Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen?

Ja

8.1.b

Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?

Ja

8.1.c

Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?

Ja

8.1.d

Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)?

Ja

De archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en door het Gelders Archief worden beheerd, zijn ten aller tijden voor een ieder kosteloos te raadplegen. In principe kan eenieder afbeeldingen, afschriften en bewerkingen (laten) maken van de archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en door het Gelders Archief worden beheerd. Het Gelders Archief heeft tarieven vastgesteld voor het laten vervaardigen van afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats en door het Gelders Archief worden beheerd. Per verzoek in het kader van de Who wordt bekeken of er extra kosten aan het verzoek zijn verbonden. Zo ja, dan wordt per verzoek bepaalt of deze aan de verzoeker worden doorberekend.

8.2.a

In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke Ja overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de Ja archiefbewaarplaats? Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening gehouden Ja met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?

Bij overbrenging van archiefbescheiden naar het Gelders Archief stelt de gemeente Rheden als archiefzordrager schriftelijk een motivatie op over de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden op basis van artikel 15 van de Archiefwet. Hiervoor wordt van tevoren advies ingewonnen bij de archivaris als beheerder van de archiefbewaarplaats. -

Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Ja Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt? Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot Ja de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging?

-

6.1.a

8.2.b 8.2.c

8.2.d 8.2.e

8.3

8.4.a

8.4.b 8.4.c

Ja

Het Gelders Archief heeft tot op heden geen vervanging toegepast ten aanzien van archiefbescheiden van (rechtsvoorgangers van) de gemeente Rheden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Toelichting: artikel 14 van de Archiefregeling (2009) kan de grondslag vormen voor vervanging van archiefbescheiden na overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Vervanging vereist een besluit van de zorgdrager.

Sinds de inwerkingtreding van de AVG (25 mei 2018) wordt in de beperking van de openbaarheid rekening gehouden met de bepalingen in de AVG. Hierbij worden afwegingen gemaakt tussen het belang van archivering en het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Openbaarheidsbeperkingen zijn hierbij minimaal in lijn met de AVG.

Van elke overbrenging van archiefbescheiden naar het Gelders Archief wordt een verklaring van overbrenging opgemaakt. Indien er een besluit wordt genomen ten aanzien van de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden wordt dit besluit als bijlage bij de verklaring van overbrenging opgenomen.

Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die Nee het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten, de minister van OCW? Zijn er bescheiden waarvan de openbaarheid langer dan 75 jaar zijn beperkt? Nee Zo ja, is daarvoor een machtigng aangevraagd? n.v.t. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van Ja raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker?

-

In geval er verzoeken tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik werd geweigerd, is die weigering dan gemotiveerd? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) gemotiveerd?

Ja

Het Gelders Archief motiveert eventuele afwijzing van een verzoek tot raadpleging schriftelijk.

Ja

Het Gelders Archief motiveert eventuele afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) tot raadpleging schriftelijk.

Het Gelders Archief heeft regels omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van archiefbescheiden opgesteld. Deze zijn opgenomen in het bezoekersreglement.

8.5.a 8.5.b 8.6.a 8.6.b

8.7

Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest?

Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement?

Ja Ja Ja Ja

Ja

Het Gelders Archief voldoet aan de wettelijke verplichting overgebrachte archiefbescheiden op verzoek voor bepaalde tijd uit te lenen aan overheidsorganen waaronder de bescheiden zouden berusten, indien deze niet zouden zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het Gelders Archief heeft voorwaarden geformuleerd voor de uitlening van archiefbescheiden aan externe deskundige instellingen. Deze voorwaarden zijn in 2015 geactualiseerd, nadat onder meer de rechtmatigheid van de voorwaarden juridisch is getoetst. Het Gelders Archief beschikt over een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats. In 2024 heeft het Gelders Archief deelgenomen aan een benchmark voor archieven over 2023 (uitgevoerd door de KVAN (Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland)). De uitkomsten worden eventueel verwerkt in het bezoekersreglement van het Gelders Archief. Tevens neemt het Gelders Archief deel aan de kwaliteitsmonitor dienstverlening (publieksmonitor) van de KVAN.

Het Gelders Archief beschikt over een digitale frontoffice (website) met toegang tot de collectie en het bezoek- en gebruiksreglement. Tevens wordt via een chatfunctie begeleiding geboden aan de online bezoekers.